Granskning Riksrevisionen

1. Granskning Riksrevisionen Kontrollera –universitet förfogar över anläggningstillgångar på ett betryggande sätt 22§ i bokföringsförordningen  5 kap i FÅBEN Claes BackmanRolf KarlssonClaes BackmanRolf Karlsson

2. Bokföringsförordningen 22§ Register över anläggningstillgångar (tidpunkt, belopp, avskrivning, avyttring) Registret innehålla uppgifter som möjliggör identifiering – märkning Stöldbegärliga tillgångar registreras – t ex mobiltelefoner, datorer, kameror mm. Samtliga förändringar i beståndet av tillgångar ska framgåSamtliga förändringar i beståndet av tillgångar ska framgå

3. Bokföringsförordningen 22§ Inventering:anläggn.tillgångar, kontantkassor, varulager Inventeringsförrättare utses skriftligt – inte vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga Inventeringsprotokoll upprättas, undertecknas av inventeringsförrättare

4. Anläggningstillgångar Förordningen om överlåtelser av statens lösa egendom - försäljning tillåtet när egendom inte används – marknadsmässig prissättningKonst - Statens konstråd (SK) har tillsyn över myndigheters vård av konst -register FÅBEN kap 5 Värderingsregler Omsättningstillgångar, Anläggningstillgångar, Immateriella tillgångar Avskrivningsregler, Pågående arbeten Egna anvisningar: Finns i EA-handboken, bokslutsanvisningarna, Värderingsprinciper för tillgångar i årsredovisningen Vi är som myndighet skyldig att väl vårda den konsten samt förebygga och åtgärda skador och förluster. I A-huset där vi sitter finns på systemteknik Linnéplatsen och i foajen i samma hus Blombergplatsen. Veglins vägg och Holbomsplasten i D-huset FÅBEN kap 5 Värderingsregler Omsättningstillgångar, Anläggningstillgångar, Immateriella tillgångar Avskrivningsregler, Pågående arbeten Egna anvisningar: Finns i EA-handboken, bokslutsanvisningarna, Värderingsprinciper för tillgångar i årsredovisningen Vi är som myndighet skyldig att väl vårda den konsten samt förebygga och åtgärda skador och förluster. I A-huset där vi sitter finns på systemteknik Linnéplatsen och i foajen i samma hus Blombergplatsen. Veglins vägg och Holbomsplasten i D-huset

5. Riksrevisionen granskning Enkät - alla resultatenheter Besök – SHB, TFM, TKG, ITS, Univ.service Frågor: Ansvarig för inventarier, anläggningsregister Instruktioner Inventeringsförrättare, inventering Märkning Konst Trevligt och uppskattat av RiR. Både RiR o jag lärde oss mycket Det fanns bara en anledning till att ovanstående fick besök : de har den största andelen av univ. anl tillgångar Trevligt och uppskattat av RiR. Både RiR o jag lärde oss mycket Det fanns bara en anledning till att ovanstående fick besök : de har den största andelen av univ. anl tillgångar

6. Åtgärder Förändrade regler för inventeringar – skriftligt utse inventeringsförrättare Märkning Stöldbegärliga tillgångar registreras Ingen granskningsrapport Förändrade regler i bokslutsanvisningarna för hur inventeringar ska göras. Skriftligt utse inventeringsförrättare. Vem som fysiskt utför inventeringen. Märkning: Nätverk med andra univ. information vad använder för system för märkning. Kanske något som passar oss? Stödbegärliga tillg: Datorer o mobiltelefoner, kameror, oh-kanoner mm. En del med 0-värde i anl.reg. Andra eget register? Ingen granskningsrapport Förändrade regler i bokslutsanvisningarna för hur inventeringar ska göras. Skriftligt utse inventeringsförrättare. Vem som fysiskt utför inventeringen. Märkning: Nätverk med andra univ. information vad använder för system för märkning. Kanske något som passar oss? Stödbegärliga tillg: Datorer o mobiltelefoner, kameror, oh-kanoner mm. En del med 0-värde i anl.reg. Andra eget register?

7. Förordning: intern styrning och kontroll 240 myndigheter - 56 innefattas av förordningen - LTU Finansiella risker – bruttolista med 47 risker och 10 viktigaste riskerna.Risk att organisation och rutiner inte är anpassade för att skydda förvaltade tillgångar Identifiera, värdera och hantera risker Besluta om hantering av risker – accepteras, begränsas, elimineras Årsredovisningen – bilaga med riskanalysen som styrelsens ledamöter. Text: att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Identifiera, värdera och hantera risker Besluta om hantering av risker – accepteras, begränsas, elimineras Årsredovisningen – bilaga med riskanalysen som styrelsens ledamöter. Text: att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande.

