rachunkowość Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń i kosztów podróży służbowej

1. rachunkowośćRozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeńi kosztów podróży służbowej Robert Dyczkowski

2. Rozrachunki z pracownikami • Ściśle określone strony • Wartość akceptowana przez obie strony • Ściśle określony termin wymagalności • Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń • Inne rozrachunki z pracownikami (głównie delegacje) • Sposób inwentaryzacji – weryfikacja ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami

3. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń • Wynagrodzenie brutto (zasadnicze, premie, dodatki funkcyjne, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za urlop, wynagrodzenie za czas choroby, świadczenie urlopowe) • Potrącenia z tytułu: • składek pracownika do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne; • zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych; • Inne (dobrowolne składki na ubezpieczenie na życie, pożyczki mieszkaniowe, potrącenia komornicze, alimenty, nie rozliczone zaliczki, szkody wyrządzone przez pracownika) • Różnica stanowi wynagrodzenie netto, które z kolei może zostać powiekszone o zasiłek rodzinny, wychowawczy, pielęgnacyjny, itp. • To co zostaje na końcu to kwota do wypłaty pracownikowi

4. Rodzaje umów z pracownikami • Umowa o pracę • Kodeks pracy – bardzo zawiłe przepisy • Szkolenia BHP, badania lekarskie • Dokumentacja: listy obecności, ewidencja czasu pracy, kartoteki (akta) pracownicze, listy płac • Wynagrodzenie chorobowe • Dni wolne od pracy • Umowy cywilno-prawne • Samozatrudnienie • …

5. Wynagrodzenie chorobowe • Ustalane na podstawie średniego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy • Co do zasady stanowi 80% ww. kwoty (w niektórych przypadkach 100%) • Przysługuje za każdy dzień zwolnienia lekarskiego (nie tylko roboczy) • Do 33 dnia zwolnienia koszty pokrywa pracodawca • Od 34 dnia płatnikiem zasiłku chorobowego staje się ZUS

6. Rozrachunki z ZUS • Pracownicy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu przez pracodawcę w ZUS • Składki pracodawcy: • Ubezpieczenie emerytalne (~9.76%) • Ubezpieczenie rentowe (~4.50%) • Ubezpieczenie wypadkowe (~1.67% - może być inne) • Składki pracownika na ZUS: • Ubezpieczenie emerytalne (~9.76%) • Ubezpieczenie rentowe (~1.50%) • Ubezpieczenie chorobowe (~2.45%) • Ubezpieczenie zdrowotne – 9%, przy czym 7.75% podlega potrąceniu z zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, natomiast 1.25% jest potrącana z wynagrodzenia netto pracownika • Fundusz pracy (2.45% na zasiłki dla bezrobotnych, szkolenia, itd.) • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0.1% w razie gdy jakiś pracodawca nie będzie mógł wywiązać się ze swoich zobowiązań wobec pracowników)

7. Regulowanie rozrachunków z ZUS • Terminy płatności: do 5 / 10 / 15 dnia następnego miesiąca (w zależności od płatnika) • Trzy niezależne konta bankowe do regulowania poszczególnych składek: • Ubezpieczenia społecznego („na rachunek 51”) obejmuje składki pracodawcy na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz składki pracownika na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe • Ubezpieczenia zdrowotnego („na rachunek 52”) • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych („na rachunek 53”)

8. Umowy cywilno-prawne • Uregulowane w Kodeksie Cywilnym • Umowa zlecenie (określone czynności, nie efekt) • Umowa o dzieło (rozliczenie w oparciu o efekt) • Koszty uzyskania przychodu 20% lub 50% w przypadku przekazania autorskich praw majątkowych • W przypadku umowy zlecenie składki ZUS w zasadzie pokrywają się ze składkami z tytułu umowy o pracę • Uczniowie i studenci do lat 26 • Często stosowane jako dodatkowa umowa, z uwagi na możliwość optymalizacji składek ZUS (z wyłączeniem zdrowotnego) • W przypadku umowy o dzieło z założenia brak rozliczeń z ZUS • W przeciwieństwie do umowy o pracę urlopy, dni wolne od pracy itd. to kwestia raczej dogadania się • Przykład…

9. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych • Skala podatkowa • 18% i 32% • 32% od 85.528 PLN (w 2011 r.) • Kwota wolna od podatku: 3.091 PLN • Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy – zależą od miejsca pracy i liczby pracodawców ~ 1300 – 2500 PLN rocznie • Rozliczenie do 20 dnia następnego miesiąca

10. Sporządzanie listy płac • Przykład…

11. Ewidencja • Konto „230” Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń • Ścisła ewidencja analityczna (oddzielna dla każdego pracownika) • MA: • Wynagrodzenie w pełnej wysokości (brutto) • Zasiłki rodzinne, wychowawcze, opiekuńcze, pielęgnacyjne • Wartość otrzymanych bonów / talonów • Ryczałty za używanie własnych pojazdów / ekwiwalenty za zużycie własnych materiałów czy sprzętów • … • WN: • Składki ZUS (pracownicze) • Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych • Wypłaty pieniężne wynagrodzeń (netto + …) • Potrącenia na rzecz przedsiębiorstwa za niedobory i szkody • … • Przykład …

12. Inne rozrachunki z pracownikami • Wypłacone zaliczki do rozliczenia • Rozliczenie krajowych i zagranicznych podróży służbowych oraz zwrotu kosztów używania własnych pojazdów do celów służbowych (chodzi o jazdy zamiejscowe, zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu) • Dokonane przez pracowników wydatki • Udzielone pożyczki (np. mieszkaniowe) • …

13. Rozliczenia delegacji i pobranych zaliczek • Polecenie wyjazdu służbowego • Rozliczenie delegacji • Diety • Zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejskiej • Inne udokumentowane wydatki (faktury, rachunki) • Ustawowe stawki: • Dieta (za dobę) – 23 pln • Ryczałt za nocleg – 34.50 pln (150% diety) • Ryczałt za dojazdy – 4.60 pln (20% diety) • Szczegółowe uregulowania dotyczące wyliczenia liczby dni delegacji • Wyjątki – np. jeżeli pracownik jest delegowany do miejscowości w której zamieszkuje to dieta nie przysługuje

14. Ryczałt samochodowy • Wynika z użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych • Kwota zryczałtowana lub faktyczny przebieg (w przypadku jazd lokalnych tylko kwota zryczałtowana) • Limit kilometrowy zależy od wielkości miejscowości (w Warszawie 700 km/msc) • Podatek dochodowy od osób fizycznych • Przykładowe kwoty ryczałtu (dla max kilometrów): • W miejscowości ponad 500 tys. Mieszkańców (limit 700 km) • Do poj. 900 cm3 – 364.98 pln • Pow. poj. 900cm3 – 585.06 pln • Motocykl – 151.27 pln • W służbie leśnej (limit 1500 km) • Do poj. 900 cm3 – 782.10 pln • Pow. poj. 900cm3 – 1253.70 pln • Motocykl – 324.15 pln • W przypadku jeżeli koszty zwraca się na podstawie faktycznego przebiegu (tu dochodzą również delegacje), to przejazdy muszą być udokumentowane w książce przebiegu pojazdu. Stawki: • Do poj. 900 cm3 – 0.5214 pln / km • Pow. poj. 900cm3 – 0.8358 pln/km

15. Ewidencja • Konto „231” Inne rozrachunki z pracownikami • Ścisła ewidencja analityczna (oddzielna dla każdego pracownika) • WN: • Zobowiązania pracownika • Należności pracodawcy / jednostki • MA: • Należności pracownika • Zobowiązania pracodawcy / jednostki