GV Izobraževanje, d.o.o. Portorož, 22. - 24. maj 2003 Brane Gruban, ABC*

1. Kongres tajnic in poslovnih sekretark 2003 Kako biti vpliven brez formalne avtoritete ali “vodenje navzgor”? GV Izobraževanje, d.o.o. Portorož, 22. - 24. maj 2003 Brane Gruban, ABC* Dialogos, d.o.o., Ljubljana * (Accredited Business Communicator, Los Angeles 1997)

2. Brez strahu pred letenjem, ker... “Če nič ne tvegate, tvegate... največ!” (Erica Jong; Fear of Flying)

3. Vodenje navzgor: definicija Razvoj vedenjskih vplivov, vzorcev in odnosov, ki povečujejo uspešnost organizacije in posledično obeh, vas in šefa!

4. Dilbertovi profili vodij S - N S - Z Sposobni NS- N NS - Z Nesposobni Neškodljivi Zlobni http://www.dilbert.com

5. Vodenje navzgor • Poznati šefa • Poznati sebe • Načine upravljanja odnosov med vama

6. 1. Poznati šefa • poznati njegove prednosti in slabosti • pritiske nanj od zgoraj, spodaj, s strani... • cilje organizacije, njegove osebne cilje, prioritete, pričakovanja • kaj mu je všeč, kaj sovraži, kaj prezira, občuduje? • ali je “poslušalec” ali “bralec”? (P. Drucker) • kakšni so njegovi predsodki, strahovi? • s katerimi omejitvami se sooča? • kako mu lahko pomagate? • kako “procesira” informacije (telefon, na štiri oči, sam, v pisni formi?) • kdaj postane nepozoren in nepotrpežljiv? • kako reagira na pohvale? • kako se odloča? Kako rešuje konflikte? • lahko “uganete” njegov osebnostni profil?

7. 2. Poznati sebe • svoje prednosti in slabosti • svoj osebni slog • svoj odnos do avtoritet in moči • potrebo po odvisnosti ali neodvisnosti • svoj osebnostni profil in preference • ipd.

8. 3. Odnose med vama • ki, ustrezajo slogu in osebnim preferencam obeh • jih označujejo skupna pričakovanja • omogočajo vodji ustrezne informacije • temeljijo na poštenosti, odkritosti, zaupanju in soodvisnosti • selektivno “obremenjujejo” šefov čas in druge resurse

9. Kako poteka“vodenje navzgor”? • Pogovor o njegovih pričakovanjih, ciljih, prioritetah (organizacijskih, osebnih in glede vas)... ne ugibajte niti za hip o tem! • Bodite pozorni na nebesedno komunikacijo • Iščite stalne povratne informacije (na primeren način)!

10. Nebesedna komunikacija... šteje? “Besede” Besede 7 ...... % “Glasba” Ton 38 • besede, ki jih uporabljamo • besednjak, sintaksa ...... % • kako uporabljamo besede • intonacija, jakost, hitrost, barva, jasnost Ples Slika (nebesedna govorica) 55 ...... % • kaj počnemo, ko govorimo besede • očesni stik, geste, izraz na obrazu • razdalja, dotik

11. 2 : 2 : 1 pravilo v komuniciranju 2 2 1

12. Kakšne šefe imamo ljudje najraje? Ki v nas zbujajo... • Občutek pomembnosti in koristnosti. • Občutek enotnosti, skupnosti in človeške povezanosti. • “Mravljince” (izziv, vznemirjenje, navdušenje).

13. CEO (Chief Emotional Officer)!

14. Čustvena stran vodenja “Proces izvajanja dramatičnih sprememb v organizacijah s pomočjo gradnje zaupanja in zavzetosti za uresničitev org. poslanstva, je vse bolj usodno povezan s priklicevanjem, usmerjanjem in mobilizacijo... čustev!” (P. Channer, T. Hope: Emotional Impact)

15. Vpliv sloga vodenja na mikroklimo • poslovno uspešnost determinirajo zelo kompleksni dejavniki • eden med njimi je org. klima, ki po ocenah prispeva 20-30%! • če klima prispeva k poslovni uspešnosti, kaj prispeva k org. klimi?! • vodje! 53 do 72% • poleg poslovnih znanj in mišljenskih sposobnosti (IQ), vodje najbolj opredeljujejo kompetence čustvene inteligence (EC), ki vplivajo na disonantno ali rezonantno org. klimo (Vir: Primal Leadership, str. 18, 2002, HBS). • in še logaritem...za vsak % izboljšav v storitveni klimi med zaposlenimi, dobimo 2% “priboljšek” v skupnih prihodkih! • zakon psihologije in mikroklima: že zmerna negotovost, strah in skrb, povzročajo pri ljudeh omevanje njihovih mentalnih zmožnosti!

