Omstilling uten konflikt

1. Omstilling uten konflikt Rådgiver Petter A. Knudsen, Personalhuset HR-direktør Terje Stuve, Tollpost Globe AS

2. Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid” • Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan • Gjennomføringsprosessen: • Omstilling uten konflikt • Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget • Utvelgelseskriterier og sluttavtaler • Ledertrening • Karriereprogram • Gjennomføringsplan • Resultat • Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ? • Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god prosess ? Disposisjon

3. 1. Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid” ? • Norsk økonomi står ovenfor en nedkjøling pga økt inflasjon, økt rente og svikt i verdensøkonomien. • Dette betyr negativ volumvekst som har forsterket seg utover året og som forventes å forsterke seg ytterligere utover året og neste år. • Det er derfor nødvendig å tilpasse kapasiteten for å møte et fallende marked. • Dette er årsaken til etableringen av prosjektet ”Ny Tid”.

4. Prosjekt ”Ny Tid”Prognose for årene fremover • Prognoser fremover er alltid usikre, men det er klare tegn i verdensøkonomien på en kraftig oppbremsning • Finanskrisen er kun symptom på at forbruket har vært for høyt, og at vi nå går inn i en ”ny tid” med redusert forbruk i forhold til tidligere tider. • Dette slår ut i reduserte transporterte mengder fremover og tidligere erfaringer viser at dette kan strekke seg over en periode på opptil 3-5 år. Historisk høy konjunkturtopp Fare for meget bratt nedtur Kilde: Nasjonalbudsjettet for 2009

5. Prosjekt ”Ny Tid”Kriseforståelse • Kriser innses ofte for sent, fordi man tror at markedet snart vil snu… • Et marked i motbakke er alltid kritisk. Derfor må det gjøres tiltak. • Det er også dem som tror at omsetningen i markedet vil falle med 10 % de kommende år … Kostnadsstruktur og driftsresultat i Tollpost Globe

6. 2. Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan • Målsettinger • Handlingsplaner • Fremdriftsplan • Innkjøps- og ansettelsesstopp

7. Prosjekt ”Ny Tid”Målsettinger • For å tilpasse seg et fallende marked er det nødvendige med kostnadstilpasninger • Det er satt et mål på å redusere kapasiteten med 10 % fra 1.1.2009, i tillegg til re-forhandlinger av avtaler med underleverandører. • Totalt er målet å redusere den faste kapasiteten med ca. 120 mill. kr pr. år for å møte et fallende marked. • Hvis situasjonen forsterker seg, vil det være behov for ytterligere tiltak ut over dette.

8. Prosjekt ”Ny Tid”Handlingsplaner • For hver region skal det være en egen handlingsplan fordelt på lokaltransport, terminal, fremføring og administrasjon. • Avdelingssjef har ansvaret for å utarbeide handlingsplan for sin avdeling i samråd med regionsansvarlig og fagansvarlig i prosjektgruppen. • Handlingsplan skal beskrive detaljert tiltak, hvilken effekt tiltaket får, når det skal gjennomføres og hvem som har ansvaret for tiltaket. • Handlingsplan skal begrense seg til å redusere den faste kapasiteten.

9. Prosjekt ”Ny Tid”Fremdriftsplan • Fremdriftsplanen for kapasitetstilpasninger er inndelt i to faser i tid. • Den første fasen er rettet mot å tilpasse kapasiteten for første kvartal neste år hvor volumet vil være ca. 10 % lavere enn høsten. • Det vil i løpet av våren 2009 vurderes ytterligere tiltak hvis volumet forventes å reduseres ytterligere utover 2009/2010.

10. Prosjekt ”Ny Tid”Innkjøps- og ansettelsesstopp • Av hensyn til de utfordringer som selskapet står ovenfor, innføres det en periode med innkjøps- og ansettelsesstopp. • Dette av hensyn til dem som blir berørt, og at vi prioriterer våre egne faste ansatte og sjåfører. • Perioden med innkjøps- og ansettelsesstopp vil gjelde fra • 1. september 2008 og frem mot sommeren 2009. • Det vil fortløpende vurderes andre tiltak som vil redusere kostnadsutviklingen.

