Externalisation (sous-traitance) des opérations de recensement

1. Externalisation (sous-traitance) des opérations de recensement Division de statistique des Nations Unies Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

2. Vue d’ensemble de la présentation • Raisons pour externaliser • Déterminer si et quoi externaliser • La procédure d’appel d’offres • Types d’externalisation • Points à considérer en cas d’externalisation • Conclusions Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

3. Pourquoi externaliser? • Manque de ressources, d’expertise technologique ou d’équipement dans l’ONS • Pour améliorer la rapidité de production et la précision des données • Afin que l’ONS puisse se concentrer sur ses tâches principales • Parce que le travail à sous-traiter est complexe • L’ONS en profite pour accéder à une expertise externe et acquérir de la compétence Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

4. Déterminer si et quoi externaliser La décision d’externaliser ou non devrait être basée sur: • Définir les besoins tehniques de l’ONS en termes de résultat attendu • Spécifier les exigences pour les livrables en termes de délai, d’assurance qualité, de précision, de confidentialité, etc • Un état des lieux du marché vis-à-vis des besoins de l’ONS pour déterminer s’il est envisageable d’externaliser Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

5. Définir les besoins techniques • L’ONS doit définir clairement les produits ou résultats désirés pour lesquels l’externalisation peut être nécessaire • Le document doit comprendre • Les objectifs du projet • Les produits ou résultats à réaliser • Le calendrier Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

6. Spécifications des livrables • Le contractant et l’ONS doivent avoir une compréhension partagée des spécifications du marché, y compris les objectifs, les résultats attendus et les priorités • Des spécifications claires, incluant les standards à satisfaire, sont des éléments clés pour s’assurer que vous obtenez ce que vous voulez et que chacun comprend ce qui est attendu • Les spécifications doivent décrire en détail les tâches qui sont de la responsabilité de l’ONS et celles qui sont de celle du contractant • Les spécifications doivent inclure des jalons détaillés avec les livrables correspondant • Les spécifications pour les livrables doivent aussi préciser les exigences en termes de délai, de confidentialité et sécurité, d’assurance qualité Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

7. Etat des lieux du marché • Il est important que l’ONS ait une compréhension claire du marché avant de se lancer dans l’externalisation • Important pour: • Evaluer les possibilités technologiques pour le travail à réaliser • Evaluer les offreurs potentiels pour le projet • Estimer les coûts d’externalisation • Evaluer si l’ONS a les moyens d’externaliser • Aider à préparer l’appel d’offre Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

8. La procédure d’appel d’offres Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 • La procédure prend du temps • Le choix du contractant doit être basé sur un processus transparent de compétition • La procédure peut différer d’un pays à l’autre, mais généralement il y a besoin: • De règles pour l’appel d’offres (procédure, délais, seuils…) • De documents pour décrire la prestation • L’ONS peut collaborer utilement avec d’autres administrations pour bénéficier de leur expérience

9. Le choix du contractant Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008 Il est conseillé de choisir une entreprise ayant des références solides, de préférence pour le même type de prestation et dans la région Le contrat doit être attribué à ceux qui satisfont les spécifications requises et ne doit pas être basé uniquement sur des considérations de coûts mais aussi sur la qualité de la prestation, y compris la précision, les délais et la confidentialité Il est important de classer les critères sur lesquels les offres seront évaluées Une grille peut être établie afin de montrer les performances de chacun des candidats pour chaque critère Comme part du processus de choix, les candidats peuvent avoir à réaliser un test compétitif, par exemple demander aux candidats de saisir un lot de questionnaires afin d’évaluer leur performance

10. Exemple de calendrier d’appel d’offres - France Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

11. Types d’externalisation Il y a différents types de contrats et de sous-traitance avec des avantages et des inconvénients • Contrats types: • Externalisation complète (le sous-traitant réalise l’ensemble des travaux) • Externalisation mixte (différents aspets du projet sont confiés à des entreprises différentes) • Sous-traitance (le contractant sous-traite à une ou plusieurs entreprises des parties de la prestation à réaliser) • Le contrat mixte présente l’avantage de pouvoir choisir la meilleure entreprise pour chaque partie de la prestation, il présente quelques inconvénients en termes de management et de répartition des responsabilités en cas de problème • Plusieurs variantes existent, de l’externalisation totale à des combinaisons de réalisation en interne de certaines parties du projet et externalisation d’autres. Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

