Compte-rendu de l’enquête sur la gestion des périodiques électroniques dans le RNBM

1. Compte-rendu de l’enquête sur la gestion des périodiques électroniques dans le RNBM Septembre 2007

2. Gestion des périodiques électroniques • Pourquoi cette enquête? • Augmentation du nombre de revues électroniques • Nécessité de les intégrer aux collections de nos bibliothèques • Visibilité/ accessibilité • Gestion complexe • -> Nécessité de mettre en place un nouveau type de gestion de documents, avec sans doute de nouveaux outils et de nouveaux usages

3. Gestion des périodiques électroniques Dépouillement sommaire des 25 questionnaires renvoyés

4. Gestion des périodiques électroniques • les 25 bibliothèques chiffrent exactement leurs abonnements papier ; c’est plus difficile pour les revues électroniques. • L’offre, à première vue, semble très variable d’une bibliothèque à l’autre, sans lien du nombre avec la taille de celles-ci.

5. Gestion des périodiques électroniques • Le questionnaire n’a pas permis d’avoir une évaluation du nombre d”open journals” • Certaines bibliothèques ont noté la difficulté d’identifier le nombre des titres « mathématiques » dans leurs ressources électroniques.

6. Gestion des périodiques électroniques • 1 – Gérez-vous directement des périodiques électroniques : • 12 Oui - 11 Non - 2 sans réponse • 2 –Avez-vous un projet de gestion de vos périodiques électroniques • 5 Oui - 15 Non - 5 sans réponse

7. Gestion des périodiques électroniques • 18 bibliothèques sur 25 (72%) ont des accès électroniques via des abonnements qui leur sont propres • 7 (28%) d’entre elles ont des accès grâce à des échanges • 21 bibliothèques (84%) ont accès à des bouquets de revues via leurs SCD. • 19 bibliothèques (76 %) ont accès à des bouquets via le CNRS.

8. Gestion des périodiques électroniques • Les accès via les SCD et SICD • Dans la majorité (66,5%) des cas le SCD ne demande pas de participation. • 12 sans participation • 6 avec participation • 2 sans réponse et 1 en négociation • Quand il y a une participation demandée, les modes de calculs sont tous différents. Une bibliothèque ne connaît pas le mode de calcul.

9. Gestion des périodiques électroniques • «...défini par le C.S. de l’Université, reposant sur un prorata des crédits récurrents des labos (hors infrastructure CNRS), et de la moitié de leurs ressources contractuelles.» • « Oxford Univ. Press, nous avons donné notre accord pour partager en 3 la facture (SCD, INRIA et labo de maths) pour l’accès à 3 bouquets... On paie env. 400 €/an chacun » • « 1 euro par mois et par adresse IP » • « 300 euros/chercheur » • « Prélèvement à la base (-de BQR) » Participation demandée par les SCD : des modes de calcul différents

10. Gestion des périodiques électroniques

11. Gestion des périodiques électroniques • Gestion des accès couplés avec le papier • Pour quelques bibliothèques des accès sont gérés par le SCD • Pour les autres, la gestion est soit directe, soit via un groupeur (Ebsco/Swets), selon l'éditeur. Les difficultés sont les mêmes : • Vérifications des accès ; si proxy, déclaration des serveurs des éditeurs • Envoi des licences • Changement des adresses IP

12. Gestion des périodiques électroniques Quels moyens/outils utilisez-vous pour gérer les périodiques électroniques ? • Pas de logiciel spécifique utilisé. • Les ERMS (Electronic Resource Management System) sont récents, chers et complexes. Ils vont probablement arriver dans les SCD dans les prochaines années. • 8 bibliothèques utilisent leur logiciel documentaire , 5 des outils bureautiques (tableur), 2 bibliothèques ont une base MySQL (+PHP). Les autres gèrent manuellement, avec ou sans liste en html, soit ne gèrent pas.