11. 3.Gjennomføringen av HR planen i ”Ny Tid” • Omstilling uten konflikt • Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget • Utvelgelseskriterier og sluttavtaler • Ledertrening • Karriereprogram • Gjennomføringsplan • Resultat

12. Prosjekt Ny TidOmstilling uten konflikt • Målsetning: • Hindre at konflikt oppstår mellom TG og ansatt • Hindre at TG’s omdømme svekkes • Sikre at den berørte opplever prosess som ryddig • Sikre at prosessen gjennomføres effektivt etter tidsplanen • Forutsetninger: • Vise respekt overfor den berørte part • Tydelighet i situasjonsbeskrivelse • Unngå misforståelser

13. Prosjekt Ny TidOmstillingskonferanse, Omstillingsutvalg • Det er avgjørende for en god prosess at de ansattes representanter er med tidlig, og får anledning til å påvirke rammene for prosessen. • Det gir økt ansvarlighet og hindrer diskusjoner om prosessens detaljer senere, når den enkelte leder/avdeling skal fronte prosessen mot de som berøres. • Det etableres Omstillingsutvalg som pekes ut blant representanter fra AMU og de tillitsvalgte

14. Prosjekt Ny TidEtablering av omstillingsutvalget • Settes sammen av representanter fra: • HVO • tillitsvalgte • Ledelsen • Deltakernes representasjon reflektere : • Antall medlemmer i foreningene • Representere både terminal og kontor • Representere både linje og støttefunksjoner • Geografisk spredning • Medlemmer: • HVO: • Terje Nilsen, Stavanger, Region Vest • Christer Grønland, Østfoldterminalen, Region Øst • Tillitsvalgte: • Dag Tønder, NTF/LO-utvalget, Region Oslo • Terje Lund, NTF, Trondheim, Region Nord • Roy Åge Jensen, NTF, Larvik, Region Øst • Stine Merete Fure, H&K, Åndalsnes, Hovedkontor • Mariann Andersen, H & K, Region Oslo • Liv Løvold, Parat, Oslo, Hovedkontor • Representanter fra ledelsen: • Fred K. Hagen, Trafikkdirektør/Prosjektleder • Per Arne Davidsen, Regionsdirektør • Terje Stuve, HR-direktør • Rådgiver fra Personalhuset: • Petter Knudsen

15. Prosjekt Ny TidMandat Omstillingsutvalg • Utarbeide notat med felles forståelse av definisjoner og begreper som forslag til adm. Dir. vedr. sluttavtaler og gjennomføring i nedbemanningsprosessen i prosjektet Ny Tid. • Notatet utarbeides og oversendes adm. Dir. innen 15. oktober 2008

16. Prosjekt Ny TidMandat, mål, , rammer, definisjoner, kriterier, innstilling • Sluttavtaler, ikke oppsigelser • Lik prosess alle avdelinger • Hvor hører den ansatte hjemme ? • Alder, Ansiennitet • AFP og førtidspensjonering • Vikarer • Oppsigelsestid • Lønn, etterlønn • Pensjon • Utvelgelseskriterier • Sluttavtaledesign • Personalsaker utenom Ny Tid • Behandling av formelle dokumenter • Hvordan forholde seg til….. • Innstilling • Fremdriftsplan

17. Prosjekt Ny TidUtvelgelseskriterier • Godsekspeditører: • For godsekspeditører vil det ikke kunne gjøres ulik vurdering av kompetanse. • Ved lik ansiennitet går fagarbeider foran. Teamledere og skiftledere defineres • inn under øvrige stillinger • Øvrige stillinger: • For øvrige stillinger vil kompetanse defineres som lederkompetanse, faglig • realkompetanse og teknisk kompetanse som er nødvendig for å kunne bekle • stillingen fremover i TG.

18. Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

19. Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

20. Målsetting med ledertreningen • Gi ledere trygghet for riktig prosess i gjennomføringen av samtalen vedrørende sluttpakkepresentasjonen • Sikre at den ansatte får tydelige og korrekte signaler for vurdering av ny fremtid utenfor Tollpost Globe • Innhold i treningen - Informasjon om: • Mulige reaksjoner fra den ansatte under samtalen • Forberedelse av hver enkelt samtale • Prosess for gjennomføringen av “den viktige samtalen” • Hva ”sier man” /”sier man ikke” som leder • Hvordan takler man ulike reaksjoner fra den ansatte • Hvordan formaliseres samtalen overfor den ansatte

21. Ledertrening - den viktige samtalen • Sluttpakken • Klargjøring av svar på nøkkelspørsmål • Hva må man som leder sette seg inn i før samtalen • Basiskunnskap om Personalhusets karriereprogram • Hva skjer under samtalen ? • Utgangspunktet er at: • Tollpost Globe har gitt den ansatte trygghet og sikkerhet for privat økonomi og faglig status frem til i dag. • Den ansatte har hittil forholdt seg til Tollpost Globes verdigrunnlag • Den ansatte har vært engasjert i jobben og i avdelingen. • Den ansatte har på sin side gitt Tollpost Globe lojalitet

