PRINCIPIOS Y ALERTA GERENCIAL

1. UNIVERSIDAD DEL ZULIAFACULTADES DE MEDICINA, ODONTOLOGÍA CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALESPROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DEL SECTOR SALUDSOCIEDAD VENEZOLANA DE ADMINISTRADORES DEL SECTOR SALUDXVI ANIVERSARIO DEL PASLUZVIII ENCUENTRO DE EGRESADOS PRINCIPIOS Y ALERTA GERENCIAL EN LA ADMINISTRACIÓN DE HOSPITALES Y OTROS PRESTATARIOS DE SERVICIOS PARA LA SALUD Maracaibo 20 de julio de 2006 Dr. Ricaurte Salom Gil

2. ¿ ES LO MISMO SER DIRECTOR QUE GERENTE? DIRIGIR: ES UNA ACTIVIDAD PARA LOGRAR QUE EL CAPITAL HUMANO REALICE Y CUMPLA LAS TAREAS ENFORMA EFICIENTE Y EFECTIVA Y EL RESTO DE LOS RECURSOS SEAN UTILIZADOS EN FORMA ADECUADA. GERENCIAR: ES UN PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y EMPLEO DE RECURSOS PARA LOGRAR OBJETIVOS PREDETERMINADOS (Armas. B 1995)

3. SON CARACTERÍSTICAS DE LA GERENCIA: • PLANEAR, • ORGANIZAR, • COORDINAR, • DIRIGIR Y • CONTROLAR EL ÉXITO DE LA GERENCIA SE COMPRUEBA CON LA EFICACIA DE LAS OPERACIONES Y AÚN LOS DIAGRAMAS MAS LÓGICOS DE ORGANIZACIÓN, PROGRAMAS DE PLANIFICACIÓN, DOCUMENTOS Y DEMAS MECANISMOS GERENCIALES RESULTAN INUTILES SINO SE LOGRA EL PROPÓSITO ESPECÍFICO QUE SE ESPERA DE ELLO. (Stevenson 1988)

4. Ensíntesis DIRIGIR ES SOLO UNA PARTE, UNA ACTIVIDAD DE LA GERENCIA Y ESTA GARANTIZA EL ÉXITO COMO BRAZO EJECUTOR DE LA ADMINISTRACIÓN.

5. EL HOSPITAL ES UNA EMPRESA SE LE HA IDENTIFICADO COMO: 1.-UNA EMPRESA ESPECIAL 2.-UNA EMPRESA DE EMPRESAS 3.-UNA EMPRESA INVERTIDA COMO EMPRESA UTLIZA COMO ELEMENTOS FUNDAMENTALES: AL HOMBRE MATERIALES Y EQUIPOS MÉTODOS Y TECNOLOGÍA ESTRUCTURA Y PROCESOS DINERO

6. EL HOSPITAL COMO EMPRESADE SERVICIOS EMPLEA PERSONAS, UTILIZA TECNOLOGÍAS Y OTROS RECURSOS, PERO FUNDAMENTALMENTE NECESITA ADMINISTRACIÓN: EL PROCESO DE DISEÑAR Y MANTENER UN ENTORNO EN EL QUE TRABAJANDO EN GRUPOS LOS INDIVIDUOS CUMPLEN EFICIENTEMENTE OBJETIVOS ESPECÍFICOS (Koontz y Weihrich.1999) ADMINISTRAR: ES CONSEGUIR QUE LAS TAREAS SE EJECUTEN DE LA MEJOR MANERA POSIBLE, UTILIZANDO LOS RECURSOS DISPONIBLES PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS.

