Método de Gestão

1. Método de Gestão ORDEM http://www.tjmt.jus.br/INTRANET.ARQ/CMS/GrupoPaginas/97/801/file/ORDEM/Manual_Metodo_ORDEM.pdf

2. O O.R.D.E.M. é um método de gestão para resultados, que consiste na aplicação de mecanismos de racionalização do processo de produção e outros que, somados, garantem eficiência, satisfação e celeridade. É uma ferramenta que busca a efetiva e concreta aplicação do princípio da eficiência (art. 37, caput, da Constituição Federal) no serviço público. Representa as iniciais das frases: Organização do espaço de produção. Racionalização do processo de produção. Desenvolvimento dos recursos humanos. Excelência no atendimento. Motivação.

3. A implantação do método dá-se em cinco fases: 1. Organização do espaço com melhor aproveitamento da área reservada à produção e aplicação de princípios da qualidade total; 2. Racionalização do processo de produção com a utilização de metas, padronização, priorização de tarefas, produção em série, triagem e separação etc; 3. Desenvolvimento dos recursos humanos com investimento no aprimoramento técnico e pessoal dos servidores; 4. Excelência no atendimento com a finalidade de torná-lo mais célere, personalizado, urbano etc; 5. Motivação dos envolvidos no processo de produção, via mecanismos motivacionais.

4. 1.Organização • Isolamento da área de produção daquela destinada ao atendimento do público externo, por meio de divisória (“Pexe”). Neste momento, deve ser escolhido um local onde ficará o Escrivão, que lhe permita a visão do atendimento ao público e, concomitantemente, da área da produção interna; • Deve haver um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar, enfim, um local certo para tudo que precisamos, de modo que tudo possa ser facilmente localizado quando necessário; • Convêm colocar próximo da mesa do escrivão a estante com os processos vindos do gabinete, do MP, da Defensoria; • A mesa do escrivão deve permanecer em local que permita boa visualização da área de atendimento ao público e da área interna de produção;

5. 1. Organização • Devolução da sobra de materiais mantendo cada servidor com um grampeador, um furador, seus respectivos carimbos e etc. • Celulares postos em conjunto. Atendimento somente em casos urgentes; • Estações de trabalho em conjunto e organizadas. Organiza-se sempre no final do expediente; • Folha de ponto (explicação posterior); • Impedimento de entrada de não servidores, observadas as disposições legais quanto aos advogados etc.; • Almoxarifado próprio com reserva de materiais de uso contínuo (papel, canetas etc.), a cargo do escrivão.

7. Antes

13. DEPOIS

22. 2. Racionalização • Organização do processo de produção. Adota-se a produção em série (triagem e separação de autos); • Define-se o quadro de funções e responsáveis; • • Fixam-se metas de produção e controle diário (quantitativo, qualitativo e temporal). Resulta daí a desburocratização e queima de etapas desnecessárias (por exemplo, impulsionamento de feitos por certidão para atos ordinatórios, o que reduz o desnecessário e excessivo número de processos conclusos); • Controle de produção;

23. 2. Racionalização • Controle de prazos (Escaninho calendário); • Reuniões para verificação de resultados e trato de anomalias; • Checagem da manutenção do padrão; • Carga e devolução dos autos por leitura, via caneta ótica, em código de barras; • Pesquisa do grau de satisfação dos clientes.

24. 2.1. Definição do Quadro de Funções. • Cumprimento (expedição de todo e qualquer documento) – três servidores; • Registro, Autuação e Juntada (certificação no escaninho calendário) – um servidor. RAJ; • Juntada e certificação no escaninho calendário – um servidor • Análise e conferência (cargas, certificação etc.) – Escrivão e melhor servidor do Cartório ou o Analista; e • Atendimento ao público. (estagiário e Escrivão, explicações posteriores)

25. 2.1. Definição do Quadro de Funções. • O objetivo deste quadro é definir o servidor responsável pela execução de cada uma das atividades desenvolvidas na Escrivania, retirando do Escrivão a obrigação de executar tarefas, tais como a de expedir mandados, ofícios etc; • Rodízio de sessenta dias. Inoperante; • O quadro de função e quadros que o acompanham deverão ser atualizados periodicamente e afixado o primeiro no mural da Escrivania para conhecimento geral.

