1 / 23

Kompleks oppgave

Helsebygg Midt-Norge Bygging av nytt St. Olavs Hospital – Nytt Universitetssykehus Anskaffelse av MTU i BF1 og BF2. Kompleks oppgave. Samlet byggeareal: ca 205 000 kvadratmeter Et av landets største byggeprosjekt Delt i 2 Byggefaser: Nye sykehussentra Rehabilitering Riving

emery
Download Presentation

Kompleks oppgave

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Helsebygg Midt-NorgeBygging av nytt St. Olavs Hospital – Nytt UniversitetssykehusAnskaffelse av MTU i BF1 og BF2

  2. Kompleks oppgave • Samlet byggeareal: ca 205 000 kvadratmeter • Et av landets største byggeprosjekt • Delt i 2 Byggefaser: • Nye sykehussentra • Rehabilitering • Riving • Andre sentrale oppgaver:Utstyrsanskaffelser, teknologiutvikling og infrastruktur. Innkjøp/utstyr: • Ca 200 innkjøpspakker til sammen i BF1 og BF2 • Ca 80 000 artikler i BF1 og ca 100 000 artikler i BF2 • Totalt anskaffet for ca 1,2 mrd til sammen i BF1 og BF2 • Ansattemedvirkning: ca 1000 involverte • HBMN i BF2: Utstyrssjef, 5 innkjøpsledere, 4 utstyrsledere, 2 sekretærer, 1 planlegger og 1 mottaksansvarlig • Gjennomfører anskaffelser NTNU og St. Olavs Hospital

  3. Hjerte-lunge-senteret og Akutten Gastro- senteret Forsynings- senteret Kunnskaps- senteret Bevegelses- senteret Nevro- senteret Kvinne-barn -senteret Laboratorie- senteret Pasient- hotellet Psykiatri- senteret St. Olavs Hospital

  4. Utstyrsplanlegging • Utstyrplanleggingen bygger på hovedprogram utstyr, romfunksjonsprogram og brutto/netto utstyrsprogram • Sammensetting av innkjøpspakker • Utarbeidelse av rutiner/prosedyrer for anskaffelsesprosessen • Oppsett av budsjetter • Oppsett av tidsplaner/milepælsplaner

  5. Innkjøpspakker • Ved sammensettingen av innkjøpspakker er det lagt til grunn: • Bruksområde/funksjon • Markedet • Tilstrekkelig konkurranse • Utstyrets tilhørighet til hverandre • Eksempler: • 020-001A MR • 020-002A CT • 020-003A Nucleærmedisin • 020-004A Angiografi • 020-004B Gjennomlysning • 020-004C Skjelett/thorax • osv...........

  6. Byggefase 2 • Planlagt • 132 innkjøpspakker • 300 kontrakter • 1800 bestillinger • 3500 fakturaer

  7. Innkjøpsstrategi • Tverrgående anskaffelser – alle senter i en fase • Etableres forholdsvis store innkjøpspakker ifm anbudskonkurranser, ved kontrahering 2-6 kontrakter • Handlingsplaner/innkjøpsplan etableres med fokus på teknologisk utvikling – tidsaspektet

  8. TAT • Tverrfaglig AnskaffelsesTeam (TAT) • - etableres for hver innkjøpspakke - maks 6-7 personer - sammensatt av innkjøper, utstyrsleder, medisinskteknisk personell, klinikere og personer fra andre relevante fagområder (konsulenter)

  9. TAT’S OPPGAVER • Arbeidsoppgaver for TAT i forbindelse med gjennomføring av innkjøpsarbeidet: • - Behovsverifikasjon – hva er behovet pr dato • - Valg av anskaffelsesprosedyre • - Valg av spesifikasjonstype, utarbeidelse av kravspesifikasjoner • - Valg av tildelingskriterier som skal legges til grunn for utvelgelsen • - Evaluering av tilbud • - Bistå i utarbeidelse av kontrakt der dette er nødvendig • Foreslå oppfølgingsaktiviteter mot leverandør

  10. Anskaffelsen • anbudsprosjekt • evaluering • kontraktsoppfølging • mottak/kontroll • befaring/overtakelse • overlevering

