Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur

1. Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur • Janvier 2013 – V1

2. Données techniques • URL https://srm.elia.be • User VENxxxxxx • Aide: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 nathalie.sarlet@elia.be • Kevin Rymenants 02/546.7787 Kevin.Rymenants@elia.be • Nancy De Smet 02/546.7683 Nancy.Desmet@elia.be • Options Internet • Internet Explorer > 6.0 (Compatibilité) • Désactiver blocage Pop-up

3. Options compatibilité

4. Autoriser elia.be Indiquez le site web, cliquez sur « Add » et ensuite sur « Close ».

5. Autoriser elia.be En cas de problème pour ouvrir le catalogue (voir slide 17), cliquez sur l’icône “Compatibility View” pour une compatibilité internet complète.

6. Désactiver blocage Pop-up

7. Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes annuelles)

8. Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes individuelles)

9. Contenu • Connexion / Déconnexion • Créer facture proforma • Rechercher et sélectionner la commande • Entrer les données de détail • Ajouter les annexes / commentaires • Sauver & envoyer • Vérifier facture proforma • Rejet d’une facture proforma • Vérifier • Modifier

10. 1.Connexion • 2 mots de passe (sensible majuscules!) • DMZ: 1er mot de passe • Peut être mémorisé par le PC • Ne sera jamais changé • Longueur minimum 6 CHAR Pour des raisons de facilité, indiquez le même mot de passe pour les 2

11. 1.Connexion • 2ème mot de passe pour SRM

12. Vous avez 4 menus : le 1er pour créer une pro forma, le 2ème pour utiliser l’outil d’upload, le 3ème pour visualiser vos listes et le 4ème pour rechercher une pro forma. Log off pour vous déconnecter du système Vos listes de pro forma’s Pour changer de langue Créer facture proforma Rechercher une pro forma Utiliser l’outil de chargement

13. Contenu • Connexion / Déconnexion • Créer facture proforma • Rechercher et sélectionner la commande • Entrer les données de détail • Ajouter les annexes / commentaires • Sauver & envoyer • Vérifier facture proforma • Rejet d’une facture proforma • Vérifier • Modifier

14. 2.Créer facture proforma 2 1 1 N° de commande 48xxxxxx ou 47xxxxxx Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours 2 3

15. 2.Créer facture proforma 2 Si vous obtenez une liste, sélectionnez le n° de commande 1

16. 2.Créer facture proforma Description, ex. Chantier XXX – Ligne 70 kV xxxxx Référence proforma - doit être reprise sur la facture Période des services, ex. Décembre 2012 1 proforma = 1 facture Ligne 1.1. prévue pour des services hors contrat

17. 2.Créer facture proforma Via « Add item » sélectionnez votre catalogue

18. Catalogue – choisir le(s) service(s) Recherchez service possible via réf. fournisseur, ex. 65456 1. Sélectionnez le bon catalogue (si vous en disposez de plusieurs) 2. Sélectionnez les services dans le catalogue : 2 manières ou

19. Catalogue – choisir le(s) service(s) • Aperçu de votre sélection • Quand tous les services ont été sélectionnés, transférer le contenu vers SRM • Ou via « Check out » sans aperçu

20. 2.Créer facture proforma Les services sélectionnés dans le catalogue sont ajoutés dans la pro forma

21. 2.Créer facture proforma 1. Adaptez les quantités, cliquez sur « Check » et vérifiez le montant total de la proforma 2. Si pas de service(s) hors catalogue, supprimez la ligne 1.1. via « Delete », sinon une erreur s’affichera.

22. 2.Créer facture proforma Optionnel : si service(s) hors catalogue, utilisez la ligne 1.1. en indiquant une description et soit un prix total (par ex. 1 SU à 200 eur), soit un prix unitaire + quantité et unité appropriées (par ex. 3 pièces à 150 eur/pièce).

23. 3. Joindre les documents justificatifs Ajoutez éventuellement un commentaire via « Vendor text » Ajoutez les annexes (PDF, Word, Excel …) nécessaires

24. 4.Sauver & envoyer la facture proforma Remarque: “Save” = sauver sans envoyer la proforma au contremaître ou quand il y a des messages d’erreur.Voir aussi slide 27

25. Contenu • Connexion / Déconnexion • Créer facture proforma • Rechercher et sélectionner la commande • Entrer les données de détail • Ajouter les annexes / commentaires • Sauver & envoyer • Vérifier facture proforma • Rejet d’une facture proforma • Vérifier • Modifier

26. 3.Vérifier la facture proforma Sélectionnez le menu « Overview Confirmations » pour afficher vos listes de pro forma’s.

27. 3.Vérifier la facture proforma Via la liste « Awaiting approval » vous retrouvez la pro forma en attente d’approbation. Vos listes de pro forma’s Sélectionner la proforma.

28. Statuts des pro forma’s • All : toutes vos pro forma’s, quel que soit le statut. • Saved : vos pro forma’s mises en attente. • AwaitingApproval : vos pro forma’s encore en approbation chez le contremaître d’Elia. • Approved : vos pro forma’s approuvées. • Rejected : vos pro forma’s refusées par le contremaître d’Elia. • Deleted : vos pro forma’s supprimées.

29. Contenu • Connexion / Déconnexion • Créer facture proforma • Rechercher et sélectionner la commande • Entrer les données de détail • Ajouter les annexes / commentaires • Sauver & envoyer • Vérifier facture proforma • Rejet d’une facture proforma • Vérifier • Modifier

30. 4. Le contremaître rejette la proforma Vous recevez un mail avec la raison du rejet.

31. 3.Vérifier la facture proforma Sélectionnez le menu « Overview Confirmations ».

32. Sélectionner la proforma rejetée Via la liste « Rejected » vous retrouvez la pro forma rejetée. Sélectionner la proforma.

33. Vérifier la raison et les commentaires du contremaître Cliquez sur le bouton « Edit » pour pouvoir modifier/adapter la pro forma. Commentaire de rejet du contremaître d’Elia.

34. Corriger/compléter la pro forma Adaptez la pro forma, annexez les documents éventuellement manquants et confirmez vos modifications. Remarque : “Delete” quand la pro forma est complètement erronée (mauvais n° de cde, n° d’item) et doit être réencodée.

35. Pro forma corrigée et confirmée La pro forma se trouve à nouveau dans la liste « Awaiting approval ». Sélectionner la proforma.

36. Pro forma approuvée Vous recevez un mail de confirmation de l’approbation, avec le PDF en annexe.

37. Pro forma approuvée La pro forma se trouve finalement dans la liste « Approved ».

38. Suivi des montants acceptés A partir de la liste « Approved » vous pouvez exporter en excel la liste des pro forma’s acceptées pour faire votre suivi.

39. Erreurs / problèmes • Quantités décimales • Dans le catalogue (5.3 au lieu de 5,3) • Qté < 1 peut être encodée en SRM, pas possible dans le catalogue • Montant de la provision de la cde dépassé: contactez le contremaître chez Elia. • Problème de mot de passe: contactez Purchasing Support