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ORDRE DU JOUR

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ORDRE DU JOUR

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Presentation Transcript

  1. PLANIFICATION STRATÉGIQUEPLAN ORGANISATIONNELVersion de présentationpour les organismes membresOrdinaires et Associés

  2. ORDRE DU JOUR • Accueil • Tour de table • Présentation power point • Distribution des documents • Questions • Commentaires • Remerciements Étapes franchies à ce jour, depuis les 12 derniers mois • Définition du Mandat • Comment amorcer une transition • Plan stratégique de développement - 2001-2007 • Redéfinition de la Mission • État de la situation • Décisions stratégiques Phase 1 - La Projection Phase 2 - Les Orientations Phase 3 - Les Axes d’interventions Phase 4 - Les Indicateurs de performance visés Phase 5 - Les Valeurs à privilégier Plan organisationnel 2008-2015 2

  3. RETOUR SUR LES 12 DERNIERS MOIS

  4. Étapes franchies à ce jour • CA 2007-02-02 et 03 (DÉPARTS) Lac-à-l’Épaule des administrateurs et des cadres portant sur: • La révision du Plan stratégique 2001-2007 • Le Tête-à-tête des administrateurs: réflexion sur le fonctionnement • CA 2007-05-09 • Nomination d’un administrateur responsable et identification du:  Processus • CA 2007-06-18 • Détermination de 5 priorités dont la 1ère est : • La mise à jour de la Planification stratégique • CA 2007-08-30 et 2007-10-18 • Adoption du document Comment amorcer une transition • Démarche • Mandat • Mandataires • Discussion sur la mission • CA 2007-11-08; 2007-12-18; 2008-02-06 & 07 et 2008-03-20 (ARRIVÉE) • Rapport de l’avancement des travaux et décisions Plan organisationnel 2008-2015 4

  5. Définition du Mandat

  6. Définition du Mandat • Dans un contexte dequestionnement et repositionnement des rôles et responsabilités des administrateurs et dirigeants, • Le Conseil mandate le Comité pour conduire une démarche visant la réalisation d’un projet de Développement organisationnel, • Devant être terminé le 31 mars 2008, • Le Comité fera rapport à chaque séance du Conseil pour approbation des étapes et contenus. Plan organisationnel 2008-2015 6

  7. RésumerComment amorcer une transition(cartable CA 2007-07)

  8. Avantages de la Planification stratégique • Pour déceler les enjeux • Comme outil d’établissement de priorités + affectation des ressources • Comme outil d’évaluation de la satisfaction des membres • Comme outil d’évaluation de l’efficacité opérationnelle • Aide l’organisme à obtenir un consensus quant aux priorités qui se rapportent le plus aux besoins et désirs des membres, en tenant compte de l’État de la situation. Plan organisationnel 2008-2015 8

  9. Un Plan de développement organisationnel c’est: • Alignement de toutes les ressources et activités de l’organisme • Pour lui procurer un avantage concurrentiel • En vue de satisfaire les besoins: • Membres • Employés • Par l’utilisation optimale: • Stratégie d’affaires • Stratégie organisationnelle • Stratégie RH Plan organisationnel 2008-2015 9

  10. Pour répondre aux questions suivantes: • Notre milieu Que se passe-t-il? • L’identité Qui sommes-nous? • L’orientation Où allons-nous? • Les activités Comment allons-nous y arriver? • Dans quelle direction développer notre organisme? • Comment s’y prendre compte tenu de la situation actuelle? • D’où partons-nous? • Où désirons-nous nous rendre? • Avec quel plan de match? Plan organisationnel 2008-2015 10

  11. Quel sorte de plan? • Plan stratégique = direction 5-7 ans + • Plan opérationnel = moyens annuel = • Plan d’affaires = directions et moyens = • Plan organisationnel = gouvernance ressources humaines marketing production finances • Applicable sur la vie de l’organisme, année après année Plan organisationnel 2008-2015 11

  12. À ne pas oublier, « l’association » a des « spécificités » propres, ses membres sont: • Propriétaires • Clients • Sa main d’œuvre • = Confusions quant à la perception • Mais,La perception c’est la réalité! Plan organisationnel 2008-2015 12

