PREPARACION DE ASAMBLEAS Y ELABORACION DE ACTAS

1. PREPARACION DE ASAMBLEAS Y ELABORACION DE ACTAS

2. ASPECTOSGENERALES • Régimen Común: Hace referencia a las entidades sin ánimo de lucro reguladas por el Código Civil (artículos 633 y ss), (Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones). • Régimen Especial: Hace referencia a las entidades del sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998 (Artículo 6º parágrafo 2º).

3. REUNIONES ORDINARIAS: Por regla general la asamblea de asociados se reúne una vez alaño por lo menos, en la época fijada en los estatutos, para decidir entre otros: *Balance de la entidad. *Entrega de informes de los órganos de administración. *Aprobación de Estados financieros. *Nombramientos de órganos de administración. REUNIONES EXTRAORDINARIAS: La asamblea general podrá reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no dan espera para la próxima reunión de asamblea general ordinaria.

4. CONVOCATORIAEs la citación que se hace a los asociados hábiles para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea.Dependiendo del tipo de reunión a celebrar (ordinaria – extraordinaria sedebe tener en cuenta lo siguiente:¿Quién puede convocar?¿Por qué medios se puede convocar?¿Con qué anticipación se debe convocar? Quién puede convocar? Reuniones Ordinarias y Extraordinarias: lo definen los estatutos de la entidad.   Por qué medios se puede convocar? Por el medio previsto en los estatutos (correo, fax, emisora, cartelera, etc.) A falta de estipulación por un medio idóneo que permita a todos los asociados hábiles enterarse de la reunión a celebrar.

5. ¿CON CUÁNTA ANTICIPACIÓN SE DEBE CONVOCAR? Se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos. Si en la entidad, las oficinas de la administración laboran los sábados éstos se toman como hábiles. Días Hábiles: De Lunes a Viernes (los sábados si laboran) Días Comunes: De Lunes a Domingo incluyendo los festivos. • QUE PUEDE CONTENER LA CONVOCATORIA • Nombre de la entidad y órgano que convoca • Fecha • Hora • Municipio • Dirección completa donde se llevará a cabo la reunión • Orden del día

6. REPRESENTACION Los asociados podrán, a menos que los estatutos estipulen lo contrario, hacerse representar en las reuniones de Asamblea, mediante poder que conste por escrito, indicando como mínimo el nombre completo de la persona que otorga el poder y a la cual se le otorga, la fecha de la reunión para la que se confiere y los demás requisitos que establezcan los estatutos. QUORUM DELIBERATORIO Está integrado por el número de asociados hábiles presentes en la reunión, por regla general corresponde a la mitad más uno. Si no se integra el quórum deliberatorio, deben tener en cuenta lo dispuesto en estatutos sobre – Reunión de Hora siguiente, reunión De segunda convocatoria, reunión por derecho propio-. Ante el silencio de los estatutos, se puede optar por citar a una nueva reunión en los mismos términos que se citó a la primera. MAYORIA DECISORIA Es el número de votos validos que se requieren para tomar las decisiones, teniendo en cuenta lo dispuesto en los estatutos.

7. CIRCULAR EXTERNA NO.004 DEL 3/09/07 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

8. NOMBRAMIENTOS Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, constancia de aceptación y número de identificación y firma presidente y secretario, constancia de aprobación. Se aplican los artículos 163, 164 y 189 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores fiscales.

9. RÉGIMEN COMÚN CORPORACIONES Y ASOCIACIONES No se inscribirán los nombramientos cuando: • El acta no contenga todo lo señalado. • No se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum deliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria

10. NOMBRAMIENTOS RÉGIMEN COMÚN FUNDACIONES No se inscribirán los nombramientos cuando: El documento o acta no contenga todo lo señalado. No se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum deliberatorio o decisorio estatutario, convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria.

11. NOMBRAMIENTOS RÉGIMEN COMÚN CORPORACIONES, ASOCIACIONES Y FUNDACIONES CIRCULAR SIC Las Cámaras se abstendrán de inscribir los nombramientos cuando no se hayan observado respecto de los mismos las prescripciones de los estatutos relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías. Se inscribirán ÚNICAMENTE representantes legales, administradores y revisores fiscales. Respecto a Corporaciones y Asociaciones, las cámaras se abstendrán de inscribir los nombramientos si además no se cumple con el quórum y las mayorías legales (art. 638 del C.C.).

