Omstilling uten konflikt

1. Omstilling uten konflikt Siv Sørmo Personalhuset Utvikling

2. Agenda: Omstilling uten konflikt • Ledelse av omstillingsprosesser • Den viktige samtalen • Fra sluttpakke til startpakke

3. Personalhuset som totalleverandør • Ledende totalleverandør i Norge innen omstilling, rekruttering og personalutleie • Landsdekkende virksomhet • 19 avdelingskontorer • Omsetning 560 millioner pr 2008 • 150 fast ansatte rådgivere • 2000 utleide medarbeidere

4. Ledelse av omstillingProsessplan for omstilling

5. Prosess for omstilling – hvem gjør hva og nårOmstillingsprosessens faser ved nedbemanning Tid 1 mnd 2 mnd 1 mnd 1 mnd PLAN Tiltaksplan GJENNOM- FØRING NY ORGANISASJON STRATEGI MÅL Fase Styre Toppledelse HR sjef Linjeledere HR Hovedtillitsvalgt Linjeleder Tillitsvalgt Linjeleder Ansvar Avslutning gammel organisasjon Overgang Ny organisasjon

6. Handlingsplan for hver fase Strategi Avviklingsanalyse – problemdefinisjon - målavklaring Styrevedtak – rammer for ledergruppen – tidsplan HR policy Kompetanse- og kapasitetskrav Konsekvensanalyse Plan Bemanningsrammer Sluttavtaledesign: ansiennitet/alder/stilling oppstart startpakke: karriererådgivning mot ny jobb Avklaring pakker og tidsplan med tillitsvalgte Kompetansekrav Utvelgelse av de som berøres Kvalitetssikring mot regler i §AML Kommunikasjonsplan – internt/eksternt – pressemelding Ledertrening linjeledere – ”den viktige samtalen” – rolleavklaring med tillitsvalgte

7. Handlingsplan for hver fase Gjennomføring Endelig avtaler er klarert Spørsmål/svar – problemstillinger (feriepenger – sykepenger –permisjoner – bonus) Gjennomføring ”drøftelsesmøtet” = den viktige samtalen Mer enn 10 orientere NAV Ny organisasjon: Innsalg til gjenværende organisasjon Oppfølging kunder, leverandører og media Oppfølging ledere Verdistyring – medarbeidersamtale Oppfølgingsrapport vedrørende de som forlater organisasjonen Rask prosess tilsier grundig analyse Produktivitetstapet er i gjennomføringsfasen

8. Viktig hensyn å ta ved omstilingsprosess:Produktutvikling pr fase ved nedbemanning Produktivitetsnivå i bedriften/ avdelingen God prosess 110 100 % Reaksjon Manglende fokus Nye prosesser Lønnsomhetsrisiko 90 80 Konfliktfylt prosess 70 60 1 2 3 4 5 Tid mnd. Avslutning gammel organisasjon Overgang Ny organisasjon Kritisk: - tidsperiode i gjennomføringsfasen/ overgang - nivå produktivitetstap

9. Mål for ledelsens planlegging: Frivillig jobb ”den viktig samtalen” Alternativ jobb Styringsrett Endringsoppsigelse Presentasjon Styrt prosess A) Drøftelses møte Jobbprogram Ny jobb aksept Sluttpakke Ikke aksept Oppsigelse Drøftelse B) Oppsigelse

10. Ledelse av omstilling- gjennomføring uten konflikt"Den viktige samtalen

11. ”Den viktige samtalen” alternativet til drøftelsesmøtet Linjeleder HR Den berørte Tillitsvalgt

12. Roller og ansvar FOKUS MÅ VÆRE DEN BERØRTES BEHOV FOR TRYGGHET!

13. Tillitsvalgtes rolle og ansvar Korrektiv til ledelsens utkast til premisser for omstillingen Gi innspill til rammer for kriteriene for avvikling og nedbemanning Ha fokus på prosess Være tydelig på hvilken rolle man har overfor den berørte Tenke trygghet mer enn bare økonomi (antall måneders lønnspakke) Tenke mulighet for å finne frem til ny jobb for de som rammes

