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Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW. Grundlagen der Öffentlichen Betriebswirtschaftslehre Teilbereich : Stellenbildung - Von der Aufgabenanalyse zur Aufbauorganisation Studienabschnitt S 1. Prof. Dr. Michael D. Mroß. Begriffsbestimmungen. Definition von „Aufgaben“:

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prof dr michael d mro

Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW

Grundlagen der ÖffentlichenBetriebswirtschaftslehreTeilbereich:Stellenbildung- Von der Aufgabenanalyse zur AufbauorganisationStudienabschnitt S 1

Prof. Dr. Michael D. Mroß

begriffsbestimmungen
Begriffsbestimmungen

Definition von „Aufgaben“:

„Verpflichtung, Verrichtungen an bestimmten Objekten vorzunehmen“

Aufgabenanalyse

Aufgaben werden aus dem Sachziel des Unternehmens abgeleitet

Aufgabenanalyse zielt auf die Gliederung und Ordnung

dieser Aufgaben ab

Zentrale Dimensionen der Beschreibung

von Aufgaben:

Verrichtungen/Funktionen

Objekte

ÖBWL/Organisation

zweck der aufgabenanalyse
Zweck der Aufgabenanalyse
  • Die Aufgabenanalyse dient der systematischen Durchdringung und Erfassung der Gesamtaufgabe einer Organisationseinheit mit dem Ziel die erkannten Teilaufgaben sinnvoll zu Stellen, Abteilungen etc. zu kombinieren.

ÖBWL/Organisation

merkmale einer aufgabe
Merkmale einer Aufgabe

(leicht verändert nach: Hopp/Göbel 2004)

ÖBWL/Organisation

weitere dimension der beschreibung von aufgaben
Weitere Dimension der Beschreibung von Aufgaben

Phase

Planungsaufgaben

Entscheidungsaufgaben i.e.S.

Ausführungsaufgaben

Kontrollaufgaben

Rang

Entscheidungsaufgaben i.w.S.

Ausführungsaufgaben

ÖBWL/Organisation

aufgabenanalyse einer stadtverwaltung beispiel
Aufgabenanalyse einer Stadtverwaltung (Beispiel)

Aufgaben einer Stadtveraltung

Analyse nach dem Kriterium …

Zweckbeziehung

Leistungsaufgaben

Ordnungs-aufgaben

Objekt

Sport-angelegenheiten

Jugend-angelegenheiten

Sozial-angelegenheiten

Phase

Leistungs- planung

Leistungs-durchführung

Leistungs-kontrolle

(verändert nach Hopp/Göbel 2004, 146)

Objekt

Wirtschaftliche Jugendhilfe

Amtspflegschaften

Verrichtung

Regelung der Unterhaltszahlungen

Vaterschaftsfeststellung

ÖBWL/Organisation

aufgabenstrukturbild liste aller teil aufgaben in einem bestimmten bereich
Aufgabenstrukturbild Liste aller (Teil)Aufgaben in einem bestimmten Bereich

(Quelle: Krüger 1992)

ÖBWL/Organisation

aufgabenanalyse m glicher fehler
Aufgabenanalyse: Möglicher Fehler !
  • Die Gliederungsarten (z.B. Verrichtung oder Objekt) können im Laufe der Analyse wechseln, nicht aber innerhalb eines Gliederungspunktes.

Falsch wäre:

Mit Umweltpapier

Objektorientiert

Bereitstellen von

Fotokopier- geräten

Mit Normalpapier

mieten

Verrichtungsorientiert

kaufen

(verändert nach Siepmann/Siepmann 2004, 168)

ÖBWL/Organisation

zur bung aufgabenanalyse
Zur Übung: „Aufgabenanalyse“
  • Führen Sie am Beispiel der „Müllabfuhr“ eine Aufgabenanalyse durch, die den Analysekriterien Objekt-Verrichtung-Rang/Phase-Mittel-Zweck gerecht wird.
  • Stellen Sie Ihr Ergebnis graphisch dar.

ÖBWL/Organisation

gliederungsgrunds tze f r das aufgabenstrukturbild aufgabenanalyse
Gliederungsgrundsätze für das Aufgabenstrukturbild (Aufgabenanalyse)
  • Inhaltsgleichheit: Die Summe der Bestandteile eines Gliederungspunktes muss diesem insgesamt entsprechen. (Mitarbeiter = Beamte+Angestellte+Arbeiter)
  • Einheitlichkeit: Je Gliederungsebene ist nur eine Gliederungsart bzw. Gliederungsgesichtspunkt zu verwenden.
  • Gliederungstiefe vor Gliederungsbreite: Möglichst max. 7 Elemente in der Breite.