12. REFORMAS ESTATUTARIAS RÉGIMEN COMÚN Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, firma de presidente y secretario, constancia de aprobación. Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum deliberatorio y decisorio estatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En estos eventos no se inscribe. En las Fundaciones cuando no se cumple el quórum deliberatorio estatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe.

13. MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO • En la ciudad de ____________, siendo las __________(a.m/p.m), del día ____________, del año • _________, se reunieron los (Indicar quienes se reúnen: asociados, miembros de junta directiva, • consejo directivo, etcétera.), de la entidad ____________________ para adelantar la reunión (Indicar si • es ordinaria, extraordinaria, de hora siguiente, de segunda convocatoria, etcétera), atendiendo la • convocatoria efectuada de conformidad con los estatutos o la ley (indicar: quien convocó, cuando • convocó y como convocó), para desarrollar el siguiente: • Orden del Día (señalar los diversos puntos a tratar en la reunión): • Verificación del Quórum. • Designación de Presidente y Secretario de la reunión. • Nombramiento de (Indicar si se van a nombrar Directivos, Representante Legal y/o • Revisor Fiscal). • 4.        Lectura y aprobación del texto integral del acta. • 1. VERIFICACION DEL QUORUM. • Se verificó la presencia del quórum estatuario para poder deliberar y decidir. (indicar el número de asociados presentes y el número de asociados convocados, el porcentaje que representan, o el nombre si es junta directiva, consejo directivo, etcétera.).

14. 2.DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNION. Se designó (por unanimidad o número de votos)como PRESIDENTE de la reunión a __________________ y como SECRETARIO de la reunión a _______________________________________ identificados como aparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesión de sus cargos. 3. NOMBRAMIENTO DE DIRECTIVOS, REPRESENTANTE LEGAL Y ORGANOS DIRECTIVOS, DE CONTROL Y/O DE FISCALIZACIÓN (FISCAL, REVISOR FISCAL) . De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad (Si hay votación, indicar el porcentaje de aprobación)la designación de las siguientes personas para integrar sus órganos de administración, de control y/o de fiscalización: a. Representante Legal: (Indicar el cargo previsto en los estatutos y nombre el suplente si lo hay) Nombre:_________________________________________________ Documento de identificación _________________________________

15. b. Junta Directiva: (Indicar el número de miembros, según los estatutos) PRINCIPALES: Nombre No. de identificación _________________________ ________________________ _________________________ ________________________ _________________________ ________________________ SUPLENTES Nombre No. de identificación __________________________ _______________________ __________________________ _______________________ __________________________ _______________________ c. Revisor fiscal. PRINCIPAL: Nombre No. de identificación _________________________ ________________________ SUPLENTE Nombre No. de identificación __________________________ _______________________

16. Todos los designados, estando presentes han manifestado complacidamente su aceptación a los cargos y han expresado su compromiso y entrega para el ejercicio de sus funciones(También puede allegar carta de aceptación de los cargos, firmada por cada uno de los nombrados). 4. LECTURA Y APROBACION DEL TEXTO INTEGRAL DEL ACTA. Sometida a consideración de los asociados (Miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo etcétera.), la presente acta fue leída y aprobada por unanimidad (Si hay votación, indicar el porcentaje de aprobación)y en constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión. (También se puede nombrar una comisión de aprobación del acta). ______________________ _________________________ PRESIDENTE SECRETARIO C.C. C.C.

17. MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO • En la ciudad de Bucaramanga, siendo las 8:00 a.m, del día nueve (9) de Enero del año 2010, se reunieron los asociados, de la entidad Asociación de usuarios de xxxxxxx, para adelantar la reunión Ordinaria atendiendo la convocatoria efectuada por la junta directiva a través de escrito de fecha 30 de junio de 2008, remitidos a todos los asociados hábiles a la dirección registrada en el libro de registro de asociados, para desarrollar el siguiente: • Orden del Día • Verificación del Quórum. • Designación de Presidente y Secretario de la reunión. • Nombramiento de Junta Directiva • Nombramiento de (revisor Fiscal o fiscal) • Lectura y aprobación del texto integral del acta • 1. VERIFICACION DEL QUORUM. • Se verificó la presencia de 56 asociados hábiles de los 60 asociados hábiles convocados, constituyéndose el quórum estatuario para poder deliberar y decidir.

