Lublin 24 marca 2009

1. Wniosek o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Lublin 24 marca 2009

2. Wniosek beneficjenta o płatność • dotyczy wszystkich projektów w ramach PO KL (zarówno konkursowych jak i systemowych w tym pomoc techniczna) • składany w celu: • rozliczenia transz dotacji rozwojowej/środków Funduszu Pracy otrzymanych przez beneficjenta; • rozliczenia wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy sami zapewniają środki na realizację projektu Nie składamy wniosku o płatność w celu otrzymania pierwszej płatności !

3. Wniosek beneficjenta o płatność • Załączniki • Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki: • Wyciąg z wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu lubtabela 1; • Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia; • Wyciągi bankowe, historia rachunku potwierdzona przez bank, wydruk z systemu bankowego potwierdzonego przez gł. księgowego jednostki (w zależności od zapisów w umowie); • Raporty kasowe (bez załączników)/podpisane przez beneficjenta zestawienia płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność; • Oświadczenie o kwalifikacji podatku VAT; • Oświadczenie o nie korzystaniu z pomocy z innych źródeł. • Dokumenty księgowe nie są dołączane!

4. Wniosek beneficjenta o płatność • Składany w terminach określonych w umowie o dofinansowanie • projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące– w przypadku wniosku o płatność końcową – nie później niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu • IZ zaleca termin składania wniosków - 10 roboczych dni od zakończenia okresu rozliczeniowego • Składa się z postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu (postęp finansowy = postęp rzeczowy) • Składany w wersji papierowej i elektronicznej

5. Weryfikacja wniosku o płatność • IW dokonuje weryfikacji formalno rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność , w terminie 20 dni roboczych od daty jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy każdej złożonej przez beneficjenta wersji wniosku o płatność • W przypadku gdy w ramach projektu jest dokonywana kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) podpisanej przez Beneficjenta informacji pokontrolnej lub do dnia odmowy podpisania informacji pokontrolnej

6. Weryfikacja wniosku o płatność • W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność Instytucja Wdrażająca ( Instytucja Pośrednicząca II stopnia) wzywa beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku, złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, w szczególnych przypadkach IW (IP2) może wezwać beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących projektu • Beneficjent zobowiązuje się do usunięcia błędów lub złożenia pisemnych wyjaśnień w wyznaczonym przez IW (IP2) terminie, pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy dotacji rozwojowej

7. Weryfikacja formalno-rachunkowa • - Czy do wniosku o płatność zostały załączone wszystkie załączniki; • Czy beneficjent poświadczył, że zawarte informacje we wniosku są zgodne z budżetem projektu i zostały zapłacone; • Czy wydruk z ewidencji księgowej lub tabela jest potwierdzony przez osoby upoważnione; • Czy sumy w tabelach nie zawierają błędów rachunkowych; • Czy wniosek został złożony w dwóch wersjach tj. papierowej i elektronicznej;

8. Weryfikacja merytoryczna • - Czy wszystkie wydatki wykazane w zestawieniu / w wydruku z ewidencji księgowej są kwalifikowalne; • Czy wydatki wykazane w ramach danego zadania są niezbędne do jego realizacji; • Czy termin zapłaty dokumentów jest zgodny z terminem kwalifikowalności wydatków dla danego projektu; • Czy realizacja projektu następuje zgodnie z zachowaniem zasad wspólnotowych i zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w tym zgodnie z przepisami PZP; • Czy wydatki w ramach cross-financingu są zgodne z zakresem cross-financingu; • Czy w projekcie zostały stwierdzone istotne nieprawidłowości.

9. Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki SZOP Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności „zaliczkowa” lub bez wypełnienia Kwota zgodna z harmonogramem płatności Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od.................. do....................... 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: .................................................. (3) Działanie: ................................................. (4) Poddziałanie: …………………………………………………… (5) Nazwa projektu: ................................................... (6) Nr umowy/decyzji: ............................................... (7) Okres realizacji projektu od ..... o ......................... (8) Płatność: ………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): …….. (10) Wnioskowana kwota (PLN): …………………………………

10. Dane os. która sporządzała postęp finansowy Pola szare pozostawiamy niewypelnione Dane os. która sporządzała postęp rzeczowy Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność

11. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Kol. nr 1- Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie oraz dodatkowo VAT, cross-financing, wkład niepieniężny, pomoc publiczna Kol. nr 2 – wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 – kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie, wkład niepieniężny oraz dodatki i wynagrodzenia strony trzeciej Kol. nr 4 – wydatki kumulatywne, zatwierdzone w Informacjach o wynikach… Kol. 5 – procentowa wartość realizacji projektu

12. Stan realizacji poszczególnych zadań Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie będą odsetki bankowe ! Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność

13. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Tabela wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność. Wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

14. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Rola IP2: • Ocena czy wydatek, który koryguje Beneficjent jest korektą finansową czy nieprawidłowością (rozumianą zgodnie z dokumentem „ Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach POKL”); • Nieprawidłowość podlega zwrotowi albo przez potrącenie kolejnej transzy dotacji lub przez wezwanie do zwrotu. Od kwoty nieprawidłowości doliczane są odsetki jak od zaległości podatkowych (zgodnie z umową o dofinansowanie);

15. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność • W przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych dotyczących dokumentów umieszczanych w bieżącym okresie nie należy wypełniać tabeli 7 we wniosku, nie należy wpisywać także kwot ujemnych do załącznika 1; • W załączniku 1 umieszczamy kwotę kwalifikowalną- już po korekcie.

