Sommaire

1. Présentation des résultats de l’enquête Afigese - Oppale 2008 et analyse des bonnes pratiques locales en matière de pilotage des démarches de performance

2. Sommaire Modalités des démarches de performance • Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation • Partie II) Suggestion de bonnes pratiques Les démarches locales de Performance

3. Modalités des démarches de performance • Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation • 1.1) Niveau d’avancement et périmètre de la démarche • 1.2) L’accompagnement de la démarche Les démarches locales de Performance

4. 187 360 Des démarches de performance fortement diffusées État de participation à l'enquête • 52 % de répondants • 67,7% des collectivités engageront une démarche de Performance de type LOLF à court terme Enquêtés Répondants Enquêtés Répondants L'engagement des collectivités dans des démarches de type LOLF 32,3% 42,3% La suite des résultats de cette enquête ne concerne que les 42,3% de collectivités s’étant actuellement engagées dans une démarche de type LOLF 25,4% Déjà engagée Ne s'engagera pas dans futur proche S'engagera prochainement Les démarches locales de Performance

5. Des démarches de performance récentes pour la majorité des collectivités Année d’initiation de la démarche Les démarches locales de Performance

6. Des démarches soutenues par la hiérarchie, mais une participation limitée Taux de participation des acteurs dans la démarche • L’initiation de la démarche revient principalement au haut de la hiérarchie politique et administrative et à la direction des finances et du contrôle de gestion • La définition et l’animation de la démarche revient principalement aux administratifs (Contrôle de gestion et Finances) et à la direction générale • Les élus, directions et services opérationnels, et agents, sont peu associés au projet 90 % 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Elus DGS Maire/Psdt Consultants opérationnels administratifs Agents Agents Directeurs/services Directions/services opérationnels fonctionnels Initiation de la démarche Définition et animation du projet Associé à la communication du projet Détail des statistiques diapo 8… Les démarches locales de Performance

7. Définition de la segmentation stratégique en M/P/A Quantification budgétaire des M/P/A Détermination des moyens alloués aux M/P/A Détermination d'objectifs et d'indicateurs globaux de performance Mise en relation des M/P/A avec les docs budgétaires réglementaires Responsabilisation des directions Globalisation des enveloppes budgétaires Évaluation des politiques publiques et des M/P/A Définition d'objectifs et d'indicateurs individuels de performance Évaluation des directions et des agents Autres Des segmentations stratégique et budgétaire bien abouties Le niveau d’engagement des collectivités dans la démarche de performance % 100 • ¾ des collectivités ayant engagé une démarche de performance ont mis en œuvre une nouvelle architecture budgétaire performante (volet budgétaire) • Plus de la moitié des collectivités ont responsabilisé les directions (volet responsabilisation) et associé des objectifs et indicateurs de performance globaux à cette architecture budgétaire (volet performance) • ¼ environ des collectivités ont engagé un dispositif d’évaluation tant à un niveau global qu’individuel 80 85 77 60 61 58 58 46 40 31 27 20 19 18 15 0 Les démarches locales de Performance

8. Une stratégie d’implémentation progressive • Scénarios d’implémentation progressive de la démarche Responsabilisation, finalisation, opérationnalisation • Gestion globalisée des moyens • Structuration par programmes et missions • Introduction d’indicateurs de performance et de systèmes de suivi (Carassus et Favoreu, 2005) De l’opérationnel au stratégique • Mise en place d’un système de suivi: • Instruments de mesure • Dynamique d’animation • Dynamique de suivi régulier des résultats • Finalisation de la gestion • Adaptation de l’allocation de ressources (Demeestère, 2005) Les démarches locales de Performance

9. Du stratégique à l’opérationnel, une démarche en entonnoir • Ordre d’implémentation des différentes étapes Les démarches locales de Performance

10. Une démarche globale • Une démarche globale de performance pour la grande majorité des collectivités: • Pour 95,8% des collectivités, cette démarche s’applique à l’ensemble de leurs services • Pour 4,2% des collectivités, cette démarche s’applique à un ou quelques services/directions • Pour 80% des collectivités, cette démarche s’applique à la totalité de leur budget • Pour 20% des collectivités, cette démarche s’applique à une seule partie de leur budget Les démarches locales de Performance

11. Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation 1.1) Niveau d’avancement et périmètre de la démarche 1.2) L’accompagnement de la démarche Modalités des démarches de performance Les démarches locales de Performance 11

