Ledelsesforankring av innovasjon i anskaffelsene - 2014

1. Ledelsesforankring av innovasjon i anskaffelsene - 2014 Per Harbø - NHO/KS Nasjonalt program for leverandørutvikling

2. Programmets formål (programperiode 2010 – 2014) Øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser • Øke kunnskapen • Øke gjennomføringen Programmets rolle (innsatsområder) • Pilotprosjekter / fasilitator • Metodisk tilnærming / workshop • Ledelsesforankring • Regionalt arbeid

3. Ledelsesforankring – hvorfor? • Ledelsesstøtte • Kunnskap • Risikoavlastning Skisse Prosjektering Konkurranse Leveranse

4. Foto Hille Mellbye Arkitekter AS

5. Strategisk forankring Eksempel Oslo kommune • "Virksomhetens anskaffelser skal være innovative, økonomisk effektive og skape tillit til virksomheten som innkjøper" • "Virksomhetens anskaffelser skal være basert på langsiktig planlegging, inkludert gjennomtenkte kontraktsstrategiersom legger til rette for innovative løsninger" Kilde: Oslo kommune UKE – Utviklings- og kompetanseetaten

6. Føringer: • "Virksomheten skal ta utgangspunkt i nasjonal metodikk for leverandørutvikling for å fremme innovasjon i anskaffelser" • "Virksomheten skal utfordre og stimulere til nytenkning både internt og i leverandørmarkedet, for å legge til rette for innovasjon og mer formåls- og kostnadseffektive anskaffelser" • "Kontraktsstrategienskal beskrives i styringsdokumentet for større investeringer, og skal omfatte vurderinger knyttet til bruk av innovasjonsmetodikk" Kilde: Oslo kommune UKE - Utviklings- og kompetanseetaten

7. Strategisk forankring Eksempel Stavanger kommune • "Kommunens anskaffelser skal være økonomisk gode, innovative og skape tillit til Stavanger kommune som innkjøper" • "Anskaffelsene skal støtte kommunens overordnede mål for langsiktig utvikling…. være juridisk korrekte og det skal legges til rette for god anskaffelsesfaglig kompetanse, innovasjon og nytenkning" Kilde: Stavanger kommune – Anskaffelsesstrategi 2014 – verdiskapende, innovative og bærekraftige anskaffelser!

8. Føringer: • "Stavanger kommune skal være pådriver for leverandørutvikling innen anskaffelsesområdet. Dette ivaretas gjennom dialogmøter, tilbudskonferanser og ved å være krevende kunde som stimulerer til utvikling og innovasjon" • "Innkjøpsavdelingen skal gi tilbud om undervisning til ulike nivå i organisasjonen, bistå med generell rådgivning og delta på møter og seminarer i virksomheten/foretakene" • "Stavanger kommune skal gå foran innen anskaffelsesfaget og bidra til utvikling nasjonalt og internasjonalt" Kilde: Stavanger kommune – Anskaffelsesstrategi 2014 – verdiskapende, innovative og bærekraftige anskaffelser!

9. Ledelsestøtte – en forutsetning: • for en god innovativ anskaffelsesprosess forankret i både fag- og innkjøpsfunksjonen • for læring og implementering av innovative offentlige anskaffelser i hele virksomheten

10. "Triple helix" - innovasjon Ledelse Innkjøp Fag

11. Ulik tilnærming, ulik strategi: • initiativ fra ledelse • initiativ fra innkjøpsfunksjon • initiativ fra fagområdet

13. "Hele Norge" står bak deg!

14. Departementene Opptatt av økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser Forenkle, fornye og forbedre (modernisere) - gjøre offentlig sektor bedre i stand til å avdekke brukernes behov og formidle dem til markedene - i større grad engasjere næringslivet til å finne løsninger som svarer til offentlig sektors utviklingsbehov

15. Argumenter • Strategisk virkemiddel i virksomhetsutviklingen • modernisere (fornye, forenkle, forbedre) • virksomhetens samfunnsansvar(oppdraget) • - på ulike områder og nivåer • virksomhetens tjenester til samfunnet • virksomhetens egen modernisering / anskaffelser • Profilerings- og organisatoriske gevinster • fremtidsrettet praksis bidrar til et godt omdømme • innovativ organisasjonskultur motiverer medarbeidere • Det virker, og det er ikke vanskelig • dokumenterte gevinster og effekter • risikoavlastning i form av "verktøy" og faslititatorfunksjon