14. ReaksjonsmønsteretHvordan opplever den berørte personen situasjonen under prosessen

15. Den viktige samtalenMøtet med den berørte er avgjørende for prosessens suksess Målsetning Hindre at konflikt oppstår med den ansatte Hindre dårlig omdømme Sikre at den berørte opplever prosess som ryddig Sikre at prosessen gjennomføres effektivt etter tidsplanen Forutsetninger Vise respekt overfor den berørte part Tydelighet i situasjonsbeskrivelse og mulige alternativer tilgjengelig Unngå misforståelser

16. Den viktige samtalen Forberedelse fra linjeleder Sluttpakke individualisert og kvalitetssjekket mot gjeldende ansettelseskontrakt Oppdatering mot siste medarbeidersamtale (ref. individuelle prosesser) Ryddighet i utvelgelseskriteriene og definisjonene Klar beskrivelse av handlingsalternativ Innkalling – møtested – bruk av tillitsvalgte Trening og samkjøring med andre linjeledere og HR Mental forberedelse Oppfølgingsplan etter møtet Tilgjengelighet

17. Ledelse av omstilling- gjennomføring uten konfliktFraFra Sluttpakke til Startpakke

18. Fra sluttpakke til startpakke - bruk av sluttpakke fra et juridisk perspektiv Sluttpakke er et tilbud om frivillig fratredelsesavtale Hvis korrekt gjennomført: • eliminerer risikoen for søksmål og videre forhandlinger • raskere gjennomføring av beslutningene • normalt lavere konfliktnivå Berørtes rådgiveres vurdering av tilbudet • er arbeidstaker bedre tjent med å takke nei? • foreligger det saklig grunnlag for oppsigelse? • er sluttpakken for liten til å at det bedre å ta en prosess etter oppsigelse?

19. Fra sluttpakke til startpakke - bruk av sluttpakke fra et juridisk perspektiv § AML’s minimumsvilkår vs Sluttpakke Sluttpakkeavtalen er ikke formelt bundet av §AML Sluttpakken er en avtale mellom 2 ”likeverdige” parter Den ansatte frasier seg: rett til forhandling og rettslit vurdering – stå i stillingen rett til å komme tilbake i stillingen rett til søksmål Arbeidsgiver gir: økt trygghet i form av etterlønn økt trygghet for ny jobb med innlagt jobbsøkeprogram arbeidsfritak – rask overgang til aktivt jobbsøk Arbeidsgiver får: rask behandling og avklaring av prosessen ingen prosessuelle advokatkostnader mulighet for å rekruttere til stillingen igjen ledelsestid tilgjengelig for drift og ny organisasjon opprettholdt et godt omdømme

20. Elementer i sluttpakken - faktorer Etterlønn: Definert som lønn uten feriepenger/bonus Etterlønn med avkorting – stoppes utbetalt når ny jobb er etablert Pensjon og forsikring: Dekkes i oppsigelsestiden Sosiale goder: Dekkes i oppsigelsestiden (telefon/ bredbånd/ PC/ avis/ bil) Bonus: Regnes frem til dato for fratredelse Arbeidsfritak: Vanlig fra start av oppsigelsestiden Karriereprogram: Starter fra fratredelsestidspunktet og frem til ny jobb. Startpakke som gjennomføres individuelt program og i gruppe

21. Fra sluttpakke til startpakke Frivillig jobb ”den viktig samtalen” Alternativ jobb Styringsrett Endringsoppsigelse Presentasjon Styrt prosess A) Drøftelses møte Startpakke: Jobbprogram Ny jobb aksept Sluttpakke Ikke aksept Oppsigelse Drøftelse B) Oppsigelse

22. Tydelig ledelse + Riktige virkemidler + God informasjon = God prosess uten konflikt Ledelse av omstillingsprosesser = Åpenhet + Ærlighet + Tydelighet Vis respekt + Vær tilgjengelig