  11. Prosessen - Innkjøp - Programmering Samarbeid med ansatte - TAT Anbuds-prosjekt Forespørsel Evaluering Oppfølging

  12. Anbudsprosjekt • Kravspesifikasjon • Er leverandørens viktigste dokument for å kunne gi en god besvarelse – gi en løsning som dekker gitt funksjon/behov • Skal beskrive en funksjon og/eller være detaljert (funksjonsbeskrivelse/detaljbeskrivelse) • Være utformet på en slik måte at det er klart hva vi skal ha • Skal bidra til å gi fremtidig fleksibilitet – utviklingsmuligheter • Gi grunnlag for en lavest mulig totalkostnad/levetidskostnad • Tildelingskriterier • Forteller leverandøren hva vi vil legge vekt på ved utvelgelsen • Skille tilbud, som oppfyller alle kravene, fra hverandre

  13. Evaluering • Kvalifisering • Gjennomgang av skal-krav • Tildelingskriterier

  14. Tildelingskriteriene • Pris • tilbudt pris korrigert for åpenbare feil • ev. servicekostnader • ev. årskostnader/pris forbruksutstyr • ev. opsjonspriser • ev. forbehold • ev. opplæring • Funksjonalitet • brukervennlighet • kvalitet • bildekvalitet • pasientvennlighet • service • teknologisk nivå • osv....... • Tildelingskriteriene skal vektes • Dette er noe konkret som gjør evalueringen lettere • Ikke glemme det innkjøpsfaglige skjønnet

  15. Kontraktsoppfølging • Innhenting av garantier • Innhenting av HMS/KS • Prosjekteringsinfo • Oppfølging av leverandøren • Bestillinger • Levering • Opplæring

  16. Mottak og kontroll • Utstyret er mottatt uskadet og i riktig antall • Utstyret er installert, ytelsestestet og klart til idriftsetting fra leverandør. • Utstyret er sikkerhetstestet og klarert fra Oppdragsgivers mottaksavdeling. • Dokumentasjon levert i henhold til kravene i kontrakten

  17. Overtakelse • Tidspunktet for ferdigstillelse av alle aktiviteter knyttet til utstyret, inklusive klinisk prøvedrift. • Oppstart garantiperiode. • Opplæring skal være gjennomført. • Utarbeidelse og signering av overtakelsesprotokoller.

  18. Overlevering sentervis til sameiet bestående av St. Olavs Hospital og NTNU Overlevering av alle overtakelsesprotokoller for deler eller hele kontrakter Overlevering

  19. Erfaringer fra BF 1 til BF 2 • Bedre kjennskap til St. Olavs Hospital – hvem gjør hva der • Bedre forankring av oppgaven i ledelsen ved St. Olav • TAT har fått bedre innføring i hva deres rolle er • Større fokus på samarbeid i TAT • Tettere samarbeid med Innkjøpsavdelingen ved St. Olavs • Hvordan beskrive for å få best resultat – måten vi spør på (funksjonell/spesifikk) • Vet hvordan de fleste leverandører besvarer oppgaven • Bruken av tildelingskriterier – viktigheten av at de er gode (spesielt ifht vekting) • Leverandørene er blitt flinkere til å inngi tilbud slik vi vil ha det

  20. MTA’s Rolle som medlem i TAT • Være bidragsyter når det gjelder kravspesifisering, si noe om service og drift av utstyret • Være med i evaluering av tilbud • Kjenne markedet for det aktuelle utstyret • Vær bidragsyter i utarbeidelse av tildelingskriterier • Kvalitetssikre tekniske løsninger og sjekke ut at de er gjennomførbare (Dicom, tekniske standarder, sikkerhetsstandarder)

  21. Utfordringer i TAT • Likebehandle leverandører – glemme egne tidligere erfaringer • Være objektiv til prosessen – både kravspesifisering og evaluering • Forholde seg til fastsatt kravspesifisering og fastsatte tildelingskriterier • Ikke skreddersy kravspesifikasjonen for en leverandør • Ha et overordnet syn på anskaffelsen; se anskaffelsen fra innkjøpers, brukers og sitt eget syn (MTA). • Uttrykke sitt syn på standardisering vs. nye produkter (opplæring, kurs, vedlikehold, service, protokoller, prosedyrer)

  22. Utstyrsplanlegging fase 2

  23. Takk for oppmerksomheten! • Spørsmål!

More Related