1 / 25

Digitaal Vergaderen

Digitaal Vergaderen. Infodag 13 maart 2014. Agenda. Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem Voordelen samenwerking Opvolging / Verdere stappen Vragen. Werkgroep. VCS Luchthaven : Machelen Steenokkerzeel Zaventem

livi
Download Presentation

Digitaal Vergaderen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014

  2. Agenda • Werkgroep • Rol van projectleider VERA • Verloop procedure • eNotulenSchaubroeck • Demo • Implementatie Zaventem • Voordelen samenwerking • Opvolging / Verdere stappen • Vragen

  3. Werkgroep • VCS Luchthaven : • Machelen • Steenokkerzeel • Zaventem • Zemst • + Aarschot • +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo • Samenstelling : • Secretarissen • Secretariaatsmedewerkers • IT verantwoordelijken • Mandatarissen

  4. Rol van projectleider VERA • Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten • Schrijven van het bestek • Opmaken van de functionaliteiten Excel • Beantwoorden vragen kandidaten • Faciliteren onderhandelingen • Administratieve afhandeling • Verdere opvolging na gunning

  5. Verloop procedure • Startvergadering • Demodag • Kandidaten • Bestek & Functionaliteitenlijst • Gunningscriteria • Ontvangst offertes • Onderhandelingen • Extra Demo Dag

  6. 17/12/2014 : Startvergadering • Geen minimalistische invulling • Volwaardig digitaal vergaderen • Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit • Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,…) • Op voorhand verkenning van de markt

  7. 07/02/2013 : Demodag • Demo diverse toepassingen in Machelen • Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom • Leveranciers : • CEVI/Logins • Remmicom • End2End Solutions • Schaubroeck • CIPAL -> Green Valley • Anaxis

  8. 26/06/2013 : Kandidaten • Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking • VERA als opdrachtencentrale • Nadruk op software die gekoppeld kan worden met andere toepassingen • 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT

  9. 04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst • Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten • Master excel met punten op elk onderdeel (intern gebruik) • Screen recording demo’s (7 scenario’s) • Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen • Installatie bij het bestuur / hosted of cloud • Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende kandidaten

  10. Gunningscriteria • Prijs (35 punten) • Kwaliteit (65 punten) • Functionaliteiten (30) • Flexibiliteit (10) • Gebruiksvriendelijkheid (10) • Ondersteuning (10) • Kwaliteit van de initiële offerte (5)

  11. 21/08/2013 : Ontvangst offertes (1) • 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT • Verdeeld over leden werkgroep : • Elke offerte door minstens 2 personen geëvalueerd • Elke persoon minstens 2 offertes • Niet de offerte van huisleverancier • Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken

  12. 21/08/2013 : Ontvangst offertes (2) • Projectleider VERA : • leest alle offertes • focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…) • functionaliteiten samenvoegen in master Excel • TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5 jaar)

  13. 25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen • 3 afvallers : • XenIT : Offerte onregelmatig • Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem, daardoor hoge prijs • Andere leveranciers : • Overlopen functionaliteiten • Verduidelijkingen en ontbrekende informatie • BAFO • Discussies koppelingen met andere toepassingen

  14. 08/11/2013 : Extra Demo dag • Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk • Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen • Toepassing gebruikt door hele organisatie : gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk • Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe • Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor

  15. Gunning

  16. Opmerking : Hosted / Cloud • In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model • Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers • Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte oplossing • Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs • Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO • Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.

  17. eNotulenSchaubroeck (1) • Functionaliteiten : verliest punten door : • Ontbreken adviezen (gepland) • Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland) • Doorzoeken van bijlagen (gepland) • Ontbreken van visums (gepland) • Koppelingen en integratie met toepassingen van derden • Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar

  18. eNotulenSchaubroeck (2) • Gebruiksvriendelijkheid : • Het hoogst gequoteerd • De logica en werking v/d toepassing duidelijkst • Prijs : • Op 1 na goedkoopste oplossing • Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur

  19. Demo

  20. Implementatie Zaventem Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem

  21. Praktische informatie • Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck • Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen • Contact : Koen Schepers 0477-13 00 44 ksc@schaubroeck.be

  22. Voordelen samenwerking Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst • Tijdsinvestering • Kennisdeling • Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over een groot dossier • Ervaringen m.b.t. implementatieuitwisselen

  23. Opvolging / Verdere stappen • Waken over de gemaakte afspraken / offerte • Koppelingen : • Bemiddeling tussen de leveranciers • Forfaitaire prijs onderhandelen • Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen • 2 dagen voorzien • Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be : • Delen ervaringen / issues • Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract

  24. Vragen

  25. Meer info • Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be • Projectleider VERA : Hans Hubin 016-30 85 21 hans.hubin@vera.be

More Related