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UNIDADE 10 MANUAIS ADMINISTRATIVOS Prof. Wagner Rios

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UNIDADE 10 MANUAIS ADMINISTRATIVOS Prof. Wagner Rios

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  1. UNIDADE 10MANUAIS ADMINISTRATIVOSProf. Wagner Rios

  2. 1 - DEFINIÇÕES • CONJUNTO DE ORIENTAÇÕES ESSENCIAIS PARA O ADEQQUADO FINCIONAMENTO DA ORGANIZAÇÃO • VEÍCULO FUNDAMENTAL PARA O ESCLARECIMENTO DE DÚVIDAS

  3. COLEÇÃO SISTEMATIZADA DE NORMAS , DIREÇÕES E PROCEDIMENTOS QUE INDICAM AOS FUNCIONÁRIOS AS ATIVIDADES A SEREM CUMPRIDAS E A MANEIRA COMO DEVERÃO SER REALIZADAS

  4. INSTRUMENTOS DE GERÊNCIA DE RELATIVA DURAÇÃO , REUNIDOS DENTRO DE UMA CAPA CARACTERÍSTICA , DE FÁCIL IDENTIFICAÇÃO , CLASSIFICADOS , CODIFICADOS , PROVIDOS DE ÍNDICES E ORGANIZADOS A FIM DE TORNAR MÁXIMO O SEU VALOR COMO OBRA DE REFERÊNCIA

  5. DOCUMENTOS ELABORADOS DENTRO DA EMPRESA COM A FINALIDADE DE UNIFORMIZAR OS PROCEDIMENTOS QUE DEVEM SER OBSERVADOS NAS DIVERSAS ÁREAS DE ATIVIDADES

  6. INSTRUMENTOS DE RACIONALIZAÇÃO DE MÉTODOS E DE APERFEIÇOAMENTO DO SISTEMA DE COMUNICAÇÕES , FAVORECENDO A INTEGRAÇÃO DOS DIVERSOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONAIS

  7. É UM CONJUNTO DE NORMAS , INSTRUÇÕES E DOCUMENTOS SOBRE POLÍTICAS , DIRETRIZES E SISTEMÁTICAS OPERACIONAIS , POSSUINDO UM CARATER ESCLARECEDOR

  8. 2 - RAZÕES PARA IMPLANTAÇÃO • CRESCIMENTO DO PORTE • DIVERSIFICAÇÃO DOS NEGÓCIOS • COMPLEXIDADE DOS PROCESSOS GERENCIAIS ADOTADOS • TAXAS ELEVADAS DE ROTAÇÃO DE PESSOAL ( TURNOVER )

  9. 3 - OBJETIVOS • DISCIPLINAR AS OPERAÇÕES DA EMPRESA E ORIENTAR SUAS DIFERENTES ÁREAS SOBRE O CONJUNTO DE ASPECTOS INSTITUCIONAIS TAIS COMO AS SUAS POLÍTICAS , AS SUAS PRINCIPAIS FUNÇÕES , SEUS NÍVEIS DE AUTORIDADE E AS RESPONSABILIDADES DAS PESSOAS

  10. CATALOGAR E MANTER ATUALIZADAS DETERMINADAS INFORMAÇÕES TÉCNICAS E ADMINISTRATIVAS DA EMPRESA

  11. 4 - APLICAÇÕES • MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS EM FUNÇÃO DE : SEU DIMENSIONAMENTO NÚMERO MAIOR DE EMPREGADOS OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS • DISPENSÁVEL EM PEQUENAS EMPRESAS POIS AS INFORMAÇÕES FLUEM COM MAIS FACILIDADE

  12. 5 - UTILIZAÇÃO • MANUAIS : TRANSMISSÃO DE INFORMAÇÕES ESTÁVEIS QUE TENHAM APLICAÇÃO DE MÉDIO E LONGO PRAZO • MEMORANDOS : TRANSMISSÃO DE INFORMAÇÕES TRANSITÓRIAS E QUE TENHAM APLICAÇÃO DE CURTO PRAZO

  13. 6 - CREDIBILIDADE • ELA ESTÁ NA RAZÃO DIRETA DA CONSTANTE ATUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DO MANUAL

  14. 7 - VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE MANUAIS PELAS EMPRESAS

  15. PADRONIZAÇÃO DAS ATIVIDADES • CONSISTE NA HARMONIZAÇÃO DE TODAS AS ATIVIDADES DA EMPRESA SOB UM ÚNICO PROCEDIMENTO PERMITINDO O AUMENTO DA EFICIÊNCIA E REDUÇÃO DE TEMPOS OCIOSOS E DE CUSTOS OPERACIONAIS

  16. EFETIVAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS • CONSISTE NA GARANTIA DE QUE A CONTINUIDADE E A COERÊNCIA DOS PROCEDIMENTOS DA EMPRESA SE PERPETUARÃO AO LONGO DO TEMPO