ÖBWL/Organisation

aufgabensynthese bildung von stellen abteilungen oder unternehmensbereichen
Aufgabensynthese – Bildung von Stellen, Abteilungen oder Unternehmensbereichen
  • Ansatzpunkt der Stellenbildung bzw. der Aufgabensynthese sind die Dimensionen der Aufgaben
  • Aufgabensynthese nach der Verrichtung: verrichtungs- oder funktionsorientierte Organisationsstruktur
  • Aufgabensynthese nach dem Objekt:objektorientierte Organisationsstruktur
  • Aufgabensynthese nach der Phase:Stab-Linien-Organisation
  • Beachte: Zur Aufgabensynthese nach Rang gibt es kein eigenes Organisationsmodell, sondern nur die Unterscheidung nach Instanzen und einfachen Stellen.
  • Zu einzelnen Formen der Aufbauorganisation vgl. Abschnitt „Aufbauorganisation“.

ÖBWL/Organisation

grundtypen organisatorischer einheiten
Grundtypen organisatorischer Einheiten

Stelle: kleinste organisatorische Einheit; auf eine Person bezogene Zusammenfassung von Teilaufgaben

Instanz: Stelle mit Anordnungsbefugnissen gegenüber anderen Stellen

Abteilung: Zusammenfassung mehrerer Stellen unter der Leitung einer Instanz

ÖBWL/Organisation

slide14

S t e l l e

Aufbau- organisation

Teil-

aufgabe

ABTEILUNG

Teil-

aufgabe

S t e l l e

Teil-

aufgabe

Aufgabe

S t e l l e

ABTEILUNG

Teil-

aufgabe

S t e l l e

Aufgabenanalyse

Aufgabensynthese

Ablauf- organisation

Personale Synthese

Räumliche Synthese

Zeitliche Synthese

stellenbewertung begriff und verst ndnis
Stellenbewertung: Begriff und Verständnis

Der Begriff „Stellenbewertung“ bezeichnet den Vorgang, bei welchem bestimmt wird, welche Qualität von Arbeitsleistung erforderlich ist, um den Anforderungen einer Stelle gerecht zu werden.

(nach: Klümper/Möllers/Zimmermann 2004, 163 )

ÖBWL/Organisation

slide16

Stelle:

Kleinste organisatorische Einheit. Auf eine (abstrakte) Person zusammengefasstes Bündel von Teilaufgaben.

Stellenbedarfsermittlung:

Verfahren zur Feststellung des quantitativen Bedarfs an Stellen.

Stellenbewertung:

Untersuchung und Entscheidung darüber, welches Niveau bzw. welche Qualität von Arbeitsleistung eine Stelle erfordert.

- Ziel: Entgeltfindung

Stellenbesetzung:

Entscheidung darüber, welche konkrete Person eine vakante Stelle übernehmen soll.

ÖBWL/Organisation

zwecke der stellenbewertung
Zwecke der Stellenbewertung
  • Ermittlung des Schwierigkeitsgrades, den eine bestimmte Stelle beinhaltet.
  • Untersuchung über die Anforderungen von Stellen, um deren Verhältnis zueinander nach Arbeitsinhalt oder den Arbeitsanforderungen festzulegen.
  • Bewertung der Stelle unabhängig vom Arbeitsverhalten bzw. von der Leistung einer konkreten Person (Stellenbewertung  Leistungsbewertung)

ÖBWL/Organisation

slide18

Zur Übung

  • Nennen Sie bitte mögliche Vorkommnisse, die eine Bewertung einer Stelle notwendig machen.

ÖBWL/Organisation

m gliche anl sse der stellenbewertung
Mögliche Anlässe der Stellenbewertung

Wesentliche Änderung einzelner Anforderungen einer vorhandenen Stelle (vgl. Genfer Schema)

Einrichtung einer neuen Stelle

Bewertung einer vorhandenen, aber bislang noch nicht bewerteten Stelle

Wesentliche Änderung des Aufgabeninhalts einer vorhandenen Stelle

ÖBWL/Organisation

verfahren der stellenbewertung berblick
Verfahren der Stellenbewertung - Überblick

ÖBWL/Organisation

(nach: Oechsler 1994, 311)

durchf hrung der analytischen stellenbewertung beispiel rangreihenverfahren 1 schritt
Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 1.Schritt

(Beispiel nach: Klümper/Möllers/Zimmermann 2004, 165ff.)

ÖBWL/Organisation

slide22
Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 2. Schritt ohne Gewichtung

Amtleitung: 8 + 1 = 9 Feuerwehr: 2 + 8 = 10

ÖBWL/Organisation

slide23
Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 2. Schritt mit Gewichtung

Amtleitung: 2 • 8 + 1 = 17 Feuerwehr: 2 • 2 + 8 = 12

ÖBWL/Organisation

analytische stellenbewertung nach dem wertzahlverfahren
Analytische Stellenbewertung nach dem „Wertzahlverfahren“

Das Wertzahlverfahren unterscheidet sich vom Rangreihenverfahren dadurch, dass hier die Gewichtung bereits über unterschiedliche Wertbereiche von möglichen Punkten je Anforderungen berücksichtigt wird.

