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Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas. PROCEDIMIENTO Nº 62 “ADQUISICIONES BOLSAS DE PRODUCTOS”. Ministerio de Defensa Nacional Dirección de Finanzas. AGENDA. 1. OBJETIVO. 2. MARCO LEGAL. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS.

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  1. Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

  2. PROCEDIMIENTO Nº 62 “ADQUISICIONES BOLSAS DE PRODUCTOS”

  3. Ministerio de Defensa Nacional Dirección de Finanzas AGENDA 1. OBJETIVO. 2. MARCO LEGAL. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS. 4. ASPECTOS A TENER EN CUENTA.

  4. 1. OBJETIVO ILUSTRAR AL PERSONAL DE LAS AREAS FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y POLICIA NACIONAL SOBRE EL PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE REALIZAR EN EL SISTEMA SIIF NACION PARA EFECTUAR ADQUISICIONES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS.

  5. 2. MARCO LEGAL • Ley 598 de 18 Julio/2000 “Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios. • Ley 1150 del 16-Jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. • Decreto 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios.

  6. MARCO LEGAL • Decreto 3512 del 05 Dic/03 “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones”. • Decreto 2789 del 31-Ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. • Decreto 4318 del 30 de Nov/06 “ Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”.

  7. 2. MARCO LEGAL • Decreto 2474 del 7-Jul/08 “Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones”. • Resolución 005 de 2008 “Por la cual la Junta Directiva de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la Bolsa Nacional Agropecuaria S.A, imparte instrucciones para la constitución de garantías por parte de las entidades públicas en el Mercado de Compras Públicas MCP de la BNA”. • Circular Única de Rueda y Mercado de Compras Públicas de 2010

  8. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 29 Régimen Aplicable “…el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de éstas. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones”.

  9. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 32 Disponibilidad Presupuestal “…las entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsaen donde se vaya a realizar la negociación…”.

  10. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 33 Inscripción en el SICE y Registro de Precios en el RUPR. “Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar como tales por cuenta de entidades estatales, deberán registrarse previamente en el SICE, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003. Así mismo, deberán registrar en el RUPR el valor estimado de la comisión que cobrarán por sus servicios…”.

  11. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 38. Garantía de cumplimiento por parte de la entidad estatal. “…deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada. Dichas garantías podrán constituirse mediante póliza de seguros, depósitos en efectivo, fiducia en garantía y/o títulos valores de alta liquidez endosados en propiedad al organismo de compensación de la bolsa de que se trate. En todo caso, durante la vigencia de las operaciones, el organismo de compensación podrá exigir garantías adicionales con el fin de mantener la idoneidad de la misma, de conformidad con las reglas que regulan las bolsas de productos.

  12. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Decreto 2474/08 SUBSECCIÓN II Bolsas de Productos Artículo 38. Garantía de cumplimiento por parte de la entidad estatal. Parágrafo 1. Al momento de pago, las garantías líquidas con sus rendimientos, podrán aplicarse al mismo. En todo caso los rendimientos, si los hubiere, pertenecerán a la entidad estatal. Parágrafo 2. El certificado de disponibilidad presupuestal aportado por la entidad para respaldar la operación no se considerará como garantía.”

  13. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Apropiación y/o Vigencia Futura • Para adelantar el proceso se debe contar previamente con el correspondiente respaldo presupuestal, el cual puede ser con presupuesto de la vigencia y/o autorización de vigencias futuras. • Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que cuando un proceso que se adelante a través de la Bolsa de Productos y sea financiado tanto con presupuesto de la vigencia actual como convigencias futuras sólo en este caso no se adelantará el mismo con códigos CUBS.

  14. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Estudios Previos • El precio máximo de la comisión que la Unidad Ejecutora pagará al Comisionista. • El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir. • Si las Unidades Ejecutoras para el proceso de adquisición van a utilizar diferentes conceptos del gasto, en el estudio previo deberán discriminar lo que se va adquirir por cada uno de ellos.

  15. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS “Certificado de Disponibilidad Presupuestal” Expedición de un sólo CDP por Unidad Ejecutora. El CDP debe contener códigos CUBS (Siempre y cuando no se financie con vigencias futuras) En el campo “objeto” del CDP se debe registrar “Que los bienes a adquirir contemplan las gastos inherentes a la prestación principal, de conformidad con lo dispuesto en la Ley del Presupuesto General de la Nación de la vigencia y artículo 32 del Decreto 2474 de 2008, para adquirir a través de bolsas de productos”.