13. Gestion des périodiques électroniques Les informations supplémentaires nécessaires par rapport à un périodique papier

14. Gestion des périodiques électroniques • Intégrer ou non les revues électroniques au catalogue ? • Les pour • La visibilité • Possibilité de faire des listes par extraction • Possibilité de faire des recherches • Possibilité de stocker des informations de gestion

15. Gestion des périodiques électroniques • Intégration au catalogue : difficultés et questions • Faut-il intégrer les “gratuits” ? (stabilité des liens? Pertinence de la revue ?)‏ • Le SIGB ne permet pas toujours de créer des notices adaptées • Pour un même titre plusieurs fournisseurs, adresses, supports -> 1 ou plusieurs notices? • Beaucoup de travail supplémentaire • Difficile d’être exhaustif et à jour

16. Gestion des périodiques électroniques 8 - Avez-vous une liste des revues électroniques payantes et/ou gratuites disponible sur votre site web?

17. Gestion des périodiques électroniques • Parmi les bibliothèques qui présentent des listes, plusieurs signalent qu’elles ne sont pas exhaustives. • Celles qui ne présentent pas de listes, renvoient vers la liste du SCD, les listes de revues (AMS, Cellule MathDoc…), les plateformes des éditeurs… • Exemples de listes : http://cridoc.univ-lille1.fr/default.asp?b2rm/catalogue http://www.biblio.math.jussieu.fr/journaux3/ http://www-fourier.ujf-grenoble.fr/BIBLIO/webperi-suite.html#a-c http://bibli.cirm.univ-mrs.fr/Select.htm?NumReq=191933591911 • Exemple de renvois : http://maths2.univ-brest.fr/documentation.html http://bibliotheque.imag.fr/bibliotheque/periodiques.electroniques/index.html

18. Gestion des périodiques électroniques • Pour les lecteurs, une liste alphabétique est sans doute le mieux. Mais c’est complexe • A mettre en place • A mettre à jour • Quelles informations doivent figurer pour l’utilisateur?

19. Gestion des périodiques électroniques Mettre à jour une liste ! Un exemple du volume de modifications effectuées à la BIMPE Extrait du document de présentation de la BIMPE (10/06/04)‏

20. Gestion des périodiques électroniques • Comment mettre à jour cette liste? • - Utilisez-vous la page de la cellule MathDoc • 15 NON - 7 OUI • Connaissez-vous la BIMPE (Base d’Information Mutualiste sur les périodiques Electroniques) • 10 OUI - 13 NON • Utilisez-vous la BIMPE pour vos mises à jour ? • 2 OUI - 21 NON

21. Gestion des périodiques électroniques Notes et commentaires qui illustrent les questions liées à la gestion des périodiques électroniques : • « Collaboration éventuelle avec le SCD dans le cadre d'un portail unique de documentation. » • « Problème de mise à jour des liens. » • « Comment faire pour avoir une liste exhaustive de toutes les revues électroniques (payantes ou gratuites) auxquelles nous pouvons accéder »

22. Gestion des périodiques électroniques • « beaucoup de travail en prévision !» ? • « Si la réflexion est menée au niveau du RNBM, cela me semble plus efficace et en tout état de cause, je suis très intéressée pour participer à cette réflexion » • « L’accès à distance : est-ce que l’on développe des accès à distance pour tous les chercheurs et les étudiants via un portail ou une plateforme ? »

23. Gestion des périodiques électroniques • Les statistiques • «Parvenez-vous à obtenir des statistiques ? Les traitez- vous ?» • Le partage des ressources électroniques • « plusieurs documents sont utilisés et donc stockés par les collègues d'une même équipe. En terme de sauvegarde et de place disque, une solution de partage serait donc utile. Connaissez-vous des solutions logicielles adaptées ? » • « Nos contrats nous permettent-ils de partager librement les documents que nous téléchargeons avec nos collègues du labo ? Je pense que oui car nous utilisons déjà le proxy-cache de l'université. »

24. Gestion des périodiques électroniques • Le partage des ressources électroniques • « Lorsqu'un document est chargé pendant une période d'essai, pouvons-nous le stocker et continuer à le rendre accessible au *seul* laboratoire indéfiniment ? » • « Si nous numérisons un livre du laboratoire ou de la BU, pouvons-nous le rendre accessible au laboratoire ? »

25. Gestion des périodiques électroniques • Pour info : • De manière générale, les licences autorisent : • l'affichage du contenu, • l'impression du contenu pour un usage personnel et non commercial, • l'impression ou la sauvegarde d'une quantité limitée (10 articles maximum par éditeur) une copie unique par article. • Les licences n'autorisent pas : • la communication à un tiers des copies déchargées • un déchargement massif des données • un usage commercial du contenu