Desto größer der Wertbereich einer Anforderungsart, desto mehr Punkte können in dieser Anforderungsart erzielt werden.

summarische stellenbewertung am beispiel des bat
Summarische Stellenbewertung am Beispiel des BAT
  • Der BAT unterscheidet nach Vergütungsgruppen von I bis X.
  • Jeder VergGr. ist eine oder mehrere Beschreibung der zugrunde liegenden Anforderungen zugeordnet; so genannte Fallgruppen, die mit Richtbeispielen versehen sind.
  • Im Bewertungs- bzw. Eingruppierungsvorgang wird geprüft, welcher Tätigkeits- bzw. Anforderungsbeschreibung die betreffende Stelle entspricht.

ÖBWL/Organisation

kurz check up bitte entscheiden sie ob die nachfolgenden fragen wahr oder falsch sind
Kurz-„Check up“: Bitte entscheiden Sie, ob die nachfolgenden Fragen „wahr“ oder „falsch“ sind.
  • Die Stellenbewertung dient als Oberziel der Entgeltfindung. W/F
  • Maßgebliche Einflussgröße der Stellenbewertung stellt die individuelle Leistung des Stelleninhabers dar.W/F
  • Die analytische Stellenbewertung betrachtet die Anforderungen einer Stelle als Ganzes. W/F
  • Die Stellenbewertung nach KGSt stellt ein sogenanntes (Stufen-) Wertzahlverfahren dar. W/F
  • Die Punktzahl der Stellenbewertung nach KGSt gibt unmittelbar Aufschluss über die zutreffende Besoldungsgruppe. W/F

ÖBWL/Organisation

slide27

Stelle:

Kleinste organisatorische Einheit. Auf eine (abstrakte) Person zusammengefasstes Bündel von Teilaufgaben.

Stellenbedarfsermittlung:

Verfahren zur Feststellung des quantitativen Bedarfs an Stellen.

Stellenbewertung:

Untersuchung und Entscheidung darüber, welches Niveau bzw. welche Qualität von Arbeitsleistung eine Stelle erfordert.

- Ziel: Entgeltfindung

Stellenbesetzung:

Entscheidung darüber, welche konkrete Person eine vakante Stelle übernehmen soll.

ÖBWL/Organisation

stellenbemessung personalbedarfsermittlung
Stellenbemessung (Personalbedarfsermittlung)
  • Bruttoarbeitszeit: Zeit der Anwesenheit im Betrieb. Unabhängig davon, ob de facto gearbeitet wird. (Bsp.: D.h. Incl. „Kaffeepause, Gespräch auf dem Korridor. Incl. Urlaub, Krankheit)
  • Nettoarbeitszeit: Zeit der tatsächlichen Arbeit (Anwesenheit  Arbeitstätigkeit).

Br.Arbeitszeit abzüglich individueller Ausfall- und/oder Erholungsphasen, nicht aufgabenbezogene Handlungen.

ÖBWL/Organisation

ma gebliche brutto arbeitszeit notwendige feststellungen
Maßgebliche Bruttoarbeitszeit – Notwendige Feststellungen
  • Ermittlung der Arbeitszeit i.d.R. in der Form „Minuten pro Tag“
  • Standardjahr von 365 Tagen mit 52 Wochen. D.h. 365 Tagen abzüglich: 52 Sonntage, 52 Samstage, durchschn. 10-12 Feiertage (je nach Bundesland), Urlaubsanspruch, durchschn. Krankheit/Kur.
  • Ermittlung der Tage-Woche, i.d.R. 5 Tage-Woche
  • Ermittlung der täglichen Arbeitzeitminuten (i.d.R. 38,5 oder 40 Std./Wo.). (38,5:5 Tg. • 60 Min) = 462 Min/Tgoder (40:5 Tg. • 60) = 480 Min/Tg.
  • Br.Arbeitszeit = Verbleibende Tage aus 2) • 4)

ÖBWL/Organisation

nettoarbeitszeit normalarbeitszeit
Nettoarbeitszeit (=Normalarbeitszeit)
  • Im Gegensatz zur Br.Arbeitszeit sind für die Nettoarbeitszeit auch Zeiten für individuelle Erholung/Ausfall zu berücksichtigen.
  • Diese Berücksichtigung erfolgt durch einen prozentualen Abschlag von der Bruttoarbeitszeit; in der Regel ± 10 %
  • Beispiel: 98000 Min • 0,9 = 88200 Min. Nettoarbeitszeit pro Jahr. (~ 1470Std.)
  • Hinweis: Zuweilen wird die Nettoarbeitszeit auch als „Normalarbeitszeit“ bezeichnet.
  • Die Richtzahlen der KGST betragen 85500 Minuten/Jahr als Nettoarbeitszeit incl. sämtlicher (!) Erholung/Ausfälle