22. Ledertrening - den viktige samtalen

23. Ledertrening - den viktige samtalen • Det oppstår et brudd mellom Tollpost Globe og den ansatte. • Dette innebærer at: • Følelsen av tilhørighet forsvinner • Opplevelsen av “egen verdi” reduseres dramatisk • Den økonomiske trygghet reduseres • Identitetsproblem oppstår • Hvordan svarer jeg på det vanlige spørsmålet: “hvordan går det med deg ? “ som betyr: “hvordan går det på jobben ?”, når du ikke har noen jobb. • Hva skjer med den ansatte: • Man mister kontrollen over situasjonen • Man mister tryggheten • Lojaliteten faller dramatisk • Stresset øker • Man mistror lederen i avdelingen og toppledelsen • Misforståelser oppstår, og man feiltolker signaler fra ledere og kolleger

24. Ledertrening - den viktige samtalen

25. Ledertrening - den viktige samtalen • Produktivitetsutviklingen i Tollpost Globe • Under prosessen med omstilling i Tollpost Globe vil Moral, Engasjement og Identitet falle over en periode fremover, noe som er meget kritisk for Tollpost Globes totale produktivitet. • En god samtale og en god prosess hindrer at den kritiske fasen vedvarer eller forverres. • Denne samtalen er helt avgjørende for den gode prosessen. • Målsetningen er derfor: • Hindre at konflikter oppstår med de ansatte. • Hindre at Tollpost Globes omdømme i lokalsamfunnet, og overfor den lokale kunde svekkes. • Sikre at den som må forlate Tollpost Globe opplever dette som en ryddig og god prosess, og ikke snakker unødig negativt om Tollpost Globe som organisasjon. • Sikre at ledelsen etter prosessen raskt kan ta fatt i oppgavene med ny organisasjon og de som skal være igjen, vel vitende at den som skal forlate Tollpost Globe er blitt behandlet på en ordentlig måte.

26. Ledertrening – vær tilgjengelig • Hva skal du som leder passe på • Vær tilgjeneglig - management by walking around • Vis respekt både overfor de som skal slutte og de som skal være igjen • Lytt - gå ikke inn i en diskusjon • Vær lojal mot den tidsplanen som er satt • Vis lederskap - dette er linjelederens ansvar og prosess • Vær tydelig for å unngå misforståelser • Vær ærlig om hva du vet og hva du ikke vet • Ikke unnskyld det du gjør overfor den ansatte • Vær samstemt med de andre lederne i svar på spørsmålene • Hva skal du unngå som leder i prosessen • Unngå ferier og eksterne seminarer/ kurs under prosessen • Unngå møter i en lukket krets • Kom ikke med sleivete kommentarer - alt blir husket og tolket • Ikke gi løfter som du ikke kan oppfylle 100 % • Sett ikke i gang med helt nye arbeidsoppgaver nå

27. Fra "Startpakke til Sluttpakke" Hva er viktig for den som slutter i Tollpost Globe: Økonomisk trygghet Sikre ny rett jobb og ny karriere Bevare selvrespekten og pågangsmotet Etablere tro på verdien av egen kompetanse og erfaring Aktivere nettverk i markedet Raskt komme i aktivt jobbsøk

28. Rådgivning helt frem til ny fast jobb Individuell oppfølgning helt frem til ny fast jobb Tilgang til konto/PC//internett Erfarne rådgivere Riktig CV og søknad Bevisstgjøring av nettverk Veletablerte programmer: Manualen ”Veien videre” Profesjonalisering av søkeprosessen Temamøter ukentlig

30. Oppsummering av nedbemanningen i ”Ny Tid” HR: • Antall vikaravtaler som er sagt opp: 40 • Antall medarbeidere som har sluttet : 40 • Antall medarbeidere som skal slutte: 2 • Antall medarbeidere som har mottatt oppsigelse: 3 • Antall frivillige sluttavtaler: 70 • Antall medarbeidere som har gått av med pensjon/AFP: 10 • SUM 160

31. 4. Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ?

32. … som en del av bransjens utfordringer (ikke Tollpost alene) • …vise handlekraft • …være i forkant • … ha respekt og omtanke for berørte i prosessen

33. Hva gjør konkurrentene? • Nedbemanning og permitteringer over hele linjen (Posten, DHL, Bring, Schenker)

34. 5. Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god prosess Tydelig ledelse + Riktig juss + God informasjon = God prosess uten konflikt Ledelse av omstillingsprosesser = Åpenhet – Ærlighet – Tydelighet Vis respekt – Vær tilgjengelig