Réunion Générale de coordination du 27 Novembre 2008

1. Réunion Générale de coordination du 27 Novembre 2008

2. REUNION DE COORDINATION DU 27 NOVEMBRE 2008 Ordre du Jour 1. Point sur les indicateurs qualité. Analyse des résultats obtenus. 2. Point sur la clôture du Budget 2008 et la préparation du BP 2009. 3. Rappel sur les techniques de rattachements et de reports. 4. Rappel : refacturations à réaliser sur l’EPIC et Scènes Vosges. 5. Point sur les audits en cours du second semestre 2008. 6. Point sur le suivi des marchés et les actions de formation en cours. 7. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 22 Janvier 2009 à 14 H 30 2

3. 1.A. Les indicateurs qualité • Délais globaux de règlement sur 10 mois • Délai global d’Octobre à 28,79 jours contre 32,73 jours en 2007 – Moyenne de 25,94 jours contre 25,40 jours sur l’année 2007, 27,81 jours sur 2006 – Objectif 08 : 26 jours tenus. • Mais attention au délai d’octobre traditionnellement long et attention au traitement des factures en fin d’année. • Pour les services qui traitent un nombre important de factures : Direction des Sports et de la Jeunesse : 23,35 jours moyenne 2008 sur 10 mois. • Urbanisme : 36,80 jours en moyenne 2008 sur 10 mois. • 2. Délais globaux d’encaissement Délai d’encaissement global 94 jours soit le plus élevé depuis 2004.Délais d’encaissement pour les titres émis en 2008 : 28 jours avec un objectif 2008 de 31 jours ( 30,03 jours réalisés sur toute l’année 2007 ). Pour les titres 2008 : • Loyers Ville 27 j., Repas PA 24 j., Loyers PA 17 j., Crèches de 33j. • 3. Délais de traitement par les services • De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007 et 7,11 sur 2008. • Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours 3

4. 1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % et 10 Mois 2008 0,39 % - Objectif 2008 0,70 %. Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % et 10 Mois 2008 2,04 % - Objectif 2008 1,50 %. Taux moyen global 2007 : 0,88 % et 10 Mois 2008 0,92 % - Objectif 2007 0,90 %. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée sur 10 Mois 2008 14,91 jours contre 13,46 jours en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002 - Objectif 2008 12 Jours. Chaque mois, 96 factures sur 10 Mois 2008 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 26 factures sur 10 Mois 2008 sont datées de deux mois précédant celui de l’enregistrement aux Finances ( 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) En Sept : 11 Librairie Concorde S65, 3 Mirvos S41, 3 Dalkia S41 . En Octobre : 3 Sicovad S45, 2 Marcot Voyages S66 et S62. 4

5. 2.A. Clôture Budget 2008 Clôture BP 2008 Sur serveur intranet : Fin des engagements le 1er Décembre 2008 au soir. Basculement des factures sur 2009 le Jeudi 18 Décembre 2008 au matin. Mémo sur les rattachements. Dernier Comité de Pilotage du Budget : Le Vendredi 12 Décembre. Principe : Limitation au maximum des rattachements à effectuer ( supérieurs à 100 €, et dûment justifiés au regard des nombreux rattachements annulés durant l’année 2008 ). Objectif : bouclage de tous les comptes administratifs en Mars 2009 DERNIER DELAI. 5

6. 2.B. Ouverture Budget 2009 Crédits ouverts à partir du 02 Janvier 2009 Date de Vote des Budgets : Le 24 Novembre : EPIC Office dont Centre des Congrès Le 3 Décembre : CCAS ( à confirmer ) Le 18 Décembre : Ville d’Epinal Règle des 12° et reports jusqu’au vote des budgets : En Janvier 2009 : Scènes Vosges ( à confirmer ) D’ici fin Mars : Communauté de Communes. 6

7. 3.Principe Rattachements et reports Dépenses de fonctionnement : Factures non parvenues avant le 18 Décembre. Engagées et service fait au 31-12 : rattachement. Engagées et service non fait au 31-12 : reports. Recettes de fonctionnement : Engagées et droits acquis à 100 % au titre de 2008 : rattachement. Engagées et droits acquis partiels au titre de 2008 : rattachement partiel. Dépenses d’investissements : Pas de rattachement. Que des reports sur engagé et service fait ou non fait au 31-12. Recettes d’investissements : Engagé et droits acquis à 100 % au 31/12 : report total. Engagé mais droits acquis partiel au vu des travaux : report partiel. Les cessions ne se reportent qu’en investissement. Pas de reports sur des opérations d’ordre – travaux en régie. 7

