PREPARACION Y DIRECCION DE REUNIONES - PowerPoint PPT Presentation

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  1. PREPARACION Y DIRECCION DE REUNIONES

  2. FINALIDAD • ORIENTAR/IMPARTIR DIRECTIVAS • COORDINAR OPERACIONES • REUNIR INFORMACION PARA TOMA DE DECISIONES. • LOGRAR ACUERDOS

  3. TAREAS PREVIAS • Preparar agenda • Seleccionar participantes • Definir fecha/hora • Prever locales/mobiliario/equipos/auxiliares, cafeteria • Documentos a distribuir • Recepción invitados (cuando sean ajenos) • Planilla para registrar asistencia

  4. CONVOCATORIA - INVITACION • Contenido: • Fecha/hora; duración. • Coordinador/Presidente. • Participantes. • Temario. • Qué se espera de cada participante. • Remitir antecedentes (cuando sea necesario) • TE, E-mail para consultas previas. • Forma: Nota, Memo, MTO, E mail. • Importante: Comprobar recepción/confirmar asistencia.

  5. DESARROLLO • Agradecer presencia • Presentaciones (cuando no se conozcan). • Enunciar motivo (Distribuir agenda). • Permitir que cada uno se exprese. • Evitar desviaciones. • Realizar síntesis o conclusiones parciales. • Enunciar conclusión final/acuerdo. • Consensuar temario para próxima reunión

  6. MINUTA / ACTA • Lugar/fecha/hora • Participantes • Motivo • Síntesis temas tratados • Firma Acta (uno por Organismo) • Llevar un borrador del Acta a la reunión.