16. Čustvena inteligenca (EI) Sposobnost prepoznavanja svojih čustev in čustev soljudi ter zmožnost ustreznega odzivanja nanje, ki obsega: 1.Samozavedanje • upoštevanje občutkov pri odločanju 2.Obvladovanje čustev • nadziranje implulzov, obvladovanje strahu, nemira, jeze 3. Motivacija • ohranjanje vneme, vztrajnost, optimizem, sledenje ciljem • Sočutje • vživetje, empatija, distanca med svojimi in tujimi občutki • Socialne spretnosti • obvladobvanje odnosov, čustev, sposobnost vodenja z vsemi elementi EQ

17. Čustvena zrelost pomembnejša od inteligenčnega količnika • EQ (količnik čustvene inteligence) predstavlja 15-45% prispevek delovni uspešnosti posameznika! • IK (inteligenčni količnik) predstavlja največ 6% napoved uspešnosti posameznika (Harvard Management Update, #6331)

18. Ampak... zakaj potem uspevajo “nemogoči” vodje z nizko čustveno inteligenco? • Mogoče sploh ni v resnici voditelj • samo izpostavljen, večino dela pa v resnici opravljajo drugi!? • Ima druge kvalitete, ki odtehtajo izjemno “neprijaznost” • “trd” vodja je neizogiben ob svojem času • tudi Jack Welch kasneje zamenjal slog!? • nekateri zaposleni (kompetentni, suvereni, motivirani, potrebujejo nenehnega spremljanja) • “trd” slog ustreza (Bill Gates) • Vendar študije kažejo, da gre za izjeme... trd in neizprosen slog vodij z grobim vodenjem prej zelo škodi, kot koristi. (David Goleman)

19. “A” moški so večji in močnejši moški živijo krajše in prej izgubijo mentalne sposobnosti moški so bolj promiskuitetni moški so bolj tekmovalni moški so bolj samozaverovani več tvegajo več se “igrajo igric” raje imajo orodje in orožje bolj se ozko osredotočajo na naloge kot ženske imajo boljše mentalne mape kot ženske “B” ženske lažje izražajo čustva so skrbnejše od moških imajo boljše socialne lastnosti imajo boljše verbalne zmožnosti lažje sodelujejo od moških lažje delajo več stvari hkrati imajo boljši spomin kot moški za lokacijo predmetov lažje opažajo označene predmete Moško-ženski svet: evolutivna psihologija

20. Moško-ženski svet: evolutivna psihologija • moški smo obsedeni s statusnimi “zemljevidi”, tako da vemo kje se kaj dogaja in s tem, da potem vemo ali moramo igrati igro kakorkoli drugače... • ženske se bolj trudijo z grajenjem odnosov, vzpostavljanjem povezav, ki jim bodo zagotavljale vključenost in čustveno angažiranost. • zadeve seveda niso izključujoče, saj oba spola potrebujeta obe navedeni funkciji... • organizacijski modeli praviloma zelo macho, “moški”: • tehnične značilnosti • tekmovalnost • ozka naravnanost (profit?) • želja po nadzoru in hierarhiji

21. Namigi za boljše odnose s šefom Veščine za izboljšanje odnosov: • ne čakajte, da vam šef nekaj naroči: bodite proaktivni • brez presenečenj: obveščajte ga o svojem delu, pripravite ga na morebitne težave, v primeru težav predlagajte rešitev • ne zamešajte spoštovanja z ustrežljivostjo: načeloma šefi ne marajo “priliznjencev”. Ne bojte se izzivati njihovih idej s svojo kritično presojo! • obvladujte konflikt: nikar ne povzročite, da šef ostane brez obraza, na koncu boste sami poraženec! • obvladovanje nepričakovanega vedenja: ujemite ga, ko naredi nekaj dobro. Spodbujajte takšno vedenje, ki vam ustreza.

