A munkaerő-állomány biztosításának folyamata: a toborzás

1. A munkaerő-állomány biztosításának folyamata:a toborzás Finna Henrietta Ph.D. hallgató Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék

2. A toborzás fogalma és célja A toborzás: az emberi erőforrás menedzsment azon résztevékenysége, amely során a vállalat/szervezet egy megüresedett munkakör betöltésére törekszik. A toborzás célja: • munkáltató oldaláról: a hiány kezelése a szervezet hatékony működésének biztosítása érdekében • munkavállaló szempontjából: olyan munkavállalók keresése és vonzása, akik a vállalatnál szeretnének dolgozni. Fontos, hogy azokat a munkavállalókat keressük és vonzzuk oda, akik a vállalatnál szeretnének dolgozni! Minél nagyobb a merítés lehetősége, annál nagyobb a megfelelő munkavállaló megtalálásának esélye!

3. A toborzás problémaköre • Demográfiai okok: kevés fiatal, jól képzett álláskereső, a népesség elöregedése • Technológiai és gazdasági fejlődés: számos olyan új tevékenységi kör, amire nagyon nehéz megfelelő munkaerőt találni • Kedvezőtlen munkaerőpiac: nincs meg a megfelelő munkaerő-állomány, minőségben nem tudják lefedni az igényeket, nem azon a helyen van üresedés, ahol felesleges munkaerő-állomány A munkakör megüresedésének lehetséges okai: • az alkalmazott kilép a vállalattól (önként, vagy a vállalat „nyomására”) • a vállalat növekedése, terjeszkedése révén új egységek keletkeznek • ideiglenes üresedések: betegségek, gyermekszülés, stb.

4. Toborzási stratégia / terv El kell dönteni, hogy • Milyen teljesítménykínálatú jelentkezőre van szükségünk (munkaköri leírás és specifikáció) • Milyen eszközök vonzzák a megfelelő embereket (célcsoportokra szabott toborzási technikák) • Hol, hogyan hirdetjük meg (hirdetés megtervezése) • Ki foglalkozzon a jelentkezőkkel (erőforrás tervezés) • Milyen tájékoztatást adunk a cégről (image) • Milyen időkeretet adunk (időterv) • Mennyi pénzt szánunk a toborzási-kiválasztási folyamatra (költségterv)

5. A toborzás költségei • A toborzási személyzet költségei • Az ideiglenesen munkakört betöltő alkalmazottak költségei • Külső munkatársak, tanácsadók költségei • Médiaköltségek • Feldolgozó és kiértesítő munkatársak költségei • Jelentkezőket nyilvántartó rendszer kidolgozási és üzemeltetési költségei

6. Munkaköri leírás A munkakör elemzés eredményeként kialakított dokumentum, mely az egész keresési, toborzási folyamat alapjául szolgál, tartalmazza a munkakör hatékony betöltését szavatoló követelményrendszert. A munkaköri leírás tartalma: 1. A munkakör azonosítása a szervezeten belül 2. Feladatok (célok, jellemző eredmény mutatók) 3. A munkával járó felelősségek (kötelezettségek), hatáskörök 4. Emberi kapcsolatok 5. Fizikai feltételek (a munkavégzés körülményei, kapcsolatok más munkakörökkel) 6. Fizetés és egyéb juttatások

7. Személyi követelményrendszer (munkaköri specifikáció) • Képzettség, ismeret: a megkívánt iskolai végzettséget, az adott feladathoz minimálisan szükséges tudásszintet foglalja magába • Képesség: • Szellemi (felfogóképesség, megfontolt ítélőképesség) • Fizikai (testalkat, kinézet, öltözködés, hangszín, tekintet) • Ügyességi (művészi, zenei, kézügyesség) • Pszichikai (vezetői képesség, megbízhatóság, motiválhatóság) • Készségek: magatartási követelmények, kompetenciák, jártasságra vonatkozó elvárások, amelyek gyakorlat révén szerezhetőek meg.

8. Alternatív lehetőségek a munkaerőhiány kezelésére • Munkakör áttervezés és munkakör átcsoportosítás • Túlóra • A munka gépesítése és automatizálása • Rugalmas munkaidő • Részmunkaidős foglalkoztatás • Outsourcing Ha ezek egyike sem megfelelő megoldás, akkor: ÚJ EMBER FELVÉTELE!!!

