Bujumbura, 05 Février 2010

1. OUTIL «D’ INDICE » ET LA MISE EN ŒUVRE DU PBF AU BURUNDI Dr. NKUNZIMANA Canut Directeur AAP CORDAID A Makamba – au sud Burundi Bujumbura, 05 Février 2010

2. PLAN DE PRESENTATION • Historique de l’outil d’indice • Définition du concept et Utilisation de l’Outil • Étude CAP sur l’outil avant la mise a échelle du PBF au Burundi • Avantages et inconvénients constatés à l’utilisation de l’outil • Recommandations des utilisateurs actuels de l’outil d’indice

3. Historique outil d’indice - RDC • L’outil d’indice a été découvert en 2005 dans la province du Sud Kivu en RDC dans un but de: • déterminer les salaires et les primes du personnel, sur base de certains critères comme l’ancienneté, la responsabilité et le diplôme de fin d’étude. • mieux gérer les CS de manière autonome et transparente.

4. Historique outil d’indice - Rwanda • L’outil d’indice a été introduit en 2006 au niveau des hôpitaux. • Il fut développé une version en EXCEL qui est actuellement généralisé. • Son champ d’utilisation a été élargi aussi à l’analyse des recettes, à l’affectation des dépenses par rubrique et à l’assurance de la transparence financière dans les formations sanitaires autonomes.

5. Historique outil d’indice - Burundi • Le PBF a été lancé dans les provinces de Bubanza, Gitega et Cankuzo en 2006 ; • L’outil indice a été introduit en 2007 dans ces provinces PBF pilotes mais sans généralisation dans toutes les FOSA. • En janvier 2008, Cordaid a lancé un projet PBF dans les provinces Makamba et Bururi au sud du Burundi. • Une prime fixe était octroyée au personnel par les FOSA sur base des recettes générées. • Différentes primes étaient octroyées par différents intervenants dans les mêmes FOSA.

6. Historique outil d’indice – Burundi 2 • L’octroi de la prime n’obéissait pas à des critères précis ; elle était donnée à l’agent appliqué de la même manière qu’à l’agent paresseux. • Parfois, ces différentes primes revêtaient un caractère obligatoire qui faisait que des programmes d’activités des intervenants qui n’en octroyaient pas, soient rejetés par les prestataires de soins • Le constat général fut que la prime devenait un droit et était octroyée en premier même si la FOSA restait avec de sérieux problèmes de fonctionnement.

7. L’outil indice est un fichier EXCEL à 3 feuilles: • Une feuille montre les critères de calcul de la prime individuelle ; • La deuxième feuille présente l’enregistrement des recettes d’une FOSA à la fin d’un mois quelconque ainsi que la prévision de toutes les dépenses du mois suivant ; • La troisième feuille montre le calcul de la prime individuelles avec application des critères de la première feuille. NB: L’outil est également utilisable manuellement dans une structure SANS ordinateur !

8. Critères de détermination de la prime individuelle

9. Exemple: Recettes CDS

10. Exemple: Prévision des dépenses d’un CDS

11. Exemple du calcul de la prime Individuelle

12. Rubriques des dépenses ? • Les montants pour achat des médicaments, le fonctionnement et pour le marketing social reposent sur les besoins réels ; • Les dépenses d’investissement tiennent compte des objectifs fixés par la FOSA dans son Plan d’action et sont en faveur de l’amélioration de la qualité ; • Le calcul de la prime individuelle repose sur des critères consensuels comme: la catégorie professionnelle, l’ancienneté, la responsabilité, les heures supplémentaires de travail, les heures perdues ou d’absence ainsi que l’évaluation individuelle de chaque agent de la FOSA • L’indice équilibre automatiquement les recettes et les dépenses de la FOSA car l’enveloppe disponible pour la prime les balance.

13. Comment calculer l’enveloppe disponible pour la prime globale de performance du personnel? Prime globale = Toutes les recettes du mois moins la somme de toutes les autres dépenses comme les salaires fixes, les frais de fonctionnement, d’achat de médicaments, les frais d’investissement, les primes pour relais communautaires et le montant pour l’augmentation de la réserve en banque.

