Modelli organizzativi di un sistema di Authority Control

1. Modelli organizzativi diun sistema di Authority Control Paul Gabriele Weston “Il controllo di autorità in SBN” 22 novembre 2002

2. Considerazioni preliminari • Il sistema bibliotecario italiano: • dispersione sul territorio • assenza di una struttura centrale predominante (BN, BL, LC) • integrazione dei ruoli tra BNI e SBN ai fini del controllo bibliografico corrente • ruolo propedeutico di SBN ai fini di: • formazione degli operatori • attenzione agli standard

3. Fattori critici • Sottovalutazione delle questioni gerarchiche nella gestione delle notizie • Inadeguati sistemi di controllo della qualità dei dati • Mancanza di un sistema strutturato di circolazione delle informazioni tra gli operatori • Difficoltà nel definire uno standard per la formazione

4. Authority control: il contesto • La crescita dei cataloghi elettronici • I cataloghi collettivi (reali e virtuali) • Il catalogo elettronico: da dispositivo di localizzazione a repertorio bibliografico • Nuovi utenti: i lettori • Il controllo delle risorse elettroniche • Dispositivo per l’interoperabilità

5. La scelta del modello • Modello centralizzato: • anacronistico nel contesto generale • non applicabile nel contesto italiano • Modello distribuito: • forte struttura organizzativa • dispositivi di controllo • strumenti per la circolazione della documentazione e delle informazioni

6. Elementi di riflessione • Adesione agli standard internazionali • Attenzione alle caratteristiche del catalogo elettronico • Ripensamento delle normative catalografiche • Funzioni differenziate back-front office • Predisposizione ai nuovi modelli (FRBR, metadati) • Valorizzazione dell’interoperabilità • Apertura agli scambi esterni

7. Procedure di scambio • In ambito SBN • All’esterno: • prodotto commerciale (distributori) • altre reti bibliotecarie italiane non SBN • reti bibliotecarie non italiane • sistemi non bibliotecari italiani (archivistici, ICCD) • progetti di collaborazione internazionale (VIAF, LEAF, NACO)

8. Il dispositivo di ricerca (1) • Modello classico: • Dante Alighieri • labelled display • MARC display • Mining and Mineral Research Program (U.S.) • labelled display • MARC display

9. Il dispositivo di ricerca (2) • Modelli non convenzionali: • Australian Literature Gateway • agent record • work record • Literature Online • author record • biography record

10. Implementazione di nuovi modelli • Funzione aggregante del record autore-titolo • Dante Alighieri. Divina Commedia • labelled record • name/title authority headings • Applicazione del modello FRBR • Ondaatje, Michael. The English patient

11. Notizie di autorità: nomi • persone fisiche • enti collettivi • enti temporanei (congressi, etc.) • autorità politico-territoriali • entità geografiche • solo come agenti o anche come soggetti?

12. Notizie di autorità: titoli • uniformi • autonomi • in combinazione con nome di agente • serie • redazionali • in combinazione con nome di agente • applicazione di FRBR?

13. Questioni organizzative • L’architettura del sistema • Le procedure • La gestione del controllo • Le strutture di supporto • Le priorità • L’analisi dei costi

14. L’architettura del sistema • Struttura centrale di coordinamento • Strutture specialistiche • Strutture periferiche

15. Struttura centrale di coordinamento • Gestisce gli standard • Definisce lo standard della formazione • Forma gli esperti delle strutture specialistiche • Provvede alle strutture di supporto • Individua le priorità • Coordina attività collegiali

16. Strutture specialistiche • Individuate per competenza: • territoriale • disciplinare • professionale • Permanenti o a termine • Non soltanto istituzioni bibliotecarie (archivi, musei, centri di documentazione, etc.) • Necessitano di specifica formazione da parte della struttura di coordinamento

17. Strutture specialistiche: compiti • Definiscono gli standard specialistici • Gestiscono le notizie di propria competenza • Effettuano la formazione • Garantiscono la disponibilità di repertori • Provvedono all’aggiornamento della documentazione a supporto • Partecipano ad attività collegiali

