Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública Grupo de Epidemiología Aplicada

1. Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública Grupo de Epidemiología Aplicada 2014

2. Sistema de Información de Apoyo a la Notificación e Investigación de Eventos en Salud Pública. • El aplicativo SIANIESP fue desarrollado e integrado a SIVIGILA dentro del marco del Proyecto piloto de viabilidad y factibilidad del uso de los RIPS como fuente de información para la vigilancia en salud pública, liderado por el Grupo de Epidemiología Aplicada – GEA del Instituto Nacional de Salud. • Objetivos: • Disponer a las UPGD de una herramienta que permita el uso de los RIPS como fuente de información para el apoyo en la notificación. • Realizar la consolidación de los RIPS en cada uno de los actores del sistema para la notificación de los mismos dentro del flujo semanal SIVIGILA.

3. RIPS - Registro Individual de Prestaciones en Salud Que son: Es el conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control, y como soporte de la venta de servicio (Definición Resolución 3374 de 2000 del MSPS) Quien los genera: Todas las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud – IPS, cuando prestan sus servicios a los usuarios del sistema. Como se reportan: En archivos de tipo texto, con la estructura definida en el anexo técnico de la Res. 3374/2000 del MSPS. Cuando se reportan: Finalizada la atención de los usuarios (actualmente con periodicidad mensual, para el proceso de vigilancia se requiere de un reporte semanal) Tipos de Archivo CT = Archivo de control AF = Archivo de las transacciones US = Archivo de usuarios AD = Archivo de descripción agrupada AC = Archivo de consulta AP = Archivo de procedimientos AH= Archivo de hospitalización AU= Archivo de urgencias AN= Archivo de recién nacidos AM= Archivo de medicamentos AT = Archivo de otros servicios

4. RIPS - Registro Individual de Prestaciones en Salud JUEGO DE RIPS Contenido del Archivo de control CT Vista del Archivo AP en bloc de notas. Vista del Archivo AP en Excel.

5. SIANIESPInicio, configuración, uso y notificación Pasos: • Iniciar el aplicativo desde SIVIGILA • Aplicar la configuración Inicial de SIANIESP • Importar / Consolidar juego(s) de RIPS • Búsqueda Activa Institucional - BAI • Configurar una BAI local • Morbilidad por IRA-EDA • Informe de eventos de interés • Primeras causas de morbilidad • Notificación

6. 1. Iniciar SIANIESP El acceso a SIANIESP se obtiene desde el escritorio de SIVIGILA 2014 haciendo clic en el botón etiquetado como SIANIESP

7. 2. Configuración Inicial SIANIESP Al Iniciar SIANIESP por primera vez se solicita al usuario configurar la UPGD que notifica… En este formulario debemos registrar el código de la UPGD que notifica, su Razón social y confirmar si deseamos Reinicializar las Bases de Datos (Dejarlas con Cero “0” registros) al generar una Notificación. Registro del Código: UPGD= Cód. de habilitación 12 caracteres Municipios = Cód. DANE 5 caracteres * Departamentos = Cód. DANE 2 caracteres * Aseguradoras = Cód Supersalud* *completar la longitud del campo con ceros Procesar solo eventos de interés en salud pública (EISP), le indica al sistema que no se procesara el 100% de los RIPS, solo los registros que correspondan a EISP. Una vez presionado el botón Terminar se presentará el escritorio o pantalla principal de SIANIESP.

8. Escritorio de SIANIESP

9. 3. Importar y Consolidar RIPS Mediante este proceso cargaremos los datos contenidos en los archivos planos RIPS, resultado de las atenciones en salud realizadas a determinados usuarios en un periodo determinado, accedemos al proceso presionando el botón etiquetado Importar RIPS que se encuentra en el escritorio de SIANIESP . Un juego de RIPS puede contener hasta 11 tipos de archivos.

10. 3. Importar y Consolidar RIPS Importante: No podrán ser consolidados los juegos de RIPS que no contengan el archivo de las transacciones AF. Para realizar la generación de la BAI, en la importación se debe contar con un mínimo de archivos que hará que SIANIESP realice una carga exitosa. Los archivos mínimos son: CT= Control AF= Transacciones US= Usuarios y cualquiera de los tres siguientes: AC= Consultas AU= Urgencias AH= Hospitalización Puede ser uno, dos o los tres.

