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Manual del Ayudante

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Presentation Transcript

  1. Manual del Ayudante

  2. Procedimientos que debe conocer el Ayudante

  3. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.2 Instalación del Almacén Almacenista Quién Delimitar el Almacén • Recopilar el Lay Out del Almacén. • Marcar las áreas con líneas de pintura amarilla semáforo, letreros visibles y para el caso de los cajones de almacenamiento cada uno debe tener pintado en el piso su identificación. Paso 1 R Rol (RACI) Lay Out Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Superintendente Residente de Administración Quién Inventario de mobiliario y equipos del Almacén • Registrar en el formato “Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacén” todo el mobiliario accesorios, estantería, equipos de cómputo, de comunicación y de impresión, herramientas y equipo móvil y de carga. • Recabar la firma del Almacenista en el “Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacén” como responsable y del Superintendente y el Residente Administrativo como testigos. Paso 2 R A A Rol (RACI) Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Ayudantes Superintendente / Res. Administrativo Quién Garantías de buen manejo del Almacén • Estimar el valor en $ Pesos del 10% del valor semanal máximo de los materiales, herramientas y equipos almacenados. • Elaborar Pagarés a nombre del Almacenista y de cada uno de los Almacenistas, con valor cada pagaré por el monto estimado en el inciso anterior. • Recabar la firma de cada pagaré del nominado como responsable y del Residente Administrativo como testigo. Paso 3 C R A Rol (RACI) Pagaré Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Ayudantes Superintendente / Res. Administrativo Quién Acta de Instalación del Almacén • Llenar el “Acta de Instalación del Almacén” incorporando el “Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacén”, los pagarés firmados, la fecha de instalación del Almacén, los nombres del Almacenista y de los almacenistas asignados. • El acta debe ser firmada por el Almacenista, los almacenistas, el Superintendente y el Residente Administrativo y se deben distribuir copias entre ellos y el Jefe de Construcción. Paso 4 R C A Rol (RACI) Acta de Instalación del Almacén Inventario de Mobiliario y Equipos del Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  4. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.3 Inventarios Residente Administrativo Quién Preparar Lista de Control de Inventario • Hacer un corte al día en el sistema de las entradas y salidas del Almacén y calcular el inventario según el sistema. • Crear el “Reporte de Inventario Semana X” y guardar el inventario calculado y las salidas de material en la sección “Inventario Sistema”. • Crear la “Lista para Inventario Físico” a partir del “Inventario Sistema Semana X” indicando la fecha de creación de la lista. Paso 1 R Rol (RACI) Reporte Inventario Semana X Lista para Inventario Físico Formatos Semanal (Sábado) Instructivo Frecuencia Superintendente / Res. Administrativo Almacenista Quién Levantar Inventario Físico • El Superintendente, el Residente Administrativo y el Almacenista deben hacer un inventario físico de todas las existencias de materiales, herramientas y equipos almacenados en el Almacén. • Registrar las existencias en la “Lista para Inventario Físico”. Paso 2 R C Rol (RACI) Lista para Inventario Físico Registro de Salidas de Almacén Formatos Semanal (Sábado) Instructivo Frecuencia Residente Administrativo Ayudante Superintendente Quién Capturar Inventario Físico • Capturar las cantidades registradas en la “Lista para Inventario Físico” en la sección “Inventario Físico” del “Reporte de Inventario Semana X”. Paso 3 C R A Rol (RACI) Lista para Inventario Físico Reporte Inventario Semana X Formatos Semanal (Sábado) Instructivo Frecuencia Superintendente / Res. Administrativo Almacenista Quién Cuadrar Inventarios Físico y del Sistema • En el “Reporte de Inventario Semana X” calcular las diferencias entre el inventario del sistema, el inventario físico y las salidas registradas en el sistema y solicitar al Almacenista que justifique estas diferencias. • El Superintendente y el Residente Administrativo deben revisar las justificaciones de las diferencias en el inventario, aprobar las justificaciones y hacer los ajustes en el inventario físico . Paso 4 R C Rol (RACI) Reporte Inventario Semana X Lay Out Formatos Evento Instructivo Frecuencia Superintendente / Res. Administrativo Almacenista Jefe Administrativo Quién Saldar los faltantes en el Inventario • En caso de permanecer faltantes sin justificar, el Superintendente y el Residente Administrativo deben levantar un “Acta Administrativa” registrando detalladamente los hechos y adjuntando los documentos correspondientes, solicitar la firma del Almacenista y la deben enviar al Jefe Administrativo para la aplicación de los descuentos o la recisión de los contratos correspondientes en caso de reincidencia. Paso 5 R C I Rol (RACI) Acta Administrativa Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  5. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.4 Inspección y Recepción Almacenista Jefe de Compras Superintendente Quién Validar los documentos del Proveedor • Solicitar los documentos del embarque. • En caso de que lo que se quiere entregar esté facturado o remisionado a Onix, entonces se debe verificar en el sistema que exista la correspondiente Orden de Compra. • En caso de no existir la Orden de Compra o no corresponder con lo facturado o remisionado se debe rechazar lo necesario de la entrega y notificar al Jefe de Compras y al Superintendente. Paso 1 R I I Rol (RACI) Orden de Compra Remisión de Embarque Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Quién Inspeccionar lo presentado para recepción • Se debe verificar físicamente que cada partida facturada o remisionada coincida en su descripción, especificación, presentación y cantidad. • Verificar la integridad física de cada partida. • Todas las partidas que no coincidan exactamente ó estén dañadas deben ser rechazadas y devueltas al Proveedor. Paso 2 R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Quién Ajustar y aceptar los documentos del Proveedor • Modificar los documentos presentados por el Proveedor para reflejar los