Совет директоров филиалов Евразийского открытого института. 24-26 ноября 2009 года.

1. Совет директоров филиалов Евразийского открытого института.24-26 ноября 2009 года. Взаимодействие организационного отдела с филиалами Начальник организационного отдела К.О. Ильницкий 109052, Москва, ул. Подъёмная, д. 12, стр. 1

2. Содержание выступления: Копии документов; Документы об образовании; Печати и штампы; Бланки; Приказы и распоряжения; Положения, правила и инструкции; Номенклатура дел; Официальные документы на сайте филиала.

3. 1. Копии документов По запросу обособленных структурных подразделений организационный отдел выдаёт следующие копии документов: Нотариально заверенные копии учредительных документов (устав, лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о внесении в Единый государственный реестр, свидетельство о государственной аккредитации и прочие документы); Копии, заверенные организационным отделом: а) учредительных документов; б) локальных актов (положений, приказов и распоряжений). Запросы, поступающие от филиалов выполняются своевременно и оперативно организационным отделом.

4. 1. Копии документов Проблема. Подготовленные копии документов не забираются обособленными структурными подразделениями. Например, организационным отделом было подготовлено 600 копий лицензии и свидетельства о государственной аккредитации для обособленного структурного подразделения. Работа организационного отдела была приостановлена на 2 рабочих дня. В итоге обособленное структурное подразделение не забрало подготовленные копии. Предложение. При заказе большого количества копий учредительных документов, свыше 25, просьба обязательно их забирать. В противном случае, организационный отдел подготовленные копии будет использовать на своё усмотрение и передавать другим подразделениям по их запросу.

5. 2. Документы об образовании Организационный отдел выписывает следующие документы об образовании: I. Для аккредитованных филиалов: 1) дипломы без отличия и с отличием ВПО государственного образца; 2) приложения к дипломам ВПО государственного образца. II. Для неаккредитованных филиалов: 1) дипломы без отличия и с отличием ВПО негосударственного образца; 2) приложения к дипломам ВПО негосударственного образца. III. Для всех филиалов: 1) дипломы и приложения к ним о профессиональной переподготовке; 2) свидетельства о повышении квалификации; 3) удостоверения о краткосрочном повышении квалификации.

6. 2. Документы об образовании Проблемы: Нарушение сроков подачи сведений в отдел по работе с филиалами по выпускникам для оформления приказов об окончании и присвоении квалификации; Искаженные сведения по выпускникам, предоставляемые в организационный отдел для выписки документов об образовании; Незапланированная одновременная выдача документов об образовании МЭСИ и ЕАОИ; Выписанные документы об образовании не забирают филиалы. Предложение. Соблюдать регламент, установленный институтом о предоставлении качественных и точных сведений в срок.

7. 3. Печати и штампы Согласно уставу Евразийского открытого института и положению о филиале, филиал как обособленное структурное подразделение может иметь печати и штампы со своим наименованием. В случае аккредитации образовательных программ в филиале в составе Евразийского открытого института, филиал вправе использовать печать института с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Предложение. Необходимо определить перечень документов филиала, на которых необходима печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (например, форма № 26 для военных комиссариатов). По запросу филиалов в отдел по работе с филиалами направлять необходимые документы для их подготовки и простановки печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и дальнейшей их передачи в филиал.

8. 4. Бланки Согласно уставу Евразийского открытого института и положению о филиале, филиал как обособленное структурное подразделение может иметь бланки с наименование филиала. Бланки следует печатать типографским способом и в едином цветовом оформлении. Бланки должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

9. 4. Бланки Обязательные реквизиты: 1) Эмблема Евразийского открытого института; 2) Полное и сокращенное наименования филиала; 3) Юридический адрес филиала; 4) Телефон, факс, адрес электронной почты и веб-адрес; 5) ОГРН, ОКПО, ИНН/КПП. Проблема. Бланки филиалов оформлены в противоречии с установленными требованиями. Предложение. Подготавливать бланки в строгом соответствии с утвержденными правилами.

10. 5. Приказы и распоряжения В ходе своей деятельности филиал вправе издавать приказы и распоряжения. Приказы и распоряжения директора филиала следует готовить в едином оформлении. Обязательные и единственные реквизиты приказа и распоряжения: 1) Полное наименование филиала; 2) Наименование организационно-распорядительного документа (приказ или распоряжение); 3) Место подписания приказа или распоряжения, номер и дата; 4) Название приказа или распоряжения, преамбула, основной текст; 5) Подпись директора филиала и, при необходимости, согласующие подписи должностных лиц.

11. 5. Приказы и распоряжения Проблема. Приказы и распоряжения филиалов оформлены в противоречии с установленными требованиями. Предложение. Подготавливать приказы и распоряжения в строгом соответствии с утвержденными правилами.

12. 6. Положения, правила и инструкции В ходе своей деятельности филиал вправе издавать положения, правила и инструкции. Данные документы следует готовить в соответствии с требованиями рабочей инструкции «Ведение делопроизводства в ЕАОИ» и СТП «Управление документацией СМК». По общему правилу, область действия документов распространяется на все обособленные структурные подразделения. Однако филиал вправе издавать свои положения, правила и инструкции, имеющие действие на территории филиала. Например, должностные инструкции сотрудников филиала, за исключением, директора филиала, главного бухгалтера, а в некоторых случаях и заместителей директора; положения о структурных подразделениях, положения и инструкции. Все издаваемые документы не должны противоречить положениям, принятым в ЕАОИ.

13. 7. Номенклатура дел Филиалу, имеющему структурные подразделения, согласно утвержденному штатному расписанию филиала следует вести номенклатуру дел и осуществлять хранение дел. Ежегодно в конце календарного года необходимо утверждать директором филиала сводную номенклатуру дел филиала на следующий календарный год. Правила формирования номенклатуры дел, указание сроков хранения дел и другие вопросы, связанные с ведением номенклатуры дел указаны в рабочей инструкции «Ведение делопроизводства в ЕАОИ» и инструктивными указаниями Росархива.

14. 8. Официальные документы на сайте филиала Проблема. В разделе «Официальные документы» размещены утратившие силу документы: лицензия на право ведения образовательной деятельности и свидетельство о государственной аккредитации. Сайты Азовского, Донского и Калининградского филиалов; устав ЕАОИ. Сайты Пермского и Удмуртского филиалов; свидетельство о регистрации ISO 9001:2000. Сайты Азовского, Донского, Пермского и Удмуртского филиалов. В настоящее время действие свидетельства о регистрации соответствия СМК требованиям ISO 9001:2000 закончилось и запланирован повторный сертификационный аудит Евразийского открытого института. Однако, процедура сертификации не означает наличие официально подтвержденной системы менеджмента качества в филиале, и заявлять о том, что СМК филиала сертифицирована требованиям ISO 9001 неправомерно. Предложение. Удалить из разделов сайта утратившие силу документы и разместить при необходимости действующие документы.

15. Вопросы? Ильницкий Константин Начальник организационного отдела Kilnitsky@eoi.ru +7 (495) 657-9129 (+7239)