8. Granskning Internrevisorer Resor, kurser, konferenser, representation, kontanthantering, behörighetsrutiner ekonomisystem Regler och riktlinjer Hur agerar och kontrollerar vi att de efterlevs? Hur/vem agerar vid oegentligheter? Rapport kommer under hösten och då brukar det vara åtgärder som ska vidtas. Viktigt när nya personer anställs att de får information om vilka regler som gäller Arbets- och beslutsordning, interna föreskrifterna Distribuerar fakturor ska kontrollera att skatteregler, policies, riktlinjer och föreskrifter följsRapport kommer under hösten och då brukar det vara åtgärder som ska vidtas. Viktigt när nya personer anställs att de får information om vilka regler som gäller Arbets- och beslutsordning, interna föreskrifterna Distribuerar fakturor ska kontrollera att skatteregler, policies, riktlinjer och föreskrifter följs

9. Processen - Pengar in Processen grundar sig på verksamhetens förmåga att attrahera olika typer av finansiärer Start= avtalet klart eller försäljning genomfördSlut= Inbetalning bokförd på rätt projekt Effektivt/kvalitetssäkert- fakturera/rekvirera- kassahantering, webbetalningar- kravhantering Processbeskrivning: tagit fram Nuläge, börläge och lösningsförslag för process Pengar in Förvaltningschefsbeslut att påbörja utvecklingen av lösningsförslaget och jag ansvarar för att utveckling sker. Vissa delar i lösningsförslaget är enklare att genomföra medan andra är större och kräver beslut om att medel tillförs. LTU offererar uppdragsutb/uppdragsfo samt skriver ansökningar till fo-bidrag. Efter påskrivna avtal börjar processen ”Pengar in. Processen hanterar ext.medel som inkommer till univ. via faktura, rekvisition, kontant-/kortbetalning vilket ska ske effektivt och kvalitetssäkert. - 3500 kundfakturor och ca 155 mnkr/år- 1300 rekvisitioner och ca 245 mnkr/år varav 10-20 % egen blankett resten bidragsgivarens blankett eller kommer med automatikProcessbeskrivning: tagit fram Nuläge, börläge och lösningsförslag för process Pengar in Förvaltningschefsbeslut att påbörja utvecklingen av lösningsförslaget och jag ansvarar för att utveckling sker. Vissa delar i lösningsförslaget är enklare att genomföra medan andra är större och kräver beslut om att medel tillförs. LTU offererar uppdragsutb/uppdragsfo samt skriver ansökningar till fo-bidrag. Efter påskrivna avtal börjar processen ”Pengar in. Processen hanterar ext.medel som inkommer till univ. via faktura, rekvisition, kontant-/kortbetalning vilket ska ske effektivt och kvalitetssäkert. - 3500 kundfakturor och ca 155 mnkr/år- 1300 rekvisitioner och ca 245 mnkr/år varav 10-20 % egen blankett resten bidragsgivarens blankett eller kommer med automatik

10. Process – Pengar in För att uppnå visionen krävs: Identifierade problem elimineras Informationen kvalitetssäkras Stor del av hanteringen automatiseras Kontanthantering ersatt med andra alternativ Bilaga med problembeskrivning och förslag Hög kvalitet på kundfakturor/rekvisitioner skapar bra förutsättningar för att förväntade pengar ska komma i rätt tid och på rätt ställe IT-stödBilaga med problembeskrivning och förslag Hög kvalitet på kundfakturor/rekvisitioner skapar bra förutsättningar för att förväntade pengar ska komma i rätt tid och på rätt ställe IT-stöd

11. Processen – Pengar in Itella – Fakturaväxel- Felhantering och tekniska problem- Layoutproblem – moms, Bg, text, 0-rader- Utländska kundfakturor - WWD – bättre kunskaper- Påminnelsehantering Genomgång av bilagan med problembeskrivning och förslag Ta med exempel på faktura Watch Dog: ser information av trafiken för kundfakturor som går på fil mellan Itella och kund Genomgång av bilagan med problembeskrivning och förslag Ta med exempel på faktura Watch Dog: ser information av trafiken för kundfakturor som går på fil mellan Itella och kund

12. Processen – Pengar in Nytt IT-system: samma arbetssätt all projektredovisning, samlat i ett system, lätt att ta ut information kvalitetssäkrad och automatiserad fakturering samt bokföring av bidragshanteringen kontraktsreskontra kravspecifikation, vilken information, utdata systemet EKO, projektmodulen Agresso Bidrag/Rekvisitioner Bidrag registreras i Agresso först när bidraget inbetalas till LTU. Registreras när rekvisition skickas eller enligt betalningsplan Bidrag/Rekvisitioner Bidrag registreras i Agresso först när bidraget inbetalas till LTU. Registreras när rekvisition skickas eller enligt betalningsplan

13. Process – Pengar in Kontantförsäljning Upphör och alternativa betalsätt används, kortbetalningar och betalning via webben Modulen för webb - betalningar utvecklas Dubbelbetalningar förenklas – nytt bankkonto Informationstjänster, sammansatta tjänster eller försäljningInformationstjänster, sammansatta tjänster eller försäljning