IT-gestützte Anmeldeverfahren

1. 20. DFN Arbeitstagung IT-gestützte Anmeldeverfahren  Michael Gebhardt Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen Rechen- und Kommunikationszentrum gebhardt@rz.rwth-aachen.de www.rz.rwth-aachen.de/campus Dr. Jörn Eisenbiegler CAS Software AG Bereichleiter EntwicklungCRM Solutions joern.eisenbiegler@cas.de www.cas.de

2. Der Hersteller: CAS Software AG

3. Überblick CAS und Beteiligungen Gründung 1986 AktionäreVorstand und Mitarbeiter FokusCRM und Informationsmanagement für den Mittelstand Mitarbeiter110 MA bei CAS (zusätzlich >500 MA bei wichtigen Beteiligungen) Umsatz> 22,5 Mio. € (at equity bei den Beteiligungen) Gewinn> 1,1 Mio. € (at equity bei den Beteiligungen) Wachstum> 25% bei CRM-Lizenzen je Jahr seit 3 Jahren EK-Quote> 45% CAS hält als Mehrheitsaktionär oder größter Aktionär wichtige Beteiligungen im CRM-Umfeld:

4. CAS Campus: Einordnung • adressierte Kunden Universitäten, Fachhochschulen, Berufsakademien Lehranstalten mit einer komplexen Angebotsstruktur • wesentliche Funktionsmerkmale Erfassung von Lehrangeboten, Hörsaalvergabe Druck von kommentierten Vorlesungsverzeichnissen Druck des Gesamtvorlesungsverzeichnisses Internetbasierter, individueller Vorlesungskalender für Studierende Unterstützung von teilnehmerbeschränkten, anmeldepflichtigen Veranstaltungen über reine HTML-Oberflächen Unterstützung der Modularisierung des Lehrangebots Unterstützung der Verwaltung von Leistungsnachweisen, Prüfungen Unterstützung des Bologna-Prozesses

5. Referenzen aus Forschung und Hochschule

6. Studiengänge Hörsäle Semester Dozenten VeranstaltungenModule Org. Einheiten Termine Leistungsmerkmale von CAS Campus (I) Hörsaalbelegung Vorlesungsverzeichnis Aufbau-Organisation

7. Studiengänge Hörerkreise Anmeldungen Studienverlaufsplan Semester VeranstaltungenModule Leistungsnachweise Leistungsmerkmale von CAS Campus (II) Anmeldungen/PrüfungenTranscript of Records Vorlesungsverzeichnis Studierbarkeit Studierende Studierende

8. Prüfungsordnung PO-Teil SG-Teil Studiengang Modul (abstrakt) Modul (konkret) Veranstaltung Prüfungsleistung Vorlesungsverzeichnis und Prüfungsordnung Vorlesungsverzeichnis Prüfungsordnung n m n m n m

9. Der Nutzen von CAS Campus • Erhebliche Zeiteinsparungen • Dozenten: Zulieferungen zum VVZ, Anmeldungen, Scheine … • „Geschäftszimmer“: VVZ, Lehrerhebung, Prüfungen, Anmeldungen, … • Verwaltung: Redaktion des VVZ, Raumvergabe, Prüfungsverwaltung, … • Verbesserungen • Studiengangbezogenes Vorlesungsverzeichnis • Attraktives Studierenden-Portal: umfassende und aktuelle Information • Effizientere Nutzung der Raumressourcen • Kürzerer Vorlauf für das gedruckte Vorlesungsverzeichnis • Infrastruktur für die Erstellung des Transcript of Records, Diploma Supplement • Infrastruktur für Anmeldeverfahren und Zulassungsverfahren

10. Veranstaltungsorganisation Verzeichnisdienste Organisationsabläufe CAMPUS-Informationssystem der RWTH • öffentliches Vorlesungsverzeichnis • Vorlesungsplanung für Studierende (CAMPUS- Office) • Virtuelles Zentrales Prüfungsamt • Veranstaltungsverwaltung: • Dozenten • Fachstudienberater • Dekane • Lehrevaluation • Telefonverzeichnis • Organisations- verzeichnis • Hörsaalverzeichnis • Adressverzeichnis • Rollenverwaltung • Verzeichnisver- waltung für Organisations- einheiten • Hardwareportal • Kooperations- datenbank • Alumninetzwerk • Auszubildenden- verwaltung • Telefonvermittlung • Telefonanlage • Softwareportal • Druckverzeichnisse CAMPUS-Plattform Web-, Applikations- und DatenbankservicesKoordination der Erweiterung CAS Campus ist ein essentieller Teil des CAMPUS-Informationssystems

