IZLUČIVANJE GRADIVA

1. IZLUČIVANJE GRADIVA Ivana Posedi, prof. Državni arhiv u Varaždinu ivana.posedi@gmail.com 098/9815465

2. Što je odabiranje a što izlučivanje? • ODABIRANJE GRADIVA – izabiranje dijelova gradiva koji će se trajno čuvati • IZLUČIVANJE GRADIVA – odvajanje i uništavanje dijelova koji se čuvaju ograničeno vrijeme

3. POSTUPAK ODABIRANJA JE VAŽAN: • Zbog lakše obrade gradiva u arhivu • Olakšava korištenje i znanstvena istraživanja • Riješava problem smještaja • Omogućuje bolje čuvanje arhivskog gradiva • Spriječava nestručno uništavanje gradiva • Smanjuje troškove čuvanja gradiva

4. CILJ POSTUPKA ODABIRANJA • Utvrditi koji dio gradiva se čuva trajno, a • koje ima samo privremenu, vremenski ograničenu važnost • “ČUVAJUĆI SVE, NE ČUVAMO NIŠTA” • prema procjenama trajno valja sačuvati svega 1-8% gradiva • jer porstom količine registraturnog gradiva, raste i količina manje vrijednog gradiva

5. ZA POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA TREBAMO IMATI: • Izrađeni popis kategorija gradiva s rokovima čuvanja • Propisani postupak odabiranja i izlučivanja • Stvaratelji prve i druge kategorije obvezni su za svako izlučivanje ishoditi odobrenje nadležnog državnog arhiva

6. POSTUPAK IZLUČIVANJAKORACI • Odluka o početku postupka • Prethodno odobrenje arhiva • Izrada popisa i prijedloga • Odobrenje arhiva • Odluka o izlučivanju • Predaja na uništenje • Zapisnik o uništenju • Dostava zapisnika o uništenju arhivu

7. Postupak izlučivanja obavlja se samo ukoliko je cjelokupno gradivo sređeno i popisano • Stvarateljgradivaobvezan je redovitoprovoditiizlučivanjegradivačiji je rokčuvanjaistekao, a najkasnije 5 godinaodposljednjegprovedenogpostupka. • Postupakodabiranjaiizlučivanjaobvezno se provodiprijepredavanjagradivaarhivu.

8. NAČIN ODREĐIVANJA ISTEKA ROKOVA ČUVANJA • Uredske knjige i evidencije – od kraja godine posljednjeg upisa • Vođenje postupaka i akcija – od kraja godine u kojoj su postupak odnosno akcija dovršeni • Rješenje, dozvole, odobrenja, potvrde s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su prestali vrijediti ili se primjenjivati

9. računovodstvena i knjigovodstvena dokumentacija i prepiske – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija i prepiska odnosi • personalni dosjei – od godine otvaranja personalnog dosjea • ostalo gradivo – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo

10. Prijedlog popisa gradiva za izlučivanje • Prijedlogsadržavanavodeonačinu, vremenuimjestuizlučivanjaiuništavanjaizlučenogagradivateobrazloženjes pravnomosnovompostupka. • Prijedloguse obveznoprilažepopisgradivazaizlučivanje.

11. POPIS GRADIVA ZA IZLUČIVANJE TREBA SADRŽAVATI • Naziv stvaratelja gradiva • Ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo • Redni broj iz posebnog popisa gradiva/razredbenu (klasifikacijsku) oznaku • Jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučiti • Starost gradiva (vrijeme nastanka/raspon godina) • Količinu izraženu brojem tehničkih jedinica (svežnjevi, registratori, knjige i sl.) • Obrazloženje izlučivanja

12. Prilikom izrade popisa gradiva gradiva ne ispisuje se dokumenat po dokumenat kojeg ćete izlučiti već VRSTA GRADIVA • Na kraju popisa potrebno je navesti ukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje u tehničkim jedinicama i dužnim metrima, kao i krajnji raspon godina cjelokupnog gradiva predloženog za izlučivanje. • Za svaku vrstu potrebno je navesti obrazloženje zašto se predlaže izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno posebnom popisu, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i dr.)

13. Primjeri načina izrade popisa gradiva za izlučivanje

15. Nadlžni arhiv izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti ili djlomično ili u cijelosti odbiti. Rješenje o odobrenjuizlučivanjanadležniarhivobvezan je izdatinajkasnije u rokuod 30 danaoddanazaprimanjaprijedlogazaizlučivanje.

16. Nadležni arhiv ima diskrecijsko pravo (slobodna ocjena) da u svakom pojedinom slučaju izlučivanja gradiva kod stvaratelja odredi i dulje rokove čuvanja od onih navedenih u posebnom popisu.

17. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja • Donosi se odluka o izlučvanju kojim se određuje način, vrijeme, mjesto i izvršitelj izlučivanja i uništavanj dotičnog gradiva • Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koje je odobrio državni arhiv

18. ZAPISNIK O IZLUČIVANJU • O svakom provedenom postupku uništavanja izlučenog gradiva stvaratelj sastavlja zapisnik s popisom izlučenog gradiva • Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadležnnom državnom arhivu zbog vođenja službene evidencije o tome koje je gradivo uistinu uništeno. • Dokumentacija o postupku izlučivanja i uništavanja čuva se trajno.

19. Gradivo koje sadrži povjerljive podatke • koji mogu povrijediti javni intres ili interes građana • Uništavanje se obavezno provodi na način koji osigurava da ti podatci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvda u njih • Uništavanje može provesti sam stvaratelj ili specijalizirano trgovačko društvo u čiju nadležnost spadaju to poslovi

20. Izlučivanje gradiva se bilježi u Knjigu pismohrane odnosno u Zbirnoj evidenciji gradivaa u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležng državnog arhiva o odobrenju izlučivanja