Titkári Ismeretek

1. A titkárság feladatai Titkári Ismeretek Készítette: Nagy Olga

2. A titkárság a vezető munkáját segítő ügyintézői és ügyviteli szervezet Ügyvitel: az ügyek elintézéséhez szükséges tennivalók sorrendje, egy információs rendszer amely visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozott Ügyintézés(ügykezelés): az ügyiratok iktatása, nyilvántartása,elkészítése, elküldése, az iratok megőrzése, valamint az ezzel kapcsolatos technikai teendők

3. A titkárság főbb feladatai Ügykezelés A vezető munkájának időbeosztása Értekezletek megszervezése Tárgyalási anyagok összeállítása Jegyzőkönyvek vezetése Levelek, ügyiratok időbeni megválaszolása Utasítások végrehajtása

4. Kezeli az irattárat és a nyílvántartásokat Átveszi és átadja az üzeneteket Gondoskodik a telefon és ügyfélforgalom lebonyolításáról Figyeli és kezeli az elektronikus levelezést Szabályszerűen kezeli a bizonylatokat Szakszerűen kezeli az irodatechnikai eszközöket Ellátja a protokoll és prezentációs tevékenységet Minden olyan feladatot ellát, amelyet a vezető hatáskörébe utalt

5. Az etikett és protokoll szükségessége Etikett(etiquette): „ Az udvariassági szabályok, illemszabályok összessége” Protokoll: betartandó, követendő rendet jelent dokumentumok, szerződések terén, de egyre gyakrabban használják a diplomáciai területeken kívül is. Számos nyelven elsődleges jelentése: jegyzőkönyv.

6. Az etikett és protokoll célja, lényege Eszközt jelent a saját álláspont kifejezésére, illetve a másik fél meghallgatására. Véd és megvéd attól, hogy megengedhetetlen hibát kövessünk el üzlettársainkkal szemben, úgy hazai, mint nemzetközi viszonylatban.

7. Érdemi segítséget jelenthet egy tárgyalás sikerességének elérésében De taktikai eszközként is felhasználható számos esetben, pl.: Megfélemlítés Meglepetés Figyelemelvonás Időhúzás, stb.

8. A vállalati protokoll jellemzői Egy vállalati protokoll megszervezésénél figyelembe kell venni a vállalat: Nagyságát, felépítését, jellegét A külföldi ügyfélforgalom nagyságát A pénzügyi lehetőségeket A személyi feltételeket

9. Vállalati protokollfeladatok Reprezentációs keret tervezése Normák szabályozása Felhasználás biztosítása Engedélyeztetés, ellenörzés Programok, rendezvények szervezése Kapcsolattartás az illetékes minisztérium protokoll osztályával

10. Külföldi ügyfélforgalom szervezése, lebonyolítása A kapcsolatos nyilvántartások vezetése Készletek folyamatos biztosítása Pénzügyi nyilvántartások vezetése Elszámolások, statisztikák jelentések készítése Tanácsadás protokolláris kérdésekben a kiutazók számára

11. Etikett, jómodor, viselkedési szabályok 1.) A köszönés: a legáltalánosabbés leggyakoribb érintkezési forma, a kapcsolatok bevezetője. Napszakhoz, illetve a viszontlátásra utaláshoz kapcsolódik, szóbeli formula alakjában.

12. A formalitás tekintetében felmerül, hogy: ki köszön előre kinek, és hogy milyen mozdulatok kísérik a köszönést( felállás, fejbiccentés, kalapemelés, meghajlás, kézfogás, ölelés, csók, stb.)

13. 2.) A bemutatkozás, bemutatás A bemutatkozás harmadik fél közreműködése nélkül történik. Titkárságon előzetes bejelentés alakalmával megérkezéskor bemutatkozunk ( név, cég). ,Társaságban fogadáson nyugodtan odaléphetünk bárkihez, bemutatkozunk, név, vállalat, beosztás megjelölésével.

14. A bemutatás:az ismerkedés gyakori formája harmadik személy által: kit kinek (férfi, nő, fiatalabb, idősebb, ünnepelt) hogyan (rang, beosztás) röviden, célszerűen

15. 3.) A megszólítás: míg a köszönés általános, itt már határozottan kifejezésre jut a rang, beosztás, stb. Formái: név és udvariassági kitétel rang és udvariassági kitétel név és rang együtt: fokozott udvariasság, konkrét megjelölés

16. 4.) A névjegy, névjegykártya: a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze. Megkönnyíti az írásmód, cég, beosztás megismerését, néha helyettesíti a személyes találkozást. Lehet küldeni, de személyesn is át lehet adni. külalakja legyen diszkrét, de tartalmazza a nélkülözhetetlen adatokat: név, beosztás, munkahely, cím, telefonszámok.

17. A MEGHÍVÁS, MEGHÍVÓ • A meghívás azt tartalmazza,hogy a címzettet szívesen látnánk a megjelölt összejövetelen. • Az összejövetel lehet ünnepélyes alakalom, de lehet valamilyen tanácskozás is.

18. Tartalmaznia kell: • A meghívót küldő személy megnevezését • A meghívás szövegét • Az esemény megjelölését • Az esemény időpontját, helyét • A napirendi pontokat • Az előadók nevét(ha van ilyen)

19. Kritériumok: • Minden szükséges adat legyen benne • Legyen egyértelmű, áttekinthető • Ne legyen túl kihívó • Legyen személyre szóló, amennyiben felkérünk valakit előadás tartására

20. A munka megkönnyítése érdekében ügyfél-adatbázist kell készítenünk a megfelelő alkalomra, amelyet az eseménynek megfelelően frissítünk.