9. Alternatív lehetőségek a munkaerőtöbblet kezelésére • Elbocsátások • Szerződéses munkák csökkentése • Felvételi stop • Korai nyugdíj támogatása • Munkaidő csökkentés • Fizetésnélküli szabadság • Megegyezéses bércsökkentés • Változó bérekre való áttérés • Tevékenység kiterjesztése

10. Belső forrásból Utánpótlási terv Rotáció, áthelyezés más munkakörbe Előléptetés Belső pályázat kiírása Nyugdíjas dolgozók foglalkoztatása Külső forrásból Spontán jelentkezők Munkaügyi központok Munkatársi ajánlási programok (Személyes kapcsolatok) Szakmai gyakorlat, szakdolgozat, iskolai toborzás Állásbörzék, karrierfórumok Online módszer - Internetes álláskínáló/ kereső site-ok Professzionális cégek alkalmazása Sajtóhirdetés Toborzás módszerei

11. Előnyök A képzés megtérül Motivál a fejlődésre Beválás biztonsága Költségtakarékos Beilleszkedés könnyebb Megtartást segíti Hátrányok Belterjesség Kevés jelentkező Nincs munkaerőpiaci összehasonlítás Szubjektivitás a kiválasztásban Korábbi munkatársak ellenállása Konfliktus más pályázókkal Belső toborzás

12. Spontán jelentkezők (szórólap) • Utcáról betévedők (véletlenszerűen, nem hirdetés hatására) • Szórólap alapján besétálók • Hirdetőtáblák, utcai hirdetések alapján jelentkezők • Előnye: • olcsó (ingyenes), • azok jelentkeznek, akik valóban ott akarnak dolgozni • Hátránya: • Nem pontosan tervezhető • A kritériumokat nem ismerik a jelentkezők, ezért sok időt és pénzt igényel a kiválasztásuk

13. Munkaügyi központok • Állomány: aktuális, ill. potenciális munkanélküliek • Feladatuk: a munkanélküliek elhelyezése • Előny: • költségkímélő (ingyenes), • szempontok megadása alapján előszelekciót végez, • a munkavállalók hátrányos helyzetükből adódóan nem nagy igényűek • Hátrány: • A munkanélküliségből eredő emberi problémák felvállalása (bizalomvesztés, önbizalom hiánya, bizonytalanság)

14. Munkatársi ajánlási programok • Belső meghirdetés fajta • Lehet belső jelentkező is • Ha az ajánlott munkatárs beválik, akkor az ajánló jutalma az ajánlási díj • Hatásai: • Az ajánló számára külső és belső jutalom • Nagymértékben kultúraalakító • Költségkímélő

15. Iskolai toborzás, állásbörzék • Célzott réteg: fiatal, friss tudással rendelkező munkavállalók (frissdiplomások) • A célcsoport jellemzői: versenyképes, legfrissebb tudás, szerényebb igények, nagyobb kihasználhatóság, magasabb teljesítmény • Eszközök, módszerek, fórumok: • Szakmai gyakorlat (kölcsönös előnyök) • Szakdolgozat írás (alkalmazás lehetősége) • Állásbörzék, karrierfórumok egyetemeken, főiskolákon (vállalatnak jó hirdetési, és nagy merítési lehetőség)

16. Professzionális cégek

17. Új technológiák alkalmazása: toborzási szoftverek • Funkciói: Önéletrajzok kezelése, lekérdezése; riportok készítése; piaci információk elemzése, konkurenciafigyelés • Előnyei: • Gyorsaság a hirdetésben (percek alatt felkerül egy nyitott pozíció) • Gyorsaság a keresésben (másodpercek alatt lehet válogatni) • Hatalmas adatbázis, nagyobb a merítés lehetősége • A szoftver segíti az adminisztrációt, pl. értesíti a jelöltet • Olcsó • Hátrányai: • Redundancia • Nincs folyamatos frissítés, karbantartás • Munkavállalók számára személytelen • Korlátozottan alkalmazható KKV-k számára és felsővezetők esetén

18. Korszerű HR technikák a toborzásban: az online toborzás • Elektronikus toborzási eszköz, amely az elmúlt években hatalmasat fejlődött (a világ 500 legnagyobb vállalatának 80%-a toboroz az Interneten) • Az üres állások feltöltése lehetséges saját honlapon, de sokan már internetes állásbörzé(ke)t, web-portálokat is igénybe vesznek • Idő és energiatakarékosság: elektronikus kapcsolatfelvétel, és pályáztatás (jelentkezés-önéletrajz-behívás) • 2003. év végi becslések szerint 200.5-re az akkori 1.2 Mrd €-ró1 2005-re 7,1Mrd €-ra nő az online toborzásra világszerte fordított összeg • Előnyök: költségmegtakarítás (70%), célzott megszólítás, hatékonyabb kiválasztás, időmegtakarítás (time-to-hire idő 26%-os csökkenéséről számoltak be) • Hátrányok: nem megfelelő működés esetén kevésbé gazdaságos

