MALOTE SISTEMA OPERACIONAL ON-LINE Manual de instruções

1. MALOTE SISTEMA OPERACIONAL ON-LINE Manual de instruções

2. Prezado usuário, seja bem vindo ao Manual de Instruções do Sistema Operacional de Malotes On-Line!!! Introdução: A Flash Courier, visando sempre adaptar-se às necessidades do mercado detectou a carência de um serviço que atendesse um nicho de mercado com grande potencial de crescimento. Por este motivo foi desenvolvido o Serviço de Malote. Objetivo: O serviço de malote visa a transferência de lotes de documentos entre a matriz, filiais, representantes, pontos de vendas e/ou qualquer outro ponto, em rotas regulares com endereços, datas e horários pré-estabelecidos.

3. Características dos serviços 1. Definição de rotas O cliente deverá enviar formulário padronizado pela Flash com locais, endereços, horários e datas para as coletas e entregas dos Malotes 2. Horário de coleta / entrega A Flash poderá coletar ou entregar os Malotes em horários diferentes a critério do contratante. 3. Prazos Serviço de coleta e entrega será realizado em D+0 para Malote local, em D+1 entre as capitais e em D+2 ou D+3 para as cidades do interior. 4. Seguro automático As sacas terão seguro automático de R$ 50,00 (Cinqüenta reais), para indenizar possíveis extravios, roubos ou furtos. 5. Fornecimento de sacas A Flash fornecera as sacas padronizadas para o uso dos serviços, mediante ao pagamento de uma única taxa de USO E CONSERVAÇÃO DE MALOTES. 6. Fornecimento de lacres A Flash disponibilizará a critério do contratante, lacres para uso nos Malotes. 7. Fornecimento de Etiquetas A Flash disponibilizará etiquetas plastificadas para identificação da saca

4. Acessando o sistema: O acesso ao sistema de malotes deverá ser feito através do website da Flash Courier (www.flashcourier.com.br) na área restrita: login ****** Obs: O login e senha deverão ser os mesmos utilizados atualmente para acesso à área restrita. A quantidade de pessoas com permissão para acessar ao sistema será estipulada de acordo com o volume de cada franquia ou necessidade.

5. Acessando o sistema: Ao acessar a área restrita, será visualizada a tela inicial padrão, porém esta conterá o ícone MALOTE:

6. Acessando o sistema: Ao clicar no ícone MALOTE, será aberta a tela Operacional. Este será o ponto de partida para qualquer operação relacionada a Serviços de Malote. Os menus estão localizados na parte superior da tela. Ao clica-lo, serão abertos sub-menus, de acordo com o tipo de operação a ser realizada.

7. Menu Cadastro: Este menu deverá ser utilizado para criação e alteração de roteiros de entrega e coleta de malotes, alem de permitir listar e, se necessário, excluir roteiros. A franquia deverá cadastrar os roteiros para coletas e entregas SEPARADAMENTE. Podem ser um ou mais roteiros, de acordo com a freqüência, horários e localizações das coletas e entregas de cada trecho. Para criação dos nomes para os roteiros, seguir o seguinte padrão: XXXYYY00C onde: XXX = sigla da franquia YYY = freqüência de coleta, seguindo a tabela de códigos 00 = seqüência de roteiros (01, 02, 03...) C = coleta E = entrega Exemplo: SAO24601C Para o inicio de novos trechos, o Gerente de Contas ira contatar as franquias envolvidas no processo para instruções detalhadas sobre o serviço. As franquias receberão duas sacas para entrega no destino e deverão informar o responsável que uma das sacas deverá ser utilizada para o serviço e a outra devera permanecer como backup (Para casos de atrasos, extravios, perda e etc.)

8. Tela para cadastro de roteiro Nome do roteiro (Deverá ser utilizado o padrão, conforme slide anterior) SAO24601C 14:00 O horário deverá ser cadastrado com uma hora de antecedência da primeira coleta ou entrega do roteiro. Ex.: Coleta às 15:00 h. O horário à ser cadastrado deverá ser às 14:00 h. A franquia deverá selecionar quais trechos deverão ser incluídos no roteiro.

