Förstudie om införande av E-Arkiv inom Skåne Nordost

1. Förstudie om införande av E-Arkiv inom Skåne Nordost EU- Projekt under den ”Digitala agendan för Europa”- för en smart, grön och inkluderande tillväxt. Kommuner som omfattas av projektets verksamhet:Kristianstad, Hässleholm, Östra Göinge, Höör, Hörby, Osby och Bromölla

2. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv

3. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Styrgrupp

4. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Arbetsgrupp

5. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Interna projektreferenser

6. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Externa projektreferenser

7. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Referensgrupper

8. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Intressenter

9. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Roller och ansvar i projektorganisation Uppdragsgivaren/Beställare • Den som ger uppdraget, är beställare av arbetet, är uppdragsgivare. • fastställer projektets syfte och inriktning • anger projektledarens befogenheter och ansvar • utser representanter i styrgruppen • utser projektledare • anger projektets tids- och resursramar och ser till att erforderliga resurser ställs till projektets förfogande • uppdragsgivaren ansvarar för att identifiera intressenter och förbereda organisationen på projektresultatet För projekt inom kommunförvaltningen är uppdragsgivaren oftast förvaltningschef eller specifik enhetschef.

10. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Styrgruppen Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Den skall pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren/projektgruppen. Vidare skall den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner. Styrgruppen: • tolkar uppdraget/direktiven för arbetet • medverkar vid utformningen av projektplanen och godkänner denna • beslutar i administrativa frågor av större vikt, t ex budget och tidsplaner • följer och stödjer projektarbetet • värderar och diskuterar de förslag som projektgruppen utarbetar • informerar uppdragsgivaren om projektets resultat • delegerar ansvar, befogenheter och ställer krav • tar ställning till slutrapport och lämnar den till uppdragsgivaren

11. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Projektledaren Är direkt underställd styrgruppen alternativ uppdragsgivaren och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Projektledaren skall vara arbetsledare, samordnare och informatör. I mindre eller specifika projekt kan en stor del av det operativa arbetet ligga på projektledaren. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål nås. • upprätta projektplan, alternativt gör styrgruppendet • föreslå eller utser projektmedlemmar, alternativt gör uppdragsgivaren detta • leda och samordna arbetet i projektet, informera och motivera • rapportera till styrgrupp och intressenter • föredragande på styrgruppens sammanträden • sammankalla till och leda projektmöten

12. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv • rapporterar större avvikelser samt föreslår korrigeringar • analysera uppdraget, ställer frågor, ställer krav • vidtar lämpliga åtgärder vid störningar i projektet • föreslår tekniska eller strategiska lösningar • svarar för dokumentation av projektet • ansvarar för projektbudget och projektförändringar • ansvarar för intern och extern kommunikation Projektgrupp/Arbetsgrupp • Projektgruppen har som huvuduppgift att utarbeta underlag för beslut. • Gruppens sammansättning är beroende av det problem som skall lösas och kan variera utifrån vilken fas projektet befinner sig i. • Medlemmarna bör väljas efter fackkunskaper, erfarenheter och samarbetsförmåga.

13. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Supportgrupp/Projektresurser/Projektreferenser • Interna och externa beroende av det problem som skall lösas och kan variera utifrån vilken fas projektet befinner sig i. • Medlemmarna utses efter behov till att bistå med expertkunskaper inom specifikt området. Referensgrupp • Projektledaren/styrgruppen kan komplettera sina kunskaper med en eller flera referensgrupper för att t. ex. få praktiska synpunkter, ett stöd till projektledaren/ styrgruppen. De kan även vara en tillgång i förankringsarbetet. • Klargör vad som förväntas av referensgruppen innan den bemannas. Den endast är rådgivande och inte har något ansvar eller beslutsrätt för projektet.

14. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Samverkan/Intressenter • Samverkan är viktigt och skall ske med de enheter/funktioner som påverkas av projektet. Ofta är det fler intressenter än vad man från börja trott som påverkas av projektresultatet och det är viktigt att dessa blir identifierade och informerade om eller involverade i arbetet. • IT-enheten har ett samordningsansvar för utvecklingsprojekt inom förvaltningen och skall alltid kontaktas vid initiering av ett nytt projekt. • Uppdragsgivaren eller vanligtvis projektledaren ansvarar för att dessa kontakter tas.

15. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Projektmodell för E-Arkiv Uppdragsgivaren eller projektledarte beslutar om projektet skall utföras inom ramen för denna modell.

16. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv • Modellen innehåller projektplaneringsmetod (LFA, The LogicalFramework Approach vilket innebär att först Lyssna, Fundera och därefterAgera) styrdokument, mallar samt instruktioner och är framtagen för att höja kvalitén på arbetet samt vara ett stöd för personer som är involverade i projektarbetet. • Målet och syftet med ett projekt kan variera väldigt mycket och syftet med denna modell är att ge ett ramverk. Projektdirektivet Direktivet skall vara skriftligt och bör skrivas av uppdragsgivaren, det är detta dokument som ska vara underlag för ställningstagande för den tilltänkte projektledaren/leverantören.

17. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv • Omfattningen på dokumentet varierar beroende på uppdragets storlek, ofta behöver det förtydligas och utvecklas till ett separat dokument, alternativt görs detta i projektplanen. • Oberoende av omfattningen på uppdraget och dokumentet så ska det alltid framgå vem som är uppdragsgivare, vad som är syftet och målet, omfattningen, beräknad tidsåtgång, resurser och hur slutresultat skall förvaltas. • Den viktigaste punkten för projektet är formuleringen av målen. Det är de uttryckta behoven som skall målformuleras. Målformuleringarna informerar om vad som skall utföras i projektet och ligger som grund för uppföljningen av arbetet.

18. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv LFA-planeringsprocessen indelad i nio steg 1. Analys av projektets omvärld (bakgrundsinformation) 2. Intressentanalys (individer och aktörer som påverkas och påverkar projektet) 3. Problemanalys (vilka problem ska lösas av projektet) 4. Målformulering (vad vill man uppnå med projektet på kort och lång sikt) 5. Aktivitetsplan (vilka åtgärder ska genomföras för att uppnå målen) 6. Resursplanering (tid, personal inklusive ansvar, budget, utrustning) 7. Indikatorer och verifikationskällor (metoder för att mäta resultat) 8. Riskanalys och riskhantering (faktorer som kan påverka resultat negativt) 9. Analys av antaganden/förutsättningar (vad andra aktörer hanterar) 10. Uppföljning av projekt (gott mål och resultatstyrning)

19. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Projektplanen • Mestadels är projektledarens första uppgift att tolka direktivet och ta fram en projektplan som projektet skall arbeta utifrån. Projektplanen skall förankras hos styrgruppen om det finns en sådan, annars med uppdragsgivaren/beställaren. • Planeringen är ett av de viktigaste momenten i projektarbetet och projektplanen är projektets planeringsredskap. I dokumentet skall det definieras vad som skall göras, vilka personresurser som behövs (timmar, kompetens) och tidsplanering för hela projektet skall göras. Försök att lägga hela kartan över projektet så att det inte dyker upp överraskningar under projektets gång. Sätt upp delmål för projektet och engagera om möjligt projektdeltagarna i arbetet. • Finns inget dokumenterat projektuppdrag så skall projektplanen även specificera uppdraget.

20. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Följande områden skall alltid finnas beskrivna i projektplanen: • bakgrundsbeskrivning till uppdraget • syfte och mål med projektet • omfattning, delmoment • avgränsningar • tidplan/etappindelning • projektorganisationen • förankring, samverkan, intressenter

21. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Planeringsfasen Inför start av projektet skall det bemannas, genomförandet planeras och projektplanen fastställas. • Identifiera • varför projektet skall genomföras • vad man vill uppnå med projektresultatet • vem som är uppdragsgivare (projektägare) • hur projektet skall finansieras • hur projektet skall bemannas • vem som ska förvalta resultatet • vilka som är de primära intressenterna • vilka andra som kan ha behov/påverkas av levererat resultat

22. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Samverka • Samverkan skall alltid ske med de enheter/funktioner som bedöms påverkas av projektresultatet. • I samband med anskaffning eller utveckling av IT-stöd skall samverkan alltid ske med IT-enheten som ansvarar för utveckling och samordning av IT-användningen vid organisation. Projektets mål beskrivs i termer av Effektmål och Produkt (eller projektmål). Effektmål • Effektmål är de mål som beskriver vilken förväntad effekt som skall uppstå i verksamheten. Målen måste vara mätbara. Utan möjlighet att mäta målen blir det svårt att bedöma huruvida de är uppfyllda eller ej. • Det är viktigt att följa upp effektmålen. Detta görs dock inte direkt efter avslutat projekt utan en bestämd tid efter projektets slutförande. Det är därför viktigt att dokumentera hur effektmålen ska följas upp samt av vem.

23. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv Projektmål • Projektmålen är det resultat i projektet, det som skall levereras från projektet, som i sin tur ligger till grund för möjligheterna att nå effektmålen. Detta kan t. e x. vara ett IT-system eller en funktion med vissa egenskaper. • Den viktigaste punkten för projektet är formuleringen av målen. Det är de uttryckta behoven som skall målformuleras. Målformuleringarna informerar om vad som skall utföras i projektet och ligger som grund för uppföljningen av arbetet.

24. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv GANTT-Schema/Aktivitetsplanering

25. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv MS Project Manager / GANTT- Schema

26. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv REGLER: Tydliggöra målen, aktiviteterna och ansvar, med en konkret och specificerad projektplan som underlättar genomförandet. ● VAD skall göras? ● HUR skall göras, vilka verktyg och metod ska man användas? ● VEM skall göra det? ● NÄR skall göras det? ● VEM skall göra det? ● VILKEN information behöver olika intressenter? (beslutsfattare, målgrupp, media) ● HUR ska informationen/uppföljningen presenteras? (Genom en rapport, seminarium, tidningsartiklar, via lokal media eller genom att bjuda in beslutsfattare på ett projektbesök?) ● HUR skall man ta tillvara på resultaten-lärande? ● VEM skall fatta ev. nya beslut eller revideringar av projektplanen och införandet?

27. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv PROBLEMATK • Försening • Budgetunderlag • Avsaknad IT stöd • Bristande kommunikation • Kompetensnivå • Fördelning (kommunernas representation i projektet, Hörby) • Hörby (PRIOS- projekt, individuell förstudie för E-arkiv) • Bristande engagemang

28. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv VIKTIG PROJEKTPLANERING

29. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv FÖRVÄNTNINGAR • Ansvar • Delaktighet • Engagemang • Stöd • Förankring • Beslut

30. PROJEKTORGANISATION E-Arkiv KONTAKTUPPGIFTER: Michaela Sarvik Projektledare IT för E-Arkiv Tfn/mobil: 0451-26 83 56 / 0709-81 83 56E-mejl: Michaela.Sarvik@hassleholm.se www.hassleholm.se