7. LOS OBJETIVOS NATURALES DE UNA EMPRESA SON: 1.-SATISFACER LAS NECESIDADES DE SERVICIOS QUE TIENE LA SOCIEDAD 2.-PROPORCIONAR EMPLEO PRODUCTIVO. 3.-AUMENTAR EL BIENESTAR DE LA SOCIEDAD MEDIANTE EL USO ADECUADO DE LOS FACTORES DE PRODUCCIÓN. 4.-PROPORCIONAR UN RETORNO JUSTO DE LA INVERSIÓN (EC0N0MICO Y SOCIAL) A SUS ACCIONISTAS (ESTADO, INVERSIONISTAS, JTAS DIRECTIVAS) 5.-CREAR UN AMBIENTE DONDE LAS PERSONAS QUE EN EL LABORAN PUEDAN SATISFACER UNA PARTE DE SUS NECESIDADES . CALIFICANDO AL HOSPITAL COMO UNA EMPRESA ÉSTOS TAMBIEN SERÁN SUS OBJETIVOS NATURALES

8. EN LA ADMINISTRACIÓN MODERNA EL CAMBIO, SE ALINEA A SUS PRINCIPIOS Y LAS ALERTAS NO PUEDEN CONSIDERARSE COMO TAL SI SE ACTIVAN DESPUES DE OCURRIR EL HECHO, SINO ANTES PARA PREVENIR SUS CONSECUENCIAS, EN ESTE SENTIDO LA MEDICIÓN OPORTUNA DE LA GESTIÓN ES EL COMPONENTE QUE NECESITAMOS ABRAZAR PARA LOGRAR LA PRODUCTIVIDAD, EFICACIA, EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA, CONDUCTORES HACIA LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO DE CALIDAD Y ESTO SE LOGRA CON: INDICADORES QUE MIDEN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y GRADO DE AVANCE DE LA GESTIÓN. SI NO EXISTEN TERMINOS DE COMPARACIÓN, PREFERIBLEMENTE HISTÓRICOS, SE MIDEN RESULTADOS FINALES Y CON ELLOS NO SE PUEDE CORREGIR LA MARCHA.

9. “GERENCIAR SOLO POR INDICADORES FINANCIEROS ES UN SUICIDIO” EL ESCENARIO DE LAS EMPRESAS HA CAMBIADO, TAMBIEN SUS ACTIVOS. HOY LOS INTANGIBLES OCUPAN UN LUGAR CADA VEZ MAS PREDOMINANTE, ESTO IMPLICA QUE SE DEBEN “REVER”LOS INDICADORES SOBRE LOS QUE SE BASA LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA. ESTAN ANCLADOS EN UN MODELO DE CONTABILIDAD QUE YA TIENE VARIOS SIGLOS Y FUERON PENSADOS PARA SOCIEDADES QUE VALORABAN LOS ACTIVOS FÍSICOS, NO LOS INTANGIBLES, MIDEN LO QUE PASÓ Y NO INFORMAN SOBRE EL CLIMA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA, NI LA SATISFACCIÓN DE SUS CLIENTES, NI LA CALIDAD DE ELABORACIÓN DE SUS PRODUCTOS Y SERVICIOS. (Mario H Vogel. 1995) EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada

10. LAS EMPRESAS SE SOPORTAN EN LA CONGRUENCIA DE LAS SIGUIENTES PERSPECTIVASVARIABLES E INDICADORES (B.S.C)* FINANCIERA O DE LOS ACCIONISTAS (JUNTA DIRECTIVA, M de S,IVSS) VINCULA LOS OBJETIVOS DE CADA UNIDAD VALOR ECONÓMICO DE LA EMPRESA VALOR DE LOS ACTIVOS VALOR ECONÓMICO Y SOCIAL AGREGADO RENTABILIDAD. RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN (IMPACTO ECONÓMICO, SOCIAL O REDUCCIÓN DE MORBILIDAD O MORTALIDAD TAMAÑO: NÚMERO DE TRABAJADORES VENTAS. (CAPACIDAD INSTALADA CAMAS DIA, QUIRÓFANOS, CONSULTORIOS), SERVICIOS EXISTENTES, ACTIVOS (EQUIPOS, INSTRUMENTAL, INVENTARIO EN ALMACENES) CRECIMIENTO: DE PACIENTES ATENDIDOS, EXAMENES REALIZADOS, DE TRABAJADORES, INVENTARIO, ACTIVOS.