16. W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Kumulatywnie od początku projektu Dotacja rozwojowa lub państwowe jednostki budżetowe Wkład własny Projekty finansowane z Funduszy celowych lub wkład własny proj. syst. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność

17. Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Łączna kwota otrzymanych transz dotacji na dzień sporządzania wniosku w tym transza rozliczana danym wnioskiem /korekta wniosku-stan z pierwszej wersji wniosku/ Kwota rozliczonych środków - narastająco –zatwierdzonych w Informacji o wynikach… Bez uwzględniania kwoty, rozliczanej danym wnioskiem Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Odsetki bankowe narosłe w okresie, którego dotyczy wniosek – pomniejszają kolejną transzę, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej

18. Zgodnie z harmonogramem płatności – załącznik do umowy Okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatność- załącznik do umowy Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach – do końca zakończenia projektu Dopuszczalna aktualizacja harmonogramu Warunek – akceptacja wniosku o płatność; nie wymaga aneksu. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność

19. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu

20. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność • Dotyczy zagadnień: • rozwój lokalny • rozwój społeczeństwa informacyjnego • zrównoważony rozwój • innowacyjność, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa • równość szans

21. Weryfikacja formalno – rachunkowa wniosku o płatność Załącznik: zestawienie wydatków (tabela)

22. Weryfikacja wniosku o płatność • Informacja o zatwierdzeniu wniosku o płatność wysyłana jest beneficjentowi w terminie 20 dni roboczych od otrzymania poprawnego wniosku; • Podstawą do przekazania kolejnej transzy - w przypadku projektów konkursowych - jest zatwierdzony wniosek o płatność rozliczający co najmniej 70% środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej; • Możliwe jest składanie wniosków cząstkowych nie rozliczających 70 % • wydatków, ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania • środków dla beneficjenta; • Płatność dla beneficjenta w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie, przy czym nie później niż w terminie 20 dni • roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność.

23. Weryfikacja wniosku o płatność Zgodnie z zasadami finansowania POKL IP2 ma możliwość poprawienia niewielkich błędów (poprzez przekreślenie i zaparafowanie), nie dotyczących: • Załącznika 1 (oprócz oczywistych pomyłek pisarskich i rachunkowych); • Załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

24. Weryfikacja wniosku o płatność • Beneficjent otrzymuje informację o kwocie zatwierdzonych wydatków w ramach wniosku o płatność wraz z uzasadnieniem kwoty, która została uznana za niekwalifikowalną; • Kwoty niekwalifikowalne wykryte we wniosku o płatność w trakcie trwania projektu są zwracane na konto projektowe, nie są od nich naliczane odsetki;

25. Najczęstsze błędywewnioskach o płatność Załącznik 1: • Nie uzupełnianie wszystkich kolumn, zwłaszcza kol. 1, 2 (numer dokumentu, numer księgowy lub ewidencyjny); • Błędne wpisywanie dokumentów, dotyczących zwłaszcza wynagrodzeń (ten sam dokument ma różne kwoty brutto, netto); • Wpisywanie kilku dokumentów w jednym wierszu; • Wpisywanie tego samego dokumentu w kilku wierszach pomimo, iż dotyczą jednej kategorii budżetowej; • Nie zaznaczanie kolumny 6 dotyczącej C-F; • Umieszczanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem w załączniku; • Brak podpisu na załączniku;

26. Najczęstsze błędy we wnioskach o płatność • Nie umieszczanie wszystkich dat zapłaty przy dokumentach księgowych (jeśli FV płacona jest w częściach należy wpisać wszystkie daty zapłaty, nawet części, która nie jest kwalifikowalna do projektu); • Brak wszystkich WB (jeśli jest refundacja IP2 wymaga również załączania WB dokumentującego pierwotna zapłatę). Inne: • Przekraczanie dopuszczonego w umowie % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (jest to % odnoszący się do kosztów bezpośrednich); • Przekraczanie na koniec roku budżetowego dopuszczonego % wkładu krajowego (15%).

27. Weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność Joanna Skórko Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie ul. Okopowa 5, 20-022 Lublin tel. (0-81) 46-35-370, fax 46-35-305 www.wup.lublin.pl, e-mail: efs@wup.lublin.pl