12. Un pilotage transversal, peu suivi par les élus Taux de collectivités ayant développé des groupes « projets » autour de leur démarche de performance % • La quasi totalité des collectivités ont mis en œuvre un pilotage global • Moins de la moitié des collectivités ont élaboré un pilotage par direction • Les élus (commissions politiques) sont peu impliqués dans le suivi des politiques publiques 100 90 80 60 69,2 40 42,8 41,7 30 20 0 Comité de pilotage de la démarche Groupes de travail par direction Responsable de Mission, de Programme ou d'objectif par direction Référent LOLF dans chaque direction pour assurer l'interface avec les porteurs de la démarche Commissions politiques et administratives autour des missions et programmes Exemple diapo suivante… Les démarches locales de Performance

13. Exemple • Ville de Bordeaux: • COPIL : direction générale réunie en COPIL; • Groupes de travail transversaux créés ou en cours de création; • Stratégie immobilière et économie d'énergie (en cours), évaluation des agents (en 2008); • Responsabilisation par programme (pas avant fin 2008 car responsabilisation effective probablement en 2010); • Groupes de travail par programme préconisés pour définir les PAP; • Référent LOLF: c'est aujourd'hui souvent le Responsable de Programme (RP) (donc directeur ou chef de service); existence ou mise en place de référents par DG; • Existence de RP ; pas de responsable de missions administratifs pour l'instant; • Enjeu du prochain mandat : adaptation des délégations et commissions aux missions / politiques. Une commission regrouperait plusieurs politiques ou missions. A suivre... Les démarches locales de Performance

14. Un SI en cours d’adaptation (1/3) • Afin de mettre en œuvre leur démarche de performance: • 71,4% des collectivités ont effectué une refonte totale des procédures de leur système d’information budgétaire et comptable; • 42,8% ont réalisé un changement de logiciel financier • 28,6% ont effectué une déconcentration des actions comptables et financières dans les différentes directions opérationnelles; • 28,6% ont effectué une déconcentration du contrôle de gestion entre services contrôle de gestion et directions opérationnelles. Les démarches locales de Performance

15. Un SI en cours d’adaptation (2/3) • Des technologies cloisonnées… • Les systèmes basiques sont les plus répandus • Les systèmes de stockage sont diversifiés et cloisonnés • L’information n’est pas centralisée Les démarches locales de Performance

16. Un SI en cours d’adaptation (3/3) • … Mais une floraison d’initiatives • 78% des collectivités souhaitent développer un SID à très court terme • La majeure partie des collectivités sont en phase de production de systèmes intégrés Les démarches locales de Performance

17. Une communication interne généraliste • La communication en interne sur la démarche de performance porte: • Pour 95% des collectivités, sur des informations générales sur la démarche; • Pour 75% des collectivités, sur les M/P/A retenus; • Pour 50% des collectivités, sur les politiques publiques segmentées; • Pour 25%, sur les objectifs envisagés; • Pour 20%, sur la qualité des services publics locaux; • Pour 31,3%, sur les indicateurs de performance fixés/valeurs cibles; • Pour 20%, sur les moyens alloués/engagés; • Pour 15%, sur les résultats obtenus et état d’avancement par rapport aux objectifs fixés. Les démarches locales de Performance

18. Une faible communication externe • La communication en externe sur la démarche locale de performance: • 20,8% des collectivités ont communiqué en externe sur la démarche de performance engagée: • Pour 100% d’entre elles, cette communication porte sur des informations générales sur la démarche; • Pour 60% d’entre elles, la communication porte sur les M/P/A retenus; • Pour 40% d’entre elles, la communication porte sur les politiques publiques segmentées et les objectifs envisagés; • Pour 20% d’entre elles, la communication porte sur les indicateurs de performance fixés et les valeurs ciblées, et les moyens alloués/engagés; • La communication ne porte dans aucune des collectivités sur les résultats obtenus et état d’avancement par rapport aux objectifs fixés, et sur la qualité des services publics locaux. Les démarches locales de Performance

19. Les facteurs clés de succès de l’implémentation des démarches Les facteurs clés de succès des démarches locales de performance % • Pour quasiment 90% des collectivités, l’implication de la direction générale dans le projet, semble nécessaire à sa réussite • Pour la grande majorité des collectivités, le succès tient également au respect de la progressivité du changement (organisationnel, culturel) • A noter que l’implication des élus et la création d’interactions transversales internes ne sont des facteurs de succès que pour moins de la moitié des collectivités 100 80 89,3 78,6 60 67,9 64,3 60,7 57,1 46,4 40 20 0 Bénéficier d'un soutien et d'une implication de la direction générale Adapter la démarche "Lolfique" aux caractéristiques de la collectivité Respect du principe de progressivité de la démarche Avoir prévu un groupe "Projet" autour de la démarche Acculturer progressivement la collectivité à la démarche de performance "Lolfique" Bénéficier d'un soutien et d'une implication des élus de la collectivité Avoir créé des interactions entre les différents acteurs de la collectivité Les démarches locales de Performance

