Travel and Expenses

Travel and Expenses Juraj Boldiš

Obsah Peoplesoft workshop • Popis T&E • Ukázkyvstupů, schvalování, zpracování • Reporty • Silnéstránky a výzvy pro implementaci v ČR • Budoucnost Travel and Expenses

Hlavnírysy T&E Peoplesoft workshop • Pokrytíprocesů: • Travel office • Cestovnípříkazy • Zálohyzaměstnancům • Vyúčtovánínákladů • Timesheety a Time forecasting • Práce se zaměstnanci • Self-service rozhraní • Podporaschvalovacíchprocesů • Notifikace a eskalacevybranýchudálostí Travel and Expenses

Kontextmodulu Peoplesoft workshop Travel and Expenses

Skladbamodulu T&E Peoplesoft workshop • Schvalování • Rekonciliace • Self-service stránky: • Manuálnívloženídokladů • Zpracování: • Zaúčtování • Přenos do Project costingu • Komunikace s Travel partnerem • MyWallet • Interface: • Karty • Banka • Platby: • Zaměstnanec • Dodavatel • Payroll • Reporting – Pagelety - Notifikace Travel and Expenses

Doklady v T&E Peoplesoft workshop Travel and Expenses

Zadávánídokladů v T&E Peoplesoft workshop • Self-service stránky: • Zobrazujíjenrelevantní data pro zaměstance • 2 módyzadávání • Využitídefaultů pro rychlévyplněnístránek • Formálníkontrolanastránce – napožádání a předodesláním • Lzepřiložitskenydokladů • V případěopravyčizamítnutí – zobrazeníkomentáře • Možnostkopírovat z návazných a existujícíchdokladů • Šablony – osobnía naúrovni BU • MyWallet – repository výdajů Travel and Expenses

Schvalování v T&E Peoplesoft workshop • Možnostpodmíněnéhoschvalování • Nastavenílimitů • Přiděleníschvalovatelůpodlechartfieldů • Podporaschvalování – manager self-service: • Rizikovéšablony • Hromadnéschválení • Úpravydokladůschvalovatelemnazákladěpriviledge template • Notifikace pro schvalovatele a zadavatele • Send back funkčnost Travel and Expenses

Schvalování v T&E - proces Peoplesoft workshop • Vstupdat • Odesláníformuláře • Revizedokladů • Kontrola/editacedokumentů • Schválenínadřízeným • Schválenívlastníkemrozpočtu / projektovýmmanažerem • Schválení pre-pay auditorem • Platba • Schválení post-pay auditorem • Zaúčtování Travel and Expenses

Ideálschvalovacíhoprocesu Peoplesoft workshop Vrácenépoformálníkontrole Automatickyschválené Hromadněschválené Doklady v TE Odeslanékeschválení Došlé k 1. schvalovateli S riskovýmprofilem Vyžadujícídetailníkontrolu Travel and Expenses

Zpracování v T&E Peoplesoft workshop • Jednakomponentařídízpracování: • Obvykle se nastavujedávkovézpracování • Přehledstavudokladů • Možnostopravdokladůpřed a pozaúčtování • Rekonciliačnístránky pro zálohy a letenky • Transaction in progress – rychlýpřehledstavudokladů Travel and Expenses

Přehledstandardníchreportů Peoplesoft workshop • Cash advance source • Cash advanceaging by Department • Cash advanceaging by Business unit • Cash advancetransaction by Department • Creditcardinfo • Creditcardtransactions vs. Othertransactions • Employeeaverageexpenses • Employee top spenders • Employee data per department • Expense type groups • Expensetransactions by Department • Expensetransactions by BU • Travelauthorization • Standard budgets vs. Expensesheet • GL Balancing report Travel and Expenses

Pagelety - online reporty Peoplesoft workshop • Lze je nakonfigurovat na hlavní stranu (homepage) • Slouží pro rychlý přehled • Dodávané pagelety: • Total Predicted Expenses • Expenses not Submitted – přehled počtu rozpracovaných expensesheetů, které jsou před odesláním do workflow • Expenses Recorded/not Approved – přehled neschválených expense reportů • Expenses Approved / not Paid – přehled schválených a nezaplacených expensů Travel and Expenses

Pagelety pro TE - ukázka Peoplesoft workshop Travel and Expenses

Výzvypřiimplementaci T&E v ČR Peoplesoft workshop • Práce s cizímiměnami: • T&E neúčtuje o kurzovýchrozdílech (narozdíl od AP) • Zálohyjen v měně BU • Malápodporapráce s hotovostí • Lzeřešitpomocí AR, ale neníhlubšíintegrace • Dobrápodporašeků • Výpočet diet • Nedefaultujeměnunazákladědestinace • Jinádefiniceintervalunež v zákoně(problém 1 minuty) Travel and Expenses

Silnéstránky T&E Peoplesoft workshop • Schvalovacíproces a dodané workflow • Možnostinastavení • Robusnost • Self-service rozhraní pro zaměstnance a manažery • Možnostikonfigurace • Uživatelskédefaulty • Dodané interface: • Kreditníkarty • Travel partneři • Dodanéreporty a pagelety Travel and Expenses

Budoucnost T&E Peoplesoft workshop • Novézměnyveverzi 9.2: • Novéuživatelskérozhranívčetnězabudovanépodorypřizadávání • Uživatelskérozhraní pro mobilnízařízení – zadávání • Mobilníschvalování pro manažery • Možnoststaženídokladupředschválením • Širšímožnosti v nastavení diet a srážek • Vyhledávání v dokladech • Novéreporty a vylepšené interface Travel and Expenses

Otázky ? Peoplesoft workshop • Děkujizapozornost. Travel and Expenses

Travel and Expenses