มารู้จักกับ 5 ส กันเถอะ

1. มารู้จักกับ 5 สกันเถอะ นำเสนอโดย กลุ่มฟ้าใส

2. 5ส มีขึ้นได้อย่างไรกัน คงจะระบุได้ยากว่า แท้จริงแล้ว 5ส เริ่มครั้งแรกที่ไหนเมื่อไร จุดเริ่มต้นของ 5สน่าจะมาจากทางตะวันตกก่อน แต่ที่เริ่มมาใช้อย่างชัดเจน คือในประเทศญี่ปุ่นโดยชาวญี่ปุ่นได้ปรับเปลี่ยนและประยุกต์แนวคิดของตะวันในเรื่องการสร้างระเบียบวินัยและการเพิ่มผลผลิตให้มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่มีลักษณะเฉพาะมากขึ้น

3. 5ส มีขึ้นได้อย่างไรกัน การเกิดขึ้นของ 5ส ในญี่ปุ่นไม่ได้เกิดเป็น 5ส ในรูปแบบที่ชัดเจน แต่พัฒนาจากแนวคิดเรื่องการควบคุมคุณภาพ กล่าวคือญี่ปุ่นแพ้สงครามครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่ายสัมพันธ์มิตร โดยการนำของสหรัฐอเมริกาที่เข้ายึดครองญี่ปุ่น ได้เรียกร้องให้มีการรักษาคุณภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์โทรคมนาคมที่ผลิตในญี่ปุ่น เพราะขณะนั้นญี่ปุ่นด้วยคุณภาพมากจากปัญหาดังกล่าวทำให้สหรัฐอเมริกาจึงส่งผู้เชียวชาญมาควบคุมดูแลและให้ความรู้ทางด้านคุณภาพ ซึ่งต่อมาหลักการนี้เองที่ทำให้ชาวญี่ปุ่นเอากลับนำมาใช้และเป็นคู่แข่งกับสหรัฐอเมริกาทั้งด้านเศรษฐกิจและด้านบุคคลากรในที่สุด

4. 5ส มีขึ้นได้อย่างไรกัน การทำ 5ส ปรากฏให้เห็นในช่วงที่ QC มีการพัฒนาหลายรูปแบบ กล่าวคือในหน่วยงานต่าง ๆ ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุด ดังนั้นจึ้งมีผู้คิดค้นหลักการง่าย ๆ ที่จะสนับสนุนกิจกรรม “รากฐาน” ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อมซึ่งหลักการนั้นก็คือหลัก 5ส หรือญี่ปุ่นเรียกว่า 5S นั่นเอง

5. 5ส มีอะไรบ้าง ส.1 สะสาง ความหมายเริ่มต้นคือการออกแบบสำหรับการดำเนินงานระบบ 5ส ของตนเองตั้งแต่ โครงสร้าง ระบบบริหาร คณะกรรมการ พนักงาน พื้นที่ อะไรที่มีความสูญเสีย สูญเปล่า ส.1 คือขจัดความสูญเปล่าและตัดสินใจรวดเร็วเข้าไปในพื้นที่หรือกระบวนการทำงาน สามารถรู้และจัดการกับสิ่งจำเป็นและไม่จำเป็นได้โดยทันที

6. 5ส มีอะไรบ้าง ส.2 สะดวก สิ่งที่มองเห็นนั้นทำให้เกิดการมองเห็นทั้งระบบ จัดให้มองเห็นเมื่อมีสิ่งผิดพลาด แก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องมีป้าย สัญลักษณ์ สี พิกัด เข้ามาควบคุม โดยการจัดต้องคำนึงถึง 4ป ประสิทธิภาพ ประกันคุณภาพ ปลอดภัย และประหยัดพื้นที่ สาระสำคัญคือ ความเร็ว ถูกต้อง และปฏิบัติได้ทุกคน

7. 5ส มีอะไรบ้าง ส.3 สะอาด สำหรับข้อนี้มีการปฏิบัติที่ผิดพลาดอยู่เช่นเดียวกัน เพราะการทำความสะอาดจะเน้นความสวยงามเป็นหลัก สำหรับสาระสำคัญของข้อนี้คือตรวจสอบในความผิดปกติได้ด้วยตัวของพนักงานผู้ดำเนินการเอง เกิดปัญหาอะไรเบื้องต้นก็สามารถแก้ไขหรือรับทราบปัญหาเบื้องต้นได้

8. 5ส มีอะไรบ้าง ส.4 สุขลักษณะ ความหมายของผู้ก่อสร้างแล้วจะเป็นการรักษาสภาพที่ปรับปรุงนั้น ให้ดีขึ้นอย่างไร การปฎิบัติทำอย่างไรให้ทุกคนไม่ผิดจากข้อตกลงไว้หรือไม่ให้เกิดความผันแปร ในการทำ 5ส ต้องมีมาตรฐานกำกับไว้ ซึ่งในความหมายของ ส.4 ตาม APO (Asian Productivity Organization) คือ Standardization และเมื่อพนักงานมีการปฏิบัติตามมาตรฐานและปรับปรุงก็จะนำไปสู่ ส.5