12. Administration du contrat • Il est important de disposer d’un document légal (contrat) décrivant les obligations et les responsabilités de l’ONS et du contractant • Le contrat doit: • Préciser la ligne hiérarchique de responsabilité au sein de l’ONS (responsabilité administrative, technique…) • Prévoir des pénalités pour rupture du contrat de part ou d’autre, et des pénalités en cas de retard • Toutefois, il est nécessaire de donner à l’ONS la possibilité de rompre le contrat ou de le différer (par exemple si le recensement est ajourné) et de prévoir les conditions d’indemnisation du contractant correspondantes • Donner la possibilité d’inclure des modifications techniques (par exemple pour tenir compte des enseignements du recensement pilote) Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

13. Points à considérer en cas d’externalisation Planification de l’opération Tests Différence d’objectifs Responsabilité inaliénable de l’ONS sur l’ensemble de l’opération de recensements, y compris les parties externalisées Confidentialité et sécurité Établir des standards d’assurance qualité pour la prestation Gestion du risque Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

14. Planification adéquate La planification de la prestation doit être incluse dans la planification globale du recensement La planification de la saisie des données et de l’impression des questionnaires doivent tenir compte l’une de l’autre Il peut être judicieux de choisir un contractant pour la saisie qui réalise aussi l’impression des questionnaires La planification de la formation des agents recenseurs doit prendre en compte la technique de saie choisie afin d’ssurer un remplissage correct des questionnaires Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

15. Tester le système • Le processus externalisé doit être testé et les défectuosités corrigées • Il est primordial de tester tous les aspects du processus • Prévoir une période de montée en charge du processus afin de régler finement le système jusqu’à ce que le résultat désiré soit atteint • Les questionnaires doivent être finalisés suffisamment à l’avance afin de tester le processus de saisie • Le recensement pilote est une opportunité de tester l’infrastructure d’exploitation des données • Les tests doivent être inclus dans les spécifications du contrat • Apprendre de l’expérience des autres Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

16. Objectifs différents Il y a structurellement une différence d’objectifs entre l’ONS et son contractant Le contractant est intéressé à maximiser son profit L’ONS est intéressé à minimiser le coût et les délais et maximiser la qualité Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

17. Confidentialité et sécurité • Confidentialité: non accès/divulgation d’informations confidentielles • Sécurité: assurer la protection des données contre la perte, l’accès non autorisé et l’utilisation abusive • Que les opérations de recensement soient externalisées ou non, la confidentialité et la sécurité restent un problème de première importance de la responsabilité de l’ONS • L’ONS doit s’assurer que les sous-traitants ont mis en oeuvre des règles strictes afin de prévenir tout accès non autorisé à l’information • Le personnel du/des contractants doit être soumis aux mêmes règles de confidentialité que le personnel de l’ONS et doit signer un engagement de confidentialité • Le contrat doit inclure des pénalités en cas de rupture de confidentialité, ou de perte de données Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

18. Assurance qualité • L’ONS est responsable du management de la qualité des résultats du recensement • L’ONS doit s’assurer que le contractant saisit les données avec précision, dans les temps requis et de manière efficace au regard du coût • Etablir des critères d’assurance qualité, par exemple taux de reconnaissance, taux de faux-positifs… • Le suivi de la qualité est souvent difficile si l’ONS et le contractant n’ont pas les mêmes critères ni les mêmes procédures de mesure • L”ONS n’a parfois pas assez d’expérience et d’expertise pour établir les critères de mesure de la qualité, particulièrement s’agissant de technologies nouvelles Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

19. Suivi de la prestation • La capacité de l’ONS à manager et à contrôler la prestation externalisée est critique pour le succès de l’opération • Le suivi régulier est indispensable pour assurer une vérification de l’avancement au regard des jalons du projet • Le suivi est particulièrement critique quand la prestation est réalisée hors des locaux de l’ONS • Un système de suivi doit être inclus dans le contrat • Le suivi doit comprendre aussi des réunions régulières • Il est indispensable d’établir une relation claire et ouverte avec le contractant pour un suivi transparent Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

20. Gestion des risques • L’externalisation ne transfert pas les risques de l’ONS vers le contractant • L’externalisation peut apporter de nouveaux risques • l’ONS est responsible de tous les problèmes et assume tous les risques • L’ONS doit développer une stratégie de gestion des risques pour la prestation externalisée Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

21. Conclusions • La décision d’externaliser dépend de l’évaluation de la situation • Besoin de spécifications claires du contrat • Importance de tester le système • Rôle de l’ONS dans le management et le suivi de la prestation • Beaucoup à apprendre de l’expérience des autres Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008

22. Merci Atelier régional des Nations Unies sur le traitement des données de recensement: les technologies modernes pour la saisie et la correction des données - Bamako, Mali, 3-7 novembre 2008