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Séminaire management

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Séminaire management

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  1. Programme général 2 jours 1/2 Séminaire management • Présentation et pédagogie (1) • L’entretien d’évaluation (2 et 3) • Vers le management participatif (4 et 5) Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 1 / 75

  2. Méthodes Séminaire management • Exposés « magistraux » • Exercices individuels • Exercices en sous groupes • Jeux de rôles • Restitutions • Forums Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 2 / 75

  3. Thèmes sous-jacents Séminaire management • Styles personnels de management • Management participatif • Conduite d’entretiens et de réunions • Interview, écoute, reformulation • Réunions déléguées • Relations interpersonnelles • Gestion de conflits • Motivation, signes de reconnaissance Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 3 / 75

  4. Séminaire management Règles du jeu • Libre expression • Discrétion • Participation,responsabilité Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 4 / 75

  5. Séminaire management La communication…. Ce que je pense Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 5 / 75

  6. Séminaire management La communication…. Ce que je pense Ce que je dis Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 6 / 75

  7. Séminaire management La communication…. Ce que je pense Ce que je dis Ce que tu entends Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 7 / 75

  8. Séminaire management La communication…. Ce que je pense Ce que je dis Ce que tu entends Tu comprends Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 8 / 75

  9. Séminaire management La communication…. Ce que je pense Ce que je dis Ce que tu entends Tu comprends Tu retiendras Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 9 / 75

  10. Séminaire management Exercice N°1: présentation Réunion déléguée • Faciliteur • Gardien du temps • Pousse-décisions, rapporteur Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 10 / 75

  11. Séminaire management Exercice N°1: présentation Les questions • Présentation personnelle • Partage: défis, difficultés, symbole • Avantages des EAE • Demandes, attentes Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 11 / 75

  12. Le losange magique • pas de Censure • Quantité>qualité • Farfelu = bienvenu • Démultiplier DEBALLAGE SELECTION Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 12 / 75

  13. Les positions de vie… Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 13 / 75

  14. Les positions de vie Ma perception de l’AUTRE OK+ OK - OK+ Ma perception de MOI OK - Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 14 / 75

  15. Les positions de vie Ma perception de l’AUTRE OK+ OK - OK+ Ma perception de MOI OK - - Laissons tomber Je perd, tu perds OK - Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 15 / 75

  16. Les positions de vie Ma perception de l’AUTRE OK+ OK - + Vas y tout seul Je perd, tu gagnes OK - OK+ Ma perception de MOI OK - - Laissons tomber Je perd, tu perds OK - Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 16 / 75

  17. Les positions de vie Ma perception de l’AUTRE OK+ OK - + Vas y tout seul Je perd, tu gagnes OK - OK+ Ma perception de MOI OK + - Laisses tomber Je gagne, tu perds OK - - Laissons tomber Je perd, tu perds OK - Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 17 / 75

  18. Les positions de vie Ma perception de l’AUTRE OK+ OK + + Allons y ensemble Je gagne, tu gagnes OK - + Vas y tout seul Je perd, tu gagnes OK - OK+ Ma perception de MOI OK + - Laisses tomber Je gagne, tu perds OK - - Laissons tomber Je perd, tu perds OK - Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 18 / 75

  19. Le schéma des positions de vie OK - + OK + + Dévalorisation de soi ; Survalorisation de l’autre. « Vas y tout seul! ». Attitude de « Victime». Je perds - tu gagnes Justevalorisation de soi et de l’autre. « Allons y ensemble ! ». Je gagne - tu gagnes OK - OK + OK - - OK + - Dévalorisation de soi ; Dévalorisation de l’autre. « Laissons tomber ! ». Je perds - tu perds Survalorisation de soi ; Dévalorisation de l’autre. « Laisses tomber ! ». Attitude du « Persécuteur » ou du « Sauveteur ». Je gagne - tu perds Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 19 / 75

