2013 年兼职档案员培训

2013年兼职档案员培训

湖北美术学院档案网络管理系统操作说明 ❤登陆档案网络管理系统 ❤修改密码 ❤著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息--上传全文、上传图像、上传音频、视频等多媒体文件 ❤打印目录 ❤档案查询

❤进入学校主页http://www.hifa.edu.cn ❤点击“馆藏档案”—“档案馆”—“档案管理系统登录”—“登录入口”进入档案馆网页 ❤填写 “档案系统登陆”中的用户名、密码——点击“登录”（如右图）一、登陆档案网络管理系统

进入档案网络管理系统http://115.156.33.136/ 进入档案网络管理系统，也可直接输入http://115.156.33.136/

二、修改密码 • 各单位可以对密码进行修改，具体操作是: • 进入档案网络管理系统——点击“系统设置”

修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。

三、著录卷内文件信息 ❤1、添加案卷 ❤2、修改文件信息 ❤3、上传材料信息

（1）添加案卷 ❤ A 点击档案网络管理系统右边档案文件信息管理下的“添加案卷”

❤B 弹出“添加案卷”框，对以下内容 进行填写：

著录时具体要求：

2）修改文件信息 ❤ 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文件信息进行修改，点击 “编辑” 按钮

弹出“编辑案卷”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方的“保存” 按钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出

3）上传材料信息 ❤ 上传全文 ❤ 上传图像 ❤ 上传音频 ❤ 视频等多媒体文件附注：主要介绍“上传图像”，其余可参照操作

上传图像 如果有与著录的案卷或文件（如实物档案等）相对应的数码像片，必须将数码照片上传，具体操作为：

❤1、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具 体案卷或文件条目右边的“图像”按钮，弹出 “文件、案卷相关图像”框

❤2、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像❤2、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像（一次可以选择多张），点击“上传”,电子图像即上传到档案网络管理系统；若上传错误可以点击图像条目的“ 删除”按钮进行删除

四、打印目录（以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同）四、打印目录（以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同）（一）、打印案卷移交目录在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体移交综合档案室以前，必须先打印案卷移交目录（交接双方凭此清点和办理移交手续），具体操作为：

❤ 1、选中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中）

2、点击“队列打印”，把案卷/文件添加到打印队列3、单击“打印队列”，查看代打印的案卷，同时对不 需要的案卷也可以进行删减

4、点击“打印当前”，弹出“目录打印”框

5、选择“案卷移交目录（横）”6、选择“仅打印‘打印队列’中的文件（对归档文件、卷内、案卷、自定义目录有效）”7、点击“打印预览”，进入“案卷移交目录（横向）打印”界面，进入打印预览界面进行预览8、检查无误，点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“打印”进行打印

六、档案查询 系统为用户提供两种查询接口 ❤一：综合查询（跨表查询） ❤二：针对具体档案表的查询（表内查询）

1、综合查询 ❤综合查询就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用，包括非没有账号的访问者。 ❤用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。

❤如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。❤如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。 ❤点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。

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