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PLANIFICATION STRATÉGIQUE PLAN ORGANISATIONNEL Version de présentation pour les organismes membres Ordinaires et Associés. ORDRE DU JOUR. Accueil Tour de table Présentation power point Distribution des documents Questions Commentaires Remerciements.

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slide1

PLANIFICATION STRATÉGIQUEPLAN ORGANISATIONNELVersion de présentationpour les organismes membresOrdinaires et Associés

ordre du jour
ORDRE DU JOUR
  • Accueil
  • Tour de table
  • Présentation power point
  • Distribution des documents
  • Questions
  • Commentaires
  • Remerciements

Étapes franchies à ce jour, depuis les 12 derniers mois

  • Définition du Mandat
  • Comment amorcer une transition
  • Plan stratégique de développement - 2001-2007
  • Redéfinition de la Mission
  • État de la situation
  • Décisions stratégiques

Phase 1 - La Projection

Phase 2 - Les Orientations

Phase 3 - Les Axes d’interventions

Phase 4 - Les Indicateurs de

performance visés

Phase 5 - Les Valeurs à privilégier

Plan organisationnel 2008-2015

2

tapes franchies ce jour
Étapes franchies à ce jour
  • CA 2007-02-02 et 03 (DÉPARTS)

Lac-à-l’Épaule des administrateurs et des cadres portant sur:

    • La révision du Plan stratégique 2001-2007
    • Le Tête-à-tête des administrateurs: réflexion sur le fonctionnement
  • CA 2007-05-09
    • Nomination d’un administrateur responsable et identification du:

 Processus

  • CA 2007-06-18
    • Détermination de 5 priorités dont la 1ère est :
      • La mise à jour de la Planification stratégique
  • CA 2007-08-30 et 2007-10-18
    • Adoption du document Comment amorcer une transition
      • Démarche
      • Mandat
      • Mandataires
    • Discussion sur la mission
  • CA 2007-11-08; 2007-12-18; 2008-02-06 & 07 et 2008-03-20 (ARRIVÉE)
    • Rapport de l’avancement des travaux et décisions

Plan organisationnel 2008-2015

4

d finition du mandat1
Définition du Mandat
  • Dans un contexte dequestionnement et repositionnement des rôles et responsabilités des administrateurs et dirigeants,
  • Le Conseil mandate le Comité pour conduire une démarche visant la réalisation d’un projet de Développement organisationnel,
  • Devant être terminé le 31 mars 2008,
  • Le Comité fera rapport à chaque séance du Conseil pour approbation des étapes et contenus.

Plan organisationnel 2008-2015

6

avantages de la planification strat gique
Avantages de la Planification stratégique
  • Pour déceler les enjeux
  • Comme outil d’établissement de priorités + affectation des ressources
  • Comme outil d’évaluation de la satisfaction des membres
  • Comme outil d’évaluation de l’efficacité opérationnelle
  • Aide l’organisme à obtenir un consensus quant aux priorités qui se rapportent le plus aux besoins et désirs des membres, en tenant compte de l’État de la situation.

Plan organisationnel 2008-2015

8

slide9
Un Plan de développement organisationnel c’est:
    • Alignement de toutes les ressources et activités de l’organisme
    • Pour lui procurer un avantage concurrentiel
    • En vue de satisfaire les besoins:
      • Membres
      • Employés
    • Par l’utilisation optimale:
      • Stratégie d’affaires
      • Stratégie organisationnelle
      • Stratégie RH

Plan organisationnel 2008-2015

9

slide10
Pour répondre aux questions suivantes:
    • Notre milieu Que se passe-t-il?
    • L’identité Qui sommes-nous?
    • L’orientation Où allons-nous?
    • Les activités Comment allons-nous y arriver?
    • Dans quelle direction développer notre organisme?
    • Comment s’y prendre compte tenu de la situation actuelle?
    • D’où partons-nous?
    • Où désirons-nous nous rendre?
    • Avec quel plan de match?