16. Lag en plan (man scorer ikke uten et mål…) • Hvem er de viktigste aktørene i ditt område? • utarbeid en fornuftig mix, stat, kommune, innkjøpssamarbeid osv. • prioriter rekkefølgen på innsatsen • Hvem kjenner du og hvem kjenner du ikke? • hvilke relasjoner har du og hvilke må du utvikle? • hvem kan tenkes å bidrafor at du skal komme posisjon? • Viktige prinsipper i forankrings- og kontaktarbeid • vær opptatt av å gjøre kontakten din god (viktigst!) • fokuser på betydningen i form av gevinster og effekter • vær deg bevisst din faglige og personlige integritet • brede relasjoner kan ofte være viktigere enn enkeltstående "posisjoner" • Lag deg en plan (kontaktstrategi) og vær tro mot planen • sjansen for å lykke økes proporsjonalt med evne til å holde egen plan

17. Kommunikasjonstrappen

18. Organisering / regionalt arbeid Per Harbø - NHO/KS Nasjonalt program for leverandørutvikling

19. Hovedfunn • Innovasjon gjennom offentlige anskaffelser er satt på dagsorden hos myndigheter, stat, kommune og virkemiddelapparat • Arbeidet er fremdeles på pilot / prosjektstadiet. Det er langt igjen til varig praksis på området • Innkjøpere i stat og kommune melder om gevinster i form av bedre løsninger og økt konkurranse. De ønsker seg mer kompetanse og bistand • Leverandørene mener dialogaktivitetene er nyttige og blir motivert til å innovere og utvikle sin konkurransekraft ytterligere Kilder: Agenda Kaupang A/S - 0-punkt undersøkelse 2010, PWC SourcingSurwey 2011, Analyse & Strategi AS –Midtveisevaluering 2012, Agenda Kaupang A/S – Statusundersøkelsen 2013, Analyse & Strategi A/S - Pilotevalueringer 2010-2014, PWC SourcingSurwey Leverandøroppfølging og samarbeid 2013, Analyse&Strategi A/S – Vurdering av samfunnseffekter 2013.

20. 2014 – "Tidslinje" videreføringsprosess • mars / april Møter / innspill myndighetene • april / mai Møter / innspill nøkkelaktører • mai / juni Utarbeidelse av revidert skisse • 3. september Behandling i styringsgruppen (frist svar) • sept. / des. Programbeskrivelse • 1. januar 2015 Oppstart ny programperiode

21. Visjon • Norge skal være blant de 3 ledende land i Europa i innovative anskaffelser innen 2020 ved at både bestiller og leverandørkompetansen styrkes Hovedmål • Bidra til en bedre og mer effektiv offentlig sektor slik at den blir i bedre stand til å møte brukernes behov innenfor en bærekraftig ramme • Bidra til økt innovasjonskraft i fastlands-Norge ved at leverandører og FoU miljøer blir stimulert til å utvikle ny teknologi, nye tjenester og nye løsninger innen nye nasjonale og internasjonale vekstområder

22. Partnerskap og styringsgruppeAlle aktørene utgjør til sammen programmets partnerskap og styringsgruppe Programeiere • NHO, KS og Difi (ny) Departementer / direktorater • NFD, KMD, HOD, H-dir (KLD, ASD og SD inviteres inn som nye) Nøkkelaktører • Innovasjon Norge, Norges Forskningsråd • NAV, Statsbygg, Forsvarsbygg, Vegvesenet, Jernbaneverket, Helse Sør-Øst, Avinor, (NSB, Skatteetaten, Helse Midt-Norge, Helse-Vest, Helse-Nord • Oslo kommune, Stavanger kommune, Bergen kommune, storbynettverket, Framtidens byer

23. Programperiode • For at arbeidet skal kunne øke hastigheten på implementeringen og bidra til en varig endring av innkjøpspraksis foreslås en programperiode på 5 år frem til 31.12. 2019 Finansiering • Dagens programarbeid er ressursmessig sårbar og personavhengig. Videre arbeid trenger en sterkere konstruksjon. • Det vil være hensiktsmessig å fortsette ordningen med et partnerskap (også økonomisk). Gitt at det i stor grad er offentlige aktører som finansierer arbeidet, foreslås det en modell hvor regjeringen/departementene bidrar med en grunnfinansiering gjennom statsbudsjettet på kr. 10. millioner årlig i en fem-årsperiode • I tillegg vil programeierne og nøkkelaktører fra stat, kommune og virkemiddelapparat bli invitert til å bidra med kr. 5 millioner årlig i en fem-årsperiode på linje med dagens praksis.