  20. Les Etats du MOI Prend en charge l’autre Autorité Autoritaire Responsable Eduque Normatif Nourricier Prévenant Empathique Incarne la Loi, les règles, les Valeurs. Vient de notre Education MODÈLES … et anti modèles A priori ; préjugés Parent Neutre Objectif Pose des questions Ecoute Reformule Prend du recul Remets en cause Instance de Progrès Adulte Spontanéité, Emotions Sensitif, Intuitif Dépendant Réagit à l’Autorité (Parentale) Soumission Rebellion Enfant Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 20 / 75

  21. Les Etats du MOI Ton de voix autoritaire, Cassant Doigt pointé Sourcils froncés « Il faut Il faut pas » « Toujours – Jamais » Jugeant Accusateur Dévaloraisant + Donne le cadre, Structure + Valeurs Règles - Persécuteur , • + Conseille Protège Aide • - Surprotège • Envahissant • Sauveteur Parent nour-ricier Parent normatif Adulte Soumis / autorité Malléable N’ose pas … Se dévalorise Victime Réactif / autorité Réactions émotionnelle EArebelle EAsoumis Spontané (parfois gaffeur) « Nature » Charmeur Drôle Sensible E libre Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 21 / 75

  22. Les Etats du MOI: EXCLUSIONS P P A A E E Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 22 / 75

  23. PERSÉCUTEUR OK + - SAUVETEUR Des JEUX et des HOMMES : les DRAMES de la COMMUNICATION… OK + - A ta place… Que deviendrais-tu sans moi… Raconte-moi tes malheurs… Je ne cherche qu’à t’aider… Après tout ce que j’ai fait pour toi… Laisse-moi faire… Je peux t’aider… Je te tiens salaud ! Défaut… Battez-vous… Regarde ce que tu me fais faire… Secret… La scène… Avocat du diable… Oui mais… Coincé De mon temps… C’est moi le responsable de ton bonheur C’est moi le responsable de ton malheur VICTIME OK - + JE, stupide… JE, débordé… Sans toi… Sans eux… C’est affreux… Donne-moi des coups de pieds… Pourquoi cela n’arrive-t-il qu’à moi ? Tu es responsable de moi Tu es responsable de mon malheur Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 23 / 75

  24. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Enjeux et objectifs 1. Valider la mission (lignes générales) 2. Formaliser l’appréciation sur l’année ( réalisé/objectifs) 3. Valider le niveau de compétences / exigence du poste 4. Définir des objectifs individuels de progression - objectifs spécifiques - formation 5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note) Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 24 / 75

  25. Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le collaborateur L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? 1. Clarifier son rôle 2. S’exprimer: organisation, poste, équipe, responsable, et soi-même 3. Savoir ce que son responsable pense de lui 4. S’exprimer: besoins, souhaits 5. Préciser les objectifs 6. Savoir comment il est perçu 7. Mesurer ses performances, recevoir des conseils 8. Recevoir des signes de reconnaissance, motivation Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 25 / 75

  26. Vers le management participatif L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? 1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun 2. Mieux connaître le titulaire (aspirations,besoins,difficultés) 3. Améliorer la gestion du potentiel humain, en conciliant les objectifs individuels et ceux de l’entreprise 4. Mobiliser l’encadrement: problèmes humains,performance de l’entreprise 5. Améliorer coopération personnel/encadrement 6. Améliorer la contribution de chacun à la marche de l’entreprise Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 26 / 75

  27. Jeu de rôles L’entretien annuel d’évaluation: exercice • 1. Lister les attitudes, manières de faire, problématiques • (brainstorming) • 2. Sélectionner un scénario illustrant ces problématiques • 3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi) • caricature • humour bienvenu • voix off • chute • titre Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 27 / 75

  28. L’entretien annuel d’évaluation: comment? • Préparation • Accueil • Mise en confiance • Structure de l’entretien Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 28 / 75

  29. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien • Pour le responsable: • Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2) • Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale • Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support • Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de formation,d’évolution Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 29 / 75

  30. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien • Pour le collaborateur • Lister les actions significatives de l’année • Noter objectivement les résultats atteints (factuel) • Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène • Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour l’année à venir, souhaits personnels d’évolution • Préparer des suggestions Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 30 / 75