19. TOP 10 LEGHATÉKONYABB TOBORZÁSI Technika1. Dolgozói ajánlások2. Kapcsolatépítés (szakmai, informális)3. Eseti megbízásos és alvállalkozói szerződéssel dolgozók4. Internet hirdetések - saját honlapon5. Internet hirdetések - álláskereséssel foglalkozó honlapokon6. Szakmai gyakorlatok7. Toborzó cégek (sikerdíjon alapuló szerződések)8. Helyi újsághirdetések9. Toborzó cégek (előleg alapú szerződések)10. Fejvadászokon kívüli felvételek TOP 10 LEGGYAKRABBAN alkalmazott Toborzási Technika1. Dolgozói ajánlások2. Kapcsolatépítés (szakmai, informális)3. Helyi újsághirdetések4. Internethirdetések - saját honlapon5. Eseti megbízásos és alvállalkozói szerződéssel dolgozók6. Toborzó ügynökségek (sikerdíjon alapuló szerződések)7. Állásbörzék8. Internethirdetések - álláskereséssel foglalkozó honlapokon9. Szakmai gyakorlatok10. Fejvadászokon kívüli felvételek TOP 10 a toborzásban* *Az amerikai AeA (American Electronics Association) IT-területen dolgozók körében végzett felmérése alapján

20. Az álláshirdetés megtervezésének kulcskérdései 1. A hirdetés költséges, de • Gyorsan eljut a megcélzott szegmenshez • Közvetlen visszajelzést biztosít a cég munkaerőpiaci pozíciójáról (jelentkezők száma, minősége) • Erősíti a vállalat ismertségét, a gyakori hirdetés növekedést sejtet. 1. Mit akar a szervezet elérni a hirdetéssel? • Kit akar alkalmazni? • Hány emberre van szükség? jól megfogalmazott • Milyen jellemzőkkel bírjon? munkaköri leírás 2. Hol és hogyan hirdessen a szervezet? • Médium kiválasztása • A szervezet számára előnyös formák kiválasztása

21. Az álláshirdetés megtervezésének kulcskérdései 2. 3. Milyen legyen? (marketing funkció) • Figyelemfelkeltő • Érdeklődést kiváltó • Mozgósító (nagyon fontos, hogy kikhez szeretné eljuttatni a hirdetést, ennek érdekében meg kell határozni a célcsoport motivációit és demográfiai jellemzőit) 4. Mit tartalmazzon a hirdetés? • Szervezet neve, tevékenysége, munkakör helye (rövid jellemzés) • Betöltendő munkakör leírása (feladat, státusz) • Követelmények, képzettség, gyakorlat (tapasztalatok, speciális készségek iránti követelmény) • Juttatási rendszer • Jelentkezés helye, ideje, formai feltételei

22. Önéletrajz Fontos szabályok • Rövid, gyorsan áttekinthető • Professzionális megjelenés • Teljesítményre koncentrált Formai követelmények • Az önéletrajz típusa: hagyományos, amerikai, kronológikus, EU-szabvány • Felépítés • Felhasznált papír • Fénykép • Kézzel írt önéletrajz Tartalmi kritériumok • Fontos kategóriák: személyi adatok, iskolai végzettség, nyelvtudás, szakmai háttér, tapasztalat, készségek/képességek, tudományos tevékenység, (karriercél, referenciák) • Sorrend • Életkor és tapasztalatfüggő sajátosságok

23. Kísérőlevél Feladata: felkelteni a munkáltató figyelmét (de nem hivatott elérni, hogy a címzett azt figyelmesen elolvassa!) Formai követelmények • Sose legyen hosszabb egy oldalnál! • A címzettet a nevén illik szólítani („nyomozás”) • Elírást és helyesírási hibákat ne tartalmazzon • Mindig kézzel kell aláírni Tartalmi kritériumok • Emeljük ki azokat a tényeket, ami miatt a legalkalmasabbak lehetünk • Mindig legyen konkrét címzettje a levélnek • Törekedni kell a szabatos fogalmazásra, összegezzünk • Mindenképp tartalmazza a személy és a meghirdetett pozíció összeillésének bizonyítékait • A végén udvarias elköszönést tartalmazzon egy jövőbeni találkozás reményében (szerepeljen elérhetőség!)

24. A magyar álláskeresés = a késlekedés kultúrája • Folytonos az elégedetlenség és a panaszkodás – DE eközben mindig tudjuk mire fogni, hogy miért tologatjuk az álláskeresést: a magyar panaszkultúra elemei • Tipikus kifogások: • Diplomaírás, vizsgák • Ünnepek (hosszú hétvégék, húsvét, karácsony) • Év vége • Nyári pangás, „uborkaszezon” • Saját pihenés, nyaralás, telelés • „Hétköznapi” kifogások • Fontos, hogy időben lépjünk (ezt a kényszert tovább erősíti az EU-s csatlakozás is)