  16. Expedición CDP SIIF Nación

  17. Expedición CDP con CUBS

  18. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Carta de Intención Es el documento donde el Ordenador del Gasto manifiesta por escrito la intención de contratar a través de la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S.A la adquisición de bienes con características técnicas uniformes y de común utilización. En consecuencia, se solicita a la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S.A adelantar la selección del comisionista que represente al MDN y Policía en la negociación a realizarse en el Mercado de Compras Públicas de la BNA.

  19. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención Este documento debe contener, entre otros, los siguientes aspectos: Relación detallada de las cantidades mínimas por Unidad Ejecutora. El Presupuesto total para la adquisición (debe incluir el presupuesto para la adquisición, el valor de la comisión, registro operación en bolsa y asiento en cámara de riesgo central de contraparte e IVA). Relación del CDP por Unidad Ejecutora. Plazo del Contrato de Mandato. El valor máximo de la Comisión a pagar es de X% e Iva incluido, sobre el valor final de la negociación.

  20. Forma de pago. • 6.1 “Se girará a la CRCBNA un anticipo del XX% dentro de los 15 días hábiles siguientes a la realización de la operación en bolsa y previa entrega de la totalidad de los Comprobantes de Operación de Mercado Abierto (papeletas) por parte del Comisionista Comprador al MDN. • Estos recursos serán destinados por la CRCBNA para: • Un depósito en calidad de garantía exigida al MDN el cual será la garantía que para el día de la negociación determine la CRCBNA y que posteriormente, esta última instancia imputará al pago del saldo de la negociación una vez se haya efectuado la entrega de los elementos a satisfacción. • El saldo será destinado como anticipo para el pago de los productos negociados” (proveedores) 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención

  21. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención 6. Forma de pago. 6.2 El saldo para el (o los) Proveedor(es) se girará a través de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA-S.A. dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la entrega de la totalidad de los elementos en cada Unidad Ejecutora y en los sitios de entrega determinados, previa la suscripción del acta de recibo a satisfacción, la cual será expedida por el Supervisor de cada Unidad Ejecutora.

  22. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención • Forma de pago. • 6.3 Con respecto al valor del Contrato de Mandato o Comisión el valor bien sea total o el saldo (aplica si se le estipuló anticipo) se girará a través de la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA-S.A. dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la suscripción del acta de recibo a satisfacción de los elementos objeto de la negociación suscrito por parte del Supervisor de cada Unidad Ejecutora conforme a lo estipulado en la ficha técnica de negociación, previa la presentación al Supervisor de cada Unidad Ejecutora por parte del Comisionista Comprador de la factura.

  23. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención • Información de los documentos que deben presentarse para el perfeccionamiento y legalización del contrato de mandato. • Información Comisionista, Proveedor (es), Bolsa Nacional Agropecuaria S.A y Cámara de Riesgo Central de Contraparte. • Sitios de entrega en cada uno de los almacenes. • Si el proceso se soporta con vigencias futuras se deberá indicar el número de la autorización de vigencias futuras, año y valor.

  24. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención 11. Plazo del Contrato de Mandato o Comisión y Forma de Pago de éste determinando lo que le corresponde asumir a cada Unidad Ejecutora. 12. Plazo de Entrega de bienes y/o servicios y forma de pago determinando lo que le corresponde asumir a cada Unidad Ejecutora. 13. Experiencia y Perfil del Comisionista. NOTA: Para la determinación de la forma de pago previamente la(s) Unidad(es) Ejecutora(s) debe(n) garantizar los cupos PAC, en los meses en los cuales se acuerde realizar la negociación.

  25. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención • 14. Inhabilidades e Incompatibilidades del Comisionista. • 15 Dentro de las Funciones del Comisionista debe suministrar lo siguiente: • La información que se le solicite por la Unidad Ejecutora para suscribir el Contrato de Mandato o de Comisión. • Suministrará los Comprobantes de Negociación Operación de Mercado Abierto (papeleta) por Unidad Ejecutora. • - Para la selección del Comisionista se debe tener en cuenta que el mismo se encuentre registrado en el SICE.

