Titkári munkakör a tanirodai gyakorlatban

1. Titkári munkakör a tanirodai gyakorlatban

2. A munkakör legfontosabb feladatai • Vendégek fogadása, munkahelyi protokoll feladatok ellátása • Értekezletek, tárgyalások szervezése, előkészítése, jegyzőkönyvvezetés • Iratkezelési feladatok (pl. iktatás, belső kézbesítés, postaküldemények kezelése) • Leíró munkák ellátása • Irodatechnikai eszközök használata • Jelenléti ív vezetése • Felelős a taniroda rendjéért • Külső- belső kapcsolattartás • Egyéb titkári feladatok ellátása

3. A munkakörben használt legfontosabb bizonylatok • Iktatókönyv • Belső kézbesítő könyv • Postaküldemények feladókönyve • Határozatok könyve • Jelenléti ív • Jegyzőkönyvek

4. Az új évezred titkárnője megváltozott technikai, szervezeti és módszertani körülmények között végzi munkáját. Legfőbb jellemzője a személyiség, a rugalmasság, kreativitás, jó szervezőkészség, önállóság, empátia, az általános és szakmai műveltség és tudás. A vállalatot, annak vezetőjét legelőször titkárnője megjelenése, fellépése alapján ítélik meg a látogatók, az új ügyfelek, a hivatalos szervek emberei. A kialakult kapcsolat után a titkárnő a közvetítő: képzettsége, stílusa, szervezőképessége, beszédmódja nagyban befolyásolhatja a cégről, ill. főnökéről alkotott képet. Ugyanakkor ,,kapuőri" feladatokat is el kell látnia, óvni főnökét és vállalatát a zaklatók, betolakodók ellen, mindezt tapintatosan, de határozottan. Felelős főnöke jó időbeosztásáért is, ám ez többnyire sajátja rovására megy.

5. A titkár feladata az ügyvezető munkájának segítése, napi feladatainak szervezése lenne, valamint: kapcsolattartás külföldi és magyar üzletfelekkel, jelentések, prezentációk elkészítése, fordítás, tolmácsolás, tárgyalások szervezése stb. • A végzettségen kívül szükség van: - pontos, precíz munkavégzésre - talpra - esettségre - diszkrét, megbízható személyiségre - rugalmasságra - jó kommunikációs és tárgyalási képességre - önálló munkavégzésre való képességre - problémamegoldó kézségre - kreativitásra, agilitásra - jó munkabírásra, terhelhetőségre - elemző és szervező készségre.

6. Vendéglátás tárgyaláson A tárgyalóasztalon tilos alkoholt elhelyezni, csak tea, kávé, üdítőital és ásványvíz kirakása a megengedett. Téves felfogás az, hogy szendvicsestálakkal kell kidekorálni az asztalt, hiszen tárgyalás közben nincs alkalom evésre, teli szájjal nem lehet beszélni. Az sem jó módszer, ha egy külön asztalon, a tárgyalótól távol szolgálnak fel frissítő italokat, hiszen a megbeszélés közben nincs lehetőség arra, hogy valaki otthagyja a tárgyalóasztalt. Gyakran a cégek a tárgyalás után megvendégelik üzlettársaikat. Az ilyen üzleti étkezések sikerén sokszor vállalatok léte, milliós szerződések sorsa múlik, éppen ezért nem szabad sajnálni az időt, a figyelmet a gondos előkészítésre, s a protokoll elemi szabályainak megtartására. Hazai gasztronómiai szakemberek megfigyelése szerint egy átlagos üzleti étkezés ma 40-70 perc lehet. Fontos szabály: a vendéglátó 15 perccel a megbeszélt időpont előtt érkezik, a vendégeket felállva fogadja, és csak utánuk ül le, szemben a bejárattal. Ajánlott háromfogásos, könnyű ételsort rendelni, az érkező ételeket-italokat a vendéglátónak kell jóváhagynia. Ha hat személynél többen ülik körül az asztalt, nem célszerű à la carte módon rendelni. Az ebédre vagy vacsorára ajánlatos menüsort összeállítani, s előtte illik érdeklődni, hogy a partnernek milyen extra étkezési szokásai vannak, esetleg vegetáriánus, vagy betegség miatt bizonyos ételeket/italokat nem fogyaszthat. Ha nem jelezte előre a kívánságát, nem illik finnyáskodni, s külön kívánságokkal előállni. Ha állófogadáson látják vendégül a partnereket, ügyelni kell arra, hogy csak olyan fogásokat szolgáljanak fel, amelyeket kézben tartott tányéron, villával meg lehet enni.