  13. PLAN STRATÉGIQUE NIVEAU STRATÉGIQUE Source - DBSF 13

  14. PLAN STRATÉGIQUE LA DÉMARCHE Source - DBSF 14

  15. PLAN STRATÉGIQUE LA DÉMARCHE Source - DBSF 15

  16. PLAN STRATÉGIQUE NIVEAU STRATÉGIQUE Source - DBSF 16

  17. Résumer Plan stratégique de développement 2001-2007

  18. PLAN STRATÉGIQUE INTRODUCTION … la vision de l’actualisation de notre mission s’échelonnerait sur une période de 7 à 10 ans … • Aujourd’hui, l’Environnement change et … Plan organisationnel 2008 - 2015 18

  19. Poursuivre le virage « clientèle » Consolider les marchés actuels Conquérir de nouveaux marchés Dynamiser et moderniser la gestion PLAN STRATÉGIQUE ORIENTATIONS STRATÉGIQUES Libellé actuel Plan organisationnel 2008 - 2015 19

  20. Redéfinition de la Mission

  21. DÉFINITION DE LA MISSION • Organisme = mission = alignement = évolutive • Redéfinition en début de processus de Planification et après l’État de la situation • Nature stratégique = responsabilité CA • Interrogations: Notre mission est-elle: • Bien comprise par tous? • Toujours aussi pertinente? • Complète? Plan organisationnel 2008-2015 21

  22. DÉFINITION DE LA MISSION • Mission = réponse à 5 éléments = un tout • La nature de l’organisme • Les valeurs qui l’animent • Les destinataires à qui il s’adresse • Les résultats qu’il cherche à produire • Ce qui le distingue Plan organisationnel 2008-2015 22

  23. LA MISSION ACTUELLE • d’offrir aux organismes nationaux de loisir et de sport du Québec, • une gamme de services administratifs, professionnels et techniques, • à des prix compétitifs et de qualité, • nécessaires à la poursuite efficace de leurs fins respectives, • y compris l’hébergement de leurs sièges sociaux Plan organisationnel 2008-2015 23

  24. DÉFINIR LA MISSION La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultatsqu’il cherche à produireCe qui le distingue La Mission du Regroupement consiste, àfaciliter les processus d’affaires de ses membres, dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. Plan organisationnel 2008-2015 24

  25. DÉFINIR LA MISSION La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultats qu’il cherche à produireCe qui le distingue Le Regroupement, un organisme sans but lucratif, réalise sa mission en: • Offrant, avec efficience*, une gamme de produits et services, grâce à la synergie représentée par ses membres y adhérant; • Fournissant, avec abnégation*, informations et appuis administratifs, professionnels et techniques à ses membres; • Complétant, avec transparence*, le mandat qui lui est confié par le Gouvernement du Québec; • Hébergeant, avec équité*, les sièges sociaux des organismes membres reconnus par le Cadre d’intervention gouvernementale en matière de loisir et de sport du Gouvernement du Québec; • Mettant en place des processus, entre autre de veille stratégique, tenant compte de la nécessaire continuité* de son offre de service à ses membres, tout autant que de l’équilibre* de l’employabilité de sa main d’œuvre. Plan organisationnel 2008-2015 25

  26. DÉFINIR LA MISSION La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultats qu’il cherche à produireCe qui le distingue Le Regroupement articule sa Mission dans le respect des principes suivants: • Efficience: par l’adéquation des moyens mis en place; • Abnégation: sans avantage et intérêt, contractuellement ou explicitement; • Transparence: pour rendre compte de ses actes à son mandat; • Équité: sans discrimination; • Continuité: pour survivre à ceux qui la gèrent; • Équilibre: en évitant l’inadéquation des moyens aux résultats. Plan organisationnel 2008-2015 26

  27. État de la situation OBJECTIFS Cerner la réalité financière générale du Regroupement et de ses différents services Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre Cerner le vécu, les attentes, les perceptions et les besoins des membres