  26. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Continuación Carta de Intención • -El Comisionista que representa al Ministerio debe facturar por cada una de las Unidades Ejecutoras. • El Comisionista que representa a la Unidad Ejecutora debe analizar y conocer el mercado de los bienes a adquirir y presentar un sondeo de precios de mercado (Estudio de Mercado). • El Comisionista debe suministrar a la Unidad Ejecutora, la información del(o los) proveedor(es) que va(n) a entregar los bienes y/o servicios (no del Comisionista Vendedor). • Copia legible del documento de identidad. • *Fotocopia del NIT. • *Formulario debidamente diligenciado de “Datos Básicos Beneficiario Cuenta” (Ver Anexo No. 2 “Datos Básicos”). • *Original de la Certificación Bancaria. • Es procedente manifestar, que el(los) proveedor(es) deben solicitar a la entidad financiera la certificación bancaria con el número de identificación que aparece registrado en el RUT.

  27. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Ficha Técnica de Negociación Es otro documento que se considera dentro del proceso y contendrá, entre otra, la siguiente información: Nombre de la Entidad. Generalidades de la Adquisición. Presupuesto estimado. Tiempo de ejecución del contrato de mandato. Ficha Técnica del Producto. Plazo de entrega de los bienes. Obligaciones del proveedor. Requisitos del proveedor. Cantidad a comprar. Forma de pago al proveedor. Forma de Pago al comisionista.

  28. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS PUBLICIDAD DE LA BOLSA PARA LA SELECCIÓN DEL COMISIONISTA La Bolsa efectuará convocatoria pública a Comisionistas previamente inscritos y registrados, interesados para actuar como mandatario de la Unidad Ejecutora en el proceso de adquisición señalando el perfil y requisitos publicando a través de la página web de la Secretaría de la Bolsa el proceso de selección.

  29. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS RUEDA DE BOLSA PARA SELECCIÓN DEL COMISIONISTA De conformidad con el reglamento y procedimiento de la Bolsa el Comisionista seleccionado es aquél que oferta en rueda a través de una puja a la baja un porcentaje de comisión que se ajusta a través de la aplicación de los criterios estipulados por la Entidad Estatal que pueden ser la menor oferta, la media aritmética y/o geométrica y que por regla general es inferior al porcentaje calculado por la Unidad Ejecutora. El proceso de selección del Comisionista se debe realizar dentro de un término no superior a quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en que haya finalizado la etapa de manifestación de interés de conformidad con lo dispuesto en la Circular única de Rueda y Mercado de Compras Públicas.

  30. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Elección del Comisionista A través de un Boletín Informativo, la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA S.A efectúa un “ANUNCIO PUBLICO DE SELECCIÓN DE COMISIONISTA DE ENTIDADES ESTATALES MERCADO DE COMPRAS PUBLICAS”. Objetivo: seleccionar la Firma Comisionista que representará al Ministerio de Defensa Nacional y la Policía Nacional en sus compras de productos de Mercado de Compras Públicas.

  31. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Contrato de Mandato Es el contrato que se suscribe bajo lineamientos del Estatuto General de la Contratación Administrativa y el contrato modelo de comisión dispuesto por la Bolsa Nacional Agropecuaria S.A-BNA con la Firma Comisionista seleccionada en donde se establecen, entre otros aspectos, los siguientes: Objeto. Plazo del Contrato del Mandato y Forma de pago. Obligaciones del Comisionista y del Ministerio. Garantía de cumplimiento. Datos del Comisionista (Creación Beneficiario SIIF Nación).

  32. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Expedición del Registro de Bienes y Servicios y el Compromiso del Contrato de Mandato Como se suscribe un sólo Contrato de Mandato, el Gerente área Funcional y el Comité Estructurador Económico deben elaborar un acto administrativo mediante el cual se dé a conocer a cada Unidad Ejecutora la participación que le corresponde por la comisión, con el fin de expedir tanto el registro de bienes y servicios y el registro del compromiso (Registro Presupuestal).

  33. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Creación de los Beneficiarios Cuenta en SIIF Nación • Bolsa Nacional Agropecuaria S.A Nit 8600712509. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A Nit 8300450954.

  34. BENEFICIARIO

  35. BENEFICIARIO

  36. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Comisionista que representa al Ministerio de Defensa Nacional El día que el Comisionista va a rueda a adquirir los bienes, se realizará la puja con el fin de establecer las cantidades y precios finales, generándose el Comprobante de Operación de Mercado Abierto o “PAPELETA”.

