Tata Persuratan

1. Tata Persuratan

2. Surat • Surat • adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkomunikasi • adalah percakapan yang tertulis • adalah komunikasi tertulis • Sifat surat • Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti (lugas) • Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia • Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

3. Fungsi Surat • Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis • Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa pesanatau informasi ke penerima • Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai kekeuatan hukum • menjADI sumber data yang dapat digunakan sebagai informasi • Menjadi surat jaminan – surat gadai • Mengikat antara dua pihak – surat kontrak • Menjadi alat promosi • Menghemat waktu, tenaga dan biaya

4. Prinsip Surat • Ringkas • Jelas – tidak boleh ada dua artia2s • Sederhana • sopan

5. Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut. • Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum. • Surat berfungsi sebagai alat pengingat. • Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis • Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan. • Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.

6. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi: surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat permohonan izin, surat perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan, surat kuasa, surat berita acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.

7. Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal adanya; surat permintaan barang, • surat penawaran, • surat pesanan, • surat penolakan pesanan, • surat pengiriman, • surat perjanjian.

8. Dalam kepentingan pribadi/keluarga dikenal; • surat lamaran kerja, • surat ucapan terima kasih, • surat permintaan maaf, • surat ucapan bela sungkawa, • surat persahabatan.

9. Berdasarkan kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut. • Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas swasta. • Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan. • Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk kepentingan keluarga.

10. Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan atas; • Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau instansi kepada seseorang suatu instansi. • Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi. • Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.

11. Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan atas; • Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya. • Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh orang yang dimaksud dalam surat tersebut. • Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan negara.

12. Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya, surat dibedakan atas; • Surat biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat. • Surat segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya. • Surat sangat segera, surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya.

13. Syarat Surat yang baik • Surat harus disusun dengan teknik yang benar • Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai pedoman • Diketik dengan betul dan jelas • Menggunkan kertas yang sesuai • Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit • Penerima dapat memahami isinya • Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang dikehendaki • Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku sesuai dengan EYD

14. Format Surat • Full block style • Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada margin kiri • Block style – bentuk lurus • Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di margin kanan • Indented style – bentuk lekuk • Semi block style – semi lurus • Official style – bentuk resmi • Hanging intented – bentuk alinea bergantung • Square style – bentuk persegi • Bentuk gaya depdiknas • Bentuk centering penuh • Bentuk centering/simetris

15. Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Perihal/hal Alamat dalam/alamat tujuan Salam pembuka Isi surat, isi surat terdiri dari : kalimat pembuka       Isi surat yang sebenarnya   kalimat penutup Salam penutup Nama organisasi Tanda tangan dan nama jelas Jabatan Lampiran Inisial Bagian-Bagian Surat

16. Surat Dinas • Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor/organisasi. • Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadi • Surat tertutup • Surat yang harus diterima dalam keadaan tertutup • Surat terbuka • Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka dan di catat • Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya dibedakan menjadi: • Surat penting • Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan organisasi • Surat biasa/rutin • Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan jika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lain • Surat rahasia • Memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian

17. Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah sebagai berikut. • Menentukan perihal surat • Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan • urutan waktu (kronologis) • urutan kausalitas • urutan familiaritas • pola perkenalan • pola langsung • Pengumpulan informasi • Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh • Mengetik surat • Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk menyunting penggunaan ejaannya • Melipat surat dan menyampul surat • Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor surat dan cap dinas

18. Surat pemberitahuan • Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi • Dibagi menjadi • Surat pengumuman • Surat edaran

19. Surat Pemberitahuan • Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut. • Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa karyawan kami yang bernama.... • Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami menyetujui kebijakan Saudara... • Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini kami beri tahukan bahwa... • Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat kami beri tahukan bahwa.... • Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami beri tahukan bahwa...

20. Surat perjanjian • Surat yang berisi pernyataan seseorang, dua orang atau lebih yang mengikat dirinya denagn orang lain untuk melakukan suatu kesepakatan hukum • Kesepakatan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban bagi kedua belah pihak • Jika salah satu melanggar akan di kenai sanksi

21. Surat Perjanjian Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut. • Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai. • Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan. • Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji. • Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar. • Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda (tidak bermakna ganda). • Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang berlaku.

22. Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai berikut. • Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian di dalam surat perjanjian. • Mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji. • Menghindari terjadinya perselisihan/silang pendapat. • Penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.

23. Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam, antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja sebagai karyawan.