24. Regionalt apparat Egne prosjektledere som arbeider gjennom eksisterende strukturer • Nord Norge, Midt Norge, Vest Norge, Sør Norge, Øst Norge Regionale handlingsplaner • Operativt arbeid med ledelsesforankring hos regionens større aktører, byer, regionsentra og innkjøpssamarbeid • Operasjonell bistand i innovative anskaffelsesprosesser • Rapportering og dokumentasjon av resultater og effekter fra innovasjonsprosesser • Møteplass for leverandørutvikling, kunnskapsspredning

25. Rolle, funksjon og organisering • Programmet skal være et frittstående organ med god legitimitet til å jobbe på tvers av flere forvaltningsorganer og sektorer • Arbeidet vil fortsatt være et supplement til Difi og virkemiddelapparatet og fylle en rolle som ingen andre tar i dag som en operativ pådriver og støttefunksjon i tomrommet mellom ulike offentlige aktører

26. 1. Operativ pådriver og fasilitator • Regionale prosjektledere • 5 landsdeler • Aktiv bruk av eksisterende strukturer / regionalt partnerskap • Regionale handlingsplaner med fokus på: • Ledelsesforankring • Operativ bistand • Læring/ dokumentasjon • Regional "møteplass" for leverandørutvikling og kunnskapsformidling

27. Konsepter, pådriver og fasilitator • Implementeringskonsept (3 ulike "innganger," ledelse, fag, innkjøp) • Innledende møte med toppledelse, fagog innkjøp • Workshop • Bistand anskaffelsesprosess • Læringsworkshop med toppledelse, fag og innkjøp (implementering) • Ledelsesforankringskonsept(innkjøp som strategisk virkemiddel, forenkle, fornye, forbedre) • Workshop innkjøper (muligheter og basiskunnskap om prosesser og dialogarbeid) • Operativ bistand (plan, behov, dialog, beskrivelse, konkurranse, evaluering, implementering) • Leverandørmobilisering(muligheter og basiskunnskap om prosesser og dialogarbeid)

28. 2. Nasjonal strategisk "møteplass" for behovsdrevne innovasjonsprosesserMed utgangspunkt i nasjonale satsingsområder skaldet tilrettelegges for at behov og mulige løsninger "møtes" i en tidlig fase • Identifisere sentrale fagområder og parallelle prosesser • Tilrettelegge møteplasser for kunnskapsutveksling og samhandling • Pådriver fra utviklings-/ prosjektstadiet til konkrete anskaffelser

29. Skisse, nasjonal strategisk møteplassInntil 4 fysiske møteplasser i året – virtuell oppfølging av Difi + regionalt • Behov (stat og kommune) • Hovedutfordringen til det nasjonale satsingsområde koordineres, synkroniseres og presenteres som et overordnet behov • Ulike aktører presenterer del-elementer av behovet som funksjonelle leverandørutfordringer • Løsning (leverandører og FoU aktører) • Sentrale bransjeorganisasjoner blir utfordret til å presentere hva som finnes på markedet i dag i forhold til behov / leverandørutfordringer • Sentrale FoU aktører blir utfordret til å presentere hva som er under utvikling eller mulig å utvikle i forhold til behov / leverandørutfordringer • Dialog (én til én møter mellom innkjøpere og leverandører/FoU aktører) • Forhånds avtalte én til én møter mellom innkjøpsaktører (behovene) og leverandører/FoU aktører (løsningene) Difi tilrettelegger parallelt en virtuell "møteplass" mellom behov og løsninger

30. 3. Lærings-/faktainnsamling og tilbakeføring av erfaringerUtarbeides i samråd med Difi, virkemiddelapparat og partnerskapet

31. Partnere, hvorfor skal de være med? • Taet samfunnsansvar sammen med andre forgangsvirksomheter • Toppmøte hvert 2 år, ministere, ledere i stat, kommune og næringsliv • Forankring av innovative anskaffelser som virkemiddel i egen virksomhet • Nettverk, deltagelse i faglige møteplasser hos NHO, KS, KSI, Difi m. fl. • Deltagelse på årlig studietur sammen med nettverket • Mulighet for "nasjonal møteplass", i forhold til virksomhetens behov

32. Regionalt arbeid / regionale planer • Operativt arbeid med ledelsesforankring hos regionens større aktører, byer, regionsentra og innkjøpssamarbeid • Operasjonell bistand i innovative anskaffelsesprosesser • Rapportering og dokumentasjon av resultater og effekter fra innovasjonsprosesser • Møteplass for leverandørutvikling, kunnskapsspredning