Administration des passations de march é s D é fis et le ç ons acquises

1. Administration des passations de marchés Défis et leçons acquises Exécuter les Programmes plurinationaux de lutte contre le VIH/SIDA en Afrique subsaharienne Consultation SIDA Région Afrique Addis Abeba 18 février 2005

2. Qu’est-ce que le Programme plurinational de lutte contre le VIH/SIDA? (PPS) • 32 pays et 3 projets régionaux approuvés • 27 sont en vigueur et 3 autres en préparation • La taille moyenne des projets est de 32million $US (De 7m $US en Guinée-Bissau à 102m $US en RDC) • Financement de 1.1 Md $US (en décembre 2004), • Près de 40% exécuté par le biais de subventions aux ONG/OBC/OR – petites requêtes utilisant des procédures simples • Environ 40-50% nécessitent des acquisitions majeures, surtout au niveau central • L’administration des contrats n’est pas seulement la responsabilité des Spécialistes en passation des marchés mais de tous les Partenaires d’exécution.

3. Processus de passation des marchés dans le PPS • Nécessite une bonne compréhension de ce qu’il faut acheter, comment et où se le procurer, ainsi que des aspects juridiques du processus. Si ces éléments sont clairement compris et suivis, la passation des marchés devient plus simple à administrer. • Les ressources des Projets PPS incluent les biens (équipement, biens de consommation, préservatifs, médicaments, ARV et fournitures médicales), les travaux civils (en général, légères constructions et réhabilitations), et les services (consultants individuels, entreprises, formation).

4. Le processus de passation des marchés dans le PPS • Le PPS invite le gouvernement (y compris les ministères de tutelle), le secteur privé, les groupes de la société civile, les communautés, etc. à participer activement à divers niveaux sociaux, que ce soit celui de la nation ou du village. L’ampleur et l’applicabilité des procédures de passation des marchés sont donc diverses ( pas de taille unique). • La planification des passations de marchés à tous les niveaux est essentielle.

5. La procédure de passation des marchés dans le PPS • Les contrats soumis à une revue préalable (non objection) sont très limités parce que près de 85% des acquisitions des projets PPS sont réalisées par le biais des Soumissions concurrentielles nationales (SCN), achats directs (commandes de faible valeur sur base de devis) et d’autres procédures simplifiées qui suivent les réglementations gouvernementales. • Les contrats soumis à une revue préalable portent sur l’acquisition d’ARV, médicaments, préservatifs, véhicules, ordinateurs et les grands contrats de consultation: audit financier et technique, agence d’administration fiduciaire, commercialisation sociale des préservatifs, etc. • La plupart de ces contrats sont accordés au début du projet.

6. Les défisa) Défis techniques • Revue préalable/Non objection • Faibles seuils et groupements de dépenses • Interprétation des procédures de passation des marchés à différents niveaux • Beaucoup de problèmes liés à l’Administration des contrats

7. Les défisb) Défis en capacités • Personnel formé • Lignes directrices • Comptes rendus • Adapter les changements pour plus d’efficacité • Suivi et évaluation des passations de marchés • Sous-traitance des tâches routinières aux secteurs public ou privé

8. Quelles sont les réalisations?

9. a) Revue des politiques et lignes directrices • Les seuils de revue préalable ont été augmentés dans de nombreux projets sur la base de revues après la passation de marchés. • Quelle que soit la méthode de passation des marchés, aucun montant total n’est désormais exigé et les ACD/AGD ont été adaptés pour introduire plus de flexibilité, particulièrement pour l’acquisition des ARV. • Lignes directrices techniques pour l’acquisition des ARV développées et approuvées par le conseil de passation des marchés. • Les lignes directrices pour l’acquisition des médicaments génériques ont été produites à l’intention des Organisations à base communautaire, des ONG locales et pour l’Administration de la chaîne d’approvisionnement. • Lignes directrices en préparation pour les ONG plus importantes et le secteur privé. • Collaboration avec la Fondation Clinton.

10. b) Personnel de la Banque • Le Forum fiduciaire de la région Afrique a inscrit le VIH/SIDA à son ordre du jour. • Points focaux désignés pour les pays francophones et anglophones d’Afrique • Près de 300,000$ sont disponibles auprès du Gouvernement hollandais pour le renforcement des capacités dans 13 pays PPS.

11. Leçons acquises • Est-ce que la sous-traitance de l’administration des passations de marchés et d’autres fonctions opérationnelles améliore l’efficacité? • Les règlements/procédures de la Banque mondiale sont flexibles. La majorité des acquisitions des projets PPS sont réalisées selon les réglementations nationales. • Des confusions existent au sujet de l’application des règlements et procédures à différents niveaux. • La planification des passations de marchés devrait être achevée au début de la préparation du projet et revue régulièrement pour éviter les délais.

12. Leçons acquises • Des procédures simplifiées et rapides sont en place et peuvent être utilisées pour les biens et services à date limite d’utilisation, spécialement les médicaments et les ARV. • Le CNS devrait procéder régulièrement à des exercices d’audit technique (détermination des acquisitions qui sont avantageuses par rapport au coût, qualité des produits et résultats). • Des lignes directrices simples à utiliser pour les 3 niveaux du gouvernement (national, provincial, communautaire). • Disponibilité de services de conseil en passation des marchés aux 3 niveaux, • Appui au personnel des projets et du terrain (spécialement pour l’administration des acquisitions d’ARV),