18. Strutture periferiche • Necessitano di formazione e di abilitazione da parte di una struttura specialistica • Creano (Aggiornano) o richiedono la creazione (aggiornamento) di notizie secondo procedure predeterminate • Effettuano i controlli sui repertori disponibili documentando la ricerca effettuata • Utilizzano le strutture di supporto che integrano ove opportuno

19. La formazione (1) • Diversificata tra • strutture specialistiche • strutture periferiche • Oggetto • normative catalografiche • formato elettronico • uso dei repertori • procedure di gestione dell’archivio dati • compilazione di richieste

20. La formazione (2) • Individuazione di uno standard qualitativo degli operatori • Verifica post-formazione • Abilitazione al lavoro sull’archivio di autorità • Iniziative di formazione permanente (anche a distanza) • Esempio NACO

21. Le procedure • Creazione di notizie • caricamento dei dati esistenti • creazione di nuove notizie • importazione di nuove notizie • Manutenzione dell’archivio • aggiornamento delle notizie • deduplicazioni • cambiamenti globali • cancellazione delle notizie

22. Status della notizia • non autorità • preliminare • provvisoria • convalidata • aggiornata • implementata • sotto esame • cancellata

23. Creazione della notizia (1) • Dati esistenti • ricostruzione del contesto bibliografico • assegnazione di status preliminare • individuazione di: • duplicazioni • incongruenze • notizie cieche

24. Creazione della notizia (2) • Notizie nuove • richiesta • controlli: • manuali • automatici (esempio NACO) • creazione • validazione: • campi • controlli effettuati

25. Creazione della notizia (3) • Definizione dello standard • campi: • esistenza • struttura • criteri di redazione delle note: • forma del testo • citazioni bibliografiche • indicazioni delle fonti: • reperite • non reperite (esempio LC)

26. Importazione della notizia • Individuazione di: • opportunità • fonti • Determinazione dello standard • Adeguamento di: • contenuto • struttura • Trattamento dei dati nativi • Assegnazione di status adeguato

27. Aggiornamento della notizia (1) • Aggiunta di: • forma accettata parallela (norme catalografiche, lingua, alfabeto) • forme varianti • forme correlate (in senso cronologico, gerarchico, etc.) • informazioni di contesto bibliografico • informazioni di contesto biografico

28. Aggiornamento della notizia (2) • Procedure gestionali: • harvesting (raccolta automatica notizie in attesa di elaborazione) • deduplicazioni e fusioni • riscrittura • cambiamenti globali • aggiornamenti di status della notizia • cancellazione della notizia

29. Strutture di supporto (1) • Documentazione in linea: • workflow (esempio Cornell University) • VRD (esempio Authority Control at Yale) • FAQ (esempio NACO) • individuazione delle responsabilità (esempio Types of NACO Membership)

30. Strutture di supporto (2) • Rendiconti: • statistici: • per procedura • per tipologia • per localizzazioni • eccezioni: • possibili duplicazioni • incongruenze • voci cieche • ricerche effettuate (feedback dell’utenza)

31. Pianificazione delle priorità (1) • Progetto pilota • standard di qualità • procedure • sistemi di controllo • rendicontazione • formazione • documentazione • costi • tempi

32. Pianificazione delle priorità (2) • per tipologia di entità • enti collettivi • nomi classici, letteratura, etc. • nomi non italiani • titoli uniformi • titoli di serie • titoli redazionali • per entità di occorrenze • catalografiche • di forme varianti • per ambiti disciplinari • per tipologie di istituzioni culturali

33. Progetti speciali • Individuazione del coordinatore • Responsabile per: • formazione • documentazione • assistenza • Condivisione dei costi • Immissione nuovi partner

34. NACO Funnel Projects • Elenco dei progetti • Art NACO • descrizione • formazione • statistiche