11. Facts & Figures • Veranstaltungsverzeichnis: Wintersemester 05/06 • 7.695 Veranstaltungen an 87.618 Terminen • 122 Studiengänge mit 3.292 Teilstrukturen • 3.490 Dozenten • Kalenderjahr 2005: • 1.314 online Anmeldeverfahren, 52.083 Anmeldungen • 185.433 Notenspiegel, 137.514 Bescheinigungen • 26.418 Studierende in CAMPUS-Office • 2.817 Änderungsbenachrichtigungen pro Tag • 635 Organisationseinheiten (inkl. Klinikum) • 14.663 Mitarbeiter im Organisationsverzeichnis (inkl. Klinikum) • ca. 1.500 Mitarbeiter wirken aktiv an CAMPUS mit

12. Anmeldeverfahren für Bologna-Prozess • Ein Ziel von Bologna: Erhöhung der Mobilität der Studierenden • Transcript of Record: Dokumentation des individuellen Studienverlaufs • Erfordert die Erfassung von Teilnahme und Leistungen in Veranstaltungen. • für alle curricular verankerten Veranstaltungen • Aufwand für Erfassung explodiert • Anmeldeverfahren werden ein Massenphänomen • Anmeldeverfahren sollten durch EDV unterstützt werden und „online“ erfolgen.

13. Online Anmelden klar, aber wo? • Bsp. für Anmeldeverfahren; • Für Bologna, zur Leistungserfassung (Prüfungsamt) • Zur Organisation der Veranstaltung (Dozent) • Zur Verteilung auf Teilveranstaltungen (Fachbereich) • Zugriffsteuerung auf Lernplattform (Lernplattform) • an RWTH ca. 200 (Schätzung) unterschiedliche online-Anmeldeverfahren • Mehrfachanmeldung: Inkonsistenzen, Chaos • Unterschiedliche Anforderungen / Lösungen

14. Projekt Modul-IT der RWTH Aachen • Integriertes Teilnehmer/Leistungsmanagement • Durchgängige Unterstützung des Gesamtprozesses • Organisationsübergreifend: Dozent, Prüfungsamt (ZPA), Fachbereiche, ... • IT-Unterstützung als Teil des CAMPUS-Informationssystems der RWTH Aachen • inkl. Brücke zu Prüfungsverwaltung und E-Learning

15. Generalisiertes Anmelde- und Verteilungsverfahren • hochschulweite generalisierte Verfahren • An/Abmeldung • Verteilung auf Teilveranstaltungen • Zuteilung begrenzter Plätze • Baukasten mit Verfahrensvarianten: Einfachheit! • Ziel: 80% der wichtigsten Anforderungen abgedeckt • + Schnittstelle zur Anbindung spezifischer Anmeldeverfahren

16.    Kombinierbare Teilverfahren An/Abmelden Prüfen Priorisierung Verteilen Vergabe • An/Abmeldung • Prüfung von Voraussetzungen • kriterienbasierte Priorisierung • Verteilung auf Teilveranstaltungen • Vergabe der Plätze 1 2 3

17. An/Abmeldung • Online-Selbstan/abmeldung durch Studierende • innerhalb der Online-An/Abmeldefristen • Bei Wahlmöglichkeit: Studienleistung wählen • persönliche Präferenzen: • Teilveranstaltung: Termin, Dozent, Session,.. • Team: Zusammenarbeit von Studierenden • Präferenzoption: Thema • Alternativ: pers. An/Abmeldung über Zuteiler • Quittierung per E-Mail