Plan organisationnel 2008-2015

10

slide11
Quel sorte de plan?
    • Plan stratégique = direction 5-7 ans

+

    • Plan opérationnel = moyens annuel

=

    • Plan d’affaires = directions et moyens

=

    • Plan organisationnel = gouvernance

ressources humaines

marketing

production

finances

  • Applicable sur la vie de l’organisme, année après année

Plan organisationnel 2008-2015

11

slide12
À ne pas oublier, « l’association » a des « spécificités » propres, ses membres sont:
    • Propriétaires
    • Clients
    • Sa main d’œuvre
    • = Confusions quant à la perception
  • Mais,La perception c’est la réalité!

Plan organisationnel 2008-2015

12

introduction

PLAN STRATÉGIQUE

INTRODUCTION

… la vision de l’actualisation de notre mission s’échelonnerait sur une période de 7 à 10 ans …

  • Aujourd’hui, l’Environnement change et …

Plan organisationnel 2008 - 2015

18

orientations strat giques
Poursuivre le virage « clientèle »

Consolider les marchés actuels

Conquérir de nouveaux marchés

Dynamiser et moderniser la gestion

PLAN STRATÉGIQUE

ORIENTATIONS STRATÉGIQUES

Libellé actuel

Plan organisationnel 2008 - 2015

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d finition de la mission
DÉFINITION DE LA MISSION
  • Organisme = mission = alignement = évolutive
  • Redéfinition en début de processus de Planification et après l’État de la situation
  • Nature stratégique = responsabilité CA
  • Interrogations:

Notre mission est-elle:

      • Bien comprise par tous?
      • Toujours aussi pertinente?
      • Complète?

Plan organisationnel 2008-2015

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d finition de la mission1
DÉFINITION DE LA MISSION
  • Mission = réponse à 5 éléments = un tout
    • La nature de l’organisme
    • Les valeurs qui l’animent
    • Les destinataires à qui il s’adresse
    • Les résultats qu’il cherche à produire
    • Ce qui le distingue

Plan organisationnel 2008-2015

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la mission actuelle
LA MISSION ACTUELLE
  • d’offrir aux organismes nationaux de loisir et de sport du Québec,
  • une gamme de services administratifs, professionnels et techniques,
  • à des prix compétitifs et de qualité,
  • nécessaires à la poursuite efficace de leurs fins respectives,
  • y compris l’hébergement de leurs sièges sociaux

Plan organisationnel 2008-2015

23

d finir la mission
DÉFINIR LA MISSION

La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultatsqu’il cherche à produireCe qui le distingue

La Mission du Regroupement consiste,

àfaciliter les processus d’affaires de ses membres,

dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat.

Plan organisationnel 2008-2015

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d finir la mission1
DÉFINIR LA MISSION

La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultats qu’il cherche à produireCe qui le distingue

Le Regroupement, un organisme sans but lucratif, réalise sa mission en:

  • Offrant, avec efficience*, une gamme de produits et services, grâce à la synergie représentée par ses membres y adhérant;
  • Fournissant, avec abnégation*, informations et appuis administratifs, professionnels et techniques à ses membres;
  • Complétant, avec transparence*, le mandat qui lui est confié par le Gouvernement du Québec;
  • Hébergeant, avec équité*, les sièges sociaux des organismes membres reconnus par le Cadre d’intervention gouvernementale en matière de loisir et de sport du Gouvernement du Québec;
  • Mettant en place des processus, entre autre de veille stratégique, tenant compte de la nécessaire continuité* de son offre de service à ses membres, tout autant que de l’équilibre* de l’employabilité de sa main d’œuvre.

Plan organisationnel 2008-2015

25

d finir la mission2
DÉFINIR LA MISSION

La nature de l’organismeLes valeurs qui l’animentLes destinataires à qui il s’adresseLes résultats qu’il cherche à produireCe qui le distingue

Le Regroupement articule sa Mission dans le respect des principes suivants:

  • Efficience: par l’adéquation des moyens mis en place;
  • Abnégation: sans avantage et intérêt, contractuellement ou explicitement;
  • Transparence: pour rendre compte de ses actes à son mandat;
  • Équité: sans discrimination;
  • Continuité: pour survivre à ceux qui la gèrent;
  • Équilibre: en évitant l’inadéquation des moyens aux résultats.