11. 3. Importar y Consolidar RIPS Al iniciar el proceso… Cuando se encuentra activado el procesamiento de RIPS solo para los eventos de interés en salud pública se verá la ventana de carga con la siguiente etiqueta…

12. 3. Importar y Consolidar RIPS La carga de RIPS se puede realizar de dos formas, el usuario debe elegir cual es la mas apropiada, según sea su caso: Botón 1-Archivo CT Permite la carga de un (1) solo juego de archivos RIPS, al presionarlo el usuario debe ubicar la carpeta en donde se encuentre el juego de archivos y deberá seleccionar de ésta carpeta el archivo de Control CT luego presionará el botón Seleccionar para iniciar la importación y su consolidación.

13. 3. Importar y Consolidar RIPS Si en la carpeta especificada por el usuario, existe mas de un juego de RIPS, deberá repetir el procedimiento para seleccionar otro archivo CT correspondiente a un nuevo juego de RIPS a importar. Resumiendo: Si el usuario cuenta con mas de dos juegos a importar esta opción no es la recomendada.

14. 3. Importar y Consolidar RIPS Botón 1-Ruta / Carpeta En algunos escenarios se cuenta con una gran cantidad de juegos RIPS, donde la carga de éstos uno a uno se hace demasiado dispendiosa, por lo cual se recomienda realizar una carga automática con solo ubicar la carpeta principal que contiene los RIPS .

15. 3. Importar y Consolidar RIPS Al Presionar éste botón el sistema solicita al usuario que ubique y seleccione la ruta en donde tiene almacenado los RIPS, al iniciarse el proceso de lectura se cargaran todos los juegos contenidos en la carpeta, sin importar el nivel o subnivel donde se encuentren.

16. 3. Importar y Consolidar RIPS Finalizado el proceso de importación y consolidación de RIPS veremos el total de registros importados y el total de registros consolidados. En algunos casos el total de consolidados no es igual al total de importados y obedece a que algunos usuarios y/o atenciones ya consolidados previamente no se consolidan para no generar duplicidad en los registros.

17. 3. Importar y Consolidar RIPS Al finalizar la carga de RIPS se puede presentar un botón RIPS con errores informándonos que se registraron errores en el proceso de carga. Esos errores obedecen a un mal registro de los datos permitidos en las variables de cada uno de los archivos, al presionarlo veremos la descripción del error, en que archivo se detecto el error, la línea o registro que contiene el error, y la ruta donde se encuentra el archivo con error. Recuerde: SIANIESP NO ES UN VALIDADOR, y antes de proceder con la carga de RIPS, éstos deben pasar por una malla de validación previa.

18. 3. Importar y Consolidar RIPS Se debe tener en cuenta que la ruta o carpeta donde se encuentren los RIPS debe tener acceso de lectura y escritura por cuanto SIANIESP modifica el nombre de cada uno de los archivos antecediendo el texto SIANIESP_ al nombre original del archivo una vez consolidados los datos de los archivos. No se debe realizar una carga directa de RIPS desde una unidad CD o DVD ya que su acceso esta limitado solo a la lectura. RIPS Original RIPS Consolidados Tener un juego de RIPS bajo esta nomenclatura nos indica que los datos fueron consolidados en SIANIESP.

19. 4. Generación de la BAI Una vez cargados los RIPS en SIANIESP ingresamos a la ventana que nos generará la BAI, esta ventana la obtenemos presionando el botón etiquetado como Búsqueda Activa Institucional ubicado en el escritorio del sistema. Podremos seleccionar los solo eventos que deseemos procesar haciendo clic en Y seleccionamos el tipo de búsqueda…

20. 4. Generación de la BAI Selección de eventos a procesar Aquí el usuario puede seleccionar los eventos que se procesaran al ejecutar la BAI y presionamos Continuar.. Regresamos nuevamente a la BAI y seleccionamos el tipo de búsqueda deseada.

21. 4. Generación de la BAI Para iniciar la generación ingresamos el código de la UPGD y fechas de proceso… El código de la UPGD no es necesario digitarlo, salvo que se encuentren consolidados varias UPGD y deseemos generar BAI a una especifica. Podremos digitar en él solo el código del Departamento y/o Municipio de donde deseemos generar la BAI. Para generar la BAI presionamos finalmente Procesar.

22. 4. Generación de la BAI Obtenido el resultado de la BAI procedemos a imprimirlo o a enviarlo a un archivo ya sea formato XLS o TXT. Si la BAI generó un resultado mayor a 65.000 registros, al enviarlo a un archivo XLS, no se creará en este tipo de formato, el archivo se creará en formato de texto (TXT), este formato también puede ser abierto por MS Excel.

