Normas Generales Relativas a las Actividades de Control

1. Caja Costarricense de Seguro Social Normas Generales Relativas a las Actividades de Control

2. Actividades de Control Definición Artículo 2 – Ley General de Control Interno Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para conseguir los objetivos del sistema de control interno.

3. Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados 1 1) Cumplimiento de los objetivos del control interno 2) Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos • Documentar • Mantener actualizados y • Divulgar internamente • Políticas • Normas • Procedimientos de control que garanticen

4. Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados 2 1) Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones. 2) Protección y conservación de activos. 3) Diseño y uso de documentos, registros (Sistemas contabilidad y presupuesto. 4) Conciliaciones periódicas. 5) Controles generales a sistemas de información computarizados. • Documentar • Mantener actualizados y • Divulgar internamente • Políticas • Procedimientos de control que definan

5. 1 Prácticas y medidas de control Para definir cuáles medidas de control son las más apropiadas, se deben considerar los riesgos identificados y evaluados para los diferentes procesos y actividades.

6. Dirección:_______________ Proceso:___________________ Actividad:_____________________ Objetivos Riesgos Actividades de Control Prácticas y medidas de control Análisis de Procesos y Actividades por Parte de la Administración

7. 2 Control Integrado • Procurar que las medidas de control se ejecuten en todas las etapas de los procesos desarrollados por la Institución, a saber, control previo, concomitante y posterior. • Los procedimientos y medidas de control deben quedar establecidos en manuales de procedimientos y deben ser revisadas constantemente para introducir las mejoras que procedan.

8. 3 Análisis de Costo / Beneficio La Medida de Control debe ser: Se debe disponer de los recursos, incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos. Viable Beneficios esperados > Recursos invertidos Conveniente Contribuir al Logro de los Objetivos

9. 4 Procesos Manual Puestos Transacciones Disponible a Todo el Personal Responsabilidad Delimitada La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Definida Asignada Comunicada Mediante Manuales Instrucciones Escritas

10. 5 Instrucciones por Escrito Comprensibles y de fácil acceso Ordenado y actualizado periódicamente

11. 6 Autorización Registro Custodia Operación Separación de Funciones Incompatibles

12. 7 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones Toda ejecución de procesos, actividades y transacciones, deben contar con la autorización previa de los funcionarios con potestad para conderla. Esos mismos funcionarios deben evaluar los resultados del desempeño para conceder la aprobación posterior, o proceder a corregir cualquier cambio de rumbo de lo originalmente planeado.

13. 8 Documentación de Procesos y Transacciones Normativa Interna Manuales de Puestos Planes Estratégicos y Operativos Manuales de Procedimientos Circulares Los Controles vigentes para los diferentes Procesos y Actividades de la Institución, así como todas las Transacciones que se produzcan, deben documentarse y estar disponibles para su verificación Acuerdos en Actas Disposiciones Comprobantes de Transacciones y Operaciones Documentos Fuente

14. 9 Supervisión Constante La Dirección Superior y los funcionarios que ocupan puestos de Jefatura deben Supervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.

15. 10 Registro Oportuno Las transacciones realizadas por la Institución deben clasificarse y registrarse adecuada y oportunamente, con el propósito de trasmitir a la Dirección información fiable, útil y relevante para el control de las operaciones y toma de decisiones.

16. 11 Sistema Contable y Presupuestario Se deben establecer de conformidad con las disposiciones legales y técnicas: • Sistemas Contables: • Que consideren los Recursos Disponibles, Obligaciones adquiridas y los Resultados de gestión de la Institución. • Sistemas Presupuestarios: • Que permita a la Institución conocer la disponibilidad de recursos para la ejecución de los planes.

17. 12 Acceso a Activos y Registros Que no se cumpla El acceso a los Activos y a los Registros de la Institución, deben estar claramente definido y delimitado, de tal forma que solo lo obtengan los funcionarios autorizados por razón de su cargo y de las labores que realiza.

18. 13 Revisiones de Control Las transacciones de la Institución deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento: • Control Concomitante: • Una medida de control se aplica sobre la marcha de la transacción • Control Concurrente: • Intervienen varios funcionarios en diferentes etapas de la transacción

19. 14 Conciliación Periódica de Registros Deberán conciliarse periódicamente los Registros de la Institución tanto interna como externamente • Interna: Registros de un departamento Vrs documentación fuente y registros de un departamento Vrs los generales de la institución. • Externa: Registros de la Institución Vrs otro ente económico.

20. 15 Inventarios Periódicos Se debe verificar periódicamente las cantidades físicas y las características de los activos sujetos a recuento (mobiliario y equipo, vehículos, terrenos, edificios, valores, artículos, etc.) Con el proposito de detectar eventuales discrepancias entre los registros de la Institución y los activos físicos, debido a la sustracción indebida, la omisión o error de registro, etc.

21. 16 Arqueos Independientes Deberán efectuarse arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la Institución periodicamente. Por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan (separación de funciones incompatibles).

22. 17 Formularios Uniformes Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente. Además, se establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.

23. 18 Rotación de Labores Conviene rotar labores entre los funcionarios que realizan tareas o funciones afines • Para no concentrar permanente, el control de partes específicas de una transacción, y los recursos empleados en ellas. • Suministra parámetros de eficiencia, al comparar el desempeño de distintos funcionarios en la misma actividad. • Sirve como mecanismo de capacitación a dichos funcionarios, al estar en contacto con diversas etapas de los procesos o actividades Institucionales.

24. 19 Disfrute Oportuno de Vacaciones Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de sus vacaciones • Para beneficio de su salud física y mental. • Facilita la rotación de funciones. • Permite detectar omisiones o errores accidentales o voluntarios. • Identifica modos más eficientes de hacer las cosas. • Evita la creación de funcionarios indispensables.

25. 20 Garantías a Favor de la Institución La Administración debe velar porque los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la Caja, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la Institución.

26. 21 Dispositivos de Control y Seguridad Los equipos utilizados deben contar con medidas de control pertinentes para asegurar entre otras cosas que: • Solo sean accesados por personal previamente autorizado. • Se instalen y almacenen en condiciones adecuadas de seguridad y preservación • Se utilicen de manera apropiada y en labores atinentes a la gestión institucional.

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