Plan organisationnel 2008-2015

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tat de la situation

État de la situation

OBJECTIFS

Cerner la réalité financière générale du Regroupement et

de ses différents services

Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre

Cerner le vécu, les attentes, les perceptions et les besoins des membres

tat de la situation situation financi re

État de la situationSituation financière

OBJECTIFS

Cerner la réalité financière générale du Regroupement et de ses différents services

Résumer les Bilans financiers corporatifs des cinq dernières années

Saisir l’impact du volume financier des organismes ayant quitté le 4545

Résumer les Bilans financiers des services des cinq dernières années

Dresser un état de la situation - conclusions

tat de la situation infofeedback

État de la situationINFOFEEDBACK

Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre,

Résumer les sondages de satisfaction Infofeedback

g n ralit s

INFOFEEDBACK

GÉNÉRALITÉS
  • 702 personnes interrogées (3 rappels)
  • 276 répondants (39,3 % -m.e 4, 6 % 19/20
    • 52 (19 %) direction générale
    • 117 (44 %) professionnel, technique
    • 98 (37 %) secrétariat, soutien

Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015

31

taux de satisfait et tr s satisfait

INFOFEEDBACK

TAUX DE « SATISFAIT ET TRÈS SATISFAIT »
  • 85 % assurances collectives
  • 84 salles de réunion
  • 79 assurances de dommages
  • 77 matériel audio-visuel
  • 75 informatique
  • 71 entreposage
  • 65 stationnement
  • 59 espaces à bureaux
  • 54 entretien édifice
  • 50 entretien ménager
  • 97 % livraisons externes
  • 95 gestion financière
  • 95 services postaux
  • 93 accueil visiteurs
  • 93 téléphonie
  • 91 conférences téléphoniques
  • 91 réception marchandises
  • 91 voyages
  • 90 livraisons internes
  • 90 messagerie vocale
  • 90 imprimerie
  • 89 fournitures de bureaux
  • 88 services juridiques

Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015

32

synth se
SYNTHÈSE
  • Grande majorité des services dispensés perçue de façon positive
  • Améliorations à apporter auprès des sous contractants
  • Confusions des rôles à la Régie et à l’Informatique

Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle 2008 - 2015

33

tapes franchies ce jour1
ÉTAPES FRANCHIES À CE JOUR
  • Groupes de discussion – octobre – novembre 2007
    • Membres ordinaires
      • Grands utilisateurs: 7 organismes
      • Petits et moyens utilisateurs: 7 organismes
      • Moyens et grands utilisateurs: 7 organismes
    • Employé-es – novembre – décembre 2007
      • Groupe mixte A
      • Groupe mixte B
      • Groupe cadres
  • CA 2008-02-06 et 07
    • Lac-à-l’Épaule
      • Décisions stratégiques

Plan organisationnel 2008-2015

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groupes t moins sujets abord s
GROUPES TÉMOINSSujets abordés
  • Dénomination sociale
  • Mission
  • Service clientèle
  • Réponses aux besoins, aux attentes: satisfactions et insatisfactions
  • Paradoxe: pro-affaire vs association; responsabilités partagées
  • Communication
  • Critères de sélection de fournisseurs externes
  • Potentiel de développement du Regroupement
  • Capacité de projection de votre organisme
  • Priorités
tat de la situation1
ÉTAT DE LA SITUATION

FORCES

  • La proximité: avoir tous les services sur place
  • Niveau de satisfaction des membres du service et du personnel
  • Identité de la région du Stade aux sport et loisir
  • Relations et contacts directs entre les membres et les employés
  • Prix généralement avantageux (hébergement, services etc.)
  • Connaissance du milieu, des impondérables, des façons de faire, des pratiques, de la culture.