  31. L’entretien annuel d’évaluation: comment? L’accueil • Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la prolonger sans problème • Lieu neutre,éviter le bureau du manager • Positionnement égalitaire ( table ronde) • Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!) • Informer: objectifs, durée, place dans le management Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 31 / 75

  32. L’entretien annuel d’évaluation: comment? La mise en confiance • Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être catalogué, rater son entretien • Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter l’expression, la confiance, le dialogue • Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place de l’entretien dans la relation managériale Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 32 / 75

  33. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Structure de l’entretien • Points à aborder: • Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés) • Résultats de l’année écoulée • Objectifs de l’année à venir (moyens?) • Formation et souhaits professionnels (connaissances non utilisées,motivation..) Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 33 / 75

  34. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! • Autorité • Confusion • Lourdeur des procédures • Subjectivité • Complaisance Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 34 / 75

  35. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Autorité: Manifester sa supériorité Ne pas laisser de place au collaborateur Instituer une relation de force Piéger, dévaloriser, comparer avec d’autres Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 35 / 75

  36. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Confusion Evaluer la personne Vouloir changer la personnalité Confondre divergences de points de vue et conflits de personnes Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 36 / 75

  37. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Lourdeur des procédures Suivies à la lettre (garder de la spontanéité) Subjectivité: Fluctuation selon l’humeur Amplifier les faits récents Confondre opinions et faits Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 37 / 75

  38. L’entretien annuel d’évaluation: comment ? Dérives à éviter ! Complaisance Déformer son appréciation pourfaciliter les rapports avec l’intéressé Arranger les choses, faire plaisir Estomper les critiques ( pas de conflit) Promettre (augmentation, promotion..) Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 38 / 75

  39. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème bilan De quoi êtes vous particulièrement fier….? Qu’est-ce qui vous plait….? Enjeux, difficultés Forces, faiblesses Comment percevez vous le management de l’étude? Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 39 / 75

  40. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème perspectives Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ? Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ? Quelles formations vous aideraient Qu’attendez vous de moi Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 40 / 75

  41. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Sous groupe de trois observateur collaborateur notaire 3 fois: 7 mn de questions, 3 mn de feed back Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 41 / 75

  42. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Les feedbacks • Qualité des questions • Qualité de l’écoute • Neutralité • Reformulations • Empathie • Postures, regards Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 42 / 75

  43. Les outils de l’interviewer • Le questionnement • Q ouvertes, fermées, alternatives • Questionnement « jusqu’au vide » • Ecoute active, reformulation • Gestion des signes de reconnaissance • Gestion des silences • Moments de silence • Questions suivi de 9 secondes Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 43 / 75

  44. Les outils de l’interviewer Le questionnement Questions fermées Réponses oui / non ??? Questions ouvertes Développement, explication large Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 44 / 75

  45. Les outils de l’interviewer Ecoute active et reformulation Ecouter attentivement Mots-clés Repérer les sentiments Empathie, compréhension Reformuler Mots-clés, sentiments Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 45 / 75

  46. L’entretien de résolution d’un conflit Lesétapes • Auto-analyse • D’abord du positif… • Difficultés, conséquences • Proposer, négocier Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 46 / 75

  47. L’entretien de résolution d’un conflit Proposer, négocier • Reconnaître la position de l’autre, maintenir la sienne en l’expliquant • Chercher les besoins de l’autre, exprimer les siens,unifier • S’appuyer sur des faits indiscutables • Saisir des pistes de solution, éliminer l’inacceptable pour l’autre • Montrer les risques si pas de solution Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 47 / 75

  48. La fixation d’objectifs réalistes, motivants La méthode SMART S…. Spécifique M….Mesurable A…. Accessible R…. Réaliste T…. Temps Plan d’action Quoi Qui Où Quand Comment Pourquoi Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 48 / 75

  49. En résumé… Deux grandes phases BILAN PERSPECTIVES Deux perceptions COLLABORATEUR MANAGER Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 49 / 75

  50. En résumé… BILAN Aspects positifs de la période écoulée Difficultés rencontrées Enseignements à tirer Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 50 / 75