  17. REDUÇÃO DOS DESENTENDIMENTOS • O MANUAL REFLETE A VERSÃO OFICIAL DOS PROCEDIMENTOS DA EMPRESA QUE DEVEM SER OBSERVADOS POR TODO O SEU PESSOAL , ELIMINANDO-SE ASSIM , OPINIÕES DIVERGENTES

  18. UNIFICAÇÃO DA LINGUAGEM • CONSISTE NA DEFINIÇÃO DOS TERMOS TÉCNICOS UTILIZADOS PELA EMPRESA E SUA RFESPECTIVA CONCEITUAÇÃO , PADRONIZANDO O PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

  19. CENTRALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES SOBRE OS PROCEDIMENTOS • POR SEREM VERDADEIROS GUIAS DO TRABALHO DA EMPRESA OS MANUAIS SÃO PERMANENTE FONTE DE CONSULTA E INFORMAÇÕES PARA OS SEUS USUÁRIOS

  20. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES • OS MANUAIS SÃO INSTRUMENTOS DE DIVULGAÇÃO E DISSEMINAÇÃO DAS NORMAS , DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS ADOTADOS PELA EMPRESA , FACILITANDO O SEU PROCESSO DE COMUNICAÇÃO COM O PESSOAL

  21. FACILIDADE DE COORDENAÇÃO • OS MANUAIS CONTÊM NORMAS , DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS DE USO GERAL NA EMPRESA FACILITANDO O TRABALHO DE COORDENAÇÃO NA EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES ENTRE AS DIFERENTES ÁREAS DA EMPRESA

  22. AMPLITUDE DE CONTROLE • OS MANUAIS CONSOLIDAM AS ATIVIDADES ROTINEIRAS DA EMPRESA QUE SÃO EXECUTADAS PELO SEU PESSOAL , CABENDO ÀS CHEFIAS A RESPONSABILIDADE PELA ADMINISTRAÇÃO DAS ATIVIDADES QUE FOGEM AOS PADRÕES ESTABELECIDOS NO MANUAL

  23. ELEVAÇÃO DO MORAL DO PESSOAL POR DISCIPLINAREM OS PROCEDIMENTOS DA EMPRESA OS MANUAIS CONTRIBUEM PARA A MANUTENÇÃO DA ORDEM E DA TRANQUILIDADE NA MESMA , PERMITINDO AO FUNCIONÁRIO EXECUTAR SUAS TAREFAS DE MANEIRA SATISFATÓRIA NA MEDIDA EM QUE ELE COMPREENDE A IMPORTÂNCIA DA SUA CONTRIBUIÇÃO PARA O DESEMPENHO DA EMPRESA

  24. REDUÇÃO DE CUSTOS • OS MANUAIS CONTRIBUEM PARA A REDUÇÃO DOS CUSTOS DA EMPRESA NA MEDIDA EM QUE PADRONIZAM PROCEDIMENTOS , EVITAM OCORRÊNCIA DE ERROS E ELIMINAM A NECESSIDADE DE RETRABALHOS

  25. FACILITAM O TREINAMENTO • PERMITE A IMPLEMENTAÇÃO DE CURSOS PADRONIZADOS ONDE O INSTRUTOR ABORDA AS QUESTÕES DE MANEIRA AMPLA E O TREINANDO ABORDA QUESTÕES ESPECÍFICAS NO CONTEÚDO DO MANUAL

  26. 8 - DESVANTAGENS NA UTILIZAÇÃO DE MANUAIS PELAS EMPRESAS

  27. ERROS DE ELABORAÇÃO • QUANDO INCOMPLETOS OU OMISSOS OS MANUAIS PODEM LEVAR AO SURGIMENTO DE DUPLICIDADE DE OPERAÇÕES , À INCORRETA DISTRIBUIÇÃO DE AUTORIDADE E DE RESPONSABILIDADE

  28. EXCLUSÃO DOS ASPÉCTOS INFORMAIS • OS MANUAIS DELIMITAM APENAS OS ASPÉCTOS FORMAIS DOS PROCESSOS DA EMPRESA SEM ATENTAR PARA OS ASPECTOS INFORMAIS DAS PESSOAS E DOS RELACIONAMENTOS NELA EXISTENTES

  29. DIMENSIONAMENTO INADEQUADO • POR SE RESTRINGIREM AOS ASPECTOS ESSENCIAIS DOS PROCESSOS DA EMPRESA ( ABORDAGEM SINATÉTICA ) NEM SEMPRE TRANSMITEM UMA IEÉIA CLARA DOS PROCESSOS • POR OUTRO LADO , SE OS MANUAIS FOREM EXTERMAMENTE DETALHISTAS PODEM DESMOTIVAR O USUÁRIO EM SUA LEITURA

  30. REDAÇÃO DEFICIENTE • MANUAIS DEFICIENTEMENTE REDIGIDOS PODEM PREJUDICAR A IMPLEMENTAÇÃO CORRETA DOS PROCESSOS DA EMPRESA POR INDICAREM A EXECUÇÃO DOS PROCESSOS DE MANEIRA INCORRETA