18. 2.DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNION. Se designópor unanimidadcomo PRESIDENTE de la reunión a Jorge Gómez Ruiz y como SECRETARIO de la reunión a Claudia Perez Franco, identificados como aparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesión de sus cargos. 3. NOMBRAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la designación de las siguientes personas para integrar el órgano de administración PRINCIPALES SUPLENTES Raúl Méndez Reyes C.C. 12.356.482 Clara Eugenia Solano Rey C.C. 12.856.741 Ernesto Castro Otero C.C. 48.456.952 Martha Rocío Diaz Moreno C.C. 253489.123 Luis José García Rojas C.C. 16.548.712 Gloria Ramírez Duran C.C. 19.582.963 Los antes mencionados, encontrándose presentes manifiestan su aceptación del cargo.

19. 4. Nombramiento de Revisor fiscal. De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprobó por unanimidad la designación de las siguientes personas para ejercer la revisoría fiscal de la entidad : PRINCIPAL: SUPLENTE: Bernardo Orozco Grandas C.C. 42.151.789 Alejandro Barbosa Lopez C.C. 19.753.951 Tarjeta Profesional No. 14253 Tarjeta profesional No. 15423 Los antes mencionados estando presentes aceptan su designación. 5. Lectura y aprobación del texto integral del acta. Sometida a consideración de los asociados, la presente acta fue leída y aprobada por unanimidad y en constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunión. ________________________ ___________________________ PRESIDENTE SECRETARIO C.C. C.C.

20. MODELO DE CARTA DE ACEPTACION DE UN NOMBRAMIENTO ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO (Ciudad y Fecha) Señor (Nombre del Representante Legal) Representante legal (Nombre de su entidad) Ciudad REFERENCIA: ACEPTACION DE NOMBRAMIENTO Respetado señor:  He sido comunicado de mi designación para el cargo de (Indicar el cargo para el cual fue designado y que está aceptando)de (indicar el nombre de sus entidad)frente a lo cual manifiesto mi gustosa aceptación y me comprometo a ejercer fielmente mis funciones. Agradezco su confianza Cordialmente (Firma de quien acepta el cargo) ___________________________________ (Nombre del designado que acepta el cargo) (Número de identificación)

21. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA • La convocatoria debe efectuarse por el órgano o persona que los estatutos contemplen, con la antelación establecida en los estatutos y a través del medio que ellos hayan determinado. • Los días hábiles se contaran de lunes a viernes y los días comunes de lunes a domingo. • La programación de una reunión de asamblea acordada en reunión anterior, no equivale a la convocatoria. • Las cartas de aceptación deben presentarse en copia y estar dirigidas a la entidad no a la cámara de comercio.

22. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA • No se requiere presentar listados de asociados hábiles convocados y asistentes y el escrito de convocatoria, a menos que estos documentos se hayan relacionado en el acta como anexos de la misma. • No se requiere presentar la copia de las cartas de aceptación cuando dentro del acta se haya relacionado el nombre completo, el número de documento de identificación y la aceptación del cargo por parte de los elegidos o designados. • Los cargos de Fiscal y Revisor Fiscal son diferentes, el fiscal es un cargo de control interno sobre la conducta de los administradores que puede ser ejercido por un asociado y el cargo de Revisor Fiscal es un cargo de control externo sobre las finanzas y cuentas de la entidad, que debe ser ejercido por contador público titulado que no sea asociado.

23. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA RECONOCIMIENTO NOTARIAL O PRESENTACION PERSONAL DE LAS ACTAS • Art. 40 Código de Comercio • “ Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara.” • En la página web www.camaradirecta.com se encuentran modelos de actas y estatutos de entidades sin ánimo de lucro.