22. Namigi za boljše odnose s šefom Vstop v “levjo kletko”: • govorite v njegovem jeziku, pojasnite kako vaš predlog zadeva njega • priskrbite si podporo za svoj predlog pri več osebah, ki jih predlog zadeva • zrcalite vedenje svojega šefa: uporabite njegov verbalni in neverbalni slog komuniciranja • bodite kratki: osebe na položajih želijo slišati samo glavno sporočilo; tudi če podate predlog pisno, naj bo čim krajši; dodatno dokumentacijo lahko šefu posredujet, če zaprosi zanjo.

23. Kako uganiti osebnostni profil in preference?

24. www.thecompanyculturecookbook.com

25. Kako vidite sebe in druge? 1. Kakšno delo imate raje in kaj sovražite? 2. Kako sodelujete z drugimi? 3. Kako počnete to kar počnete in kako to vpliva na vaše odnose z drugimi? 4. Kako komunicirate z ljudmi? 5. Kako naj bi drugi komunicirali z vami? 6. Kaj vas motivira in kako vi motivirate druge? ... in se ob vsem še vsaj malce zabavali z geometrijsko psihologijo!

26. Kako smo si različni… vaša izbira? Rumena Vijolična Vaš izbor A. Vaš izbor B. Vaš izbor C. Rdeča Modra Vaš izbor D.

27. Kako smo si različni... od znotraj ali od zunaj? • Črpajo energijo od “zunaj” • Uživajo v kontaktih z ljudmi • Sprašujajo kaj mislijo drugi • Povedo kaj mislijo sami • Želijo biti slišani • Želijo dati mnenje, diskutirati • Želijo biti prepoznavni • Ekstrovetirani (obrnjeni navzven) • 60% ljudi Rumena • Črpajo energijo iz notranjega okolja • (Pogosteje) zaprti vase • V svoji družbi se počutijo super • Neradi govoriji z ljudmi • 40% ljudi • Pravi preizkus zanje: stik s tujci! Vijolična

28. Kako smo si različni... ideje ali informacije? • Stalno nos v delu • Naravnan na podrobnosti, načrte, praktične stvari • Sheme, poteki, urejenost, preglednost, organiziranost • Tako se vidijo sami • jih vidijo kot dolgočasne in jih težko razumejo • Niso le drugačni od , ampak njihovo nasprotje?! • Polni idej, kreativni, ustvarjalni • Hitra vključitev v time • Včasih celo preveč idej in premalo zaključevanja, pravijo zanje • jih vidijo kot nepraktične, nestanovitne, nezanesljive

29. Kako smo si različni... dejstva ali čustva? • Pomembno je, kaj si o njih mislijo, čutijo in verjamejo drugi • Izvabijo vedno najboljše iz drugih • Usmerjeni na druge, na njihove potrebe • Nasprotje trikotnikov, ki so usmerjeni nase • Zelo ciljno usmerjeni: profit, nižji stroški, povečanje prodaje, ROI, ROE • Uspeh v ospredju • Logika prevladuje v odločanju • Osebnost usmerjena v tisto kar želijo doseči in kamor gredo • Ego (jaz) zelo v ospredju

30. Kako smo si različni... igra ali načrt? • “Rdeči” se radi igrajo • Čakajo na zadnjo minuto • Pospravijo delovno mizo, ko je to res nujno ali neizogibno • Želijo vedno “izhodna” vrata iz vseh situacij • Ker se planom mora slediti, so “rdeči” bolj ne-ne tipi • Barva ljubezni in jeze • Čustvena intenzivnost • Ne zanima jih logika “modrih” tj. organiziranost in dolgo nič... Rdeča • Prvo plani, nato igra • Plan/načrt je... vse • Če so pri tem še , potem odločitve temeljijo na logiki (njihovi!) • Če so , odločitve temeljijo na vrednotah (svojih seveda!) Modra