9. 5ส มีอะไรบ้าง ส.5 สร้างนิสัย คือการปฏิบัติตามข้อตกลงใน ส.4 กระทั่งเกิดทักษะในการปรับปรุงและเกิดเป็นวัฒนธรรมขององค์การ ส่วนนี้จะเกิดขึ้นเมื่อพนักงานเข้าใจ จึงเป็นเรื่องที่องค์การต้องมีการจัดฝึกอบรมเพื่อนำเทคนิคต่าง ๆ มาผสมผสานให้พนักงานเกิดความเข้าใจ ส่วนสำคัญของ ส.5 นี้คือบทบาทภาวะผู้นำที่ให้ถึงเข็มมุ่งของแต่ละปีที่สร้างขึ้นมาตามนโยบาย คือ บทบาทของผู้นำแต่ละช่วงต้องชัดเจน

10. การทำกิจกรรม 5ส ควรเริ่มต้นอย่างไร? อาจเริ่มจากวิธีง่าย ๆ จากตัวผู้บริหารก่อนที่จะต้องปรับทัศนคติกับการดำเนินกิจกรรม 5ส และลองเริ่มลงมือทำ ขั้นแรก ลองเริ่มจากการลองจัดโต๊ะทำงาน โดยการสะสางโต๊ะทำงานของตัวเองให้ดูมีระเบียบเรียบร้อย สิ่งไหนจำเป็นสิ่งไหนไม่จำเป็นให้เก็บให้เป็นที่เป็นทาง สิ่งจำเป็นมาก ๆ จัดวางให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อให้ง่าย สะดวก และรวดเร็วต่อการค้นหาอุปกรณ์และเอกสารบนโต๊ะทำงาน ทำให้ดูไม่เกะกะ

11. การทำกิจกรรม 5ส ควรเริ่มต้นอย่างไร? ขั้นที่สองเริ่มจาก สะดวก หลังจากเราสะสางเอกสารและสิ่งไม่จำเป็นในโต๊ะทำงานเสร็จแล้วก็ต่อด้วยการจัดเรียงเอกสารให้ดูเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกรวดเร็วและง่ายต่อการค้นหา ถ้าอยากให้โต๊ะทำงานดูสะอาดเราก็ควรกำหนดว่าควรจะทำความสะอาดวันไหนเวลาไหนบ้างจะได้ทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ เมื่อเราทำครบ 3ส แล้ว อีก 2ส ก็ควรปฏิบัติให้เป็นนิสัย เรื่องง่าย ๆ ของ 5ส ก็จะทำให้การจัดการโต๊ะทำงานเราเรียบร้อยและมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

12. กิจกรรม 5ส มีประโยชน์อย่างไร? ในการปฏิบัติงานองค์กรบางแห่งไม่ค่อยเห็นความสำคัญของการดำเนินกิจกรรม 5ส เท่าที่ควร ผู้บริหารขององค์กรที่ไม่เห็นด้วยกับการดำเนินกิจกรรม 5ส ส่วนใหญ่จะคิดว่าไร้สาระ เสียเวลาในการปฏิบัติงานซึ่งเป็นหน้าที่ประจำของพนักงานและทำแล้วไม่มีประโยชน์แต่นั่นเป็นความคิดที่ผิด เพราะ 5ส เป็นปัจจัยพื้นฐานของการเพิ่มผลผลิตขั้นพื้นฐานอีกทางหนึ่ง ช่วยให้ประหยัดเวลาในการค้นหาอุปกรณ์และเอกสารต่างๆ มีเวลาในการผลิตสินค้าต่าง ๆ ได้มากขึ้น

13. กิจกรรม 5ส มีประโยชน์อย่างไร? ทำให้หน่วยงานดูสะอาดเรียบร้อยดูเป็นระเบียบ ดูสะอาดน่ามอง ทำให้มีสภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น และที่สำคัญทำให้นำภาพลักษณ์ที่ดีมาสู่หน่วยงานโดยเฉพาะเวลาที่มีผู้มาติดต่อประสานงานจะเป็นการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าต่อหน่วยงานอีกด้วย ดังนั้น ในทางปฏิบัติหากองค์กรที่ต้องการประสบผลสำเร็จจากการดำเนินกิจกรรม 5ส จะต้องอาศัยความอดทนจากผลที่จะได้รับการดำเนินกิจกรรม 5ส และที่สำคัญผู้บริหารต้องปรับทัศนคติ ต้องมองถึงความสำคัญและผลประโยชน์ที่หน่วยงานและพนักงานจะได้รับจากการดำเนินกิจกรรม 5ส