Dématique *, stockage, archivage … gouvernance !

1. Dématique*, stockage, archivage … gouvernance ! • Jean-Marc Rietsch, • Ingénieur Civil des Mines • Expert en dématique et archivage électronique • Chargé de cours à Mines ParisTech • Président de FEDISA (Fédération Européenne • de l’ILM du Stockage et de l’Archivage) • Analyste au BIT Group * Dématique : Contraction de dématérialisation et d’informatique, la dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large, elle traite ainsi la numérisation de documents papiers, la dématérialisation des échanges et des processus métier en y incluant la composante légale.

2. Actualité FedISA 8 ans déjà

3. Mission / Objectifs / Actions • Mission: garant de l’état de l’art dans le domaine du management des données numériques • Objectifs: • Développer le marché • Assurer une veille juridique et technique • Actions: (informer et assister les utilisateurs) • Commissions • Evènements (+province) : congrès, petits déjeuners ou soirées, conférences, … • Ouvrages: livres blancs, guides pratiques, dossiers • Formations avec DEMATEUS • La lettre mensuelle de la dématique(n°14) • Un nouveau journal « Eco réseau »

4. E-learningSensibilisation à la démat

5. Une association représentative • Une véritable reconnaissance avec : • Des adhérents de renom publics et privés (IN, CNP, Orange, EMC, IBM, Symantec, Atos, RSD, Cryptolog, …) • Une participation très importante • La production de travaux de qualité • Présence internationale qui s’intensifie : • France • Luxembourg • Monaco • Belgique • Canada • Irlande UK • Suisse

6. Dématique, stockage, archivage … gouvernance ! • Introduction • Pourquoi ? • Contraintes • Méthodologie • Application à PCI DSS

7. Les 3 niveaux de la dématique DEMATERIALISATION des supports :numérisation de documents existants des échanges : développement des e-mails, recommandés électronique, télé travail, … des processus métier : (évolution de l’informatisation) • E-administration : téléTVA, téléIR, téléActe, appels d’offres, monservice-public.fr, … • Entreprises : factures, contrats, … • Europe : chronotachygraphe, …

8. Le L de ILM: Life Cycle (Cycle de vie) Enterprise content management Document management Records management Patrimoine figé V1 discutée V2 diffusée V3 annule et remplace V2 mémoire historique (1-5%) courtterme de 1 an à 100 ans… chaîne de confiance

9. Une évolution naturelle • ILM • Stockage • Archivage • Dématique • Conservation de données numériques • Gouvernance

10. Stockage, archivage • Pourquoi archiver • Origines • De quoi parle-t-on ?

11. Pourquoi archiver ? • Répondre à ses obligations légales et réglementaires  éviter de perdre • Réagir / augmentation des volumes (trop d’information tue l’information – constat d’impuissance! Pb de qualité de l’info)  ne pas s’appauvrir • Garder la trace, sécuriser un savoir-faire  préserver et enrichir son patrimoine « informationnel », véritable capital immatériel de toute organisation  RETROUVER

12. Les origines de l’archivage ARCHIVAGE Numérique Papier Dématique Rationalisation Obligations Patrimoine Sécurisation

13. Archivage électronique ? • N’est pas une simple transposition (dématérialisation) de l’archivage traditionnel papier en électronique • Correspond à une nouvelle organisation des données dans l’entreprise (notion de cycle de vie, ILM) • Impacte fortement le système d’information, en fait partie intégrante, d’où son aspect stratégique  Doit être pris en compte très en amont

14. Doit-on encore parler d’archivage? Des données numériques qui doivent : • être conservées + ou - longtemps • être sécurisées de façon adaptée: • risque / valeur de l’info • être retrouvées Pérennité : nouveau critère sécuritaire ?  Conservation sécurisée de données numériques, à l’intérieur du SI

15. Contraintes • Techniques • Légales • Sécuritaires • Organisationnelles

16. Contraintes techniques de l’archivage(risques) • Formats logiques • Intelligibilité (données impossible à interpréter) • Supports • Pérennité (perte information) • Intégrité (donnée non fiable) • Migrations • Support (impossibilité de relire) • Format (impossibilité de traduire en clair) • Signature électronique • Validité dans le temps • Obsolescence cryptographique (perte de fiabilité et d’identité)

17. Les supports de demain • Retour à la pierre ! • Quartz, 40 Mo/i2 contre 35 pour un CD. Lisible par microscopique optique mais fragile aux chocs. • Nouveauté en matière optique • le HVD pour Holographic versatile disc est une technologie de disque optique qui peut contenir jusqu’à 3,9 To d’information soit 5.800 CDs ou 830 DVD ou encore 60 Blu-ray ! • Les évolutions du magnétique • Seagate a atteint 1To/i2 et on annonce des disques de 3,5 pouces avec jusqu’à 60 To ! • La révolution côté vivant ? • 6 Mo dans 337 picogramme(10-12) d’ADN. Les chercheurs annoncent 2 po dans un seul gramme.

