Управление корпоративным контентом в SharePoint 2010 Server Enterprise

1. Управление корпоративным контентом в SharePoint 2010 Server Enterprise Михаил Бондаревский Microsoft Certified Trainer MCPD, MCITP SharePoint 2010 MCTS: MOSS, ASP.NET, ADO.NET, WF, WCF Email: bondarevsky@gmail.com Blog: www.bondarevsky.com/blog

2. План доклада • ECM Набор документов (Document Set) Уникальный идентификатор документа(Document ID) • Корпоративныетипыконтента (Enterprise Content Types) Управление корпоративными метаданными Управление записями

3. Корпоративные типы контента • Определяютсяодинраздлякаждогопредприятия, используются в различныхсемействахсайтовв тойжеили в различныхфермах • Синдикациятиповконтента

4. Корпоративные типы контента • Стандартные типыконтентагруппируютсянауровнеколлекции сайтов • Корпоративные типы контента позволяет выполнять синдикациютипов контента на сайтах, семействах сайтов, в веб-приложениях и фермах • Назначение одного семейства сайтов концентратором типов контента • Корпоративные типы контента доступны на сайтах только для чтения • На сайтах могут быть корпоративные и локальные типы контента • Локальные типы содержимого могут наследовать свойства от корпоративных типов контента

5. Публикация типов контента Metadata Management Service Application Enable-SPFeature –Id ContentTypeHub -Url

6. Копоративные типы контента демонстрация

7. Уникальный идентификатор документа (Document ID) • Новая возможность семейства сайтов: служба ИД документов • Добавляет ко всем документамв семействе сайтов уникальные идентификаторы • Эти уникальные ИД позволяют получать документы независимо от их текущегои будущегорасположения • http://<sitecollectionurl>/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=MFSHF5F7ZUF5-1-1

8. Document ID демонстрация

9. Наборы документов • Каждый набор документов содержит: • Список разрешенных в нем типов контента • Контент по умолчанию, автоматически добавляемый в набор • Можно создавать общие столбцы (определенные в типе контента набора документов), которые применяются ко всему содержимому набора • Начальная страница является домашней страницей наборов документов • Настраиваемая веб-часть «Страница» отображает свойства документа

10. Наборы документов – шаблоны, управление версиями • Шаблоны документов • Администраторы могут предоставлять пользо-вателям шаблоны документов для создания новых элементов результата работы • Шаблоны создаются в Visual Studio • Управление версиями набора документов • Владельцы набора могут записывать состояние набора в различные моменты жизненного цикла • Поддерживается просмотр истории изменений набора • Владельцы набора могут восстанавливать предыдущую версию набора

11. Наборыдокументов — рабочийпроцесс • Для рабочих процессов, созданныхс помощью SharePoint Designer, предоставляются специальные готовые действия по работе с наборами документов • Для работы с наборами документов предоставляется готовый рабочий процесс

12. Наборы документов демонстрация

13. Управление записями (Records Management) • В SharePoint Server 2010 эти функциибылипреобразованы в компоненты с целью использования по всей платформе • Действия удержания (retention) больше не привязанык центру записей • Маршрутизация записей MOSS 2007 Record Router = маршрутизация документов SharePoint 2010 • Пользовательское действие «Удаление содержимого записей и отправок» теперь доступно на любом сайте с включенной возможностью маршрутизации рабочих процессов

14. Организатор контента (Content Organizer) • Обычно пользователям требуется четко представлять структурусайта / библиотеки, чтобы знать, куда сохранять документы • Благодаря усовершенствованной маршрутизации пользователи передают документы на сайт • Правила маршрутизации определяют место сохранения документа • Правила маршрутизации задаютсяадминистраторами сайтов • Возможность автоматической отправки документов в центр записей по расписанию

16. Microsoft.Office.RecordsManagement RecordsRepository.EcmDocumentRoutingWeb EcmDocumentRouterRule Enable-SPFeature –Id DocumentRouting -Url Enable-SPFeature –Id EMailRouting -Url

17. Управлениезаписямипоместу • Указание пользователей, имеющих право декларироватьзаписи • Декларировать можно любой контент (блоги, вики) • Уровень коллекции сайтов, библиотеки документов • Готовые действия для рабочего процесса

18. Microsoft.Office.RecordsManagement.RecordsRepository IRecordDeclarationHandler, IRecordUndeclarationHandler Enable-SPFeature –Id InPlaceRecords -Url

19. ЖЦ документа

20. Enable-SPFeature–Id LocationBasedPolicy -Url

21. Сведения о соответствии

22. Служба управляемых метаданных • Приложение-служба управляемых метаданных • Хранилище терминов • Синдикация типов контента • Диспетчер метаданных SharePoint • Поддержка полей терминов и ключевых словв клиентах Office 2010 • Импорт управляемых метаданных из другого хранилища таксономии • Интеграция терминов и ключевых слов в клиенты Office 2010 с помощью Backstage • Новый тип поля управляемых метаданных, привязанный к набору терминов

23. Метаданные • Таксономия и фольксономия • Навигация на основе метаданных • Проще для пользователей, поскольку контент легче находится • Управляющие контентом помогают в создании индексовпо полям метаданных для повышения скорости навигации • Пользователи могут фильтровать результаты поискана основе метаданных набора результатов • Метаданные на основе расположения • Управляющие контентом создают помощникидля библиотек и типов контента

24. Хранилище терминов, наборы терминов и термины • Приложение-служба (хранилище терминов) » Группы » Наборы терминов » Термины • Регионы » Города » Редмонд • Администраторы и пользователи создают хранилища терминов и термины • Плоский или иерархический список • Каждому термину могут быть сопоставлены пользовательские свойства • Устранение противоречий, повторное использование, слияние и исключение терминов • Хранилище терминов облегчает получение метаданных и отношений и управление ими • Термины могут принадлежать одному и нескольким наборам терминов • Переводы и синонимы

25. Ключевые слова и теги • Ключевые слова • Простой текст без перечисляемых источников • Аналогичны тегам, но без корпоративных характеристик (синонимов, переводов, иерархии и др.) • Могут быть повышены до статуса термина и наоборот • Теги • Могут быть в виде терминов или ключевых слов • Теги оболочки • Синхронизируются с полем управляемых ключевых слов элемента • Хранятся в поле управляемых ключевых слов элемента • Социальные теги • Позволяют пользователям создавать ключевые слова и применять их к элементам • Хранятся в специальном хранилище, а не в самом элементе

26. Диспетчер метаданных • Многофункциональный интерфейс для комплексного управления наборами терминов и терминами • Импорт наборов терминов и терминов • Управление пользовательскими свойствами (через API) • Переводы и синонимы • Управление языками наборов терминов и самих терминов • Политика отправки (открытая / закрытая) • При открытой политике пользователи могут отправлятьтермины в хранилище терминов (при добавлении / изменении терминов) • Пользователи всегда могут отправлять ключевые слова независимо от текущей политики

27. Диспетчер метаданных

28. Корпоративные метаданные демонстрация

29. Спасибо за внимание! Вопросы?