14. Relation entre le salaire fixe et la partie variable de la prime de performance (1) Efficience de la FOSA • La partie fixe par catégorie du personnel est définie par le gouvernement ou les propriétaires des FOSA et constitue un droit pour chaque employé • Le personnel et les gestionnaires des FOSA maximalisent la partie variable en étant plus efficients à travers: (a) La prévention des dépenses de trop liées, aux accidents évitables de voitures, la prévention du gaspillage ou vol de médicaments et équipements, la dépréciation d’un grand solde d’argent en banque, la prévention de la péremption de médicaments, etc.; (b) L’augmentation de la production par unité du personnel à travers l’ augmentation de la quantité de services PMA/PCA fournie à la population; (c) L’atteinte de 100% au cours des évaluations de qualité faites par le régulateur => maximalise les subsides de qualité. (d) Investissements pour augmenter la production future.

15. Relation entre le salaire fixe et la partie variable de la prime de performance (2) = l’efficience de la FOSA • L’approche offre également un bénéfice au secteur privé • Avec une bonne gestion, la partie variable constitue au moins le même montant que la partie fixe et conceptuellement il n’existe pas un plafond car: Plus de travail par unité de production => plus de rémunération individuelle! C’est un des principes clés du PBF

16. Les autres visés de l’outil d’indice • L’affectation des recettes de la FOSA doit impliquer la participation du staff ; • L’outil d’Indice instaure une transparence de gestion des fonds ; • Il doit créer une dynamique de groupe, constituant un support de budgétisation pour les FOSA, les BDS et les BPS ; • Il doit permettre au régulateur de vérifier la transparence dans la gestion des FOSA mais sans imposition de décisions ou de stratégies. • L’outil d’Indice est souple, dynamique et intègre facilement les directives ministérielles de bonne gestion ou de n’importe quel donateur.

17. Le MSP a décidé qu’avec la mise à l’échelle du PBF en 2010 toutes les FOSA du pays : • Utilisent l’outil indice pour la gestion des FOSA, • Que les recettes des FOSA, toute source confondue soient utilisées (recouvrement des coûts, PBF, autres recettes…) en fonction des besoins réels de la FOSA et à travers l’outil d’indice, • Les rubriques des dépenses sont constituées de : médicaments, fonctionnement, investissement, motivation du personnel, frais pour relais communautaires et épargne.

18. Contexte et justification d’une enquête sur l’utilisation de l’outil d’indice • Aucune étude n’a été faite pour avoir son appréciation par les utilisateurs depuis le début du PBF. • Même s’il a déjà démontré de très bons résultats ailleurs, il revêt encore pour le Burundi un caractère pilote. • L’outil, est-il connu? A quel niveau? Est-il réellement utilisé? Qu’en sont les avantages et les limites ?

19. Méthodologie de l’étude • La réalisation de l’enquête a duré 5 jours. • L’échantillon retenu fut de 28 CDS et 2 hôpitaux ; soit 30 FOSA toutes initiées sur l’usage de l’Outil d’Indice. • Dans chaque FOSA, 4 personnes ont été interrogées, soit 2 qualifiées et 2 non qualifiées. • Au niveau des équipes de régulation (1 BPS et 2 BDS) 3 personnes furent interrogées par structure, soit 9 personnes de la régulation.

20. Constats sur la connaissance de l’Outil par les équipes BPS/BDS

21. Constats sur la connaissance des équipes des FOSA (Publiques, Confessionnelles et Privées).

22. Connaissance des équipes BPS, BDS et FOSA sur l’affectation des recettes avant l’introduction de l’Outil

23. Affectation des recettes après l’introduction de l’Outil, la motivation du personnel avant et après l’Introduction de l’Outil.

24. Avantages et Inconvénients constatés à l’utilisation de l’outil d’indice par les utilisateurs

25. Recommandations • L'outil d’Indice doit être dynamique et adapté au contexte • En plus d’une formation de base , il y a encore un besoins de formation sur l'outil • La notion d'heures perdues est à appliquer dans le calcul de la prime des BDS • Que l'outil d'indices soit appliqué dans les FOSA agrées et privées • Les FOSA privées et agrées doivent être amenées à utiliser l'outil d'indice pour qu'il y ait une gestion transparente

26. BUJUMBURA, 05/02/2010 MERCI POUR VOTRE ATTENTION