Plan organisationnelle 2008-2015

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tat de la situation2
ÉTAT DE LA SITUATION

FAIBLESSES

  • Peu de stratégie de mise en marché des services (représentation, vente, marketing)
  • Communications: décideurs membres et RLQ (les DG, les présidents, autres)
  • Sens de l’engagement des membres varié: aller ailleurs est facile
  • Compte tenu de la taille, le temps de réaction et la flexibilité
  • Produits et services ± avant-gardistes, ± compétitifs (prix)

Plan organisationnelle 2008-2015

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tat de la situation3
ÉTAT DE LA SITUATION

OPPORTUNITÉS

  • Offre de nouveaux services (informatique, ressources humaines, service de vérification, etc.) + Veille stratégique
  • Vente de services: représentation, marketing-publicité, communication, relations d’affaires avec les membres
  • Accréditation de fournisseurs pour compléter l’offre de services (fournisseurs externes, ministères (salles, etc.)
  • Croissance des membres et niveau de pénétration de nos services
  • Améliorer le sentiment d’appartenance des membres
  • Bénévolat: faciliter les relations gouvernementales

Plan organisationnelle 2008-2015

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tat de la situation4
ÉTAT DE LA SITUATION

MENACES

  • Déménagements à l’extérieurs (locaux) de certains membres
  • Magasinage en ligne offre des opportunités de prix (consultation ici – achat en ligne)
  • Offre de services et flexibilité des fournisseurs externes
  • Tendances numériques vs papiers
  • Décroissance de la demande pour certains services (de moins en moins d’organismes moyens)
  • +SWOT – Tecker – environnement externe

Plan organisationnelle 2008-2015

41

tat de la situation5
ÉTAT DE LA SITUATION

AUTRES

  • Besoins et exigences exprimés par les membres
    • Plus de connaissance des services offerts
    • Plus de services informatiques
    • Avoir des fournisseurs accrédités
    • Locaux plus appropriés - disponibilité des salles etc.
    • Être pro-actifs

Plan organisationnelle 2008-2015

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d cisions strat gique phase 1 la projection

Décisions stratégiquePhase 1La Projection

OBJECTIFS

Revoir et confirmer la Mission

Formuler la Vision

- à moyen terme (5-7 ans)

- à long terme (8-12 ans)

confirmer la mission
CONFIRMER LA MISSION

La Mission du Regroupement consiste

àfaciliter les processus d’affaires de ses membres,

dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat.

Plan organisationnelle 2008-2015

44

formuler la vision moyen terme 5 7 ans long terme 8 12 ans
Formuler la Vision

- à moyen terme (5-7 ans)

- à long terme (8-12 ans)

comment amorcer une transition cartable ca 2007 07 d finir la vision
Comment amorcer une transition(cartable CA 2007-07)Définir la vision
  • I skate where I think the puck will go! (Wayne Gretsky)
    • Plan stratégique = performance notable = direction vers où
    • Développement = Vision claire et explicite
    • Vision = effet mobilisateur et rassembleur = repère
    • Vision = travail de l’artiste = image futuriste = inspirante
    • Vision = grande image (claire) sans paramètres précis
    • Vision = rêve vers le futur
    • Mission = complément de Vision = prolongement

Plan organisationnelle 2008-2015

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formuler la vision 5 7 ans
Formuler la vision – 5-7 ans

Le Regroupement est reconnu par ses membres comme le centre indispensable d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits.

Nos membres ont acquis la culture de s’adresser au Regroupement pour tout besoin de soutien à leur processus de gestion administrative, professionnelle ou technique.

Le personnel du Regroupement constitue une équipe engagée et compétente qui incarne l’intégrité et l’innovation; il a acquis la culture de répondre aux besoins de nos membres avec courtoisie, rapidité, efficacité et flexibilité.

La révision constante des objectifs visés et l’évaluation continuelle des résultats que nous obtenons nous permet d’ajuster nos produits, nos services et nos façons de faire aux besoins de nos membres.

Notre dénomination sociale est modifiée pour mieux représenter ce que nous sommes devenus.

