Ordning och reda fr n b rjan
Download
1 / 27

- PowerPoint PPT Presentation


  • 111 Views
  • Updated On :

Ordning och reda från början. Lennart Ek Admin-Konsult. Fyra steg. Rutiner, regler och planering Diarieföring Processer Registrering utan registrator. Planering. Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen)

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '' - makya


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Ordning och reda fr n b rjan l.jpg

Ordning och reda från början

Lennart Ek

Admin-Konsult


Fyra steg l.jpg
Fyra steg

  • Rutiner, regler och planering

  • Diarieföring

  • Processer

  • Registrering utan registrator


Planering l.jpg
Planering

  • Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen)

    • Sekretesslagen, förvaltningslagen och tryckfrihetsförordningen

    • Service till ”kunderna/intressenterna”

  • Bestäm vem som skall diarieföra

    • Registrator

    • Handläggaren

    • Olika i landet


Sekretesslagen l.jpg
Sekretesslagen

  • REGISTRERING

    • Utan dröjsmål

  • ADB/IT

    • Speciellt ärendehanteringsprogram, ofta integrerat med verksamhetsprogram

    • Generellt ärendehanteringsprogram

    • Registerbeskrivning


F rvaltningslag l.jpg
Förvaltningslag

  • HANDLÄGGNING

    • Enkelt

    • Snabbt

    • Billigt

  • Muntlig handläggning

  • Anteckning av uppgift

  • Kommunikation


Tryckfrihetsf rordning l.jpg
Tryckfrihetsförordning

  • AV MYNDIGHET UPPRÄTTAD HANDLING

    • Expedierad

    • Diarium, journal

    • Beslut

    • Justerad handling

  • Minnesanteckning

    • arbetsmaterial


Rendefl de l.jpg
Ärendeflöde

Kommer in

Registreras

Handläggs

Beslut

Avskrivs

Arkiveras

Skrivelser

Rapporter

Råd

Yttranden

Muntligt

Utsorte-

ring

Arkiv-läggning

Arkivbe-

skrivning

Kommuni-

kation

Protokoll

Delgivning

Handling

Muntligt

Handling

Bevak-

ning

Posten

Telefon

Fax

E-post

Kontakt

Registrator

Handläggare

Nämnd

Handläggare

Nämnd

Handläggare

Registrator

Registrator

Bekräft-

else

Arkivplan


Rutiner l.jpg
Rutiner

  • Gör upp en diarieplan

    • Egen eller förvaltningens/kommunens

  • Ha en gallringsplan för diariet

    • Enligt den uppgjorda diarieplanen


Rutiner9 l.jpg
Rutiner

  • Skriv ner rutiner för alla förekommande uppgifter som gäller diarieföring

  • Håll rutinerna levande genom att ständigt ha med någon punkt om detta på t.ex. kontorsmöten

  • Alla på förvaltningen måste göra på samma sätt för att hålla diariet aktuellt och för att man ska kunna hålla ordning och göra korrekta utsökningar!


Regler l.jpg
Regler

  • Sätt upp regler för vad som skall diarieföras

    • Dela upp inkommande handlingar i ärenden och övriga

  • Exempel på innehåll i ärenden

    • Alla inkommande handlingar som rör verksamheten och som kan hänföras till ett objekt, en person, en myndighet, en förening, m.fl. Detta gäller papper såväl som e-post, fax och telefonsamtal.

  • Exempel på övriga handlingar

    • Broschyrer, kallelser, reklam etc.

    • Men tänk på att dessa även kan tillhöra ett ärende!


Diariet l.jpg
Diariet

8-87-870

OBS! att gallringsplanen finns inbyggd i detta system



Uppf ljning l.jpg
Uppföljning

  • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att verkligen man gör som man kommit överens om

  • Rosa och risa

  • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen


Avsluta rende l.jpg
Avsluta ärende

  • Avsluta alltid ärendet när det är färdigt (det går ju att öppna igen om det är nödvändigt)

  • Anledningen är att förvaltningen kan få en revision någon gång (av JO eller RRV)

  • Skapa en händelse och ange alltid en anledning till att ärendet avslutas, t.ex. ”slutinspektion utförd” etc. i anteckning på händelsen.


Renderubrik rendemening l.jpg
Ärenderubrik/ärendemening

  • Om ärendehanteringssystemet tillåter det, ha fasta ärenderubriker. (Lättare att lära sig och att hålla ordning och söka i databasen).


Processbeskrivning post ppning l.jpg
ProcessbeskrivningPostöppning


Processbeskrivning delegeringsbeslut l.jpg
ProcessbeskrivningDelegeringsbeslut



Fungerar en myndighet utan registrator l.jpg
Fungerar en myndighet utan registrator?

  • Svaret är ja, under vissa förutsättningarförändringsbehov/önskemål, omorganisationer etc.

  • Båda sätten har sina för– och nackdelar+ helhetssyn, styrning, ordning på papper - fel handläggare, fel ärende


Bakgrund till arbetss ttet l.jpg
Bakgrund till arbetssättet

  • Effektivitet

  • Pengar

  • Större behov av inspektörer

  • Större behov av områdesspecialister


Tankar l.jpg
Tankar

  • Vad ska vi med uppgifterna till?

  • Planering!

  • Regler!

  • Rutiner!

  • Objekt/Ärenden/Händelser!

  • Uppföljning!


Begrepp l.jpg
Begrepp

  • ÄRENDEN

    • Ansökningar

    • Anmälningar

    • Tillsyn

    • Klagomål

  • HANDLINGAR

    • Skrivelser

    • Tillsynsrapporter

    • Analysprotokoll

    • Fax

    • E-post

    • Anteckningar


Renderubriker l.jpg
Ärenderubriker

  • Använd fasta ärenderubriker i så stor utsträckning som möjligt. Ha ett begränsat antal generella rubriker

  • För icke objektsbundna ärenden, ha alltid ”nyckelord” med i rubriken t.ex. ”remiss”, ”planärende”, ”yttrande till lst” etc. Detta gör att de blir sökbara i framtiden.


Uppf ljning24 l.jpg
Uppföljning

  • Ta kommandot när det gäller ordningen

  • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att man gör som man kommit överens om

  • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen

  • Ta upp och diskutera erfarenheter med jämna mellanrum

  • Men ändra inte alltför ofta!


Mallar underl ttar l.jpg
Mallar underlättar

  • Alla har samma utseende

  • Fördel om flera personer skriver dokument

  • Blir alltid rätt


H mta data till mallar l.jpg
Hämta data till mallar

  • Till de flesta verksamhetsprogram går det att hämta data direkt från databasen till mallar. Egentillverkade eller köpta.

  • Mycket arbete innan man kommer igång

  • Stor tidsbesparing när de är färdiga

  • Säker dokumenthantering (alltid rätt information till intressenten)


Slide27 l.jpg

Slut på föredraget

Tack för uppmärksamheten