11. DE PROCESOS: DEFINE LA CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ENTREGAR A LOS PACIENTES SOLUCIONES A SUS NECESIDADES. EFICIENCIA: COSTO CAMA DÍA PACIENTE DIA, POR ACTIVIDADES RENDIMIENTO HORA TRABAJADA (PACIENTES POR HORA, EGRESOS POR MEDICO, TRATAMIENTOS APLICADOS POR ENFERMERA (O) INNOVACIÓN: CREACIÓN DE NUEVOS SERVICIOS TIEMPO DE LANZAMIENTO DE NUEVOS SERVICIOS

12. PRODUCTIVIDAD: OCUPACION DE LA CAPACIDAD INSTALADA CENSO DIARIO DE PACIENTES FLUJO DE CASOS POR UNIDAD UTILIZADA. EFICACIA: VENOCLISIS N0 INFILTRADAS DEMANDA NO SATISFECHA READMISIONES CONSULTAS REITERADAS POR PERSONA TASA DE CAMAS OCUPADAS POR PERSONA NUMERO CRÍTICO DE CAMAS EFECTIVIDAD: PROMEDIO DE ESTANCIA RENDIMIENTO CAMA CUMPLIMIENTO DEL COMPROMISO DE SERVICIO

13. DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: SE MIDEN LAS CAPACIDADES DE LOS PROFESIONALES Y OTROS TRABAJADORES, SE REFUERZAN SUS ACCIONES CON AGENTES MOTIVADORES QUE ESTIMULEN SUS INTERESES HACIA LA EMPRESA, MIDEN LAS CAPACIDADES DE LA COMUNICACIÓN INVESTIGACIÓN: PRODUCIÓN INTELECTUAL NUMERO DE ARTICULOS CIENTÍFICOS PUBLICADOS PARTICIPACIÓN EN CHARLAS, CONFERENCIAS EXCELENCIA DEL CAPITAL HUMANO: NIVEL DE ESCOLARIDAD DE LOS TRABAJADORES DIAS CUMPLIDOS DE CAPACITACIÓN ANUAL ENFOQUE DE SUS ACTIVIDADES Y FUNCIONES AL PACIENTE CAPACIDAD TECNOLOGICA: PROPORCIÓN DE TRABAJADORES CON COMPUTADORES CONOCIMIENTO TÉCNICO DE LOS TRABAJADORES EN EL MANEJO Y REGULACIONES EXISTENTES CONOCIMIENTO DE BIOSEGURIDAD, SHA

14. DEL CLIENTE.-PACIENTE: IDENTIFICA LOS SEGMENTOS DE PACIENTES Y MERCADO. EVALUA SUS NECESIDADES . POSICIÓN EN EL MERCADO COBERTURA POBLACIONAL RECONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN DEMANDA SATISFECHA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES-PACIENTES INCIDENCIA DE QUEJAS PROPORCIÓN DEPACIENTES SATISFECHOS (BALANCE SCORE CARD= CUADRO DE MANDO INTEGRAL) * Adaptado por el conferencista a Hospitales y otros servicios para la Salud

15. EL COMPORTAMIENTO DE ESTOS COMPONENTES BÁSICOS INFLUYE O ES INFLUENCIADO POR LOS DEMÁS, ES DECIR ENTRE ELLOS EXISTE: INTERDEPENDENCIA E INTERACCIÓN Y A PESAR DE QUE CUMPLEN ACTIVIDADES DIFERENTES SU OBJETIVO DEBE SER COMÚN CON LOS DE LA EMPRESA COMO UN TODO POR ELLO LOGRAR LA ADECUACIÓN O ALINEACIÓN DE ESTOS COMPONENTES CONSTITUYE EL MAYOR DESAFIO DE LA ADMINISTRACIÓN EN SINTESIS LA ADMINISTRACIÓN SE EJERCE EN TODAS LAS PARTES DE LA EMPRESA EN MAYOR O MENOR GRADO SEGÚN SEA LA UBICACIÓN Y EL PAPEL DEL “ADMINISTRADOR”

16. EL ADMINISTRADOR TENDRÁ UN PAPEL QUE VARIARÁ SEGÚN EL NIVEL DONDE SE ENCUENTRE: NIVEL OPERACIONAL: ORIENTADO A LAS RUTINAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN LAS ACTIVIDADES DE SUS SUBORDINADOS NIVEL INTERMEDIO: SE ORIENTA A LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES ,DIRECCIÓN Y CONTROL DE RESULTADOS NIVEL SUPERIOR: SE ORIENTA HACIA LAS DEMANDAS DEL AMBIENTE EXTERNO Y ADECUACIÓN DE LA EMPRESA PARA: APROVECHAR LAS FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES ASI COMO ENFRENTAR Y TRANSFORMAR LAS DEBILIDADES Y AMENAZAS.

