หน่วยการเรียนรู้ที่ 5

1. หน่วยการเรียนรู้ที่ 5 การบันทึกบัญชีที่ไม่สมบูรณ์

2. สาระการเรียนรู้ • ความหมายของระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • สมุดบัญชีในระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • ข้อพกพร่องของระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • การจัดทำงบการเงินตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • การคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • การเปลี่ยนระบบบัญชีจากระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์เป็นระบบบัญชีคู่

3. ความหมายของระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์เรียกอีกอย่างว่า ระบบบัญชีเดี่ยว (Single Entry System) เป็นวิธีการบันทึกรายการทางบัญชีที่ไม่ครบถ้วน บางรายการบันทึกเฉพาะด้านเดบิตหรือเครดิตเพียงด้านเดียว ไม่มีการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททำให้ไม่สามารถพิสูจน์ความถูกต้องของรายการบัญชี และไม่สามารถจัดทำงบการเงินได้อย่างน่าเชื่อถือการบันทึกบัญชีตามระบบนี้ส่วนมากเป็นการบันทึกบัญชีของกิจการขนาดเล็กที่ไม่อยู่ในข่ายต้องจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ผู้บันทึกรายการขาดความรู้ทางการบัญชี

4. สมุดบัญชีในระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์สมุดบัญชีในระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ 1. สมุดเงินสด (Cash book) 2. สมุดบัญชีแยกประเภท(General Ledger) ได้แก่ • บัญชีลูกหนี้(Account receivable) • บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) • บัญชีทุน (Capital account) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว (Drawing account) • บัญชีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน(Non-current asset) 3. สมุดรายวันทั่วไป(General journal) ใช้บันทึกรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับเงินสด

5. ข้อบกพร่องของการจัดทำบัญชีตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ข้อบกพร่องของการจัดทำบัญชีตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • ไม่สามารถพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชีโดยการจัดทำงบทดลองได้ • บัญชีสินทรัพย์และหนี้สินของกิจการอาจแสดงยอดไม่ถูกต้อง • การบันทึกรายการเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายไม่ครบถ้วน • ขาดการควบคุมภายในที่ดี

6. การจัดทำงบการเงินตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์การจัดทำงบการเงินตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ • งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of financial position) • งบกำไรขาดทุน ( Profit and loss statement)

7. งบแสดงฐานะการเงิน(Statement of financial position) เป็นงบที่แสดงจำนวนสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งมีจำนวนเท่าใด การบันทึกรายการอาจไม่ครบถ้วน การจัดทำงบการเงินได้ข้อมูลจากการรวบรวมเอกสารหลักฐานเท่าที่ปรากฏและสอบถามข้อมูลจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง

8. งบกำไรขาดทุน(Profit and loss statement) การคำนวณกำไรขาดทุนของกิจการทำได้ 2 วิธี • การคำนวณกำไรขาดทุนโดยเปรียบเทียบทุน • การคำนวณกำไรขาดทุนโดยวิเคราะห์รายละเอียดประกอบงบกำไรขาดทุน

9. การคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์การคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ สำหรับกิจการมีการบันทึกบัญชีมากพอที่จะรวบรวมข้อมูลจัดทำงบกำไรขาดทุน รายการที่ต้องคำนวณได้แก่ • การคำนวณยอดขายสินค้า • การคำนวณยอดซื้อสินค้า • การคำนวณรายได้ต่าง ๆ • การคำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ

10. การคำนวณยอดขายสินค้า ขายสินค้าสด XX บวก ขายสินค้าเชื่อ ลูกหนี้สิ้นงวด XX ตั๋วเงินรับสิ้นงวด XX รับชำระหนี้จากลูกหนี้XX เก็บเงินตามตั๋วเงินรับ XX รับคืนสินค้า XX ส่วนลดจ่าย XX หนี้สูญXX XX หัก ลูกหนี้ต้นงวด XX ตั๋วเงินรับต้นงวด XXXX ขายสินค้าเชื่อ XX ขายสินค้าทั้งสิ้นXX

11. การคำนวณยอดซื้อสินค้าการคำนวณยอดซื้อสินค้า ซื้อสินค้าสด XX บวก ซื้อสินค้าเชื่อ เจ้าหนี้สิ้นงวด XX ตั๋วเงินสิ้นงวด XX จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้ XX จ่ายเงินตามตั๋วเงินจ่าย XX ส่งคืนสินค้า XX ส่วนลดรับXX XX หัก เจ้าหนี้ต้นงวด XX ตั๋วเงินต้นงวด XXXX ซื้อสินค้าเชื่อ XX ซื้อสินค้าทั้งสิ้น XX