26. 2.2. Triagem dos Processos. • Os autos são colocados na prateleira após triagem, na qual cada escaninho da estante será devidamente etiquetado, identificando a situação dos autos; • Na fase de cumprimento mister a separação por mês da chegada. Oportuno consignar que os processos que aguardam cumprimento, os vindos do Gabinete e os que aguardam a conferência da qualidade devem estar dispostos o mais próximo possível da mesa do escrivão, facilitando o seu trabalho; • Semanalmente, o Escrivão enviará ao Gabinete os processos conclusos, devidamente triados. Assim, também ao MP e, possivelmente, a DPE; • Na segunda a remessa na sexta a devolução;

27. 2.2. Triagem dos Processos. • Distribuído o serviço no cartório, o escrivão executará as funções atinentes ao seu cargo, entre as quais o próprio gerenciamento da escrivania, conferindo a qualidade do trabalho executado no cartório, lavrando certidões etc; • Separação dos processos pelo tipo, atividade, expediente ou movimentação. Não realizar a mesma atividade para apenas um processo; • Atividade do escrivão, em suma: conferência e preenchimento dos relatórios (CNJ e CGJ).

28. 2.3. Avaliação periódica • A avaliação da produção será calcada no trinômio: quantidade-qualidade-tempo, de modo que não só será avaliado o quantum como também a qualidade da produção diária e individual do servidor e, ainda, o tempo gasto para realização das tarefas. • Caso, por exemplo, o cumprimento de um processo tenha sido incompleto ou errado, este processo não será computado no resultado da produção e deverá ser entregue, no dia seguinte, ao Servidor para ser completado ou refeito, conforme o caso. • Controle de produção

30. 2.4. Gerenciamento e Distribuição do Serviço: Escrivão • Distribuição das atividades e conferência de cada uma delas tendo liberdade para alterar os servidores; • Conferência da qualidade; • Impulsionamento por certidão (analista); • Preenchimento de Relatórios; • Roteiro de atividades do escrivão (diárias, mensais e periódicas)

33. 2.5. Controle dos Prazos • Fixação do controle por meio de agenda do escrivão; • Escaninho calendário; • Escaninho calendário anual.

34. 2.6. Reunião para Verificação de Resultados e trato de Anomalias • O Magistrado e o Escrivão deverão realizar reuniões mensais com os servidores, a fim de aferir os resultados e as anomalias; • O Escrivão na função gerencial deverá tomar as primeiras medidas; • União entre cartório (Escrivão) e gabinete (Juiz). Juiz Escrivão

35. 2.7. Pesquisa de Satisfação dos Clientes (Em implantação) • É necessário o constante monitoramento do grau de satisfação dos clientes internos (Servidores) e externos (Promotores de Justiça, Jurisdicionados e Advogados); • Este acompanhamento permite a constatação de problemas que, de regra, não chegariam ao conhecimento do Magistrado, permitindo-lhe adotar medidas corretivas; • A referida pesquisa é feita por formulários de perguntas e respostas objetivas, direcionadas aos próprios Serventuários da Justiça, aos Advogados, Ministério Público e ao público em geral.; • Não é exigida a identificação do pesquisado, propiciando, assim, maior liberdade para críticas; • Há a ouvidoria e nas Comarcas do Interior a pessoa chega a ao Magistrado.

39. 3. Desenvolvimento • Não basta equipar as unidades judiciárias e estabelecer um método de trabalho, se as pessoas envolvidas não estiverem devidamente capacitadas para executar suas funções. Assim, o desenvolvimento dos recursos humanos consiste em investir nessas pessoas, treinando-as e aperfeiçoando suas aptidões; • Cursos: Noções de Direito, Informática e Gerenciamento; • Cursos que poderão ser realizados ou solicitados pelo próprio Magistrado com o auxílio do Escrivão.