31. Kako smo si različni… Vijolična... Modra... Rdeča... Rumena... I J P E V V M V M V M V M M “Angel varuh” “Preisko- valec” “Pragmatik” “Skala” R Ru V R V R V R V R S N T F ……………… ……………… ……………… ……………… “Postranski opazovalec” “Premišlje- valec” “Podpirač” “Gledalec” Ru R Ru R Ru R Ru R “Urejevalec” “Trener” “Metulj” “Puška” Ru M Ru M Ru M Ru M “Prijatelj rabi” “Sorter” “Pomagač” “Šef”

32. “Metulj” Ru R • ljubijo ljudi in ideje • vidijo priložnosti, sledijo jim • temelji: ljudje in vrednote • zabavni, zabavno jih je opazovati • skrbi jih, kaj si mislite o njih • močne vrednote in skrb za druge • pomagajo • včasih ne morejo dlje od... idej • veliko energije, močna prepričanja... v tistem trenutku!

33. “Pragmatik” V M • pustim te pri miru, da narediš kar je treba • naredim, kar je potrebno tudi sam • fokus navznoter • nekaj iskrenih prijateljev • odlično premišljanje do podrobnosti • korak po korak, vse podrobnosti • brez spektakla, kar je pač treba • ne rabijo kontrole • začeli in končali bodo zastavljeno • odgovorni, logični • lahko pretiravajo • tudi, če se svet podira okoli njih ne opazijo • zelo osredotočeni

34. “Neznanec” ? ? • nimam pojma kaj v resnici sem • včasih to, včasih ono • mejim sem... kam? Zmeden sem, nisem prepričan • čisto OK se počutim, če ne... spadam nikamor! • drugi zaradi tega ne bodo nehali ugibati... kaj sem • tudi drugi so lahko... neznanci • škatlice niso... golobnjaki! Vse so... prave. • Ljudje smo... različni. • Če se ne soglašate, tudi prav! • Če se ne zabavate s tipologijo ... še bolj!

35. www.thecompanyculturecookbook.com

36. "Moč je sposobnost uveljaviti svojo voljo nad nekom!" (Max Weber)

37. Moč in vpliv Sila Fizična moč Izmenjevanje in trgovanje Moč razpola- ganja z viri Postopki in pravila Okolje in kultura Pozicijska moč Ekspertna moč Karizma Prepričevanje Osebna moč Negativna moč

38. Interna ali osebna moč • koliko si... dovolimo • samopodoba, samospoštovanje, samozaupanje • precenjujemo ali podcenjujemo svojo moč • “predajamo” moč v roke drugim • ni nujno, da moč sploh uporabimo: dovolj je, da mislijo, da jo... imamo!? • huda zmota je misliti, da moči... nimamo! • če mislite negativno...se uresniči!? • če v nekaj verjamete, deluje!

39. 1. Jasnost ciljev/namenov vplivanja 2. Prilagodljivost vedenja “prepričevalca” 3. Dovzetnost/občutljivost za učinkovanje Napaka št. 1 … nejasni cilji?! … trmasto vztrajanje! Tehnike vplivanja X, Y, Z A, B, C A, B, C JAZ TI

40. Šest načel učinkovitega vplivanja • Všečnost: Na ljudi lažje vplivajo osebe, ki so jim všeč. • Avtoriteta: Na ljudi lažje vplivajo osebe, ki jih zaznajo kot legitimne avtoritete. • Redkost: Manj dostopne so stvari in priložnosti, bolj zaželene postanejo. • Konsistentnost: Ljudje imamo veliko težnjo po tem, da ravnamo konsistentno glede na predhodna mnenja, trditve, dejanja. • Reciprociteta: Ljudje vrnejo, kar jim drugi dajo, naredijo. • Družbeni dokaz: Ljudje se pogosto odločijo glede na to, kaj bi storili “podobni drugi”.

41. Vertikalno vplivanje na šefe 1. Govorite z njim/njo(če se da, pojdite na pivo) 2. Povejte mu o sebi(Johari arena - če želite več vedeti o drugemu, morate ponuditi "več sebe") 3. Sporočite mu pomembne informacije, podatke(tudi če to ni zahteval, govorice - nič ne skrivam, ni razloga za bojazni) 4. Pomagajte mu (kaj ne želi, ne mara, ponudite se namesto njega/nje) 5. Utrdite njegov ego(podpora, pohvala - tiste zgoraj nihče ne pohvali = samotni jezdeci - takoj, konkretno, izbrano) 6. Dajte mu (svoje) ideje("zastonj") 7. Storite vse to(resno, brez pretiravanja, ne petolizniško, zahrbtno do drugih, bodite jasni kaj hočete) 8. Če mislite, da vse to ni vaša stvar, ampak njegova…. ste "izgubljeni“!