  31. INLEXIBILIDADE • MANUAIS RÍGIDAMENTE REDIGIDOS IMPEDEM OS USUÁRIOS DE EXERCEREM JULGAMENTOS PESSOAIS E RESTRINGEM A SUA INICIATIVA INDIVIDUAL

  32. 9 - REQUISITOS BÁSICOS DE UM MANUAL DE EMPRESAS

  33. OBJETIVIDADE DE REDAÇÃO • A REDAÇÃO DOS MANUAIS DEVE SER CLARA , SIMPLES E CONCISA , UTILIZANDO SEMPRE QUE POSSÍVEL EXEMPLOS CONCRETOS

  34. ATENDIMENTO DE NECESSIDADES • OS MANUAIS DEVEM SER ELABORADOS PARA ATENDER ÀS NECESSIDADES DO USUÁRIO E DOS PROCESSOS DA EMPRESA

  35. ATUALIZAÇÃO CONSTANTE • À MEDIDA EM QUE AS CONDIÇÕES DO AMBIENTE OU OS PROCEDIMENTOS DA EMPRESA FOREM SE ALTERANDO , O MANUAL DEVERÁ SER ATUALIZADO

  36. UTILIZAÇÃO RACIONAL • O MANUAL DEVE SER ELABORADO E UTILIZADO DE MANEIRA RACIONAL , ABRANGENDO TODO O CONJUNTO DE ATIVIDADES E SITUAÇÕES DOS PROCESSOS DA EMPRESA

  37. DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA • A ESTRUTURAÇÃO DO MANUAL DEVERÁ SER FEITA DE FORMA PADRONIZADA PARA FACILITAR A LOCALIZAÇÃO DE CADA ATIVIDADE DOS PROCESSOS DA EMPRESA

  38. INSTRUÇÕES DE USO • QUANDO DA IMPLEMENTAÇÃO DOS MANUAIS NA EMPRESA SEU PESSOAL DEVERÁ RECEBER TREINAMENTO ADEQUADO QUE POSSIBILITE SUA UTILIZAÇÃO CORRETA NA EXECUÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

  39. 10 - TIPOS DE MANUAL • COEXISTÊNCIA DE VÁRIOS TIPOS DA MANUAL NA EMPRESA , ATUANDO AO MESMO TEMPO

  40. MANUAL DE PROCEDIMENTOS OU INSTRUÇÕES

  41. CARACTERÍSTICAS • CONSOLIDA AS DISPOSIÇÕES RELATIVAS AO FUNCIONAMENTO OPERACIONAL DA EMPRESA • CONTÉM AS REGRAS BÁSICAS DE FUNCIONAMENTO DA EMPRESA • AGLUTINA ATIVIDADES QUE SE ENCONTRAM EM OPERAÇÃO

  42. ABORDAM DE MANEIRA ABRANGENTE UM GRANDE NÚMERO DE ATIVIDADES COMPLEXAS • SUJEITOS A CONSTANTES MODIFICAÇÕES DE : LEGISLAÇÃO MERCADO TECNOLOGIA

  43. ABORDAGEM • SUAS INSTRUÇÕES ABORDAM : SEQUÊNCIA DO TRABALHO ESQUEMA DO TRABALHO FORMULÁRIOS UTILIZADOS

  44. DIVISÃO • PROCEDIMENTOS GERAIS • ATIVIDADES TÉCNICAS • PRCEDIMENTOS ECONÔMICOS • PROCEDIMENTOS FINANCEIROS • RELAÇÕES TRABALHISTAS • ROTINAS COMERCIAIS • NORMAS DE SUPRIMENTOS E PRODUÇÃO

  45. COMPOSIÇÃO • OBJETIVOS = PROPÓSITOS • APLICAÇÕES = USOS • POLÍTICA = ORIENTAÇÃO GERAL • DEFINIÇÕES = TERMINOLOGIAS • PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES • ANEXOS

  46. MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

  47. CARACTERÍSTICAS • APRESENTAÇÃO FORMAL E ORGANIZADA OBJETIVOS FUNÇÕES AUTORIDADE RESPONSABILIDADE • NÍVEIS HIERÁRQUICOS DA EMPRESA

  48. PERMITE EVITAR A SOBREPOSIÇÃO DE FUNÇÕES E ATIVIDADES , ELIMINANDO CONFLITOS DE AUTORIDADE E EVITANDO OMISSÕES E IRRESPONSABILIDADES • AS DESCRIÇÕES DE CARGOS INICIAM-SE PELOS CARGOS DE NÍVEL HIERÁRQUICO MAIS ELEVADO

  49. OBJETIVOS DO MANUAL • PROPÓSITOS QUE DEVEM SER COMPREENDIDOS E IMPLEMENTADOS PELAS PESSOAS DA EMPRESA , USUÁRIAS DO MANUAL

  50. OBJETIVOS SOCIAIS • DEFINIÇÃO CLARA DOS PROPÓSITOS SOCIAIS DA ORGANIZAÇÃO E SEU DESDOBRAMENTO PARA CADA UMA DE SUAS ÁREAS