24. Surat Niaga • Surat-surat yang digunakan di dunai bisnis, niaga atau perdagangan • Untuk mendukung kelancaran niaga • Contoh • Surat permintaan, surat penawaran, surat jual beli, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat penerimaan barang • Surat pengaduan, surat penagihan pembayaran, surat keberatan dan surat penyelesaian pengaduandc

25. Surat Kuasa • Untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan atau berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebut • Hal yang perlu diperhatikan • Ditulis dalam kertas segel atau bermaterai • Kedua belah pihak dalam kondisi sehat • Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua belah pihak • Identitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan tanda tangan • Harus menegaskan hal atau masalah yang dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku

26. Pengrusan dan Pengendalian Surat • Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar • Tujuan • Agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.

27. Prosedur pengurusan • Surat penting • Dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendali • Surat biasa • Dicatat pada lembar pengantar • Surat rahasia • Dicatat pada lembar pengantar surat

28. PenangananSurat Cara untukmenanganisurattergantungpada: • Besarkecilnyaorganisasi • Jumlah staff yang menangani • Tipedaripenerimaansurat (internal, external, e-mail) • Penggunaan ICT untukkomunikasi • Ruang yang tersediauntukperalatan • Sumberdaya yang tersedia di organisasi.

29. Mail Handling dalamorganisasikecil: • surat biasanya akan ditangani oleh anggota staf sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari mereka.

30. Mail Handling Di organisasibesar: • Volume surat masuk dan keluar yang cenderung tinggi • Mereka cenderung memiliki departemen surat-menyuratdengan ruang yang terpisah • Staf yang bekerja di ruang persuratan akan menangani semua surat organisasi

31. Mail Handling Peralatan utama padabagian surat masuk: • Fotokopi • Tempat/kardusuntuk setiap orang / departemen • Troli untuk tempatsurat yang akan diberikan kepada departemen • Stempeltanggal • Pembukasurat • stepler

32. Mail Handling Peralatanutama padabagian surat keluar: • Tassurat • Form untukPosting surat • mesinuntukMelipat dan memasukkan • Timbangan (Manual atau listrik) • PC yang digunakan untuk pencetakan label alamat, memeriksa e-mail.

33. Mail Handling Bagaimanakitamenanganisurat yang masuk? Pilah/pidsahkansuratkedalam: • Private/personal/confidential • Penting • Spesial (Recorded or Special Delivery) • First class • Second class

34. Mail Handling Bagaimanakitamenanganisurat yang masuk(2)? • Bukasurat (not private) • Keluarkanisinya.. • Stempeltanggalpadasurat-bukanamplop ( jangansampaimenutupihalpenting) • Cekdanpastikanlampirantersedia • Pilih/pilahsurat per departments • Suratkemudian di koleksi per depertemen (per waktu) • atau • Kirimke departments

35. Mail Handling Proseduruntukdigitalisasi (Scanning) surat • Bukasuratsepertibiasanya • Scan suratdanmasukkankedalam floppy disc/HD atau network • Salin/kirimlangsungke staff mail boxes • Suratrahasia di perlakuaknsecara normal (tidakdibuka)

36. Electronic Sources of Incoming Mail Voicemail • Periksa secara berkala • Perhatikan pesan pada formulir pesan • Pilih/pilah pesan ke departemen • Sampaikan pesan seperti padaproseduruntuk surat masuk

37. Electronic Sources of Incoming Mail E-mail • Periksa pesan secara berkala • Cetak jumlah salinan yang diperlukan • Menyortir dan menyampaikan pesan ATAU • Redirect melalui e-mail internal pada kotak surat parastaf

38. Electronic Sources of Incoming Mail Fax • Periksa faks yang masuk secara berkala • Fotokopi faks jikadiperlukan • Menyortir dan memberikan fakske yang bersangkutan

39. Mail Handling Bagaimana mengelolasuratkeluar • Kumpulkan surat dari departemen ATAU • Staf mengirim suratkeluar ke bagianpengurusan surat dengan waktu yang ditentukan • Mengurutkan surat ke: • kelas satu • kedua Kelas • khusus Pengiriman

40. Mail Handling How do we deal with Outgoing Mail (2) • Timbang surat atau paket • Cap amplop / paket • Mengirim surat ke kantor pos

41. Electronic Sources of Outgoing Mail E-mail • Buat pesan baru • Masukkan alamat e-mail ke orang yang akan dikirimi pesan • Kunci pesan • periksa pesan • Lampiran (jika ada) • Kirim pesan

42. DafarPustaka • Surat-Menyurat, SonezzaLadyanna, S.S., M.A • http://www.lochaber.highland.sch.uk/pupils/BusStuds/Unit%202/Mail.ppt