42. Kako lahko vplivate namočne in dominantne osebe? • bodite zelo kratki in jedrnati • sprašujte raje “kaj” kot “kako” • bodite pozitivni in navdušeni • držite se teme in ostanite osredotočeni (fokusirani) • govorite o rezultatih, izzidih in reševanju problemov • poudarjajte logiko zadev • izogibajte se preveč podrobnosti • izražajte energijo in (hiter) ton v glasu • bodite pripravljeni na nasprotovanje • ko soglašate, soglašajte glede dejstev in idej, ne oseb • uporabljajte “močne” besede: rezultat, izzid, dosežek, naloga, izziv

43. Klasični slogi vplivanja

44. Klasični slogi vplivanja

45. Zakaj je posebej težko reči šefu ne? • strah pred izgubo službe • izgubil bom naklonjenost/zaupanje • pač, preprosto me je strah • saj je pač moja naloga, da naredim vse kar reče(jo)!? • to so pasivni odgovori, ki kažejo na nizko samospoštovanje • v interesu vašega (in vsakega pravega) šefa je: • da ste v “formi” in ne “preutrujeni” • da ve, kaj v resnici mislite • da ste zadovoljni in zavzeti, motivirani.

46. Poznate? • ljudje vas stalno “pohodijo” • vaše mnenje se redko “sliši” • zadrego imate s “težkimi” profili (agresivni, cinični, dominantni, šefi, izzivalci, sosedi, odraščajočimi otroci, ipd.) • stalno se strinjate z “drugimi” (prezirate sebe, ker nič ne rečete ali ukrenete?!) • vse za “ljubi mir pri hiši” • izogibate se konfliktnim situacijam • sprejmete delo sodelavcev, ki ni na potrebni ravni • ipd.

47. Preprost test samozavestnega vedenja • Nerodno mi je, če me kdo pohvali... • Sovražim ljudem govoriti, da nimajo prav... • Mislim, da drugi zlorabljajo moje zaupanje... • Raje imam mir, kot da se izpostavljam... • Strah me je prerekati se s šefom ali ljudmi na položajih... • Nerad govorim na sestankih. • Čutim se prezrt in neopažen... Skupaj točk: 1 = ni govora 2 = niti ne 3 = včasih 4 = kar pogosto 5 = ja, to sem jaz _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____

48. Samozavest • Agresivnost: • v škodo drugih • ne pridobite sodelovanja drugih • Pasivnost: • popustljivost, v škodo sebi • zatrti občutki (npr. jeza  depresija) • Samozavest: • samospoštovanje • manj stresnosti • večje samozaupanje • pravilen odnos z drugimi • boljši člen ekipe • skrb za lastne interese in interese drugih • dober občutek o sebi • pridobiti si spoštovanje, ne priljubljenost • sposobnost “nevtralizacije” težkih ljudi • “normalen” sprejem pohvale in kritike • povedati svoje mnenje, tudi neprijetno za druge

49. Kako zavrniti neustrezno jed v restavraciji? • Agresivno: nadrite osebje/natakarja • Pasivno: ne storite nič, jemo naprej • Samozavestno: • odločno poveste, kaj vas moti; • poveste, kaj pričakujete, da se bo zgodilo ali spremenilo.

50. Samozavest • ni karakterno, osebnostno pogojena! • možno se jo je priučiti... kot vožnje s kolesom! • samozavest je kot sleherno prepričanje: če v nekaj verjamete,... deluje, če ne... ne! • poskusite najprej: • kupujte čas. Če vas nekdo sili v odločitev, si vzemite vsaj 30 sekund za premislek (npr. rabim malo časa za premislek); • premislite, kaj si želite sami in kaj želijo drugi (kaj bo vas in druge zadovoljilo?) • premislite o koristih tega, da bi bili samozavestni