18. Prüfung von Voraussetzungen • Einschreibungsvoraussetzungen z.B.: 3.Fachsem. BsCS • Leistungsvoraussetzungen z.B.: Modul Grdl. d. Inf. 1 • Anmeldevoraussetzungen: Prüfung bei Anmeldung • Zuteilungsvoraussetzungen: Prüfung vor Zuteilung • Voraussetzungen: • Max. erfolglose Versuche: n • Max. erfolgreiche Versuche: n • Max. gleichzeitige Anmeldungen für Leistung: n • Min./Max Fachsemester in Studiengang: ns • Vorleistung: komplex • Alternativ: Zuteiler kann Prüfung überschreiben

19. Priorisierung der Bewerber: bei begrenzten Plätzen bei Berücksichtigung der Präferenzen einfaches Verfahren: Sortierung nach Kriterien max. 5 Kriterien Zuteiler kann Priorisierung überschreiben Unterstützte Kriterien: Curriculare Verankerung (Wahl, Pflicht, ..) Wartezeit Los Fachsemester Vorleistung Anmeldewoche Anmeldetag Versuch Kriterienbasierte Priorisierung

20. Verteilt Teilnehmer „automatisch“ auf Veranstaltungen Modi: Präferenzen vor Prioritäten Prioritäten vor Präferenzen Alternativ: Zuteiler kann Verteilung überschreiben Heuristik berücksichtigt Veranstaltungspräferenzen der Studierenden Teampräferenzen der Studierenden Priorisierung Min. Max. Platzzahl pro Teilveranstaltung gleichmäßige Auslastung min. Zahl von Teilveranstaltungen Verteilung

21. Vergabe • Bisher: Vorbereitung der Verteilung • Jetzt: eigentliche Vergabe der Plätze • Platzgarantie: Ein einmal vergebener Platz kann durch den Zuteiler nicht mehr weggenommen werden • Falls Studierende belegte Plätze nicht in Anspruch nehmen • können sie zurücktreten (sofern vorgesehen) • kann auch Konsequenzen für Studierende haben

22.    Vereinfachung: Verfahrenstypen An/Abmelden Prüfen Priorisierung Verteilen Vergabe • Typ A: Anmeldeverfahren ohne Einschränkungen • Typ B: +Voraussetzungen • Typ C: +Platzbeschränkung • Typ D: +Verteilungsverfahren • Typ G: Generalisiertes Verfahren 1 2 3

23. Weitere Vorgehensweise • Phasenplan: Fachbereichsweise Umstellung auf Ba/Ma • Einführung Modul-IT zum WS06/07 • Modellierung modularer Prüfungsordnungen • Brücke zwischen Veranstaltungen und Prüfungsleistungen • Nutzung der generalisierten Anmeldeverfahren

24. Zusammenfassung • Bologna-Prozess macht Anmeldeverfahren zu einem Massenphänomen • ohne IT-Unterstützung nicht beherschbar • Abwägung Standardisierung contra Flexiblität • Generalisierte Anmeldeverfahren mit Verfahrenstypen liefern Einfachheit und Flexibilität

25. Weiterführende Information • Weiterführendes im Internet: • campus.cas.de: Produktinformationen zu CAS Campus und CAS Alumni • Diesen Vortrag können Sie dort als PDF ab Montag herunterladen • CAMPUS-Informationssystem der RWTH Aachen • www.campus.rwth-aachen.de

26. Danke für Ihre Aufmerksamkeit ! • Besonderer Dank gilt unseren Kooperationspartnern und den ca. 1.500 Mitarbeitern der RWTH, die in Ihren spezifischen Rollen am Erfolg des CAMPUS-Informationssystems mitwirken • Kooperationspartner für CAMPUS-Dienste in der zentralen Hochschulverwaltung: • Abt 1.1: Akademische Angelegenheiten • Abt 1.3: Zentrales Prüfungsamt • Dez. 3: Alumni-Team • Abt 4.1: Technologie und Informationstransfer • Abt 5.1: Organisation • Dez. 6: Planung, Controlling und Evaluation • Abt. 7.1: Anwendungssysteme • Abt. 7.2: Basissysteme • Abt 8.4: Berufsausbildung • Abt. 9.1: Zentraleinkauf und Vermarktung • Abt. 10.1: Betriebswirtschaft und Logistik