  37. Comisionista Comprador

  38. Comisionista Vendedor

  39. PROVEEDOR

  40. BNA

  41. COMISIONISTA

  42. CAMARA DE RIESGO CENTRAL DE CONTRAPARTE

  43. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Tolerancia Negociación Considerando que el Reglamento de la Bolsa Nacional Agropecuaria S.A.-BNA contempla la posibilidad de que se adquieran más bienes de los negociados en la rueda de negociación manteniendo el precio y sin que se tenga que surtir una nueva rueda de negociación, es decir, que no se expedirá por parte de la Bolsa Nacional Agropecuaria S.A.-BNA otro Comprobante de Negociación Operación de Mercado Abierto (papeleta) en atención a que dicho reglamento dispone que en las operaciones para entrega futura se acepta una tolerancia hasta del 10% de la cantidad adquirida.

  44. 3.ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS INFORMACIÓN PARA UNIDADES EJECUTORAS • El Comisionista Comprador debe suministrar al Gerente área funcional del Contrato y al Comité Estructurador Económico, los Comprobantes de Negociación Operación de Mercado Abierto (papeletas) por Unidad Ejecutora debidamente refrendados y documento anexo donde se indique número de operación, el proveedor, cantidad y valor discriminando el IVA para cada uno de los bienes y servicios por cada Unidad Ejecutora, de tal forma que la sumatoria de dicho detalle sea igual al valor negociado por cada proveedor.

  45. 3.ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS INFORMACIÓN PARA UNIDADES EJECUTORAS • Los datos básicos del (o los) proveedor (es) con el fin de crearlo (s) en el sistema SIIF Nación. • Se debe realizar el ajuste al registro del compromiso (Registro Presupuestal) así como, al registro de bienes y servicios del COMISIONISTA al valor real de la negociación.

  46. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Expedición del Registro de Bienes y Servicios y del Compromiso Sistema SIIF Nación • Con la información suministrada por el Gerente área Funcional y el Comité Estructurador Económico yla Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación: • 1. Registros de Bienes y Servicios • Bolsa Nacional Agropecuaria. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A. • Proveedor (es). • 2. Compromiso (Registro Presupuestal) • Bolsa Nacional Agropecuaria. • Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A. • Proveedor (es).

  47. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Cumplimiento del Servicio y Obligación en el Sistema SIIF Nación Con la información suministrada por el Supervisor General Funcional y la Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación: Cumplimiento del Servicio y Obligaciones Bolsa Nacional Agropecuaria. 100% CODIGO CONCEPTO Beneficiario OAT 2600009020 DEDUCCION POR CESION DE PAGOS GASTOS GENERALES Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A 2600009021 DEDUCCION POR CESION DE PAGOS GASTOS DE INVERSION Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A 100% Nota: Si la Obligación es SSF no se debe efectuar una obligación valor líquido cero sino que se debe diligenciar la carpeta de Endoso referenciando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A.

  48. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS

  49. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Anticipo – Obligaciones “Proveedores” • Con la información suministrada por el Supervisor General Funcional y la Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación la obligación para el anticipo del cual la CRCBNA S.A tomará lo correspondiente a la garantía. • Obligaciones • Proveedor (es) XX% CODIGO CONCEPTO Beneficiario 2600009041 ANTICIPOS BOLSA DE PRODUCTOS GASTOS GENERALES CSF Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A 2600009042 ANTICIPOS BOLSA DE PRODUCTOS Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A INVERSION CSF Nota: Si la Obligación es SSF no se debe efectuar una obligación valor líquido cero sino que se debe diligenciar la carpeta de Endoso referenciando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A.

  50. 3. ADQUISICIONES A TRAVÉS DE BOLSAS DE PRODUCTOS Anticipo – Obligaciones “Comisionista” • Con la información suministrada por el Supervisor General Funcional y la Papeleta se elabora en el Sistema SIIF Nación la obligación para el contrato de mandato si se estipuló Anticipo por la Unidad Ejecutora. • Obligaciones • Comisionista Si se establece CODIGO CONCEPTO Beneficiario 2600009041 ANTICIPOS BOLSA DE PRODUCTOS GASTOS GENERALES CSF Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A 2600009042 ANTICIPOS BOLSA DE PRODUCTOS Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A INVERSION CSF Nota: Si la Obligación es SSF no se debe efectuar una obligación valor líquido cero sino que se debe diligenciar la carpeta de Endoso referenciando a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA S.A.

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