resultados de la inspección de cada partida. • Solicitar al Proveedor que firme y feche los documentos modificados como aceptación de las modificaciones. • Firmar de aceptados los documentos modificados, conservar el original y entregar la copia al Proveedor. • Instruir al Proveedor para que descargue las partidas aceptadas. Paso 3 R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Quién Capturar en el Sistema • Escanear los documentos del embarque, capturar en el sistema en el “Reporte de Inspección y Recepción” la descripción completa de las partidas recibidas y aceptadas indicando la fecha del recepción, el Proveedor la Orden de Compra asociada, los resultados de la inspección de cada partida y las notas adicionales sobre las incidencias del embarque recibido. Paso 4 R Rol (RACI) Reporte de Inspección y Recepción Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Ayudante Quién Almacenar lo recibido • Identificar en el Lay Out los cajones de almacenamiento que le corresponden a cada partida. • Acomodar cada partida en su cajón asignado. Paso 5 R C Rol (RACI) Lay Out Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  6. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.5 Resguardo Almacenista Quién Validar los documentos del Proveedor • Solicitar los documentos del embarque. • Verificar que lo que se quiere entregar esté facturado o remisionado al Cliente. Paso 1 R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Quién Inspeccionar lo presentado para Resguardo • Se debe verificar físicamente que cada partida facturada o remisionada coincida en su descripción, especificación, presentación y cantidad. • Verificar la integridad física de cada partida. • Todas las partidas que no coincidan exactamente ó estén dañadas deben ser rechazadas y devueltas al Proveedor. Paso 2 R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Quién Ajustar y aceptar los documentos del Proveedor • Modificar los documentos presentados por el Proveedor para reflejar los resultados de la inspección de cada partida. • Solicitar al Proveedor que firme y feche los documentos modificados como aceptación de las modificaciones. • Firmar de aceptados los documentos modificados, conservar el original y entregar la copia al Proveedor. • Instruir al Proveedor para que descargue las partidas aceptadas. Paso 3 R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Auxiliar Administrativo Quién Notificar al Cliente • Escanear los documentos del embarque, notificar al Cliente y al Auxiliar administrativo mediante un correo con la descripción completa de las partidas recibidas y aceptadas indicando la fecha del recepción, el Proveedor la Orden de Compra asociada, los resultados de la inspección de cada partida y las notas adicionales sobre las incidencias del embarque recibido. Paso 4 R I Rol (RACI) Reporte de Inspección y Recepción Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Ayudante Quién Resguardar lo recibido • Identificar en el Lay Out los cajones de resguardo que le corresponden a cada partida. • Acomodar cada partida en su cajón asignado. Paso 5 R C Rol (RACI) Lay Out Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  7. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.6 Buenas Prácticas Almacenista Almacenistas Quién Orden y Limpieza • Mantener todos los materiales, herramientas y equipos dentro de sus cajones asignados. • Mantener despejados los pasillos (libres de basura, materiales de embalaje, etc.). • Al finalizar cada día se debe revisar cada cajón y reacomodar su contenido para facilitar las maniobras del día siguiente y la toma de inventarios. Paso 1 R R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Quién Manipula-ción de Cargas • Levantar los artículos con las piernas y manteniendo la espalda en posición natural. • Tantear el peso del artículo y en caso necesario solicitar ayuda para levantarlo. • Sujetar las cajas por las esquinas opuestas, tanto arriba como abajo. • Utilizar siempre faja, guantes y zapatos de seguridad. Paso 2 R R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Quién Materiales Peligrosos • Obtener las Hojas de Seguridad de cada material que se va a almacenar o resguardar. • Identificar los materiales que requieren cuidados especiales para su manejo y almacenamiento e identificar en el Lay Out Semanal vigente los cajones asignados a estos materiales. • Utilizar el equipo de seguridad requerido y seguir las instrucciones de manejo indicadas. Paso 3 R R Rol (RACI) Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  8. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.7 Salidas Almacenista Quién Revisar el Pedido al Almacén • Recibir el “Pedido al Almacén” presentado por personal de los Contratistas de Onix o personal de Onix. • Verificar que el pedido se esté presentando en el formato aprobado por Onix, identifique al usuario del material (un usuario por pedido), las partidas del “Programa de Suministros” afectadas y esté firmado por alguno de los Residentes de Obra de Onix. Paso 1 R Rol (RACI) Pedido al Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Quién Preparar el Pedido al Almacén • Recolectar los artículos solicitados. • Concentrar todos los artículos correspondientes a un pedido en un cajón del área de entregas. • Verificar físicamente el pedido, marcar las partidas y cantidades que se van a entregar en el “Pedido al Almacén”. • Capturar en el sistema todos los artículos y cantidades del pedido y marcarlos como preparados para entrega. Paso 2 R C Rol (RACI) Pedido al Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Quién Entregar el Pedido al Almacén • Asegurarse que el solicitante verifique físicamente el pedido y lo coteje contra el “Pedido al Almacén” que tiene marcadas las partidas y cantidades que se surtieron. • Asegurarse que el solicitante firma de aceptado y recibido el original y la copia del “Pedido al Almacén”. • Entregar los artículos surtidos y la copia del pedido y conservar el original del pedido. Paso 3 C R Rol (RACI) Pedido al Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Quién Capturar las Salidas del Almacén • Actualizar en el sistema los artículos y cantidades entregados y marcarlos como entregados. • Archivar el original del “Pedido al Almacén con las anotaciones y firma de aceptado y recibido. Paso 4 R C Rol (RACI) Pedido al Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia

  9. 6. Ejecutar 6.3 Almacén de Proyecto 6.3.8 Clausura del Almacén Almacenista Almacenistas Superintendente / Res. Administrativo Quién Hacer el Inventario de cierre • Hacer el inventario de cierre del Almacén de acuerdo con el Procedimientos: Inventarios, tomando en cuenta el inventario de inmobiliario y equipos del Almacén. • Crear el reporte “Inventario de Cierre del Almacén”. Paso 1 R C A Rol (RACI) Inventario de Cierre del Almacén Formatos Evento Instructivo Frecuencia Almacenista Almacenistas Superintendente / Res. Administrativo Quién Elaborar el Acta de Cierre de Almacén • Llenar el “Acta de Cierre del Almacén” incorporando el “Inventario de Cierre del Almacén”, los pagarés no ejercidos, la fecha de clausura del Almacén, los nombres del Almacenista y de los almacenistas asignados y las incidencias de la clausura. • El acta debe ser firmada por el Almacenista, los almacenistas, el Superintendente y el Residente Administrativo y se deben distribuir copias entre ellos y el Jefe de Construcción. Paso 2 R C A Rol (RACI) Acta de Cierre del Almacén Inventario de Cierre del Almacén Formatos Pagaré Evento Formato Frecuencia Residente Administrativo Quién Cancelación de Garantías de buen manejo del Almacén • Una ves concluida la clausura del Almacén se deben regresar a sus titulares los pagarés no ejercidos. Paso 3 R Rol (RACI) Pagaré Formatos Evento Instructivo Frecuencia