COMUNICAZIONE PUBBLICA La comunicazione interna 5° lezione 10 ottobre 2008

1. Anno Accademico 2008/2009 COMUNICAZIONE PUBBLICA La comunicazione interna 5° lezione 10 ottobre 2008

2. Comunicazione e Organizzazione • La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi sistema organizzativo e, quindi, anche dell’Ente Pubblico. Non ci può essere organizzazione senza comunicazione: • interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone) • esterna (formalizzata, non formalizzata) • La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere gestita senza profondi e continui collegamenti con l’organizzazione. • Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti della Pubblica Amministrazione come uno strumento di potere: una logica sbagliata e moralmente criticabile perché procura danni a tutta l’organizzazione.

3. La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo dell’Ente • La comunicazione interna è uno strumento che l’Ente Pubblico può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica dell’organizzazione. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di funzionari e dipendenti alle scelte dell’Ente etc. • Anche in questo caso (come quando si parla di comunicazione verso l’esterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo conoscendo le attese di coloro che lavorano nell’Ente è possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dell’obiettivo.

4. L’inventario dei bisogni • Uno strumento utile per attivare il processo è l’inventario dei bisogni, un’iniziativa che ha l’obiettivo di definire i bisogni di informazione e comunicazione di un Ente(o di una sua singola struttura all’interno dello stesso)rispetto agli altri Enti. • L’inventario dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività. Tali informazioni vanno individuate a livello di macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario indicare il dettaglio/la specifica dell’informazione stessa. • Questo strumento viene, di norma, gestito dal responsabile dell’Ente e rappresenta un’occasione per stimolare i collaboratori ad esprimere la propria opinione.

5. La Comunicazione Interna: gli strumenti • Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi adottati da moltissimi Enti, in particolar modo da quelli di piccole dimensioni) sono: • circolari, determine e atti amministrativi • manifesti e locandine affisse in bacheca • Alcune organizzazioni pubbliche più grandi ed evolute adottano anche altri strumenti, quali: • riunioni periodiche e convention • newsletter e notiziari • reti intranet • Un discorso a parte è rappresentato dall’offertaformativa che l’Ente propone ai propri dipendenti come occasione di crescita e aggiornamento professionale.

6. Riunioni periodiche e convention • I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare. • Abitualmente utilizzata dal mondo delle imprese, oggi l’organizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e delle strategie di comunicazione interna della Pubblica Amministrazione. • I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni, incentive etc.), nel mondo del pubblico nascono iniziative finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione dei dipendenti.

7. Newsletter e notiziari • Questi strumenti possono essere adottati solo dagli Enti di maggiore dimensione, che li utilizzano per informare dipendenti e collaboratori su vari temi. • La newsletter è spesso gestita dai Cral e dalle organizzazioni sindacali, con il consenso della direzione dell’Ente. • A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale, quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in funzione delle novità da comunicare. • Negli Enti più organizzati, la newsletter serve anche per promuovere servizi e offerte riservati ai dipendenti (viaggi, acquisti a prezzi scontati etc.).

8. Intranet • La creazione e l’utilizzo di una intranet all’interno dell’organizzazione può portare risultati concreti nella gestione della comunicazione interna in tempi brevi. • L’Ente deve, però, combattere contro il gapinformaticoancora presente in molte realtà e contro la resistenza all’innovazione di molti addetti della Pubblica Amministrazione (a volte, sono proprio i dirigenti a rappresentare il “collo di bottiglia”). • Scrivere in Rete facilita la comunicazione tra i vari uffici e la direzione dell’Ente, contribuendo anche a semplificare il linguaggio e la comunicazione interna tra i diversi settori dello stesso.

9. Proporre ai propri dipendenti occasioni di formazione e di aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti interni e per riqualificare dipendenti e funzionari. In questi ultimi anni, la maggior parte degli Enti Locali ha progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nell’ambito della comunicazione. Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal settore privato. La formazione

10. Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione Interna • È importante ricordare che non si può trasmettere all’esterno qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono veicolati all’interno. • L’organizzazione non comunica all’esterno soltanto attraverso ciò che comunemente definiamo “comunicazione”, ma anche attraverso i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica. • L’Ente Pubblico deve necessariamente ripensare i comportamenti organizzativi che “parlano” al e con il pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione etc.).

11. Verso l’innovazione • La diffusione delle nuove tecnologie (dai portali alle reti intranet) dovrebbe facilitare la comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno. • L’innovazione nell’organizzazione, con il passaggio da una logica di “adempimento” ad una logica di “risultato”, dovrebbe spingere a rivedere tutti i processi interni di lavoro in un’ottica di efficienza e di efficacia. • Si dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione e le forme contrattuali, ripensare i meccanismi premianti delle persone coinvolte nel processo di cambiamento.