20. Hiérarchisation des facteurs clés de succès de la démarche Les démarches locales de Performance

21. Sommaire Modalités des démarches de performance • Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation • Partie II) Bonnes pratiques d’implémentation de la démarche Les démarches locales de Performance

22. Modalités des démarches de performance • Partie II) Bonnes pratiques d’implémentation de la démarche • 2.1) Un peu de théorie(s) • 2.2) / à la mise en œuvre • 2.3) / à l’accompagnement • 2.4) / à la chronologie des étapes • 2.5) / à la communication Les démarches locales de Performance

23. 2.1) Un peu de théorie (s) • Causes des échecs, nature des démarches de performance • Des attentes exacerbées: • Analyse de données remplace les • choix politiques • Objectivité des indicateurs • Prise en compte de toutes les • dimensions de la performance • Compréhension et appropriation • immédiate par les utilisateurs • - Prise de décision consensuelle Par nature, les démarches de performance sont: • - Incomplètes: la performance est multidimensionnelle => multiples méthodes de mesure • - Ambigües: multiples manières d’interpréter les indicateurs => multiples conclusions pour l’action • - Subjectives : les acteurs sélectionnent et interprètent les informations en fonction de leurs intérêts institutionnels Les démarches locales de Performance

24. 2.1) Un peu de théorie (s) • Une démarche de performance est une construction de sens partagé • La démarche de performance doit • émaner de l’organisation elle-même • Le dialogue de gestion et la variété • des participants déterminent • l’utilisation des information produites • Le lien information-apprentissage • action n’est pas mécanique: • l’amélioration des informations n’est • qu’un moyen des démarches de • performance • Le changement se situe dans les • pratiques des agents • Les propriétés intrinsèques de la • démarche ne suffisent pas à la porter • Le changement dépend du réseau • d’acteurs qui vont faire évoluer le • projet • Leviers de responsabilisation: • - Auto-mesure • - Valorisation du travail • - Communication ascendante Les démarches locales de Performance

25. 2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches • Adapter la démarche de performance aux caractéristiques de la collectivité • Définir le projet via une concertation entre politiques et administratifs • Impliquer les élus à tous les niveaux de la démarche • Bénéficier d’un soutien et d’une implication de la direction générale • Associer l’ensemble des acteurs de l’organisation à la communication autour du projet Les démarches locales de Performance

26. 2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches • Créer un groupe « projet » autour de la démarche • Acculturer progressivement la collectivité à la démarche de Performance • Appliquer la démarche de performance à l’intégralité du budget de la collectivité • Appliquer la démarche de performance à l’ensemble des services de la collectivité • Créer des interactions entre les différents acteurs de la collectivité • Élaborer un nouveau Système d’Information Décisionnel à l’échelle de la collectivité Les démarches locales de Performance

27. 2.3) Bonnes pratiques en matière d’accompagnement de ces démarches • Créer un groupe de pilotage de la démarche • Élaborer des groupes de travail par direction • Désigner des responsables de Missions, Programmes, ou objectifs par direction • Constituer des commissions politiques et administratives autour des Missions et/ou Programmes Les démarches locales de Performance

28. 2.4) Bonnes pratiques en matière de chronologie de ces démarches • Définir la segmentation stratégique en M/P/A • Déterminer les moyens alloués aux M/P/A • Globaliser les enveloppes budgétaires • Définir des objectifs et indicateurs globaux de performance • Mettre en relation l’architecture en M/P/A avec les documents budgétaires réglementaires • Évaluer les politiques publiques et les objectifs associés aux M/P/A • Définir des objectifs et indicateurs collectifs et individuels de performance • Évaluer les directions et les agents Les démarches locales de Performance

29. 2.5) Bonnes pratiques en matière de communication • Diffuser des informations générales sur la démarche • Communiquer sur les M/P/A retenus • Communiquer sur les Moyens alloués/engagés • Communiquer sur les objectifs et les indicateurs envisagés/valeurs ciblées • Communiquer sur les résultats obtenus et état d’avancement par rapport aux objectifs fixés • Communiquer sur la qualité des services publics locaux Les démarches locales de Performance

30. Merci de votre attention