ÖBWL/Organisation

analytische verfahren
Analytische Verfahren
  • Analytische Verfahren werden in der öV wenn möglich angewendet (sinnvoll?).
  • Grundprinzip:

PB = (mBZ x F x Z)/NAZ

mBZ, mittlere Bearbeitungszeit eines Falles

F, Anzahl der Fälle pro Jahr

Z, Zuschlagsfaktor für analytisch nicht erfassbare Sondertätigkeiten (z.B. Teilnahme an Sitzungen)

NAZ, Normalarbeitszeit eines Mitarbeiters pro Jahr.

ÖBWL/Organisation

bestimmungsgr en und schrittfolge analytischer verfahren der stellen bzw personalbemessung 1 3
Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Stellen- bzw. Personalbemessung, 1/3

a) Abgrenzung von Tätigkeitsarten:

Identifizierung von regelmäßig anfallenden Arbeitsprozessen und Gliederung nach gleichartigen Tätigkeiten und Arbeitsvorgängen. (Bsp. An, Um- und Abmeldung von KFZ in der Zulassungsstelle)

b) Ermittlung der Arbeitsmenge:

Je Tätigkeitsart ist der durchschnittliche Arbeitsanfall im Jahr (Fallzahl) zu ermitteln. Jährliche Schwankungen sind zu beachten. Daten sind immer vergangenheitsbezogen.

ÖBWL/Organisation

bestimmungsgr en und schrittfolge analytischer verfahren der personalbemessung 2 3
Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Personalbemessung, 2/3

c) Feststellung der Bearbeitungszeit:

Je Tätigkeitsarbeit ist die Menge und die durchschnittliche Zeit zu ermitteln, die zur Erledigung eines Falls erforderlich ist.

Hier ist mit Schwankungen zu rechnen (Fälle unterscheiden sich, Mitarbeiter sind unterschiedlich etc.) Ermittlung erfolgt z.B. durch so genannte Multimomentaufnahmen. Mittelwerte sind festzulegen.

ÖBWL/Organisation

bestimmungsgr en und schrittfolge analytischer verfahren der personalbemessung 3 3
Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Personalbemessung, 3/3
  • Bestimmung der Normalarbeitszeit:

Personalbemessung erfolgt personenunabhängig und auf einen durchschnittlichen Stelleninhaber bezogen.

Unterstellt wird eine mittlere Verfügbarkeit nach Abzug von üblichen Ausfallzeiten z.B. in Form von Jahresarbeitszeit-Minuten.

  • Berechnung der tatsächlichen Jahresarbeitszeit-Minuten in einem Jahr mit 365 Tagen.
  • Berücksichtigen: Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit, Kur, Dienstbefreiung etc.

Um schließlich von der Anwesenheitszeit auf die Arbeitszeit zu kommen, sind des weiteren Zeiten für ablaufbedingte Störung, Rüstzeiten etc. einzubeziehen.

ÖBWL/Organisation

bungsaufgabe zur personalbessung
Übungsaufgabe zur Personalbessung,

Eine Arbeitsgruppe bei der KFZ Zulassungsstelle hat folgende Arbeitsvorgänge zu bearbeiten:

- Neuzulassung – Erst- und Wiedererfassung- Sammelabfertigung von Fahrzeugen

Daneben fallen Tätigkeiten an, die sich aufgrund ihrer geringen Häufigkeit nur unwesentlich auswirken, insgesamt gesehen aber dennoch zu berücksichtigen sind und in einem Zuschlag erfasst werden.

Es sind folgende mittlere Bearbeitungszeiten ermittelt worden

a) Neuzulassung 7 Min. b) Erst- und Wiedererfassung 15 Min. c) Sammelabfertigung 5 Min.

Der Zuschlagsfaktor für nichterfassbare Tätigkeiten beträgt 15%.

Es liegen folgende Fallzahlen (Basis 1 Jahr) zugrunde:

Neuzulassungen 72000, Erst- und Wiederzulassungen 15000, Sammelabfertigung 7244.

Es ist von einer Normalleistung von 88.000 Jahresarbeitminuten je Dienstkraft auszugehen.

l sungshinweise zur bungsaufgabe personalbessung
Lösungshinweise zur Übungsaufgabe-Personalbessung
  • PB = (mBZ x F x Z)/NAZ (siehe oben bzw. Skript)
  • Neuzulassung mBZ: 7 F: 72000
  • Erst-Wiedererf. mBZ: 15 F: 15000
  • Sammelabfert. mBZ: 5 F: 7244

PB= (7•72000+15•15000+5•7244)•1,15

88.000

PB= 10 Personen

ÖBWL/Organisation