23. 5. Configuración de una BAI local Siempre que exista la necesidad de consultar pacientes con determinadas patologías, a través de la BAI Local podremos obtener los registros de esos pacientes, para su configuración debemos en primera medida definir el evento a Buscar. Desde el Menú Reportes, Búsqueda Activa Institucional, Crear un evento a la BAI... Digitamos el nombre del evento y presionamos Guardar. Presionamos el botón para crear un nuevo evento.

24. 5. Configuración de una BAI local Con el evento creado, procedemos a asignarle los diagnósticos diferenciales al nuevo evento. Desde el Menú Reportes, Búsqueda Activa Institucional, Configurar BAI, Diagnósticos a eventos... Digitamos el código del diagnóstico de la CIE 10 y el código del evento creado y para finalizar presionamos el botón Registrar. Podemos a asociar al evento todos diagnósticos diferenciales que deseemos, luego al presionar el botón que nos permite generar las Búsquedas Activas Institucionales y antes de seleccionar el tipo de búsqueda a realizar, debemos seleccionar los eventos a procesar…

25. 5. Configuración de una BAI local Selección de eventos a procesar… Para ejecutar la BAI Local debemos seleccionar Transmisibles, y activar la casilla Local que agregará el (los) eventos creados localmente… De esta forma veremos los registros de la BAI Local que hemos configurado.

26. 6. Morbilidad por IRA - EDA Los datos para el registro de la ficha de Morbilidad por IRA y EDA lo podemos obtener realizando la consulta a los RIPS consolidados del periodo especificado, presionando en el escritorio de SIANIESP el botón etiquetado como Morbilidad por IRA-EAD… Seleccionamos el tipo de ficha que procesara los datos Digitamos las fechas de proceso y presionamos procesar

27. 7. Eventos de interés SIANIESP incorpora a sus consultas, un informe de eventos de interés el cual nos arroja el numero de eventos registrados en RIPS y su concordancia con SIVIGILA, desde el escritorio SIANIESP accedemos presionando el botón etiquetado como Consolidado Eventos… Digitamos la vigencia y el periodo o un rango de fechas específico, seleccionamos el grupo de edad, el tipo de informe agrupado por persona o consultas e iniciamos el proceso presionando Generar.

28. 7. Eventos de interés Terminado el proceso veremos el resultado que podremos llevar a un archivo XLS con la información consolidada o en detalle… Concordancia Consolidado: Total RIPS Total SIVIGILA

29. 7. Eventos de interés En detalle: Concordancia En RIPS Si - No En SIVIGILA Semana - Clasificación

30. 8. Primeras causas de Morbilidad Como apoyo a la UPGD para la generación de informes se implementó el informe de primeras causas de Morbilidad (para diagnósticos registrados en consulta, urgencias y hospitalización), el acceso se encuentra en el menú Reportes, Primeras causas de morbilidad. El usuario según su necesidad debe explorar cada una de las opciones que ofrece SIANIESP tanto en filtro de la información como en el tipo de reporte que se desea.

31. 9. Notificación de RIPS consolidados al siguiente nivel Luego de haberse realizado la consolidación de RIPS y haberse hecho uso de ellos, se procede a generar los archivos consolidados para notificación al siguiente nivel. Su acceso se obtiene desde el menú Tablas, NOTIFICACIÓN: Enviar RIPS al siguiente nivel… Al terminar el proceso de generación de los archivos, se comprimirán automáticamente y el archivo comprimido resultante debemos adjuntarlo a la notificación del SIVIGILA y enviar ambos archivos en la misma remisión/envío. Recuerde: la transferencia de RIPS puede hacerse en dos modalidades: 100% de RIPS o solo los eventos de interés en salud. La configuración del procesamiento RIPS se ajusta desde el menú Configurar, Sistema. Si tiene dudas sobre lo expuesto en la presentación, apóyese en la lectura del manual del usuario de SIANIESP.

32. Software y documentación de SIANIESP El Software, el manual del usuario y esta presentación, están disponibles para descarga en el sitio WEB www.ins.gov.co link Aula Virtual, Opción del menú Material de consulta… Barra SIANIESP Regresar

33. Gracias Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública Subdirección de Análisis del Riesgo y Respuesta Inmediata en Salud Pública Grupo de Epidemiología Aplicada Ariel Chinchilla Moreno - Contratista Instituto Nacional de Salud Correo electrónico: chinchillaariel@yahoo.com Teléfono (57-1) 220 77 00 Extensión 1382 Bogotá, COLOMBIA www.ins.gov.co Línea gratuita nacional: 01 8000 113 400