  28. PLAN STRATÉGIQUE LA DÉMARCHE Source - DBSF 28

  29. État de la situationSituation financière OBJECTIFS Cerner la réalité financière générale du Regroupement et de ses différents services Résumer les Bilans financiers corporatifs des cinq dernières années Saisir l’impact du volume financier des organismes ayant quitté le 4545 Résumer les Bilans financiers des services des cinq dernières années Dresser un état de la situation - conclusions

  30. État de la situationINFOFEEDBACK Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre, Résumer les sondages de satisfaction Infofeedback

  31. INFOFEEDBACK GÉNÉRALITÉS • 702 personnes interrogées (3 rappels) • 276 répondants (39,3 % -m.e 4, 6 % 19/20 • 52 (19 %) direction générale • 117 (44 %) professionnel, technique • 98 (37 %) secrétariat, soutien Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015 31

  32. INFOFEEDBACK TAUX DE « SATISFAIT ET TRÈS SATISFAIT » • 85 % assurances collectives • 84 salles de réunion • 79 assurances de dommages • 77 matériel audio-visuel • 75 informatique • 71 entreposage • 65 stationnement • 59 espaces à bureaux • 54 entretien édifice • 50 entretien ménager • 97 % livraisons externes • 95 gestion financière • 95 services postaux • 93 accueil visiteurs • 93 téléphonie • 91 conférences téléphoniques • 91 réception marchandises • 91 voyages • 90 livraisons internes • 90 messagerie vocale • 90 imprimerie • 89 fournitures de bureaux • 88 services juridiques Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015 32

  33. SYNTHÈSE • Grande majorité des services dispensés perçue de façon positive • Améliorations à apporter auprès des sous contractants • Confusions des rôles à la Régie et à l’Informatique Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015 33

  34. Résumer les résultats de L’État de la situation

  35. PLAN STRATÉGIQUE LA DÉMARCHE Source - DBSF 35

  36. ÉTAPES FRANCHIES À CE JOUR • Groupes de discussion – octobre – novembre 2007 • Membres ordinaires • Grands utilisateurs: 7 organismes • Petits et moyens utilisateurs: 7 organismes • Moyens et grands utilisateurs: 7 organismes • Employé-es – novembre – décembre 2007 • Groupe mixte A • Groupe mixte B • Groupe cadres • CA 2008-02-06 et 07 • Lac-à-l’Épaule • Décisions stratégiques Plan organisationnel 2008-2015 36

  37. GROUPES TÉMOINSSujets abordés • Dénomination sociale • Mission • Service clientèle • Réponses aux besoins, aux attentes: satisfactions et insatisfactions • Paradoxe: pro-affaire vs association; responsabilités partagées • Communication • Critères de sélection de fournisseurs externes • Potentiel de développement du Regroupement • Capacité de projection de votre organisme • Priorités

  38. ÉTAT DE LA SITUATION FORCES • La proximité: avoir tous les services sur place • Niveau de satisfaction des membres du service et du personnel • Identité de la région du Stade aux sport et loisir • Relations et contacts directs entre les membres et les employés • Prix généralement avantageux (hébergement, services etc.) • Connaissance du milieu, des impondérables, des façons de faire, des pratiques, de la culture. Plan organisationnelle 2008-2015 38

  39. ÉTAT DE LA SITUATION FAIBLESSES • Peu de stratégie de mise en marché des services (représentation, vente, marketing) • Communications: décideurs membres et RLQ (les DG, les présidents, autres) • Sens de l’engagement des membres varié: aller ailleurs est facile • Compte tenu de la taille, le temps de réaction et la flexibilité • Produits et services ± avant-gardistes, ± compétitifs (prix) Plan organisationnelle 2008-2015 39

  40. ÉTAT DE LA SITUATION OPPORTUNITÉS • Offre de nouveaux services (informatique, ressources humaines, service de vérification, etc.) + Veille stratégique • Vente de services: représentation, marketing-publicité, communication, relations d’affaires avec les membres • Accréditation de fournisseurs pour compléter l’offre de services (fournisseurs externes, ministères (salles, etc.) • Croissance des membres et niveau de pénétration de nos services • Améliorer le sentiment d’appartenance des membres • Bénévolat: faciliter les relations gouvernementales Plan organisationnelle 2008-2015 40