9. Níveis de Alertas: Normal Atenção (1:30 h antes do vencimento) Pendente Após confirmar o cadastro, aparecera uma janela de confirmação. Clicar em OK e pronto... O roteiro está criado!!! ‘SAO24601C’ Para consulta-lo, acessar o menu MOVIMENTOS>LISTA DE SERVIÇOS (ROTEIROS) Nota: A inclusão de novos trechos em um roteiro só estará disponível no dia seguinte à sua inclusão!!!

10. Emissão da LISTA DE ROTEIRO ao courier Para execução dos serviços, o courier deverá possuir as listas de COLETAS e ENTREGAS. Esta lista é emitida no menu MOVIMENTOS>LISTA DE SERVIÇOS (ROTEIROS) Para geração da lista o operador devera clicar no ícone de impressão, onde será aberta uma nova janela do seu navegador, automaticamente. Voltar ao slide 15

11. LISTA DE ROTEIRO Lista para coletas Lista para entregas Note que as listas são diferentes. Nas coletas o courier deverá preencher os campos obrigatórios (Número de saca, lacre e horário de coleta – Campos em vermelho) Existe a possibilidade de o cliente optar por enviar mais de uma saca. Caso isto ocorra, o courier deverá preencher os campos adicionais (Numero da saca extra, lacre e peso declarado – Campos amarelos). Nas entregas o courier deverá solicitar a assinatura na lista pelo recebedor (Campo laranja) e indicar a hora da entrega (Campo verde). Para baixa da entrega no sistema, deverá ser utilizada a Lista de Entrega, mas trataremos deste assunto mais para frente! Voltar ao slide 15

12. Saca (Cód. Barra): Trata-se do número de controle da saca. Este numero pode ser digitado ou lido por um leitor de códigos de barra COLETA DE MALOTES NO SISTEMA Menu MOVIMENTOS> COLETAR MALOTE DO CLIENTE 20000009 JOSÉ 08/01/2007 A franquia devera informar os dados solicitados. Estes dados são muito importantes e devem ser preenchidos com extremo rigor 15:23 1 4,5 0280663

13. TRANSFERÊNCIA DOS MALOTES PARA O DESTINO Todos os malotes deverão ser, OBRIGATORIAMENTE, registrados no sistema para transferência ao destino. Menu MOVIMENTOS> TRANSFERIR MALOTE PARA ENTREGADORA 20000009 20010002515646 Para transferência de malote, o operador deverá informar o numero da saca e AWBT

14. 12:00 RECEPÇÃO DE MALOTE Menu MOVIMENTOS> RECEPCIONAR TRANSFERENCIA DE MALOTE 20000009 Ao receber a carga, o operador devera realizar a recepção da saca, informando o número da mesma. O preenchimento do horário é automático, mas pode ser alterado.

15. ENTREGA DE MALOTE Menu MOVIMENTOS> LISTA DE SERVIÇOS (ROTEIRO) Para maiores informações, consulte os slides 10 e 11(Número da página no rodapé) BAIXA ENTREGA DE MALOTE Menu MOVIMENTOS> BAIXAR ENTREGA DE MALOTE 20000010 ALEXANDRE 09/01/2007 15:32 MARIA Após a baixa realizada, o processo está finalizado.

16. RELATÓRIO

17. RELATÓRIO DE POSIÇÃO ATUAL DE MALOTES Menu RELATÓRIOS>POSIÇÃO ATUAL DE MALOTES Este relatório deverá ser utilizado para acompanhamento das sacas desde o momento da coleta até a baixa da entrega no sistema Apenas as sacas dos trechos sob responsabilidade da franquia serão visualizados. Estes são os possíveis Status do Relatório

18. PREVISÃO DE FATURAMENTO

19. RELATÓRIO DE FATURAMENTO Menu FATURAMENTO>LISTAR FATURAMENTO (FRANQUIA) Este relatório permite verificar qual o valor a ser faturado pela franquia, durante um período. 01/12/2006 31/12/2006 Este relatório só estará disponível após o fechamento da fatura Nota: Relatório para simples consulta