8. 3. Nouvelle technique de rattachement ( Rappel ) • AVANT : • Un seul numéro de mouvement : 08 41 41 0499 • En 2008 Après saisie Service Fait : Mandat de rattachement • En 2009 : • Mandat de contrepassation • Arrivé facture Mandat réémis. • Gros inconvénients : • Les écritures liées au rattachement et à la contrepassation se mélangent avec les écritures comptables liées au montant réel de la dépense. • D’où récapitulatif parfois peu lisible sur les état budgétaires par imputation et par tiers. 8

9. 3. Nouvelle technique de rattachement ( Rappel ) • APRES : • Deux numéros de mouvement : • En 2008 Après saisie Service Fait. • 1.Le mouvement A rattaché : engagé par le service • ex : 08 41 31 0268 pour 7 869,33. • Est mis « en refus » cf onglet « Calendrier et Historique » du mouvement • Et disparaît donc des cumuls engagés : libère les crédits • Le mouvement B de rattachement est créé sur lequel figurera le mandat de rattachement. • ex : 08 RATD 00005 pour 7 869,33 • Toujours code tiers TPM • Sur l’onglet : informations complémentaires apparaît le lien entre • Le mouvement rattaché 08 41 31 0268 • et le mouvement de rattachement 08 RATD 00005 9

10. 1. Présentation du Mouvement A rattaché 10

11. Le mouvement est automatiquement mis en refusé » Et disparaît donc des cumuls engagés. 11

12. a.Le Service Fait doit être daté, non nul et > à 100 € b. Infos lien mouvement B de rattachement N° 07RATD0005 12

13. 2. Présentation du Mouvement B de rattachement Toujours code tiers : TPM 13

14. Mouvement mandaté qui impacte les cumuls 2007 Et remplace l’engagement rattaché 14

15. Infos Lien mouvement A rattaché 15

16. 3. Nouvelle technique de rattachement • RAPPEL : • Pour que le rattachement soit validé : • avancement au stade engagé, • Engagement rapproché d’une facture refusé • Imputation qu’en fonctionnement • Tiers renseigné ( surtout pas TPM ) • Service fait daté, > à 100 € et dûment justifié. 16

17. 3. Nouvelle technique de rattachement • APRES : • En 2009. • 1.Le mouvement A rattaché : • ex : 08 41 31 0268 pour 7 869,33. • Sera utilisé pour le Mandat - Titre émis à l’appui de la Facture ou de la déclaration de recettes définitive ( hors cumuls budget 2009 sauf si écart entre le montant de la facture et celui du rattachement ) • Le mouvement B de rattachement • ex : 08 RATD 00005 pour 7 869,33 • Fera l’objet d’un Mandat ou Titre de contrepassation • Conclusion : • Les opérations liées à la gestion de la facture ou de la recette sont donc bien dissociées des opérations liées à la technique de rattachement-contrepassation 17

18. 1. Sur N+1 : Présentation du Mouvement A rattaché Ajout du libellé « (RATTACH.)  et année d’origine 2007» 18

19. Rappel de l’engagement réalisé en N sans les opérations de rattachement passées sur le mouvement B, en attente du rapprochement avec la facture sur N+1. 19

20. Infos lien mouvement B de rattachement 20

21. 2. Sur N+1 : Présentation du Mouvement B de rattachement Terme « (RATTACH.) » et Année d’origine N 21

22. Informations liées à la contrepassation 22

23. Rappel du n° de mandat de rattachement sur N Lien avec engagement rattaché Mouvement A 23

24. Conséquence sur les situations comptables ASI : en N Le mouvement de rattachement remplace bien le mouvement rattaché par le service qui a disparu des cumuls ( mais existe toujours ! ). 24

25. Conséquence en N+1 : en affichage des situations, la contrepassation ressort logiquement en négatif, en accord avec le Trésor Public. 25