7. IRAT: valamely szerv működése vagy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat-együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; Az iratkezelés feladata: az irat készítése, az irat átvétele, vagy elektronikus úton való fogadása, iktatása, használatra bocsátása, nyilvántartása, továbbítása, rendszerezése és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatása, segédletekkel való ellátása, szakszerű és biztonságos őrzése, selejtezése, illetve irattári őrizetbe adása.

8. Minden munkahelyen tartanak megbeszéléseket, értekezleteket. Az eredményesség javítása érdekében figyeljünk a következőkre: • Gondosan kell megválasztani a kezdés időpontját, a késő délutáni órákat célszerű elkerülni. Hiszen ilyenkor már kimerültebbek a kollégák, már hazafelé készülődnek. Jó előre közölni kell az értekezlet időpontját a résztvevőkkel, és célravezető, ha a munkatársak előre ismerik a programot, s kézhez kapják a szükséges anyagokat is. Ezzel sok időt lehet megtakarítani, hiszen nem kell újra felolvasni, elég hivatkozni rá. • Ügyelni kell arra, hogy ne csússzon a kezdés, és nem illik senkinek sem megvárakoztatnia a többieket, mivel azzal is zavarja a hatékony munkát. • Az értekezlet legelején érdemes bejelenteni, hogy meddig tart az értekezlet, s mikor lesz szünet. Hosszabb értekezlet esetén 45 perc után szünetet kell tartani. A szünetben valóban pihenni, „lazítani” kell, és nem helyes, ha az összejövetelen elkezdett téma tárgyalását folytatják a munkatársak. A résztvevők mobiltelefonjukat ne vigyék magukkal, illetve kapcsolják ki. • Meglehet, hogy valamelyik értekezleten ülőnek üzenetet kell átadni. Ha ezt a titkárnő észrevétlenül teszi - a terembe belépve nem létesít szemkontaktust a bent ülőkkel -, nem zavarja meg a tanácskozást. Annak érdekében, hogy a hozzászólók ne rabolják egymás idejét, előadásukat lényegre törően kell megszerkeszteniük. • Érdemes tehát nemcsak az üzleti tárgyalás, vendéglátás, értekezlet stratégiájára koncentrálni, hanem az apróságokban rejlő viselkedési formákra, non-verbális kommunikációra is figyelmet fordítani.

9. A leíró munkák jelentik: • gyorsírói feladatok ellátását, • jegyzőkönyv-vezetési feladatok ellátását, • gépírási feladatok ellátását, • levelek önálló megírását, • elektronikus levelezés folytatását, • nyomtatást, szkennelést, • az Internetet és Intranetet biztos használatát, • a számítógéppel dokumentumok szerkesztését, • a táblázatkezelő alapfunkcióinak használatát, • adatbázis kezelést, • prezentációs programmal bemutató szerkesztést, • körlevél készítést, • dokumentumsablonok készítését

10. Alkalmazott irodatechnikai eszközök Számítógép, nyomtatóval Fénymásoló FAX Hőkötőgép vagy spirálozó Lamináló gép Iratmegsemmisítő

11. A titkári munkakör kapcsolata a többi munkakörrel Ügyvezetés Titkárság Pénzügy (számlák, levelek, áfa bevallás stb.) Kereskedelem, marketing (ajánlat, ajánlatkérés, prospektusok, levelek, kimenő és beérkező megrendelések, számlák, kifogások stb.) Humánerőforrás gazdálkodás (levelek, álláshirdetés, beérkezett pályázatok, bejelentések, bevallások)

12. A munkakörben használt bizonylatokat megtekinthetik a http://etananyag.korosy.hu oldalon