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time management

time management. RCS Pubblicità Milano 1 dicembre 2011. Amate la vita ? Allora non sprecate il tempo, perché è la stoffa di cui è fatta la vita Benjamin Franklin. 2. Cos’è il tempo?. E’ una risorsa limitata Non può essere sostituita da nessun’altra risorsa Non è accumulabile

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Presentation Transcript

  1. time management RCS Pubblicità Milano 1 dicembre 2011

  2. Amate la vita ? Allora non sprecate il tempo, perché è la stoffa di cui è fatta la vita Benjamin Franklin 2

  3. Cos’è il tempo? • E’ una risorsa limitata • Non può essere sostituita da nessun’altra risorsa • Non è accumulabile • E’ deperibile: non è possibile immagazzinarlo • E’ misurabile in modo oggettivo • Ma ciascuno ne ha una percezione soggettiva • Ogni giorno ne abbiamotutti a disposizionela medesima quantità. 3

  4. Dimmi: • Quando ho un po’ di tempo … • Mi piace andare a tempo di … (musicale) • Non ho mai tempo di … • Il tempo che verrà è tempo di … • Un’ora sola ti vorrei … (dedicato a …) • Se fossi una stagione, sarei … • Se potessi rinascere, vorrei vivere nel … • Mi chiamo … • Vengo da … 4

  5. Gestione del tempo Il tempo è una risorsa, dobbiamo imparare a gestirlo. Per gestire il tempo occorrono: • obiettivi chiari • motivazione a raggiungerli • strumenti di programmazione 5

  6. Un obiettivo è … uno stato desiderato raggiunto Immaginiamolo come fosse il fotogramma di una scena di un film in cui si riconosce che il risultato della nostra attività è stato pienamente raggiunto. 6

  7. Un obiettivo ci serve per • sapere dove andare; • definire in che direzione indirizzare i nostri sforzi. “Nessun vento è favorevole al marinaio che non sa dove andare” Seneca 7

  8. Un obiettivo, quindi … deve essere: • immaginato come stato raggiunto; • ben formulato; • possibilmente per iscritto; • dettagliato in sotto-obiettivi; • definito come risultato di un piano di azione. 8

  9. Un obiettivo ben formulato Ha queste caratteristiche: Sspecifico. Che cosa esattamente voglio fare? Mmisurabile. Come valuterò il suo raggiungimento? Aattraente. Perché sto facendo questo sforzo? Rraggiungibile. Posso credere di raggiungerlo? Ttempificato. Entro quando lo raggiungerò? Con quali tappe? 9

  10. L’Obiettivo ed il Tempo Ogni obiettivo ha: • una scadenza; • una durata dell’azione che porta al suo raggiungimento. Ogni azione: • ha delle priorità; • prevede attività che vengono prima delle altre. Il piano di azione per raggiungere un obiettivo definisce: • le priorità • la sequenza delle attività • le tappe intermedie di verifica. 10

  11. La matrice di Eisenhower + Importanti ed Urgenti Importanti ma non Urgenti I M P O R T A N Z A Poco Importanti e poco Urgenti Urgenti ma poco Importanti - - + U R G E N Z A 11

  12. La matrice di Eisenhower + Programmo tutto il tempo necessario Uso tutto il tempo necessario da subito I M P O R T A N Z A Programmo spazi marginali e scadenze elastiche Uso il tempo che serve appena possibile - - + U R G E N Z A 12

  13. Programmare Significa: • distribuire le attività da svolgere • con un ordine di priorità • in un arco di tempo definito • in base alle durate previste o necessarie • per il conseguimento di un risultato atteso • alla scadenza prefissata. 13

  14. Il tempo per il successo Quale che sia il nostro obiettivo (preparare un piatto di spaghetti o costruire una diga) il primo passo è: • identificare le attività ed i compiti • stimare questi ultimi in termini di durata • esaminare le relazioni tra i compiti • creare una programmazione con la sequenza delle attività/compiti 14

  15. Un esempio di programmazione Il mio obiettivo: mangerò un piatto di spaghetti al pomodoro davanti alla televisione guardando la partita. 15

  16. Il mioobiettivo è ben formulato? S specifico: mangio gli spaghetti guardando la partita M misurabile: a tavola in tempo per l’inizio della partita a mangiare un buon piatto di spaghetti A attraente: non me la voglio perdere ma ho fame R raggiungibile: inizia tra una mezzoretta e ce la posso fare T tempificato: alle 21 devo essere a tavola a mangiare. 16

  17. Scomposizione delle attività 17

  18. Il diagramma del Tempo (Gantt) a. Organizzare 1 2 3 b. Preparare la pasta 4 5 6 7 c. Preparare il condimento 8 9 10 11 12 d. Andare a tavola 13 14 15 18

  19. Il diagramma di Gantt Porta il nome dell'ingegnere che introdusse questo metodo agli inizi del ‘900. Il diagramma si realizza facilmente: una linea orizzontale in alto è suddivisa nell’unità di misura del tempo sotto, partendo dall’alto a sinistra, si riportano le attività o i compiti come segmenti della lunghezza equivalente alla loro durata. In questo modo si può avere una visione immediata dell’intero piano di azione distribuito nel tempo; della fine di ogni attività o compito di quali attività o compiti possono essere svolti in contemporanea. 19

  20. Pertt del progetto 1 2 8 1 10 1 1 2 4 5 6 7 13 15 2 1 0,5 2 5 1 10 8 9 10 11 14 3 12 2 2 … n. 20

  21. Il PERT Sta per ProgramEvaluation and ReviewTecnique ed è un diagramma: in cui le attività sono rappresentate con cerchi collegati tra loro attraverso frecce, in modo da visualizzare l'interdipendenzadelle attività; sulle singole frecce è scritto il tempo di rilascio dell’attività; quando un'attività non è interdipendente con altre, il cerchio si collega con l'evento finale con una linea tratteggiata. 21

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