12. การคำนวณรายได้ รับเงินรายได้ระหว่างงวด XX บวกรายได้ค้างรับสิ้นงวด XX รายได้รับล่วงหน้าต้นงวด XX XX หัก รายได้ค้างรับต้นงวด XX รายได้รับล่วงหน้าสิ้นงวดXXXXXX รายได้ประจำงวด XX

13. การคำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ต้องคำนวณมีดังนี้ • ค่าใช้จ่ายประจำงวด (Expense) • ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์(Depreciation) • หนี้สงสัยจะสูญ(Doubtful accounts) • วัสดุสำนักงานใช้ไป

14. การคำนวณค่าใช้จ่าย ประจำงวด ค่าใช้จ่ายระหว่างงวด XX บวก ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายสิ้นงวด XX ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าต้นงวด XX XX หักค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต้นงวด XX ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสิ้นงวดXXXXXX ค่าใช้จ่ายประจำงวด XX

15. ค่าเสื่อมราคาประจำงวด (Depreciation) การคำนวณค่าเสื่อมราคาตามวิธีเส้นตรง (Straight - Linemethod) สูตรการคำนวณเป็นดังนี้ ค่าเสื่อมราคา = หากไม่ทราบอายุการใช้งานและราคาทุนของสินทรัพย์ การคำนวณค่าเสื่อมราคาให้คำนวณดังนี้ สินทรัพย์ต้นงวด(สุทธิ) XX บวก ซื้อสินทรัพย์ระหว่างงวด XX XX หัก สินทรัพย์สิ้นงวด(สุทธิ) XX ค่าเสื่อมราคาประจำงวด XX

16. การคำนวณหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful accounts) ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสิ้นงวด XX บวก ลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญระหว่างงวดXX XX หัก ค่าเผื่อนี้สงสัยจะสูญต้นงวด XX หนี้สงสัยจะสูญ XX

17. การคำนวณวัสดุสำนักงานใช้ไปการคำนวณวัสดุสำนักงานใช้ไป การคำนวณวัสดุใช้ไปเป็นดังนี้ วัสดุสำนักงานต้นงวด XX บวก ซื้อวัสดุสำนักงานระหว่างงวด XX XX หักวัสดุสำนักงานสิ้นงวด XX วัสดุสำนักงานใช้ไปXX

18. การเปลี่ยนระบบบัญชีจากระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์เป็นระบบบัญชีคู่การเปลี่ยนระบบบัญชีจากระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์เป็นระบบบัญชีคู่ • กำหนดวันเริ่มต้นใช้ระบบบัญชีคู่ควรเป็นวันเริ่มต้นงวดบัญชีใหม่ • รวบรวมข้อมูลสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ จัดทำงบแสดงฐานะการเงิน ณ วันเริ่มต้นใช้ระบบบัญชีคู่ • กำหนดชื่อบัญชีและผังบัญชีของกิจการให้สมบูรณ์โดยจำแนกบัญชี 5 ประเภท ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย • บันทึกยอดคงเหลือจากงบแสดงฐานะการเงิน ในสมุดรายวันทั่วไปถือเป็นรายการเปิดบัญชี และผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป • เมื่อมีรายการค้าต่าง ๆ เกิดขึ้น ให้บันทึกรายการที่เกิดขึ้นในสมุดรายการขั้นต้นและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทตามระบบบัญชีคู่

19. สรุป การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีที่ไม่สมบูรณ์หรือ ระบบบัญชีเดี่ยว (Single entry system) เป็นระบบการบันทึกบัญชีที่ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกรายการโดยจัดทำงบทดลอง กำไรขาดทุนจากการดำเนินงานทำได้โดยการเปรียบเทียบทุนต้นงวดและทุนสิ้นงวด กรณีที่กิจการ มีการบันทึกบัญชีไว้มากพอให้วิเคราะห์รายได้ ค่าใช้จ่ายจัดทำงบกำไรขาดทุน การเปลี่ยนระบบบัญชีเป็นระบบบัญชีคู่ทำได้โดยกำหนดวันเริ่มต้นเปลี่ยนระบบบัญชี รวบรวมข้อมูลสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน นำข้อมูลจากงบแสดงฐานะการเงิน ไปบันทึกรายการในสมุดบันทึกรายการขั้นต้นและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ถือเป็นการบันทึกตามระบบบัญชีคู่