17. “CUANTO MAS SE PREOCUPE EL ADMINISTRADOR POR SABER O APRENDER COMO SE EJECUTAN LAS TAREAS Y TRABAJAR EN EQUIPO MAS PREPARADO ESTARÁ PARA DETECTAR LAS ALERTAS GERENCIALES”. “ CUANTO MAS SE PREOCUPE POR DESARROLLAR : LA HABILIDAD DE PENSAR Y DIAGNOSTICAR MAS PREPARADO ESTARÁ PARA ACTUAR Y UBICARSE EN LOS NIVELES INTERMEDIOS Y SUPERIOR”(Chiavenato 2001)

18. PERSONAL COMPETENTE ? ACTUALIZACION TECNOLOGICA REQUISITOS LEGALES ARTICULACION DE PROCESOS CALIDAD DE LOS INSUMOS MANEJO DE DOCUMENTOS REQUISITOS DEL PACIENTE AMBIENTE DE TRABAJO RECURSOS DISPONIBLES MEDICION DE LA GESTION PUNTOS DE ALERTA

19. PROBLEMAS TIPICOSEN HOSPITALES Y OTROS SERVICIOS DE SALUD • Competencia cuestionada del personal. • Desarticulación de funciones, departamentos y procesos. • Insumos no adecuados. • Manejo inadecuado de documentos. • Fallas en controles del servicio por ausencia de indicadores y temor a la Auditoria. • Pobre medición de gestión (Eficacia y Eficiencia). • Fallas en la comunicación tanto interna como externa. • Infraestructura no adecuada. • Sentido de dirección no conocidos (Misión, Visión, Políticas, objetivos). • Falta de planificación a corto, mediano y largo plazo. (Planificación estratégica)

20. Ausencia de delegación: (Emponderamiento /Empowerment) • Barreras en la Comunicación: (Dirigir paseando. Círculos de calidad). • Incumplimiento de horarios: (El valor del tiempo-El modelaje). • Ausencia del trabajo en equipo : (no se discuten Casos clínicos, ni se realizan juntas de profesionales) (Auditoria profesional activa o directa) • Desperdicio: horas extras, duplicación de solicitudes, reparaciones reiteradas de equipos (Auditoria administrativa activa o directa) • Alta rotación del personal: (Encuestas de egreso) • Insatisfacción del Paciente, Acompañantes y Visitantes (Gerenciar La queja) • Insatisfacción del Capital Humano: (Incentivos) • Demanda no satisfecha: (Ampliación, Asociaciones estratégicas)

21. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada DEFINICION: Es una forma fundamentalmente distinta para trabajar en conjunto nuestras fortalezas y hacernos cargo de las debilidades. El hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo.

22. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada • TECNICAS: 1.- El paradigma empresarial: Cambiar el pensamiento empresarial “yo soy el director y estas personas trabajan para mi”, por “yo soy el directivo y trabajo para estas personas.

23. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada TECNICAS: 2.-Cambio de papel: Consiste en cambiar actividades de la rutina directiva (funciones básicas), por nuevas actividades que hagan el trabajo mas eficiente (funciones de empowerment). Se trata de permitir que los subordinados “exploren y tomen nuevas responsabilidades

24. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada TECNICAS: 3.- Defensores del Empowerment: El líder o gerente, debe demostrar consistentemente, con su palabra y con su comportamiento, los principios de empowerment como parte de la filosofía de la organización así el número de defensores se incrementara gradualmente

25. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada TECNICAS: 4.- Delegar: Para garantizar la efectividad de esta técnica es necesario tener un amplio conocimiento, del personal en cuanto a madurez, competencias y habilidades. Sin embargo, los miembros del equipo deberán sentir que en la ejecución de la nueva responsabilidad cuentan permanentemente con el apoyo directivo .

26. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada • TECNICAS: 5.-Dirigir paseando: Aunque no es definitivo para lograr la cultura de Empowerment, “el objetivo principal de que los directivos paseen por la empresa es acortar las línea de comunicación entre los niveles de la empresa, romper las barreras y desarrollar una mayor compresión y cohesión.

27. EMPOWERMENT Efectividad Multiplicada El empowerment invita a las organizaciones a ceder poder a sus empleados, a dejar en manos de un equipo responsable y amante de lo que hace el poder de aliar para siempre a un cliente, durante una puntual experiencia de servicio. (Argenis A Angulo. Diario La Verdad)

28. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

29. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Todos tenemos la misma cantidad cada día, y solo algunos saben sacarle verdadero partido. Las exigencias laborales se han vuelto muy demandantes y algunas empresas han obligado a sus empleados posponer su vida personal para un futuro que nunca llega y lo que es peor renunciar a ella para sustituirla con la vida laboral

30. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO La administración del tiempo es hoy un tema clave en el mundo laboral ”No hay nada que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede compárasele pues este vuelve y aquel no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no puedes rehacer una vida” (José ingenieros) Si el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho mas: es la propia vida (Abel Cortese) El tiempo no se puede ganar, pero si se puede perder. Lo que debemos aspirar es emplearlo mejor.

31. ADMINISTRACIÓNDEL TIEMPO No podemos gestionar el tiempo, en cambio si podemos gestionarnos nosotros mismo en relación al reloj. Para administrar el tiempo debemos comenzar a comprender dos puntos importantes: • El tiempo es el único bien real que tenemos. • El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, el presente, el hoy. Una vez pasado no se puede volver a tener, se va para siempre. El tiempo usado con acierto nos puede proporcionar no solo dinero sino además la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

32. ADMINISTRACION DEL TIEMPO METODOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO: 1.- Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. “ Los minutos mas productivos son los que se dedican a Planificar”. Veinte minutos diarios de planificación ayudan ahorrar una hora, hacerlo diariamente le permite ahorrar 5 horas a la semana equivalente a 250 horas al año

33. ADMINISTRACIONDEL TIEMPO 2.- Priorizar: Nada es mas fácil que estar ocupado y nada es mas fácil que ser efectivo. Muchas personas priorizan mal, elaboran una lista y cumplen las tareas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas priorizadas son de escasa importancia para su trabajo.

34. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 3.-SEGUIMIENTO: Hacer las cosas de acuerdo a los planeado.

35. ADMINISTRACION DEL TIEMPO Premiar a quien permanece trabajando dos o tres horas después de la hora de salida nos lleva a la siguiente reflexión: • No le alcanza el tiempo (ineficiencia incapacidad del trabajador). • Se le ha asignado mas trabajo del que debe tener el puesto. (ineficiencia de la empresa o de quienes asignan tareas) • El trabajador hizo tareas ajenas al trabajo durante el tiempo de este (deshonestidad del trabajador y ausencia de controles de su inmediato superior)

36. ADMINISTRACION DEL TIEMPO LA PUNTUALIDAD Y LA DISCIPLINA SON VALORES FUNDAMENTALES RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO “No confundir “buena Administración del tiempo con apuro”

37. LISTA DE CHEQUEO EN HOSPITALES • CENSO DIARIO • INGRESO DE CAPITAL HUMANO • INASISTENCIAS DEL CAPITAL HUMANO • RENUNCIAS • SOLICITUDES REITERADAS DE AUDIENCIA DEL CAPITAL HUMANO • TRABAJADORES EN TIEMPO EXTRA • INCIDENTES Y ACCIDENTES OCURRIDOS • DISPONIBILIDAD ECONÓMICA • COMPRAS DE URGENCIA • MUERTES OCURRIDAS • SOLICITUDES DE TRANSFERENCIAS A OTROS HOSPITALES • FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS • QUEJAS

38. LLEGAR JUNTOS ES EL PRINCIPIO MANTENERSE JUNTOS ES EL PROGRESO TRABAJAR JUNTOS ES EL EXITO (HENRY FORD)