Plan organisationnelle 2008-2015

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formuler la vision 8 15 ans
Formuler la vision – 8-15 ans

Notre organisme est la référence, Le leader éclairé, Le Centre national d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits des organismes sans but lucratif au Québec.

En plus d’offrir des produits et des services administratifs, professionnels et techniques aux OSBL membres au Québec, nous offrons des programmes de formation et de la consultation sur tous les aspects de la gestion associative.

Notre expertise appuie la progression du développement professionnel des gestionnaires des organismes membres, tout en contribuant à améliorer l’efficacité de ces organismes qui incluent potentiellement tous les OSBL du Québec.

Plan organisationnelle 2008-2015

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d cisions strat gique phase 2 les orientations

Décisions stratégiquePhase 2 Les Orientations

OBJECTIFS

Identifier à travers l’État de la situation, ce qu’il faut développer pour que la Projection se réalise

Identifier les « façons de faire » à privilégier

identifier les fa ons de faire
Identifier les « façons de faire »
  • Décisions stratégiques
      • Culture d’offre vs vente
        • Offrir, rendre disponible vs vendre (investissement?)
      • Faire vs faire faire. Accréditer des fournisseurs
      • Service aux membres seulement ou à l’extérieur
      • Définir « Qualité » : Exigences du membre/client!
      • Agir comme lien entre les membres? Communication
      • Investissement en R & D, % du budget total
        • Amélioration
        • Nouveaux services

Plan organisationnelle 2008-2015

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d cisions strat gique phase 3 les axes d interventions

Décisions stratégiquePhase 3Les Axes d’interventions

OBJECTIFS

Identifier les stratégies de développement à privilégier

Identifier les priorités de développement

matrice bcg boston consultant group
MATRICE BCG (Boston Consultant Group)

Plan organisationnel 2008-2015

slide53

MATRICE GENERAL ELECTRIC

Plan organisationnel 2008-2015

identifier les priorit s de d veloppement1
Identifier les priorités de développement

Les axes de développement prioritaires sont:

  • Technologie de l’information
  • Ressources humaines

Les « façons de faire » prioritaires sont:

  • Le développement d’une culture organisationnelle basée sur une approche marketing – proactive - développement;
  • La philosophie du développement des affaires par l’application du concept « ajout de valeurs » aux services offerts et rendus aux membres.

Plan organisationnel 2008-2015

55

d cisions strat gique phase 4 les indicateurs de performance

Décisions stratégiquePhase 4Les indicateurs de performance

OBJECTIFS

Déterminer le niveau de performance visé

d terminer les indicateurs de performance vis s
Déterminer les indicateurs de performance visés
  • Les indicateurs de performance
    • Niveau de revenu vs rentabilité à tout prix
    • Nombre de nouveaux services offerts - pondération
    • Nombre de rencontres exécutives avec nos membres (Présidents, DG) – réseau intégré de relations
    • Satisfaction de nos membres (sondage)
    • Pénétration des services chez nos membres
    • Développement des compétences du personnel
    • Nombre de membres

 Mise en place progressive

Plan organisationnel 2008-2015

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d cisions strat giques phase 5 les valeurs privil gier

Décisions stratégiquesPhase 5Les Valeurs à privilégier

OBJECTIFS

Identifier les composantes du système de valeurs à privilégier

les valeurs privil gier
Les Valeurs à privilégier
  • Les valeurs
    • Nous sommes un organisme « associatif »
    • Nous ne dévions pas de nos orientations stratégiques
    • Nous agissons en fonction des marchés/besoins/membres
    • Nous mesurons notre réussite à la satisfaction de nos membres
    • Nous avons l’esprit d’entreprise, nous fonctionnons avec un minimum de bureaucratie et un souci constant de productivité
    • Nous sommes rapides dans nos pensées et nos actions
    • Nous sommes sensibles aux besoins de notre collectivité et de nos employés
    • Nous fondons notre réussite sur des employés dédiés, compétents et loyaux, qui accordent une importance particulière au travail en équipe permettant de dépasser les limites individuelles

Plan organisationnel 2008-2015

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