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APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Responsable Administratif

APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Responsable Administratif. Accès p. 2 L’application ‘formation’ en un coup d’œil p. 3

lucas
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APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Responsable Administratif

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Presentation Transcript


  1. APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Responsable Administratif Accès p. 2 L’application ‘formation’ en un coup d’œil p. 3 Le menu p. 4 Zoom sur la création et la modification des équipes p. 5/6 Zoom sur l’attribution de rôles p. 7 Les fonctionnalités générales p. 8 DRH-MO / Janvier 2012

  2. Accès A votre APPLICATION ‘formation’ Connectez-vous à l’application ‘formation’ à l’adresse suivante : https://www.sirene.inserm.fr Si vous n’avez pas d’adresse courriel Inserm, suivez la procédure indiquée sur le site. Vous allez être dirigé vers votre page d’accueil. Pour accéder à votre application formation, cliquez sur l’onglet « Resp. administratif Formation » en haut à gauche de l’écran. DRH-MO

  3. VOTRE APPLICATION ‘FORMATION’ EN UN COUP D’OEIL Consultation des demandes d’inscription des agents Le département des Ressources Humaines de l’Inserm a mis en place une nouvelle application dans le progiciel « Sirène » afin de dématérialiser les inscriptions à une offre de formation collective ou à une action individuelle de formation. Cette application vous permet de consulter les demandes d’inscription en cours et archivées de l’intégralité des agents de votre structure. Sur demande du Directeur de structure, vous pouvez déléguer le traitement des demandes d’inscription aux Chefs d’équipe de son choix après les avoir désignés et leur avoir rattachés des agents. Vous avez également la possibilité de désigner des Correspondants formation. Les Correspondants formationpourront visualiser uniquement les demandes de formation des agents que vous leur aurez rattachés ; ils n’auront accès aux demandes d’action individuelle qu’avec l’accord de l’agent concerné. Consultation des demandes d’inscription archivées • Gestion des équipes de la structure • Application ‘Formation’ Délégation des droits du Directeur de structure aux Chefs d’équipe Désignation des Correspondants formation DRH-MO

  4. VOTRE MENU Toutes les demandes d’inscription à une formation sont soumises : à l’accord du Directeur de structure ou celui du Chef d’équipe si vous ou le Directeur de structure lui en avez délégué les droits (reportez-vous aux pages 5 et 6), à la validation du Responsable Formation de la Délégation Régionale (RF de gestion) et, pour certaines formations , à celle du Responsable Formation ayant organisé le stage (RF organisateur). Accédez à votre tableau de bord pour consulter les demandes d’inscription aux offres de formation collective et aux actions individuelles de formation. Accédez au moteur de recherche vous permettant de consulter l’ensemble des demandes d’inscription des agents de votre structure aux offres de formation collectives et aux actions individuelles dont les sessions sont terminées. Paramétrez la réception des courriels. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir les courriels automatiques d’information. DRH-MO

  5. ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION‘ 1/2 La création d’équipes vous permet de déléguer les droits du Directeur de structure dans l’application ‘Formation’ à un Chef d’équipe : celui-ci pourra ainsi instruire les demandes d’inscription des agents qui lui sont rattachés. Vous pouvez par la suite remplacer le Chef d’équipe ou modifier la composition de l’équipe. Tout nouvel agent doit être rattaché à son chef d’équipe, sinon seul le Directeur de structure pourra intervenir sur sa demande. Créez une nouvelle équipe Recherchez une équipe existante L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure » Une fois l’équipe créée, vous pouvez en modifier la composition en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau de recherche (redirection sur la page ‘Equipe’ décrite ci-après). En cliquant sur le bouton de création d’une nouvelle équipe, vous êtes redirigé vers la page ‘Equipe’ décrite ci-après. DRH-MO

  6. ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION ‘ 2/2 Etape 1 Définir l’équipe. Une fois l’équipe définie (dates et libellés), vous désignez le Chef d’équipe (délégation de vos droits quant au traitement des demandes d’inscription) puis y rattachez les agents concernés. Le Directeur de structure continuera à recevoir leurs demandes et à pouvoir les traiter, mais cette opération pourra également être effectuée directement par le Chef d’équipe. Etape 2 Désigner le chef d’équipe. Certains agents peuvent ne pas figurer sur la liste. Dans ce cas, ils doivent au préalable s’inscrire sur la page de connexion de Sirène accessible à cette adresse : https://www.sirene.inserm.fr Etape 3 Assigner des agents Inserm ou non Inserm à l’équipe créée. • Cette délégation de droits permet au Chef d’équipe de : • consulteret traiter les demandes ; • accéder aux archives qui présentent l’ensemble des demandes passées ; • assurer un suivi des demandes via son tableau de bord. L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure » DRH-MO

  7. ZOOM SUR L’ ATTRIBUTION DE RÔLES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION’ Attribuez les rôles Correspondant formation etResponsable administratif aux agents de votre structure. Vous pouvez désigner, dans l’application ‘Formation’ des Correspondants formation. Le Correspondant formation aura la même possibilité pour les agents que vous lui aurez rattachés, à l’exception des demandes d’inscription aux actions individuelles, pour lesquelles l’agent pourra choisir d’informer ou non son Correspondant formation. Rattachez une population au Correspondant Formation désigné L’attribution du rôle Correspondant Formation se réalise en deux étapes (selon le même principe que pour le Chef d’équipe) : Attribuer le rôle Correspondant formation à l’agent sélectionné ; Rattachez une population au Correspondant formation désigné. L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure » DRH-MO

  8. LES FONCTIONNALITES GENERALES DE L’APPLICATION ‘FORMATION’ Cliquez sur l’onglet « Resp. administratif Formation » Fermez la session Accédez aux autres onglets ouverts n’apparaissant pas à l’écran Paramétrez la couleur de la fenêtre Modifiez la taille de la fenêtre Réinitialisez le tri sur colonne Accédez au formulaire d’inscription Effectuez des tris sur colonne en cliquant sur leur titre Imprimez la fenêtre DRH-MO

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