40. 4. Excelência no atendimento Características de um atendimento com excelência • servidor específico para o atendimento ordinário e um para atendimentos urgentes (ou rodízio, conforme o caso e o volume de atendimentos); • atendimento padronizado; • atendimento urbano e respeitoso; • atendimento monitorado pelo Sistema; • atendimento agendado;

41. 4. Excelência no atendimento Características de um atendimento com excelência • Atendimento por telefone é vedado, exceto casos especiais (Baixo Rio Branco – dois dias); • Atendimento e intimações no juizado especial preferencialmente por meio telefônico; • Incentivo do agendamento do atendimento; • De forma algum a o a tendente deve discutir ou criar em baraços para os clientes, levando os casos especiais ao conhecimento e solução do escrivão; e • Atendimento lanchonete guardadas devidas proporções.

42. 5. Motivação A motivação será estimulada por: • Motivação extrínseca e intrínseca • Extrínseca. Sec. XX. Aplicada até hoje e que pode dar certo em poucos segmentos. A recompensa estreita nossa visão. Economistas no MIT. Experiência com alunos desta faculdade. Recompensas funcionaram apenas para atividades mecânicas. Não para a criatividade, atividades intelectivas ou motoras. • Pesquisa financiada pelo Banco Central Americano. • Faculdade de Economia de Londres. 11 vencedores do prêmio nobel:

43. “Nós achamos que incentivos financeiros podem resultar em um impacto negativo na performance como um todo”. • “Incentivar pessoas com recompensas maiores ou com punições mais severas”. Não funciona. GAD (METAS – 2012 e 2013 - Caracaraí) • Nova abordagem: fazer as coisas porque gostamos, porque são interessantes e porque faz parte de algo maior. • Tarefas do Sec. XXI. Intrínseca. Autonomia, domínio e propósito. Autonomia: o desejo de direcionar nossas vidas; Domínio, o desejo de melhorar cada vez mais fazendo algo importante; e propósito: o desejo de fazer o que fazemos para que sirva a algo maior do que nós mesmos. • Exemplo Google, 20% do tempo livre trabalhando no que quiserem. Metade dos produtos nasceram nos 20% de tempo livre de seus funcionários (gmail). • Licenças, progressão, elogios etc.). • Encarta – Microsoft e Wikipédia. Dan Pink – TED – A surpreende ciência da motivação. 2009.

44. 5. Motivação Das licenças compensatórias (Ordem) • A concessão das licenças compensatórias deverá obedecer aos seguintes critérios: • para efeito de reconhecimento e premiação dos servidores, o ano será dividido em dois períodos de aferição da produtividade, contendo cada qual 06 (seis) meses, a saber: de janeiro a junho e de julho a dezembro; • ao final de cada período de aferição serão identificados e destacados os servidores mais produtivos em cada área de atuação (expedição de documentos, RAJ, atendimento ao público e atualização do sistema informatizado); • ao servidor que, no período de aferição, em todos os meses de atividade, ultrapassar as metas individuais estabelecidas, serão concedidas, pelo Juiz Diretor do Foro, a título de prêmio e incentivo, licenças compensatórias, conforme sua classificação na ordem de produção, bem como poderá, ainda, acumular pontos para efeito de progressão na carreira, se assim for previsto em lei.

45. 5. Motivação Das licenças compensatórias (Ordem) • Aos servidores que superarem as metas individuais, em todos os meses do período de aferição, serão concedidas, por período, as seguintes premiações em licenças compensatórias: • Àquele que atingir a maior produção individual será concedida licença de 05 (cinco) dias; • Ao segundo colocado será concedida licença de 03 (três) dias; • Ao terceiro e demais colocados será concedida licença de 01 (um) dia.

46. Números de Caracaraí • METAS • Arquivamento • Audiências