  41. ÉTAT DE LA SITUATION MENACES • Déménagements à l’extérieurs (locaux) de certains membres • Magasinage en ligne offre des opportunités de prix (consultation ici – achat en ligne) • Offre de services et flexibilité des fournisseurs externes • Tendances numériques vs papiers • Décroissance de la demande pour certains services (de moins en moins d’organismes moyens) • +SWOT – Tecker – environnement externe Plan organisationnelle 2008-2015 41

  42. ÉTAT DE LA SITUATION AUTRES • Besoins et exigences exprimés par les membres • Plus de connaissance des services offerts • Plus de services informatiques • Avoir des fournisseurs accrédités • Locaux plus appropriés - disponibilité des salles etc. • Être pro-actifs Plan organisationnelle 2008-2015 42

  43. Décisions stratégiquePhase 1La Projection OBJECTIFS Revoir et confirmer la Mission Formuler la Vision - à moyen terme (5-7 ans) - à long terme (8-12 ans)

  44. CONFIRMER LA MISSION La Mission du Regroupement consiste àfaciliter les processus d’affaires de ses membres, dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. Plan organisationnelle 2008-2015 44

  45. Formuler la Vision - à moyen terme (5-7 ans) - à long terme (8-12 ans)

  46. Comment amorcer une transition(cartable CA 2007-07)Définir la vision • I skate where I think the puck will go! (Wayne Gretsky) • Plan stratégique = performance notable = direction vers où • Développement = Vision claire et explicite • Vision = effet mobilisateur et rassembleur = repère • Vision = travail de l’artiste = image futuriste = inspirante • Vision = grande image (claire) sans paramètres précis • Vision = rêve vers le futur • Mission = complément de Vision = prolongement Plan organisationnelle 2008-2015 46

  47. Formuler la vision – 5-7 ans Le Regroupement est reconnu par ses membres comme le centre indispensable d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits. Nos membres ont acquis la culture de s’adresser au Regroupement pour tout besoin de soutien à leur processus de gestion administrative, professionnelle ou technique. Le personnel du Regroupement constitue une équipe engagée et compétente qui incarne l’intégrité et l’innovation; il a acquis la culture de répondre aux besoins de nos membres avec courtoisie, rapidité, efficacité et flexibilité. La révision constante des objectifs visés et l’évaluation continuelle des résultats que nous obtenons nous permet d’ajuster nos produits, nos services et nos façons de faire aux besoins de nos membres. Notre dénomination sociale est modifiée pour mieux représenter ce que nous sommes devenus. Plan organisationnelle 2008-2015 47

  48. Formuler la vision – 8-15 ans Notre organisme est la référence, Le leader éclairé, Le Centre national d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits des organismes sans but lucratif au Québec. En plus d’offrir des produits et des services administratifs, professionnels et techniques aux OSBL membres au Québec, nous offrons des programmes de formation et de la consultation sur tous les aspects de la gestion associative. Notre expertise appuie la progression du développement professionnel des gestionnaires des organismes membres, tout en contribuant à améliorer l’efficacité de ces organismes qui incluent potentiellement tous les OSBL du Québec. Plan organisationnelle 2008-2015 48

  49. Décisions stratégiquePhase 2 Les Orientations OBJECTIFS Identifier à travers l’État de la situation, ce qu’il faut développer pour que la Projection se réalise Identifier les « façons de faire » à privilégier

  50. Identifier les « façons de faire » • Décisions stratégiques • Culture d’offre vs vente • Offrir, rendre disponible vs vendre (investissement?) • Faire vs faire faire. Accréditer des fournisseurs • Service aux membres seulement ou à l’extérieur • Définir « Qualité » : Exigences du membre/client! • Agir comme lien entre les membres? Communication • Investissement en R & D, % du budget total • Amélioration • Nouveaux services Plan organisationnelle 2008-2015 50