18. Le juge décide seul pour dire si un document est recevable en tant que preuve ou élément de preuve. L’archivage « légal » n’existe pas à proprement parler. Contraintes légales Equivalence des documents signés électroniquement avec l'écrit papier

19. Conditions valeur probante Respect des conditions légales prescrites par les textes : • Intelligibilité, peu importe la forme de l’information, l’essentiel est qu’elle soit restituée de façon intelligible par l’homme et non par la machine • Identification de l’auteur • Garantie d’intégrité (du contenu informationnel)  traçabilité • Pérennité, respecter les durées de conservation prescrites par les textes, fonction de la nature du document et des délais de prescriptions

20. Contraintes sécuritaires • Disponibilité, communication • Intégrité • Confidentialité, contrôle d’accès, habilitation • Traçabilités, conservation des traces • Pérennité, durée de conservation • Identification, authentification

21. Contraintes / système d’information • L’archivage électronique fait partie intégrante du SI qui: • Supporte l’ensemble des processus métiers • S’ouvre vers un plus grand nombre d’utilisateurs • Progresse au niveau de ses capacités de stockage et de traitement  Le SI passe d’une logique de collecte des données à une logique de production d’informations... de valeur !

22. Premières briques méthodologiques • Grands processus d’archivage • Aspect pluridisciplinaire • Politique d’archivage

23. Grands processus de l’archivage 1-Identifier, capturer et classifier ce qui ne doit plus être modifié 3- Mettre l’information à disposition des utilisateurs Système d’Archivage Electronique (SAE) 2- Conserver l’intégrité jusqu’à la destruction ! 4- Tracer l’ensemble des opérations effectuées, sécuriser les traces.

24. Aspect pluridisciplinaire dématique et conservation de données numériques Technique : Répondre au paradoxe de devoir utiliser pour de longues périodes des technologies à l’obsolescence rapide. Organisationnel : Bien définir ses besoins très en amont afin d’avoir la garantie de pouvoir retrouver l’information désirée ultérieurement. Mettre en œuvre une véritable gestion de projet. Juridique : Tenir compte des obligations légales et réglementaires afin de pouvoir faire valoir des documents numériques en cas de besoin.  Aspects pluridisciplinaires exigent une collaboration transverse indispensable

25. Aspect transverse de la dématique et de la conservation de données numériques Complétude des processus : Traiter les processus dans leur ensemble. Ne pas négliger l’amont ou l’aval d’un processus sous prétexte qu’il se déroule en dehors de l’organisation. Transversalité des projets d’AE : Aborder le projet de façon transverse, éviter de raisonner en silo, à prendre très en amont de tout projet. Vision globale : Réunir dès le départ l’ensemble des compétences nécessaires, avoir une vision globale pour ensuite planifier une mise en œuvre progressive.

26. Un document n’est pas seul ! • Méta données d’informations • Véritable identité numérique • Index • Format • Origine… • Méta données de gestion • Durée de conservation • Protection • Migration, conversion… Document (contenu informationnel)

27. Savoir relier : données/documents - systèmes Sécurité • Disponibilité • Intégrité • Confidentialité • Preuve/traçabilité SYSTEME DONNEES Service • Ouverture service • Dispoverst, interro • Durée • Destruction • SE

28. La politique d’archivage • La politique d’archivage (outil de gouvernance): • élément charnière, • interface indispensable entre : • lois, • réglementations, • systèmes informatiques (techniques et sécurité adaptée)

29. Les trois couches d’un SAE La couche gouvernance : les règles Les couches métier : l’opérationnel Le coffre numérique : le socle L’infra avec différentes solutions techniques/niveaux sécurité-service

30. Intérêt de la « certification » La loi fait référence à l’état de l’art (state of the art). Les normes peuvent représenter l’état de l’art à partir du moment où elles sont représentatives et évolutives Les différents niveaux de « conformité » : Autodéclaration Conformité par un tiers (technique et juridique) Référencement Labellisation (dépend de la légitimité de l’organisme) Certification par un organisme tiers, lui-même accrédité (portée internationale) Agrément La certification représente le niveau de garantie le plus élevé que l’on puisse présenter à un juge concernant la « fiabilité » de son système. 

31. Protéger les données de titulaires de cartes stockées(condition 3)

32. (3.1) Conservation des données carte • Stockage des données : • politique de conservation et d’élimination • procédures correspondantes

33. (3.1.1) La politique d’archivage • Définition des : • données stockées • délais de conservation • processus d’élimination (fréquence trimestrielle) • conditions de conservation (DICP)

34. (3.2) Ne stocker aucune données d’authentification • Si de telles données sont reçues : • Protection sécurisée si « vraiment » nécessaire • Processus d’élimination sans récupération possible des données

35. Ne pas stocker • (3.2.1) contenu complet d’une piste • (3.2.2) valeur de vérification • (3.2.3) code PIN

36. Gestion du PAN • (3.3) Masquer à l’affichage, sauf pour les personnes qui en ont l’utilité • (3.4) Illisible au niveau stockage y compris sur support numérique portable, jeux de sauvegarde et journaux • + gestion des clés

37. Conclusion

38. Nécessité de gouverner l’information, pour : • Mettre en œuvre des infrastructures • Classifier/organiser les données • Prendre en compte le cycle de vie de l’information • Assurer la qualité de l’information • Administrer des politiques • Gérer les risques et la conformité • … • Créer de la valeur  Etre efficace, … être compétitif

39. Merci pour votre attention jm.rietsch@fedisa.eu www.fedisa.eu