بسم الله الرحمن الرحیم

بسم الله الرحمن الرحیم

وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی مرکز مدیریت آمار و فناوری اطلاعات با مشارکت : معاونت آموزشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی «آشنایی با فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان» زمستان 1387

سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد : • فرآیند های مدیریتی: اینفرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند • فرآیند های عملیاتی: این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند مثل خرید، تولید، بازاریابی وفروش • فرآیند های پشتیبانی: این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات • یک فرآیند کسب و کار می تواند از چند زیر فرآیند تشکیل شود، که هر یک ویژگی های خودشان را دارند ولی در جهت برآورد اهداف فرآیند بالا دستی عمل می کنند و معمولا فرآیند تا سطح فعالیتها تقسیم می شوند. انواع فرآیندها

زنجیره ارزش پورتر

فرآیندها به چهار دسته اصلی ذیل تقسیم می شوند: فرآیندهای هسته ای فرآیندهای اصلی فرآیندهای پشتیبانی فرآیندهای مدیریتی انواع فرآیندها

این دسته از فرآیندها هدف اصلی از تشکیل سازمان می باشند، به عبارت دیگر این فرآیندها مرتبط با محصولات تولیدی یا خدمات ارائه شده توسط سازمان هستند. یک سازمان به تعداد محصولات یا خدمات ارائه شده به مشتریانش، فرآیند هسته ای دارد. سازمان فرآیندهای هسته ای فرآیند هسته ای مشتری

این دسته از فرآیندها باعث تحقق فرآیند هسته ای می شوند به طوریکه اگر این فرآیندها وجود نداشته باشند فرآیند هسته ای محقق نمی گردد. سازمان مشتری فرآیند هسته ای فرآیندهای اصلی فرآیندهای اصلی

سازمان این فرآیندها باعث اجرای اثربخش فرآیندهای اصلی می گردند . مشتری فرآیند هسته ای فرآیندهای پشتیبانی فرآیندهای اصلی فرآیندهای پشتیبانی

فرآیند مدیریتی سازمان مجموعه فرآیندهایی را گویند که در حیطه وظایف مدیریت ارشد سازمان می باشد. مشتری فرآیند هسته ای فرآیندهای مدیریتی فرآیندهای اصلی فرآیندهای پشتیبانی

ABC Process Map

طوفان فکری: کارکنان درباره تمامی فعالیتهای سازمان بحث می‌کنند و مهم ترین آنها را مشخص می‌نمایند؛ مصاحبه با طرفهای ذینفع کلیدی (اشخاصی که تحت تأثیر فرآیند قرارمی‌گیرند یا خودشان بر آن تأثیر می‌گذارند): شناسایی نیازهای آنها و سپس, شناسایی فرآیندهای کلیدی, ادغام اطلاعات, و تأیید نتایج به اتفاق طرفهای ذینفع؛ استفاده از مشاوران خارج از سازمان آغاز کار با الگوی کلی پورتر و سپس, تناسب دادن آن با سازمان کارت امتیازی متوازن روشهای شناسایی فرآیندهای کلیدی

نوع صنعت گستردگی و حجم عملیات ارتباطات و اطلاعات سازمانی نحوه نگرش مدیر ذوق و سلیقه متولیان فرآیند عوامل موثر در تعیین فرآیندهای کلیدی در سازمان

این فرآیندهای کلیدی سازمان هستند که اهداف سازمانی و عوامل کلیدی موفقیت CSFs))را محقق می کنند. عوامل کلیدی موفقیت بیان آنچه هستند که تیم مدیریت باید به انجام برساند تا سازمان به مأموریت خود جامه عمل بپوشاند. هر یک از عوامل کلیدی موفقیت نوعاً با عبارات "ما باید " یا "ما نیازمند آنیم که" همراه است . مثلاً ما باید سهم بازار را در سایر نقاط خاورمیانه افزایش دهیم . از بهترین تجارب چنین بر می‌آید که بیش از هشت عامل کلیدی موفقیت نباید تعریف کرد . فرآیند های کلیدی سازمان

نمونه ای از یک نقشه فرآیند بسته بندی و مونتاژ Fitting Tightening Leak Test QA Release Bluing Packaging • Customers: • انبار(داخلی) • مصرف كننده نهایی(خارجی) • برنامه ریزی تولید • خرید • تضمین كیفیت • Suppliers: • سازنده‌های سوپاپ(داخلی-خارجی) • سازنده‌های بدنه(داخلی- خارجی) • تامین كنندگان مواد بسته بندی • برنامه ریزی خرید • برنامه ریزی تولید • Inputs: • سوپاپ • بدنه • مواد بسته بندی • برنامه تولید PROCCESS • Outputs: • سوپاپ‌های تولید شده یا بسته‌بندی شده • گزارش مواد مصرفی • گزارشات تست محصول

فرآیند های طراحی شده برای دانشگاه جان مور فرآیند های مدیریتی مدیریت و کنترل مالی مدیریت و توسعه منابع انسانی تضمین و ارتقاء کیفیت جذب دانشجو خروجیهای بنیادی ورودی های بنیادی مدیریت و حمایت از دانشجو تدریس, یادگیری و ارزیابی تحقیق و توسعه و ابتکار برنامه ریزی ابنیه و تاسیسات تدارکات, آموزش و فناوری اطلاعات فرآیند های مدیریتی

متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان (1تهیه شناسنامه فرآیند

متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان (2 مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حد اقل 5 الی 6 فرآیند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها ) (3 مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده(توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!!) (4تکمیل جدول زیر بر اساس اطلاعات بدست آمده از بند های فوق

مدیریت فرآیند مدیریت فرآیندعبارت است از شناخت مدیریت فرآیندهای كسب و كاری كه هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان كار در طول سازمان تمركز می كند. در واقع،مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیت‌ها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می‌دهد که همه محصولات ساخته شده یکسان و مشابه‌اند. • با مدیریت کل فرآیندهایی که میان واحدهای سازمانی در جریان هستند، بجای مدیریت هر یک از واحدهای سازمانی، ریسک بهینه‌سازی‌های جزئی و دور شدن از بهینه‌سازی کلی کاهش می‌یابد. • با در نظر گرفتن این حقیقت که هر فرآیند، یک مشتری و یک تأمین‌کننده دارد، مدیریت فرآیندها، پایه بهتری را برای کنترل زمان و منابع حاصل می‌کند.

ACTION PLAN ارتقای مستمر کیفیت بر اساس تعریف دمینگ مدیریت بر فرآیند شامل چهار بخش ذیل می باشد: 1- طرح ریزی PLAN 2- اجرای برنامه DO 3- بررسی و کنترل CHECK 4- اقدامات ACTION CHECK DO مدیریت فرآیند چهار مرحله فوق تحت عنوان“چرخه دمینگ“معروف است.

متولی داشته باشند. اهداف مشخصی در جهت دستیابی به اهداف سازمانی داشته باشند. دارای نقشه فرآیند (Process Map) باشند. شاخص‌های فرآیند تعریف شده باشند. قابل كنترل باشند. برای رسیدن به اهداف فرآیند دارای برنامه بهبود و توسعه باشند. هنگامی فرآیندها مدیریت می شوند كه:

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند • اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و كاركنان • كاهش زمــان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی • تاثیرگذاری بر كالاها و خدمات • كاهش نرخ اشتباهات • كاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت • برنامه ریزی به موقع • بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگویی • جذب و نگهداری كاركنان شایستهمستند سازی بهتر انجام کارها • افزایش کیفیت کالاها و خدمات • افزایش سطح مشارکت کارکنان

مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندی این مدل توسط تیم راهبری مدیریت فرآیند شرکت GTE TELOPS طراحی شده است. اگرچه مدل گذار برپایه چرخه معروف دمینگ تدوین نشده ولی نتایج آن بسیار شبیه نتایج "چرخه دمینگ" است. • مرحله اول )ارزیابی( • الف) ایجاد زیرساختهای مدیریت فرآیند: • تعیین مدیران فرآیند • تشکیل تیم های فرآیند • تدوین طرح پیشنهادی برای استقرار مدیریت فرآیندی • تعیین اعضای تیم فرآیند • تعیین چشم انداز بلندمدت فرآیند • ارزیابی تاثیر جهت گیری راهبردی • اولویت بندی مهمترین نارساییهای فرآیند • آموزش اعضای تیم فرآیند • ب) ارزیابی فرآیند کنونی • مستندسازی فرآیند • شناسایی / اولویت بندی روندهای عملکرد

مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندی • مرحله دوم )توسعه( • الف(شناسایی فرصتهای بهبود • تعیین رویکرد بهبود • حل و فصل مسایل مربوط به یکپارچه سازی • تعریف شاخصهای ارزیابی عملکرد پیشنهادشده • تعیین استانداردهای عملکرد فرآیند • تعیین روشهای بهبود • ب) تدوین برنامه بهبود • ارزیابی و اولویت بندی روشهای بهبود • تدوین یک برنامه بهبود فرآیند رسمی • هماهنگ بودن برنامه بهبود فرآیند با برنامه عملیاتی سازمان • تخصیص مجدد منابع به برنامه های تصویب شده • تعریف مسئولیتهای مجری فرآیند • تشکیلتیم استقرارفرآیند

مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندی • مرحله سوم ) اجرا( • الف) اعمال بهبودها • آغازفعالیتهای توسعه (آماده سازی سیستم، آموزش، به کارگیری شاخصهای اندازه گیری، اعمال رویه ها و...) • آزمایش تغییرات فرآیند (به منظور حصول اطمینان از قابل دستیابی بودن اهداف موردنظر) • اجرای وظایف مجری فرآیند • اجرای تغییرات فرآیند • ب) ارزیابی عملکرد فرآیند • گرفتن تاییدیه تطابق اجرای فرآیند با آنچه طراحی شده • شناسایی ناهمگونی های بین عملکرد فرآیند و مشخصات آن • ارزیابی بازخورهای ارائه شده توسط مشتریان • مرحله چهارم (تثبیت) • بهبود پیوسته فرآیند.

نمونه هایی از تدوین نقشه فرآیند

طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند سطح صفر نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند سیاست گذاری نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند توسعه منابع انسانی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

فرآیند توسعه منابع مالی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

فرآیند توسعه محیط حقوقی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

فرآیند توسعه تجهیزات و زیرساختهای نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

با تشكر از توجه وهمراهي شما سروران

بسم الله الرحمن الرحیم