26. 3. Nouvelle technique de rattachement 1. Au moment de l’édition du service fait, bien cocher "solde de la ligne" et cliquer sur "modifier". 1. 2.2.Attention au rapprochement des factures après saisie de service fait : Øs’il reste un solde à conserver celui-ci sera perdu.(le logiciel remet le montant de service fait à zéro) ; ØPour conserver ce solde, il faut à nouveau procéder à la saisie de service fait de tous les engagements de rattachement rapprochés à une facture. 3. 3. Dans les budgets annexes H.T., le montant des engagements doit être saisi H.T avec un taux T.V.A à zéro. 4. 4.Pour les engagements d’investissement, faire une simple liste et la transmettre à Mr hayotte (service Finances poste 50 86) ainsi que les engagements de fonctionnement sur tiers TPM 002877, ils seront passés en reports. 6. 5. Pour les engagements de titre de recette, faire une liste prévisionnelle, les engager et la transmettre à Mme GERARD-schneider du service Finances poste 42 32. RrRappel des documents à fournir : 1.   1. Une copie écran de la saisie de service fait par ordre croissant. 2.  2. Joindre deux exemplaires de chaque bon de commande agrafés ensemble sans faire de liasses séparées, en indiquant l’objet et le budget concerné. 26

27. 3. Nouvelle technique de rattachement Conclusion • Ne rattacher que le strict nécessaire. • Faire le point sur chaque engagement existant en fin Novembre. Aucun engagement ne doit exister sans une justification claire et précise. • Mettre en refusé et pas à zéro les engagements sans objet ( éviter les suppressions d’engagements ). • Se préoccuper des cumuls qui ressortent en négatif en cette fin d’année : anomalie bloquante pour l’édition du Compte Administratif : à signaler à Mme Philipponel. 27

28. 5. Rappel sur les refacturations à établir • Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges • Nature des dépenses concernées : • Frais de reprographie, de fournitures de bureau, d’affranchissement. • Produits d’entretien. • Fournitures éventuelles Bâtiments ( interventions travaux en régie ). • Forfaits informatiques. • Mise à disposition de Personnel dans le cadre de Manifestations ( Centre des Congrès, Scènes Vosges … ). • Entretien de véhicules et fourniture de carburant. 28

29. 5. Rappel sur les refacturations à établir • Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges. • Méthode : • Décompte avec toutes les pièces justificatives à transmettre à la Direction des Finances avant le 05 Décembre pour les 11 premiers mois de l’année. • Rattachement pour le 12° mois. • Ne concerne pas les forfaits ( informatique, CCEG ), et ne concerne pas les facturations déjà établies périodiquement (Garage ). • Valorisation Main d’œuvre : prendre le prix établi dans les tarifs ( ou le tarif prévu éventuellement dans le cadre d’une convention ). 29

30. 6. Point sur les audits • Enjeu : préparer le prochain audit externe du 04-02-09 • Suivi des actions en cours : • nouvelles procédures CCEG, Scènes Vosges. • Suivi des remarques issues de l’audit de Juillet 2008, en particulier la gestion des marchés. • Services particulièrement concernés en plus des secteurs habituels: DRH, Arrivée des factures, gestion des achats informatiques, sports et jeunesse. 30

31. 6. Point sur les marchés / formations en cours 4-5 Décembre 2008 Public : techniciens et gestionnaires marchés Contenu : -Reprise rapide des bases d’un marché public – grands principes, forme des contrats, pièces d’un marché. -Aborder les points clés d’un cahier des charges de travaux ( aspects financiers – suivi exécution ), notion d’avenants et de marchés complémentaires, la réception des travaux et ses conséquences, les points clés d’un marché de maîtrise d’œuvre ( contrôle du MOE, suivi de son contrat ) Recommandation : Apporter les marchés qui vous posent question. 31

32. 6. Point sur les marchés / formations en cours 16 et 18 Décembre 2008 ( reprise formation des 13 et 14 Nov ) Public : gestionnaire marchés. Mercredi 17 Décembre. Public : tout agent concerné appelé à réaliser des achats courants de travaux, fournitures ou service. Contenu : Sensibilisation aux accords cadres et marchés à bons de commande du code 2006. -Définition -Quand et pourquoi choisir l’accord cadre ou le marché à bons de commande ? Mono ou multi attributaire ? Réflexion et cas pratiques de choix de contrat autour de situations concrètes proposées par les agents. 32

33. 7. Remarques diverses • Gestion de vos demandes de virements de crédits : • Attention aux lignes à diminuer : bien vérifier le disponible budgétaire et les chapitres qui doivent être identiques, sinon Décision Modificative. • Préciser clairement le justificatif du virement. • Donner le n° clé de la ligne imputation étendue et le libellé du code programme #30375 908 8231 21571 45 08516 Tondeuse grande surface. • Bien présenter un virement équilibré en cumulant les « + » et les « - ». • Bien préciser le Budget concerné. 33