CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN

1. CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN AREA CAPACITADORA: Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento de Administración de Documentos y Archivos TITULAR: Lic. Eric Guillermo Conde López

2. PROCESO ADMINISTRATIVO

3. PROCESO ADMINISTRATIVO

4. La LFTAIPG Provee lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Administración Pública: Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes.

5. SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía, iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticos PRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social, EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc. CULTURALES entretenimiento ADMON. DE RECURSOS AUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO DIRECTIVASMANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA(Estudios y formulación de Programas) ORGANIZACIÓN(Servicios) CONTROL(Operaciones y Relaciones Públicas) INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS Funciones de la Administración Pública

6. INFORMACIÓN Es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más sentidos, la información permanece intangible hasta que está se representa de una manera formal con datos, la información cuando esta representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.

7. DOCUMENTO Todo escrito o materia donde se registra información que se recibe o se expide en una oficina, refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa.

8. ARCHIVO Se considera con tres acepciones. 1.- Conjunto de documentos cuales fueren su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y son ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, y ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

9. ARCHIVO 2.- Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. (Archivo General IPN)

10. ARCHIVO 3.- Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados y prestados.

11. Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNOrganización Administrativa

12. Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme. Eje: CGCA = Cuadro General de Clasificación Archivística

13. Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y diferencias Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO CLASIFICACIÓN

14. Estructura Archivística

15. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica Fondo = Instituto Politécnico Nacional

16. Son las divisiones del FONDO, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables Secciones

17. División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución y que versan sobre una batería o asunto especifico Serie

18. ÍNDICE DE CGCA

19. FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA TODAS LAS INSTITUCIONES • RECURSOS HUMANOS • RECURSOS MATERIALES • RECURSOS FINANCIEROS • SERVICIOS GENERALES • JURIDICOS, LEGALES ETC. COMUNES C SECTOR EDUCATIVO PEDAGOGÍA * ADMINISTRACIONEN LA EDUCACIÓN * EXTENSIÓN EDUCATIVA * MEDIOS DE COMUNICACIÓN * ÁREA MÉDICA * SUSTANTIVAS S

22. CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y • ASIGNACIÓN DE LA • FORMULA CLASIFICADORA DEL EXPEDIENTE PARA RESPETAR LA FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DENTRO DE LOS ARCHIVEROS, QUEDARÍA DE LA SIGUIENTE FORMA: • SEPARACION: POR ESTRUCTURA O POR FUNCIONES O ASUNTOS

23. ESTRUCTURA La base para formar los expedientes EJEMPLO: DIRECCION GENERAL ABOGADO GENERAL SECRETARÍA TÉCNICA

24. CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA

25. Asunto o Materias La base para formar los expedientes EJEMPLO: JUBILACIÓN ALTAS DE PERSONAL BECAS DE INVESTIGACIÓN

26. CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES La base para formar los expedientes son los asuntos

27. DENTRO DEL EXPEDIENTE VAMOS A TENER SEPARADORES POR ESTRUCTURAS O UNA HOJA DE COLOR QUE NOS AYUDE A DIFERENCIAR LA ESTRUCTURA

28. Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos. Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo. MÉTODOS DE ORDENACIÓN

29. MÉTODOS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z 1,1 1,2 1,3 1, 2, 3, 4, 5, … ALFABETICO GENERAL NUMERICO SIMPLE NUMERICO COMPUESTO A L F A B ASUNTOS O MATERIAS N U M E 1978 DIC 1979 ENE ÁREA MÉDICA LEGISLACIÓN OBRA PÚBLICA PEDAGOGÍA CRONOLOGICO METODOS E T I C O R I C O SALA G SECCION H ESTANTE 2 NIVEL 3 CAJA 2 TOPOGRAFICO CONVENCIONALES GEOGRAFICO DECIMAL 111.0 111.1 111.2 121.0 121.01 131.10 CROMATICO AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA NORTE BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE

30. Ordenar en secuencia los documentos de acuerdo a las letras del alfabeto, de la A- Z, tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando son idénticas las palabras se toma la siguiente letra. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K………… Z ORDENACIÓN ALFABÉTICA

31. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 1.- Los nombres de personas se transponen colocando en primer lugar el apellido paterno, luego el materno, si se usa, y tras de una coma el nombre o nombres de pila: Luís MontesMONTES, Luís Carlos Pérez DíazPÉREZ DÍAZ, Carlos

32. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Si el usuario del nombre acostumbra abreviar sus elementos consignando sólo la inicial de alguno de ellos, la inicial se escribe en el lugar donde aparece. Antonio Sánchez G. SANCHEZ G., Antonio José T. GuzmánGUZMAN, José T.

33. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Los apellidos ingleses y norteamericanos siguen un orden de importancia diverso al nuestro. Con ellos, debe ponerse en primer término lo que aparentemente es el segundo apellido: Walter Lang Thompson THOMPSON, Walter Lang

34. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Es muy frecuente en estos nombres que el segundo elemento se consigne como inicial solamente. Se aplica la regla ya sabida: James H. SullivanSULLIVAN, James H.

35. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 2.- Muchos apellidos nacionales y extranjeros van precedidos de partículas como de, de la, de los, de las, del, da, di, della, des, du, von, van, etc. Tales partículas deben separarse del apellido y unirse al nombre de pila. Julio de la MoraMORA, Julio de la Carlos del ValleVALLE, Carlos del Daphne du MourierMOURIER, Daphne du Benedetto da MajanoMAJANO, Benedetto da Karl von SchneiderSCHNEIDER, Karl von

36. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Se exceptúan de esto ciertos elementos de apellidos generalmente extranjeros, como Mac, Mc., O’, y las unidas por guión al apellido pues se estima, según algunos autores, que forman parte integrante del apellido. En cambio: James Mc IntireMC INTIRE, James Jacques La-RueLA RUE,Jaques Bernardo O’GormanO’GORMAN, Bernardo Ana d’OthemardD’OTHEMARD, Ana

37. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 3.- Los nombres de las señoras casadas o viudas, que en ocasiones presentan el apellido propio y del esposo se escriben poniendo en primer lugar el apellido propio. Si no lo usan completo se toma en primer término el apellido del esposo, poniendo después los restantes elementos María Reyes de RodríguezREYES DE RODRIGUEZ,María Luisa Zalce Vda. de RíosZALCE VDA. DE RIOS, Luisa Ofelia H. de FuentesFUENTES, Ofelia H.DE

38. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 4.- Aunque los títulos profesionales y grados militares o eclesiásticos no forman propiamente hablando parte del nombre, se les consigna para mayor certidumbre de identificación, poniéndolos en último lugar: Dr. Guillermo Araujo E.ARAUJO E., Guillermo, Dr. Gral. Leopoldo ZertucheZERTUCHE, Leopoldo, Gral,

39. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 5.- En los nombres de establecimientos o empresas, los artículos el, la, los, las, se colocan en último término: La Comercial MexicanaCOMERCIAL MEXICANA, La La Europea, S. A.EUROPEA, S. A., La

40. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 6.- Palabras genéricas comunes en las denominaciones comerciales, como lo son: Fábrica de, Banco, Banco de, Compañía de, y otras y también las que designan ramos comerciales tales como Mueblería, Ferretería, Carnicería, etc,, deben en opinión de algunos, ponerse también en último lugar. Mueblería UniversalUNIVERSAL, Mueblería Cámara de ComercioCOMERCIO, Cámara de Carnicería CosmopolitaCOSMOPOLITA, Carnicería Banco de México, S. A.MEXICO, S. A., Banco de

41. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 7.- Las razones sociales se usan tal y como aparecen: García, López y Cía. GARCIA, LOPEZ Y Cía.

42. MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 8.- A nombres de empresas iguales debe añadirse su lugar de ubicación: La Consolidada, S. A.CONSOLIDADA, S. A., La (México, D. F.) La Consolidada, S. A.CONSOLIDADA, S. A., La (Monterrey, N. L.)

45. CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA MÉTODOS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO

46. CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES ÉTODOS DE ORDENACIÓN ALFABETICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO La base para formar los expedientes son los asuntos

48. Funciones de laCoordinación de Archivosy los Diferentes Tipos de Archivo LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS Viernes 20 de Febrero de 2004 D. O. F.

49. ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ INFORMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS ELABORAR EL CGCA; CADIDO; INVENTARIO Y GUÍS SÍMPLE COORDINAR LAS ACCIONES DE LOS RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN FUNCIONES de la COORDINACIÓN de ARCHIVOS INCORPORAR Y DESINCORPORAR Series Documentales Recepción de información por parte de las UR´s DESARROLLAR PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA Inventario Guía Simple Transferencia

50. ÁREA (S) DECONTROLDE GESTIÓN DOCUMENTAL Recepción Distribución ENTRADA CORRESPONDENCIA ELABORAR FICHA DE CONTROL 1. No. Folio consecutivo 2. Asunto -Breve descripción 3. Fecha Hora de recepción 4. Nombre y cargo del generador y receptor Registro SALIDA Control Despacho